Automatiza todo tu negocio en un solo lugar
Controla el tiempo que tú y tu equipo dedicáis a cada proyecto y maximiza tu eficiencia.
DescúbreloParece obvio reseñar que la rentabilidad de una empresa se mide en gran parte en su capacidad de gestión y planificación de recursos. Hay negocios que pueden tener un producto maravilloso entre manos, pero cuya mala gestión arruina una oportunidad de oro. Es lo que muchos llaman “morir de éxito”.
Optimizar la planificación, controlar al milímetro el proceso de producción no solo a largo plazo, sino también a corto y a medio, es vital para la supervivencia de la empresa y para su crecimiento.
Una de las herramientas con las que contamos son las plantillas de Excel para la planificación de la producción. Vamos a profundizar un poco en algunos conceptos que necesitamos conocer y, después, las veremos una a una en detalle.
¿Qué es la gestión de proyectos?
Imaginemos que tenemos una empresa de interiorismo y que nos han encargado el rediseño integral de un palacete. No vamos a entrar el primer día con los operarios a transformar el edificio: primero tendremos que reunirnos con los dueños, ver opciones, consensuar el resultado, elegir materiales, comparar precios, comprar, ejecutar.
A grandes rasgos, este sería el paso a paso del trabajo que nos han encargado, que en cada etapa tiene unos tiempos distintos. La gestión de proyectos es, en definitiva, definir, desarrollar y ejecutar el mismo. En él todo va a depender de los plazos de entrega, del número de trabajadores, de los materiales disponibles, del presupuesto…
¿Qué es la planificación de producción?
Para que un proyecto sea viable hay que ser realista en todos esos pasos y mantener información puntual de en qué momento se encuentra cada etapa del proceso. Necesitamos saber de qué recursos disponemos, de cuáles vamos a disponer en cada momento, los tiempos de ejecución y la capacidad de producción.
Para tener bajo control cada punto del proceso, para que el trabajo fluya, necesitamos un aliado, y son las plantillas de planificación de producción, imprescindibles en cualquier plan de operaciones.
¿Cómo llevar una óptima planificación de producción en tu empresa?
Existen numerosas herramientas para ayudarnos en la planificación de producción; entre las más conocidas están las plantillas de Excel para este fin, aunque existen más opciones.
¿Por qué usar plantillas de planificación de producción y cuáles son sus beneficios?
Aquí viene la gran pregunta: ¿en qué ayuda la tecnología a la hora de mejorar la producción de mi empresa? Lo cierto es que mantener bajo control los procesos a través de un programa —hablamos en este caso de plantillas Excel— nos va a quitar muchos dolores de cabeza. Estos son sus principales beneficios:
- Nos permite una trazabilidad absoluta del proceso, de manera que podremos reaccionar a posibles cambios, retrasos en las entregas, sobrecostes, etc.
- Mejorará nuestra productividad a corto, medio y largo plazo.
- Optimizaremos el proceso de fabricación.
En el caso de optar por una solución realmente automatizada, como veremos después, podremos sumar otros beneficios: una gestión óptima de nuestro inventario, una mejor planificación, informes puntuales que nos aporten información complementaria de la marcha del negocio y un largo etcétera.
Pero centrémonos en las plantillas Excel destinadas a la planificación de producción. ¿Cuáles son las más habituales?
Top 6 de plantillas para planificación de producción
- Plantilla de plan de producción
- Plantilla de indicadores de producción
- Plantilla de cálculo de punto de equilibrio
- Plantilla de costo de producción
- Plantilla de función de producción y costos
- Plantilla de cálculo de costo variable y costo fijo
1. Plantilla de plan de producción
¿Para qué sirve esta plantilla?
Es un cronograma resumido en el que, de un vistazo, se puede hacer un seguimiento completo de un proceso de producción. En esta plantilla se refleja todo lo esencial de un proyecto: etapas, actividades de las que consta, quién es su responsable, fecha de inicio (real y prevista), fecha de finalización, etcétera.
Este tipo de plantilla se suele utilizar en procesos multidisciplinares, por lo que es habitual en multitud de negocios, desde uno de perfil artístico hasta uno más tecnológico, pasando por manufacturas de todo tipo.
Cómo rellenar esta plantilla
Para completar esta plantilla necesitamos el feedback de cada responsable: desde el que se ocupa de la elaboración de cada etapa hasta del que provee los materiales necesarios. En ella van a estar implicados todos los miembros del equipo y también los proveedores externos.
2. Plantilla de indicadores de producción
¿Para qué sirve?
La plantilla de indicadores de producción se utiliza como un modelo matemático que nos va a calcular, en cada línea de producción, el nivel de desempeño y productividad de cuantos factores intervienen en ella. Por ejemplo: si somos una empresa cosmética, cómo de rentable es fabricar una pastilla de jabón de lavanda.
Si nuestro objetivo es producir un número de pastillas al mes, esta plantilla desglosará la producción real —¿somos eficaces en esta línea de producto?—, las pastillas que sirven, las que son defectuosas, si hacemos de más o de menos y el porcentaje de desempeño de maquinaria, materia prima, etcétera.
Es un tipo de plantilla que será muy habitual en empresas que producen bienes, desde productos de consumo final a otros destinados a intermediarios (material de construcción, por ejemplo), pero poco útil en el sector servicios.
Cómo rellenar esta plantilla
Para calcular el desempeño de nuestras líneas de producción, bastará con dividir la cantidad de producción real por la cantidad de producción que teníamos como objetivo y multiplicar por 100. Evidentemente, a la cantidad real hay que descontarle los productos que no sirven para la venta.
3. Plantilla de cálculo de punto de equilibrio
¿Para qué sirve?
El punto de equilibrio en una empresa es aquel en el que cubrimos gastos, tanto fijos como variables; es decir, aquel a partir del cual comenzamos a obtener beneficios. Por debajo del punto de equilibrio, una empresa entra en pérdidas.
La plantilla Excel de cálculo de punto de equilibrio considerará el precio unitario del producto y tiene en cuenta, claro está, los costes de producción fijos y variables. Simula un escenario en el que podemos calcular cuántas unidades debemos producir para ser rentables.
Cómo rellenar esta plantilla
Muy sencillo: tenemos una parte con los costes fijos (suministros como luz, agua, gas, alquiler de almacén, salarios, etcétera) y otra con los costes variables (cantidades de materiales que debemos adquirir para producir nuestro bien).
Aparte, tenemos otro recuadro en el que podemos jugar con valores como el número de unidades producidas para saber cuántas ventas debemos hacer y a qué precio.
4. Plantilla de costo de producción
¿Para qué sirve?
Es una plantilla esencial para gestionar el inventario, y donde reflejaremos el costo del material que emplearemos, de las compras que necesitamos hacer y de la mano de obra necesaria para tal fin.
Aunque se trata de una plantilla especialmente útil para empresas que producen bienes, también podemos aplicarlo a las que ofrecen servicios.
Cómo rellenar esta plantilla
En una plantilla de costo de producción deberemos introducir los siguientes valores: la existencia inicial de materias primas y las compras, y el remanente final de material.
También rellenaremos los costos por mano de obra, de fabricación y de la producción mensual. La plantilla debe calcular cuánto cuesta la producción, cuánto cuesta la unidad de producto y cuánto coste implica (en mano de obra, fabricación y material) la unidad de producto.
5. Plantilla de función de producción y costos
¿Para qué sirve?
En la plantilla de función de producción y costos, ingresando una serie de valores, obtendremos los niveles de producción de nuestro negocio. Es perfecta para ver cuánto mejora nuestra productividad al aumentar el número de factores productivos (trabajadores, por ejemplo).
Cómo rellenar esta plantilla
En una columna pondremos el número de trabajadores; en la siguiente, el nivel de producción y en otra el nivel marginal. ¿Qué pasará si añadimos un trabajador? ¿Y si añadimos dos? La plantilla irá reflejando los costos asociados y el nivel de producción marginal (cuánto más producimos con más empleados).
Haciendo simulaciones podremos ver en qué punto el coste asociado a un número de trabajadores hace más rentable nuestra producción.
6. Plantilla de cálculo de costo variable y costo fijo
¿Para qué sirve?
Con esta plantilla vamos a saber qué costos fijos y variables se desprenden de la fabricación de una unidad de producto en función de la cantidad producida. De esta manera sabremos en qué franja de unidades somos más rentables y cuál es el volumen de unidades que necesitamos producir.
Cómo rellenar esta plantilla
Los valores que debemos introducir en la plantilla de costos fijos y variables son los de estos costos actuales, desglosados convenientemente y asociados a la producción actual. También deberemos reflejar el precio/unidad.
Con estos valores sabremos cuáles son los ingresos totales y los costos totales de las unidades que producimos. Pero podremos jugar con las cantidades y los costes para ver en qué punto podemos maximizar esa rentabilidad.
Automatiza tu gestión de proyectos y producción con Holded
Como explicamos en nuestra guía sobre gestión de proyectos, existen numerosas herramientas que nos ayudan en esta tarea, y las plantillas Excel pueden ser una de ellas. Pero están muy lejos de ayudar a digitalizar nuestro negocio.
Una hoja de Excel no automatiza las tareas, que deben ingresarse a mano, con los consiguientes posibles errores humanos. Sin embargo, soluciones como Holded automatizan estas tareas y añaden muchas otras funcionalidades.
Las plantillas de gestión de proyectos de Holded se encuentran dentro de su mucho más amplia ERP: podemos personalizarlas a nuestro gusto y según nuestro sistema de trabajo (desde una en blanco hasta una basada en Kanban o en el Diagrama de Gantt), y compartirlas con el resto del equipo desde la nube, actualizarlas, hacerlas útiles.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se utilizan las plantillas de Excel una vez descargadas?
Las plantillas cuentan con sus correspondientes celdas y operaciones matemáticas que se ejecutan al ir rellenándolas, de manera que podremos ver, al final, el resultado que arroja cada una de ellas.
Algunas cuentan con gráficos que permiten visualizar mejor el resultado que queremos ver. Eso sí, debemos tener sumo cuidado al ingresar los valores, ya que uno solo mal introducido dará una respuesta distinta a la real.
¿Es posible gestionar la planificación de producción de un negocio usando solo Excel?
Hoy por hoy, no; quizá hace unos años, cuando no existían otras herramientas muchísimo más eficaces. Excel se queda muy antiguo por varias razones. Una, quizá la principal, es que la falta de automatización es peligrosa (ingresar datos a mano da lugar a errores difíciles de detectar); otra, que no nos quita trabajo, sino que nos lo añade.
Para una gestión óptima de nuestro negocio necesitamos herramientas mucho más completas, que además nos quiten horas de trabajo en vez de sumárnoslas. Un software como el de Holded integra este tipo de plantillas (basadas a su vez en métodos ágiles de trabajo) y suma muchas más funciones para centrarnos en nuestro trabajo.
