ERP: concepto, tipos y las 5 mejores opciones en el mercado en 2024

¿Qué mejor que unas siglas para abreviar y simplificar nombres complejos y largos? Más aún si hacen referencia a un término en inglés. Esta idea está tremendamente extendida en campos como el de la tecnología o el marketing, donde los acrónimos aparecen como por arte de magia.

Uno de los más populares durante los últimos años es el de ERP, dada su utilidad en el mundo empresarial. ¿Qué es exactamente este concepto? ¿Cuáles son los mejores del mercado? ¿Qué ventajas ofrecen a las compañías? Cuestiones que abordamos a lo largo de las próximas líneas.

¿Qué es un ERP?

Los ERP son plataformas muy utilizadas por compañías de todos los tamaños para gestionar todos sus procesos empresariales de una forma mucho más centralizada, sencilla y eficaz. ERP son las siglas en inglés de “Enterprise Resource Planning“, que se traduce como “Planificación de Recursos Empresariales”.  

Actualmente, existe una gran variedad de programas de este tipo que ofrecen posibilidades de lo más diversas y que son adaptables a las diferentes necesidades de cada empresa o negocio.

Su objetivo es optimizar la eficiencia de la empresa y proporcionar información en tiempo real para la toma de decisiones. Con ellos los negocios unifican las funciones de varios softwares, lo que les aporta una reducción de costes y una mejor colaboración entre departamentos.

Se pueden encontrar bastantes ERP que cumplen con los requisitos generales para satisfacer las necesidades dentro de cualquier industria. Sin embargo, en algunos casos, es recomendable optar por uno que ofrezca funcionalidades adaptadas a tu área de trabajo. Mientras más especializado sea, más eficientemente cumplirá con las exigencias de tu empresa.

¿Cómo funciona un sistema ERP?

Con un ERP, todas las operaciones y funciones clave de una empresa, pueden ser controladas y monitoreadas a través de un solo sistema.

• Gestión de inventario
• Contabilidad
• Gestión de recursos humanos
• Relaciones con clientes (CRM)
• Producción 
• Logística

Estas son solo algunas de las áreas que puede cubrir un SaaS de tipo ERP, siempre que sea la solución adecuada. Hay algunos programas más completos que otros, y la clave es cubrir aquellos departamentos que la empresa necesite. 

El ERP funciona como el cerebro de la empresa: centraliza la información. En lugar de funcionar con diversos Excel o programas que van cada uno por su lado, todo se conecta y vincula. Así, no hay duplicidades, y se reducen las tareas administrativas, así como los errores.

Por ejemplo, si una persona de administración de la empresa introduce en el software ERP una serie de datos de facturación, estos datos ya aparecen en el CRM. Para ello es fundamental que sea un sistema integrable y que se comunique con el resto de herramientas de la empresa.

La sincronización de datos que proporciona un software ERP tiene varias ventajas:

• Mejora la atención al cliente, teniendo información integrada sobre cada uno
• Aumenta las ventas y la fidelización, como consecuencia
• Optimiza la gestión de cobros y de facturación
• Reduce errores humanos 
• Permite minimizar el trabajo extra innecesario
• Mejora la toma de decisiones 

Una vez dicho esto, no todos los software ERP tienen las mismas funcionalidades o características. Es importante elegir la solución óptima que necesita cada empresa. 

Por ejemplo, las pequeñas y medianas empresas pueden limitarse a una opción más reducida. En cambio, un negocio de gran volumen de facturación y procesos complejos, necesita sistemas ERP más avanzados.

¿Cuáles son los tipos de ERP más comunes?

Ahora, teniendo claro qué es un ERP como concepto, desgranamos cinco ejemplos que son muy populares y que están entre los más utilizados en el mercado actual, tanto por pymes como por empresas.

Gracias a los avances tecnológicos que se dan día a día, actualmente existen varios tipos de ERP que se utilizan comúnmente en cualquier industria y mercado. Los más comunes incluyen:

ERP de manufactura

Son sistemas que están diseñados específicamente para las empresas que se dedican a la producción y que les ayudan a gestionar la planificación de materiales y los inventarios.

ERP de gestión de la cadena de suministro (SCM)

Estos softwares se enfocan en la logística y en la gestión de la cadena de suministro de la empresa, lo que incluye la planificación de la demanda, la gestión de la cadena de suministro y la organización de la producción.

ERP de finanzas y contabilidad

Este tipo de ERP se enfoca en la gestión financiera de la empresa, incluyendo la contabilidad, la facturación, la gestión de cuentas por pagar y por cobrar, la conciliación bancaria y el seguimiento de los presupuestos.

ERP de recursos humanos (HR)

Estos sistemas se ocupan de la gestión de los recursos humanos de las empresas, o sea, de las nóminas, de la gestión de la plantilla, evaluaciones, gestión del talento interno, etcétera.

ERP de gestión de proyectos

Son sistemas que ponen el foco los procesos relativos a la gestión de proyectos. Es decir, tareas o áreas como la planificación de proyectos, la asignación de recursos y la distribución y seguimiento de tareas.

No obstante, en este punto cabe destacar que los mejores sistemas ERP pueden combinar varias (o todas) de estas funciones para ofrecer una solución completa de gestión empresarial.

¿Qué ventajas y desventajas trae la utilización de un ERP?

Estas son las principales ventajas de un ERP:

• Automatiza tareas, permitiendo dejar tiempo a los profesionales para actividades de mayor valor
• Reduce los costes, ya que facilita la optimización de recursos y se aumenta la productividad
• Aumenta la colaboración, ayudando a generar flujos de trabajo más ágiles y satisfactorios
• Mejora la atención al cliente, facilitando un tratamiento de datos más efectivo y acorde con la ley
• Ayuda a la escalabilidad, pues con los datos centralizados es más fácil incorporar nuevos procesos e información
• Ayuda a la toma de decisiones inteligente, con información avanzada sobre datos clave del negocio

Los beneficios de implementar un software ERP son múltiples, a todos los niveles. Esto no significa que sean inmediatos. Es cierto que hay ciertos desafíos, más que desventajas, asociados a un ERP. 

A menudo se necesita pasar por una curva de aprendizaje inicial. Además, la inversión en un ERP supone un desembolso para la empresa. Con todo, a día de hoy existen todo tipo de soluciones adaptadas a distintos tamaños. Por ejemplo, antiguamente debía descargarse el programa en el ordenador. 

Hoy en día hay muchos ERP en la nube. Esto significa que se vuelve más fácil la implementación y se reducen costes, no solo totales sino también respecto a la liquidez de la empresa. 

En vez de adquirir una licencia, a menudo un software ERP a día de hoy suele funcionar como un SaaS (Software as a Service). El empresario no tiene un programa instalado en el ordenador, sino que funciona como un servicio de suscripción, como Netflix. Esto suele suponer un menor desembolso inicial y el paso se realiza de manera mensual.

Una vez se supera la adaptación al nuevo sistema, el incremento de la rentabilidad del negocio puede ser significativo. Tiene un impacto muy positivo para los empleados, los clientes y toda la organización.

¿Por qué es necesario contar con un ERP en tu negocio?

Los ERP actualmente son necesarios para las empresas porque les permite gestionar sus procesos empresariales de manera más efectiva. Con ellos aumentan su productividad, son más eficientes y obtienen mayor rentabilidad a través de ventajas como estas:

Integración de procesos

Permiten integrar todos los procesos empresariales en un solo sistema, sin tener que utilizar múltiples plataformas y reduciendo la duplicación de datos.

Acceso a información en tiempo real

Proporcionan información actualizada y al momento sobre los procesos empresariales, lo que ayuda para una toma de decisiones más rápida y efectiva.

Mayor eficiencia

Mejoran la eficiencia al automatizar tareas manuales y eliminando procesos redundantes y errores humanos.

Mejor colaboración

Optimizan la colaboración entre los equipos y departamentos de la empresa, ya que todos los procesos y datos son accesibles para los empleados que tengan acceso a cada proyecto o tarea.

Reducción de costes

Al utilizar un solo sistema de software para la gestión empresarial, las compañías reducen los costes asociados a la gestión de múltiples sistemas, a la formación de empleados y a la integración de datos.

En definitiva, un ERP es necesario en los negocios porque les da la oportunidad de hacer una gestión empresarial muchos más eficiente.

Tabla comparativa de los mejores programas ERP

Una buena forma de reflejar lo que hemos ido destacando de cada ERP a lo largo de este artículo es mostrar de una manera más visual qué ofrecen. Por eso, a continuación, te dejamos una tabla comparativa con todos ellos:

Programa	Precio	Instalaci ón	App	Particularidad
Holded	Desde 7,50 €	Nube	Si	Intuitivo, versátil y completo, ofrece lo último en tecnología de gestión empresarial en una sola plataforma en la nube.
Selenne	Precio Personalizado	Descargable	Si	Se especializa en los sectores de ingeniería, industria química, fabricación e inspecciones
Geslan	Precio Personalizado	Descargable	No	Diseñado para carpinterías, materiales de construcción, fábricas de conservas, tiendas etc.
Odoo	Precio Personalizado	Nube	Si	Tiene herramientas de marketing online y de RRHH
Oracle	Precio Personalizado	Nube	Si	Ofrece servicios muy diversos a todo tipo de empresarios e industrias

Las características de un ERP u otro y cómo puedan impactar en tu compañía serán lo que determine tu decisión final. Precisamente con una tabla como esta queremos ayudarte a tomar la decisión. Ahora solo te queda comparar, analizar y valorar cuál te va a aportar más ventajas, en función de tu compañía y sus necesidades.

Top 5 mejores ERPs gratis y de pago en el mercado

1. Holded

Holded es un programa de gestión empresarial intuitivo, versátil y completo. Se especializa en ofrecer soluciones de gestión para pymes. Abarca todas las necesidades, generales y específicas, de empresas en crecimiento, logrando así optimizar los procesos.

CRM

El contacto con los clientes es uno de los elementos más importantes para el desarrollo exitoso de una empresa. Algo que el CRM (Customer Relationship Management) de Holded cubre a la perfección. A través de él, podrás gestionar cada aspecto de estas relaciones y garantizar un control absoluto sobre ellas, de principio a fin.

Aprovecha tus oportunidades en cualquiera de los estados de tu proceso de venta y crea un escenario de negocio a corto plazo. Además, es posible asignar responsabilidades a los miembros de tu equipo, marcar oportunidades ganadas o perdidas y calcular la probabilidad de cierre.

El CRM de Holded también te permite personalizar tus embudos de ventas; estos vienen con etapas predeterminadas, pero siempre puedes modificarlas y agregar nuevas para que se adapten a tus necesidades.

Facturación

Holded puede automatizar tu proceso de facturación, desde la creación de la factura hasta su envío. Primero debes elegir una entre las más de 40 plantillas que te ofrece y agregar tu imagen corporativa.

Después solo tienes que rellenar la información de tu contacto y programar su envío. Si la marcas como pago recurrente, esta se enviará de forma periódica automáticamente. Siempre podrás seguir el estado de tus facturas y comprobar de un vistazo si están pendientes, si se han vencido o si han sido pagadas.

Finalmente, puedes invitar a tu cliente a un espacio virtual llamado el Portal del Cliente para que te pague de forma online. Vale acotar que este proceso es el mismo para crear facturas proforma, albaranes y presupuestos.

Contabilidad

Cada movimiento que realices en tu cuenta de Holded quedará registrado en tu Libro Diario. Este lo puedes llevar de forma manual o automáticamente para que siempre tengas el control de tus cuentas.

Además de esto, el programa ofrece conciliación bancaria automática: este alinea las transacciones con facturas del mismo importe y el usuario solo debe hacer clic para confirmar. Ahorrando así horas de trabajo.

Gestión de proyectos

Este sistema de gestión ofrece también múltiples herramientas para gestionar cada paso de cada proyecto que inicies, así como las funciones que tus empleados ejecutarán dentro de ellos.

Holded te ofrece distintas plantillas por defecto (como la Kanban y el diagrama de Gantt) para organizar tus proyectos. Dentro de estas podrás asignar tareas y verificar al detalle cuánto tiempo se invierte en cada una. Además, si las conectas con tus finanzas, podrás facturar por horas.

Diseño intuitivo

Cada dashboard y cada informe en Holded está diseñado con la finalidad de mostrar la información de manera eficiente al usuario. Es una plataforma visualmente muy atractiva y fácil de usar.

Personalización e integración con otros sistemas

Holded te permite personalizar los procesos de tu negocio y adaptándose a las necesidades específicas de tu compañía. A su vez, se integra con otras aplicaciones, como ecommerces o pasarelas de pago (Shopify, PayPal, Stripe…). Por lo tanto, hablamos de un ERP que te da la posibilidad de realizar la gestión de tu empresa de forma centralizada.

2. Selenne ERP

Si hablamos de Selenne, lo hacemos sobre un programa altamente efectivo que se especializa en los sectores de ingeniería, industria química, fabricación e inspecciones. Esta plataforma es de pago anual, sin costes extras por cada módulo, por lo que el usuario puede obtener un paquete bastante completo con un solo abono.

Trazabilidad

Selenne destaca por su trazabilidad. En ese sentido, este ERP te ofrece la posibilidad de hacer un seguimiento profundo de cualquier artículo o producto que desees. Este seguimiento se puede hacer de manera manual o automática.

Tesorería y Contabilidad

Este programa también cuenta con herramientas útiles para la gestión de tesorería y contabilidad. En él tú, como usuario, puedes crear presupuestos de distintos tipos, hacer asientos contables, gestionar el libro diario y registrar cuentas diferentes. También tienes la posibilidad de crear centros de coste específicos para coordinar los gastos de tu empresa de acuerdo a cada departamento y necesidades diferentes según el momento y el contexto.

En general, el usuario podrá organizar los gastos y pagos en todos los sentidos, estableciendo fechas de vencimiento, estados de operaciones, clientes y proveedores.

Recursos Humanos y CRM

Selenne ERP también provee a sus usuarios un sistema de gestión de la relación con el cliente. Esta funcionalidad te permite hacer un seguimiento de las distintas ofertas y servicios post-venta de tu empresa. Dentro de estas posibilidades de gestión se encuentra también la coordinación de tu equipo interno, ya que puedes administrar contratos, calendarios, partes de trabajo y cualquier otro tipo de documentos.

Gestión de inventarios

Otra cara característica que te ofrece Selenne es que te da la posibilidad de hacer una gestión avanzada de inventarios.De esa forma (y debido a su foco en la industria de la manufacturación), podrás llevar a cabo una mejor gestión de los productos y, a al mismo tiempo, conseguirás una reducción de los costos asociados con el inventario.

3. Geslan ERP

Este software de planificación de recursos empresariales está diseñado para ser utilizado por pymes. Sin embargo, los sectores laborales con los que suele trabajar esta empresa de ERP son bastante variados: carpinterías, materiales de construcción, fábricas de conservas, supermercados, tiendas de electrodomésticos, panaderías, ferreterías, tiendas de golosinas, entre otros.

Esto significa que es un programa bastante versátil, capaz de cubrir necesidades de diferentes tipos de clientes.

Sencillo y rápido

El software está pensado para ser utilizado rápidamente y de forma sencilla, así que no es necesario invertir demasiado tiempo extra aprendiendo su funcionamiento. Además, puede ser utilizado por cualquier emprendedor que necesite comenzar a gestionar su negocio de manera más profesional.

Además de esto, cuenta con una línea telefónica de soporte a la que se puede hacer cualquier consulta o duda con respecto al programa.

Asesoramiento

Geslan ERP también ofrece información, asesoramiento y formación laboral, fiscal y contable. Esto permite que el usuario pueda apoyarse en la plataforma y el equipo que la gestiona para obtener los conocimientos generales necesarios para el control de su empresa.

Soporte técnico y actualizaciones

En tercer lugar, de Gestan también hay que destacar el buen soporte técnico que ofrece. Además, se trata de un ERP que ofrece a sus usuarios actualizaciones regulares con las que garantizan que el sistema está siempre funcionando correctamente y conforme a los últimos avances que van surgiendo para los ERP.

4. Odoo

Odoo, de código abierto, ofrece un servicio eficiente para la gestión de negocios de todo tipo. Ha sido pensado para ser utilizado por cualquier clase de empresa, sin importar la industria a la que pertenezca. Además, este ERP de software libre ofrece la posibilidad de acceder sin coste a algunas de sus funcionalidades, así como de obtener una versión de prueba completamente gratuita.

Herramienta múltiple

Odoo ofrece una gran variedad de funciones para la gestión. Abarca desde la contabilidad y la facturación hasta el CRM. A través de la gran cantidad de herramientas que tiene esta plataforma, el usuario puede controlar con ella todo tipo de procesos, proyectos y tareas relacionadas con su empresa.

Recursos Humanos (RRHH) y Marketing

Dentro de las amplias funciones que Odoo pone a disposición de sus usuarios, se encuentran las herramientas de marketing y de RRHH. En el caso del marketing, hay diferentes tipos de soluciones automatizadas de marketing onlineque puedes aplicar. De igual forma, en el caso de los RRHH, el usuario gestionará contratos, permisos, gastos, flota, comidas y cualquier otro aspecto relacionado con el personal.

Modularidad

Lo tercero que destacamos de Odoo es que es un software de código abierto y modular, lo cual es una gran ventaja competitiva. Precisamente, esa modularidad significa que los usuarios de este ERP tienen la posibilidad de elegir qué módulos quieren implementar según sus necesidades y presupuesto. Por lo tanto, es un sistema adaptable a múltiples y diversos tipos y tamaños de negocio.

5. Oracle

Oracle es otra de las soluciones empresariales más conocidas en todos los sectores. Esta compañía tan popular en el sector tecnológico desde hace muchos años ofrece servicios muy diversos y que se ajustan a todo tipo de empresas e industrias.

Sin embargo, uno de los elementos más eficientes y populares es su herramienta de ERP. De hecho, por las ventajosas características que tiene y que ahora te detallamos, Oracle se ha convertido en un sistema clásico entre las empresas de gran tamaño.

Innovación constante

El software de Oracle se presenta como un espacio en constante desarrollo. Esto le garantiza al usuario que contará con la tecnología más avanzada desde el primer momento. Además, es un sistema que hace uso de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para detectar los posibles problemas que puedan surgir. O sea, que abandera la innovación.

Manejo de múltiples proyectos

En general, el manejo de proyectos a través de las herramientas ofrecidas por Oracle es muy sencillo y de lo más efectivo. Permite al usuario organizar los recursos, establecer tareas a personas específicas y hacer un seguimiento minucioso del desarrollo de cada proyecto.

Oracle es muy útil para agilizar el rendimiento financiero de tu empresa y optimizar tu flujo de efectivo.

Escalabilidad y seguridad

Como señalábamos al introducir este ERP, Oracle puede ser utilizado por empresas de diferentes tamaños, desde pequeñas hasta grandes corporaciones. Por eso decimos que es altamente escalable. Pero, además de eso, es un ERP muy fiable en cuanto a seguridad de datos, privacidad y protección contra otra clase de amenazas cibernéticas.

¿Cómo elegir el ERP adecuado para tu negocio?

Hay diversas características que conviene priorizar al elegir un sistema ERP para una empresa.

• Que sea intuitivo, fácil de usar para personas de todos los niveles técnicos
• Es fundamental que resuelva las necesidades concretas de tu día a día
• Debe integrarse bien con otras herramientas que utiliza la empresa
• Asegúrate de que el ERP es escalable, para poder seguir creciendo
• Revisa si el proveedor ofrece un buen servicio al cliente
• No olvides la seguridad y el cumplimiento de protección de datos

Estos son los puntos clave a considerar en general a la hora de seleccionar un ERP. Por suerte, a día de hoy la mayoría de soluciones tienen demos gratuitas. Normalmente te permiten probar algunas funcionalidades o toda la herramienta durante unos días. 

Experimenta, pon a prueba el ERP candidato antes de hacer la inversión. Además, recuerda involucrar al personal de tu empresa. Es primordial que todos los empleados puedan manejarse bien y estén motivados. 

Recuerda que elegir un sistema ERP es una decisión a largo plazo. Es fundamental tomarse el tiempo para elegir el más idóneo. Investiga, prueba, consulta y después solo quedará disfrutar de la tecnología y sus ventajas.

Conclusión

Cualquiera de las herramientas mencionadas, ya sea un ERP propietario o libre, brindará a sus usuarios novedosas y eficaces formas de gestionar una o varias empresas. Las nuevas tecnologías, internet y la inteligencia artificial están siendo utilizadas con la finalidad de optimizar todos los procesos empresariales hasta el punto de aumentar considerablemente la productividad.

En este contexto, una solución en la nube como Holded destaca como una excelente herramienta para las empresas. No solo es muy fácil de usar y de implementar a un precio asequible, sino que además es un ERP muy completo.

Preguntas frecuentes sobre los ERP