Las facturas proforma solo tienen validez como documento informativo para una futura venta. No es una factura oficial y, por tanto, no tiene valor fiscal ni contable. En este artículo explicamos todas sus características, además de cómo usar una plantilla de factura proforma o plataformas como Holded para su creación.
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Empieza gratis hoy¿Qué es y para qué sirve una factura proforma?
Una factura proforma es un documento comercial que se emite al cliente antes de que se realice una operación comercial. Se utiliza en el proceso de negociación y planificación de las transacciones comerciales. Se emplea como presupuesto. Como es previa a la emisión de la factura formal no tiene validez fiscal.
¿Qué datos e información debe llevar una factura proforma?
Una factura proforma debe contener la siguiente información detallada sobre la transacción comercial:
- Fecha de emisión de la factura.
- Información del emisor: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Información del receptor: igual que en el caso anterior. Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Descripción de los bienes o servicios con el precio unitario de cada uno de ellos.
- Precio. Debe incluir el precio total neto, los impuestos que le correspondan y el importe bruto.
- Datos bancarios y condiciones de pago de la factura.
¿Cómo usar plantillas de Excel para hacer facturas proforma?
Si te preguntas cómo hacer una factura proforma debes saber que usar plantillas de Excel es una opción sencilla. Los pasos a seguir son los siguientes:
- Abre un nuevo documento en Excel.
- Introduce en la primera celda la información de la empresa.
- Introduce en la siguiente celda, de la misma fila, los datos del cliente.
- Indica en la primera celda de la siguiente fila el número y fecha de la factura.
- Añade en filas posteriores la descripción de cada uno de los productos y/o servicios que formarán parte del pedido.
- Incluye en la celda siguiente en cada fila el precio unitario del producto y/o servicio que corresponda.
- En una nueva fila, introduce el precio total de todos los productos o servicios incluidos.
- Incluye en una fila posterior la información bancaria, plazos de pago y cualquier otra información relevante.
- Guarda la factura proforma con un nombre que te permita localizarla posteriormente con facilidad. Por ejemplo, el nombre de cliente, tipo de producto y fecha.
Las 5 mejores plantillas de modelos de facturas proforma
Las plantillas de facturas proforma se utilizan para crear documentos en los que se detallan los términos de la operación comercial antes de que esta se efectúe. Para rellenar las plantillas hay que incluir información sobre el emisor y receptor, los productos o servicios, los precios y las condiciones de pago, principalmente.
Existe una amplia variedad de plantillas, pero las cinco mejores son las siguientes:
- Plantilla de factura proforma: modelo azul
- Plantilla de factura proforma: modelo verde
- Plantilla de factura proforma: modelo naranja
- Plantilla de factura proforma internacional
- Plantilla de factura proforma general
La función de todas ellas es la misma, informar al cliente de los términos de la transacción comercial. Dependiendo de cada caso, también se puede emplear como presupuesto. Ya que permite conocer previamente el precio total de la transacción, incluidos los productos, el envío y otros cargos asociados.
1. Plantilla de factura proforma: modelo azul
El modelo azul incluye todos los campos necesarios para una factura proforma, como los datos del proveedor y del cliente, los detalles, descripción del bien o servicio y los totales. Su diseño es sencillo y fácil de leer, lo que ayuda a entender la información de manera más clara. Se puede utilizar en cualquier operación comercial.
2. Plantilla de factura proforma: modelo verde
El modelo verde es una plantilla de factura proforma incluso más sencilla que la anterior. Solo incluye los datos de facturación básicos: descripción del bien o servicio, cantidad, precio y total. Sin dar detalles sobre el IVA y su importe. Se suele emplear cuando a los productos o servicios se les aplica el mismo tipo impositivo (y dando por sentado que está incluido en el precio final que se muestra).
3. Plantilla de factura proforma: modelo naranja
Esta plantilla de factura proforma también se emplea para informar al cliente de los términos de una transacción comercial. Es prácticamente igual que el modelo azul. La diferencia entre ellos es el formato y diseño en que se presenta la información. No hay ninguna diferencia desde el punto de vista fiscal entre ellas. Como en todas las facturas las condiciones y formas de pago, con la cuenta bancaria se incluyen al final de la factura.
4. Plantilla de factura proforma internacional
La plantilla de factura proforma internacional sirve para informar al cliente de los términos de una transacción comercial entre dos partes que están ubicadas en diferentes países.
5. Plantilla de factura proforma general
La plantilla de factura proforma general sirve para informar al cliente de los términos de una transacción comercial, independientemente del tipo de operación o de la ubicación de las partes que forman parte de la misma. Es un modelo que puede adaptarse a las necesidades específicas de cada negocio. Y que, a diferencia del resto, la información aportada es más amplia y aparece con un mayor nivel de detalle.
Automatiza tu facturación con Holded
Las plantillas de Excel pueden ser una buena vía para elaborar presupuestos y facturas proforma. Sin embargo, el programa de facturación de Holded ofrece una solución más completa para elaborar y emitir este tipo de documentos. Así como la mayoría de los tipos de factura que existen.
En primer lugar, todos los costes e impuestos asociados a cada tipo de producto se calculan automáticamente. Mientras que en Excel tienes que incluir manualmente los precios de cada producto, en Holded esto se realiza de forma automática al seleccionarlo.
Otra función importante es la del seguimiento de presupuestos aprobados y rechazados, lo que mejora la fiabilidad de nuestras estadísticas comerciales y embudo de conversión. A nivel de negocio, nos aporta una información vital sobre la tasa de éxito con determinados clientes, perfiles o sectores. Los presupuestos de Holded que se convierten en factura en firme se marcan automáticamente como aprobados en la plataforma.
Además, si se trata de un cliente recurrente, su información corporativa se autorrellena sin necesidad de incorporar todos los datos. Con el añadido de que puedes enviar la factura proforma o presupuesto desde la misma plataforma como si la estuvieras adjuntando por correo. Esto ahorra importantes cantidades de tiempo, al no tener que guardar un documento, abrir el proveedor de correo, buscar la dirección de envío, adjuntar el archivo, escribir el cuerpo del mismo y enviarlo.
En lo que a diseño respecta, este tipo de documentos son fácilmente personalizables en Holded. Y, lo que es más importante, de forma mucho más ágil e intuitiva que en hojas de cálculo.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo deben utilizarse las facturas proforma?
Las facturas proforma deben utilizarse antes de concretar una operación comercial, ya que proporcionan detalles sobre los bienes o servicios, términos de la operación y precios.
Aunque es importante destacar que se trata de un tipo de factura que no tiene validez jurídica. Es meramente informativa.
¿Cómo se utilizan las plantillas de Excel una vez descargadas?
Una vez descargada la plantilla de factura proforma en Excel, solo hay que abrir el archivo y completar los campos con la información específica de la transacción. Por ejemplo, datos del emisor, receptor, detalles de productos y condiciones de la operación. Guarda el archivo y utilízalo durante la negociación o como base para crear la factura proforma definitiva.
