A la hora de gestionar las facturas, siempre será bienvenida cualquier tipo de ayuda que aligere esta tarea y la convierta en un monstruo, un poquito más fácil de dominar. Y, a ese respecto, no hay nada mejor que el concepto contable que este artículo va a tratar en profundidad: las remesas.
Esta es una práctica, por cierto, que siempre podrás realizar tú mismo. Aunque, como suele ser habitual, lo mejor en estos casos es contar con un buen programa ERP que incluya todo un conjunto de herramientas especializadas en facturas. Entre estas herramientas, no te quepa duda alguna de que se encontrarán las remesas.
Pero, antes de seguir profundizando en este concepto, hagamos la gran pregunta: ¿qué es exactamente una remesa bancaria?
¿Qué es una remesa bancaria?
Este concepto se refiere a la compactación de varios recibos domiciliados pendientes de pago en un único documento financiero. Este fichero único le permitirá a la empresa o profesional que lo genera liquidar por completo la compra-venta del producto o servicio al que se refiere.
El hecho de que las remesas se hayan convertido en una de las prácticas más habituales a la hora de gestionar la facturación por parte de las empresas es precisamente por la comodidad que implica. Al fin y al cabo, estamos hablando de tener que gestionar las facturas una a una o pasarle al banco un archivo unificado para que gestione todas las facturas a la vez. ¿Qué te parece más apetitoso?
Cómo hacer una remesa bancaria
Obviamente, la anterior pregunta es puramente retórica. Claro que la remesa bancaria te parecerá un concepto más jugoso… Pero, entonces, llegará el momento de que te preguntes cómo hacerla exactamente. Así que veámoslo al detalle.
Para empezar, antes de hacer una remesa deberás incluir en todas tus facturas todo un conjunto de campos concretos que te resultarán imprescindibles más adelante. Esos campos son los siguientes:
- Número de factura.
- Fecha de emisión.
- Importe total.
- Contacto del cliente.
- IBAN del cliente.
Muchos de estos datos ya suelen incluirse en las facturas habituales. Pero ten en cuenta que, a la hora de compactar tu remesa bancaria, también deberás marcarla con todo un conjunto de datos igual de imprescindibles:
- Nombre de la remesa.
- Nombre del ordenante (es decir: tu empresa).
- Fecha en la que se genera la remesa.
- IBAN de la cuenta en la que deberá abonarse la transferencia.
- Referencia de la orden de domiciliación.
- ID del acreedor.
¿Cómo funcionan las remesas bancarias?
Las remesas bancarias funcionan con órdenes que una empresa da al banco para que realice el pago o cobro de una cantidad a otra entidad o persona. Dicha cantidad vendrá determinada por una factura emitida por la prestación de un servicio o adquisición de un bien.
Pensemos en una empresa de informática que realiza labores de mantenimiento para otra organización. Los trabajos no son exactamente los mismos cada mes. Sin embargo, hay cierta periodicidad en las acciones que se realizan. Tras finalizar el mes, la empresa de informática emite una factura con el importe por los servicios de mantenimiento prestados en los últimos 30 días.
Dada la relación de confianza, y con la intención de agilizar el cobro, la empresa que recibe el mantenimiento informático autoriza al proveedor para que le emita una remesa bancaria.
De este modo, se genera una orden por valor de la factura emitida, a la cuenta que la empresa ha facilitado al proveedor. Automáticamente, se produce el pago de la cantidad reflejada en la factura, sin que la empresa que ha recibido la factura tenga que realizar ninguna acción.
El proceso es distinto a una transferencia. En esta última, el receptor de la factura sí tiene que dar una orden para el pago a la cuenta del proveedor, que tiene que esperar a que esta operación se produzca para cobrar sus trabajos de mantenimiento.
Tipos de remesas bancarias
Existen tres tipos de remesas bancarias. Sin embargo, también pueden realizarse otro tipo de clasificaciones según el país de destino del receptor de la remesa o de la fecha de pago que implique la operación. Los tres tipos más comunes son:
- Remesa CORE
- Remesa COR1
- Remesa B2B
Remesa CORE
La remesa tipo CORE es aquella que las empresas pueden emitir a particulares. En realidad, es probable que formes parte de una remesa CORE, dado que muchas de las domiciliaciones bancarias para el pago se servicios de suscripción mensual se realizan mediante esta modalidad.
Este tipo de remesa no requiere de autorización específica. Y, al mismo tiempo, permite la devolución de los recibos, para cubrir al cliente en el caso de que se haya producido algún error o no esté conforme con el cargo.
Una remesa CORE puede devolverse dentro de las primeras ocho semanas desde su recepción. En el caso de que se trate de un cargo no autorizado expresamente o con defectos formales este plazo aumenta a los 13 meses.
Remesas COR1
Las COR1 fueron el predecesor de las actuales CORE. Se utilizaban en España hasta noviembre de 2016, siendo sustituidas por las CORE, adoptando los mismos plazos para toda Europa.
Remesas B2B
En este caso se trata de remesas que se emiten entre empresas o autónomos. Es decir, una remesa B2B no puede emitirse a particulares. Las siglas B2B significan Business to Business (de negocio a negocio). Las otras dos grandes diferencias respecto a las remesas CORE son:
- Es necesario recabar el consentimiento expreso de quien recibirá la remesa mediante una autorización que debe ser enviada a la entidad bancaria.
- En los adeudos autorizados no se puede solicitar reembolso por parte del receptor. Tan sólo el banco podrá proceder, con un tiempo máximo inferior a dos días.
Por otro lado, las remesas también pueden clasificarse según otros criterios. Por ejemplo, según el destino de la operación:
- Nacionales
- Europeas
- Internacionales
Dentro de estas últimas encontramos además dos subtipos de remesa:
- Documentarias: aquellas que, además de la remesa en sí, incluyen documentos que la justifican, como una póliza de seguro o la propia factura comercial.
- Simples: cuando únicamente llevan asociada la orden junto a documentos financieros, como por ejemplo un cheque o un pagaré.
Habría una última clasificación en función de cuándo se va a proceder a la obligación de pago que se deriva de la remesa. Aquí tendríamos:
- A la vista: cuando el importe se paga en el mismo instante en el que se emite la remesa.
- A plazo: se establece una fecha para que se ejecute la remesa, que no es inmediata.
¿Qué ventajas tiene el uso de remesas?
Las remesas tienen ventajas tanto para quien emite la orden como para el receptor. En el caso de ser el proveedor que emite una remesa existe, como primer beneficio, un cobro mucho más ágil de los trabajos. Un reciente informe de la Comisión Nacional del Mercado de Valores establece que las empresas del IBEX35 tienen un periodo medio de pago a proveedores de 32 días de media.
Con una remesa este proceso sería mucho más ágil. El proveedor emite una factura y con la conformidad por parte del receptor se ejecuta una remesa por esa cantidad, realizándose el cobro de inmediato.
El receptor, por su parte, evita gestiones extra a la hora de realizar los pagos que tiene pendientes por servicios recibidos o compras realizadas. Dependiendo del volumen de las mismas este puede ser un trabajo administrativo que podría consumir mucho tiempo. En relación con el ahorro de gestiones, una remesa puede llevar asociada además varias facturas o recibos, con lo que puede ahorrarse aún más tiempo.
Además, para la empresa que realiza los pagos es una buena fórmula para cuidar la relación con sus proveedores. Al margen de asegurar un adecuado cumplimiento de la Ley, que establece que el periodo de pago máximo a proveedores no puede superar los 60 días, siempre que haya un acuerdo previo entre las partes. Sin él, dicho periodo será como máximo de 30 días.
Cómo gestionar las remesas
Las remesas bancarias se generan en formato XML. Se trata de archivos de texto que contienen toda la información necesaria para que la operación se ejecute de acuerdo con los estándares bancarios establecidos. Tanto las propias entidades financieras como un software de contabilidad pueden generar estos archivos XML con la información que les facilite el emisor de la remesa.
Por lo tanto, para gestionar las remesas necesitaremos facilitar los datos de la factura y operación que hemos visto en la primera parte de este artículo.
En el caso de tratarse de una remesa B2B nuestra entidad bancaria nos facilitará un formulario tipo sobre la autorización del cliente al que pretendemos emitir remesas. Esta información es de obligado cumplimiento cuando se trate de operaciones entre empresas o autónomos, y el proceso puede variar ligeramente según la entidad bancaria en cuestión. Aunque se trata, en definitiva, de corroborar que en efecto hay consentimiento para admitir remesas por parte de la entidad que tiene que hacer los pagos.
Y una última consideración: cualquier remesa que generes deberá ceñirse por completo a la normativa SEPA. ¿La tienes controlada?
¿Qué es SEPA?
SEPA son las siglas de Single Euro Payments Area, lo que da bastantes pistas de por dónde van los tiros. Al fin y al cabo, nos estamos refiriendo a la zona geográfica en la que tanto ciudadanos como empresas pueden realizar cobros y pagos en euros. Lo interesante es que esta normativa permite que, dentro o fuera de las propias fronteras de quien los genera, estos pagos y cobros se realicen en igualdad de condiciones, además de con los mismos derechos y obligaciones.
Dicho de otra forma: estar dentro de la zona SEPA implica beneficiarse de las mismas condiciones independientemente del país en el que te encuentres. Esto ocurre gracias a la Directiva Comunitaria de Servicios y Pagos, presente en un total de 34 estados (los 28 miembros de la Unión Europea además de Islandia, Liechtenstein, Noruega, Suiza, Mónaco y San Marino).
Ahora bien, todo gran beneficio implica también una gran responsabilidad. Y, en el caso de las remesas bancarias, existen ciertas normas contempladas por la SEPA que han de cumplirse sí o sí. Lo que de nuevo nos conecta con el principio de este artículo: ¿sabes cuál es la mejor forma de cumplir esta normativa? Repetimos: usar el mejor ERP para que sea el programa quien esté al tanto y no tú.
Preguntas frecuentes
¿Cómo introducir una remesa a un banco?
El proceso exacto depende de cada entidad. Por norma general, y sólo si se trata de una remesa B2B, la empresa emisora de la remesa deberá entregar al banco la información con el consentimiento expreso de que acepta este tipo de operaciones.
Una vez realizado este trámite, que sólo debe solicitarse una vez con la primera remesa, los pasos son los mismos tanto en las B2B como en las CORE:
1. Generar el archivo de remesa.
2. Incluir la fecha en la que se genera.
3. Especificar si se trata de una remesa inmediata o habrá otra fecha de cobro posterior.
4. Incluir el importe.
5. Datos del emisor: CIF, NIF o DNI en el caso de autónomos. Cuenta bancaria contra la que se enviará la orden de pago de la remesa. Nombre y apellidos o Razón Social del titular de la cuenta y de la factura.
6. Número de la factura o facturas que generan la remesa.
7. Concepto.
8. Confirmación de envío de remesa.
9. Por seguridad, firma de la operación, aunque este proceso puede ser diferente según la entidad bancaria.
¿Cuánto tarda una remesa bancaria en procesarse?
Depende de las entidades bancarias y del lugar de origen y destino. Las B2B suelen procesarse en dos días y las CORE en tres. Si se trata de operaciones internacionales podrían llegar a los cinco días.
¿En qué se diferencian las remesas de la domiciliación?
La domiciliación sería un tipo concreto de remesa que tiene asociado el cobro de una misma cantidad con una misma periodicidad. Suele asociarse a las remesas CORE, pues se trata de cargos periódicos siempre iguales, como por ejemplo la cuota de un gimnasio.
