Inventario. Un concepto que, si no lo conoces, quizás te suene a magia, a inventores, a creatividad… Nada más lejos de la realidad. Es un término esencial desde hace siglos para la contabilidad de cualquier negocio, ya seas gran empresa, pyme o autónomo.
Por eso, desde Holded utilizamos este artículo para desgranar a fondo qué es un inventario, cómo se hace, dónde está su origen y cómo ha evolucionado con el paso del tiempo, qué tipos existen hoy en día y cuál es el que más te conviene.
¿Qué es un inventario y para qué sirve?
El inventario es el conjunto de bienes que tiene una empresa para la venta. Puede incluir materias primas, productos en proceso o mercancías terminadas. Se registra de manera determinada para poder asegurar la disponibilidad de productos y optimizar los costes.
Dicho de otro modo, es un registro detallado de todos los bienes o productos que posee una empresa en un momento concreto. Un listado con los artículos físicos o materiales que tienes en stock y que están disponibles para la venta o para la producción.
El inventario puede incluir una amplísima variedad de bienes. Además, aunque tradicionalmente se han hecho manualmente, hoy en día los electrónicos (mediante el uso de sistemas informáticos) están ganando la partida.
¿Cuáles son los objetivos de los inventarios?
En cuanto a su utilidad, en general, los inventarios tienen los siguientes objetivos:
- Controlar los bienes de un negocio.
- Monitorizar la cantidad de stock disponible.
- Detectar la necesidad de nuevos pedidos o producciones.
- Reducir los riesgos de agotamiento de stock.
- Minimizar los costes relativos al almacenamiento.
- Optimizar la gestión de la cadena de suministro.
Pero, sobre todo, el inventario es una herramienta vital para la gestión financiera. De hecho, se considera un activo en el balance de un negocio y su valor se refleja en los estados financieros.
Para poder llevar el stock de manera eficiente, muchas empresas se apoyan en la tecnología y ciertas técnicas concretas. En este punto entraríamos en analizar qué es la gestión de inventarios y lo que se pretende con ello.
Se trata de una actividad empresarial que consiste en llevar el registro de todos los productos que posee la empresa en tiempo real. Así, se asegura la trazabilidad al máximo y se evitan pérdidas o inmovilizar bienes innecesariamente.
¿Cómo se ve un inventario de cara a la contabilidad?
El inventario de la empresa es un activo, desde el punto de vista contable. Se debe registrar y presentar en los estados financieros. Es un aspecto fundamental para reflejar la situación económica de la empresa.
El registro contable se realiza en el balance general bajo cuentas como ‘inventario de mercancías’ o ‘inventario de materias primas’. También se debe tener en cuenta realizar ajustes por deterioro.
¿Qué importancia tienen los inventarios en la contabilidad de una empresa?
Los inventarios tienen una importancia crítica en las empresas que comercializan productos de cualquier tipo. Suelen representar una parte significativa de los activos corrientes en el balance general de la empresa. Además, afecta directamente a la valoración del patrimonio de la sociedad.
Además, repercute en el coste de las ventas y tiene impacto directo en la rentabilidad de la empresa. Al mismo tiempo, desde el punto de vista financiero, se debe controlar para que asegure el adecuado flujo de efectivo del negocio, previniendo posibles problemas de liquidez. A nivel fiscal, se debe valorar de manera correcta, para poder aplicarle la base imponible correspondiente.
Características de los inventarios
A su vez, cada inventario tiene sus propios rasgos en función de múltiples variables: mercado, tipo de producto o servicio, tipología de empresa, etcétera. Sin embargo, generalmente todos coinciden en las siguientes características.
1. Son un activo empresarial
Representan una inversión en bienes o productos que se pueden vender para generar ingresos.
2. Varían en cantidad y valor
Dependen de los cambios en la demanda, la producción, los costes de materiales y equipos, etcétera.
3. Exigen inversión de capital
Se deben comprar o producir los bienes y almacenarlos en lugares seguros.
4. Pueden estar sujetos a obsolescencia
Esto significa que pueden perder valor con el tiempo y se vendan a un precio menor o desaparezcan.
5. Requieren una gestión y un control minucioso y continuo
Esto es clave para evitar problemas como la falta de stock, la obsolescencia o los costes excesivos de almacenamiento, entre otros.
6. Se ven afectados por factores externos
Afectan cambios en la economía, fluctuaciones en los precios, problemas de la cadena de suministro, etcétera.
Así que, como entenderás, los inventarios son un pilar esencial para la gestión empresarial. Controlarlos y actualizarlos te aportará eficiencia y rentabilidad.
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Empieza ahora¿Cuál es la importancia de los inventarios y qué beneficios aportan a las empresas?
Como ves, hablamos de una herramienta que tiene siglos de antigüedad. Tiempo durante el que se ha demostrado que sus ventajas son fundamentales para cualquier empresa. A continuación, desgranamos los principales beneficios de los inventarios en un negocio.
1.Aseguran la disponibilidad de productos
Los inventarios ayudan a garantizar que tu organización tenga suficiente stock para satisfacer la demanda de los clientes. De esta forma, la experiencia de usuario y la satisfacción del cliente será mayor y, por consiguiente, podrás generar ventas recurrentes de esos mismos clientes.
2.Reducen los tiempos de espera
Una gestión adecuada de los inventarios reduce los tiempos de espera para los clientes. Los productos que soliciten estarán disponibles antes para su entrega.
3.Optimizan la gestión de la cadena de suministro
Con una buena gestión de inventarios optimizarás la cadena de suministro, puesto que puedes llevar a cabo una planificación más efectiva de la producción y de las compras.
4.Ahorran costes de almacenamiento
Los inventarios rebajan los costes asociados al almacenamiento. Economizan el número de productos y materiales que tienes almacenados sin tener que comprar en exceso y no necesitas espacios extremadamente amplios.
5.Minimizan la pérdida de productos
Con una gestión eficiente de inventarios también contribuirás a minimizar la pérdida o deterioro de productos. Podrás identificar y hacer un seguimiento de los productos caducados o dañados.
6.Proporcionan información útil para la toma de decisiones
Los informes de inventario te proporcionan información valiosa para tomar decisiones en cuanto a la producción, compras, marketing y otras áreas de tu empresa. No obstante, esta ventaja solo te la ofrecen ciertas compañías actuales y sus avanzadas soluciones, como el programa de gestión de inventarios de Holded.
¿Qué tipos de inventarios existen?
Así todo, con tantos sectores e industrias, mercados y tecnologías, actualmente existen múltiples tipos de inventarios. Por lo tanto, es necesario diferenciarlos entre sí y hacer una clasificación.
A continuación, te citamos 16 tipos de inventarios con seis clasificaciones según su formato, el tipo de producto, la función que cumplen, su logística, su coste y el control que tienes sobre ellos.
Según su formato
1. Inventario físico
El que se encuentra en las instalaciones de la empresa, ya sea en almacenes, depósitos, tiendas, etcétera y/o el que se realiza manualmente.
2. Inventario virtual
Se refiere al que se encuentra en un sistema de gestión de inventarios o software o en un sitio web de comercio electrónico.
Según el tipo de bien o producto
3. Inventario de materias primas
Incluye los materiales necesarios para la producción de un producto o servicio.
4. Inventario de productos terminados
Recoge los productos terminados y listos para la venta o distribución.
5. Inventario de productos en proceso
Registra los productos en proceso de producción y que aún no están terminados.
6. Inventario de productos de reserva
Contabiliza los productos en stock para ser utilizados en caso de emergencia.
Según su función
7. Inventario de ciclo
Es el que se renueva constantemente y se utiliza para cumplir con las necesidades regulares de tu negocio.
8. Inventario de seguridad
Aquel que se mantiene para cubrir las necesidades de tu empresa en emergencias o cuando la demanda supera las expectativas.
9. Inventario de estacionalidad
El que se utiliza para cubrir las necesidades de la organización cuando hay alta demanda, como temporadas navideñas o rebajas.
Según su logística
10. Inventario de tránsito
Hace referencia a productos que están en tránsito, ya sea hacia tu empresa o hacia los clientes que lo han comprado.
11. Inventario en consignación
El que registra bienes que se encuentran en poder de los clientes, pero que aún pertenecen a la empresa.
Según su coste
12. Inventario de coste histórico
El que clasifica los bienes en relación con el coste de adquisición.
13. Inventario de coste medio ponderado
Se refiere al promedio ponderado del valor de adquisición de los bienes o productos.
14. Inventario de coste estándar
El que hace referencia al coste estimado de producción de cada bien.
Según el nivel de control que tienes
15. Inventario de control directo
Se refiere a los productos sobre los que tienes control directo.
16. Inventario de control indirecto
Recoge los bienes sobre los que tu empresa no tiene control directo, como son los productos en consignación.
Cada una de estas clasificaciones es útil para analizar diferentes aspectos. Lo que queda claro es que existen varias vías para ello y que la elección de uno u otro depende del enfoque que quieras darle al análisis de la gestión de inventarios.
¿Cómo hacer un inventario para tu negocio?
Como entenderás ahora, el inventario te ayudará a tomar decisiones en cuanto a compras y ventas. A continuación, enumeramos los pasos básicos para hacer uno apoyándonos en algún ejemplo práctico.
Pasos necesarios para hacer un inventario
1. Identificar todos los productos que tienes en stock
Debes tener controlados todos los ítems de los que dispones, ya sea en el almacén o en cualquier otra parte. Es aconsejable categorizar los productos, por ejemplo en función del tipo, tamaño, marca u otros. Así podrás buscarlos más fácilmente en el futuro.
2. Establecer un sistema de codificación para organizar el stock
Es necesario tener codificada la información para que no sea un caos. Por ejemplo, puedes usar códigos de barras, uno de los métodos habituales para agilizar el control continuo. También puedes emplear etiquetas o un sistema alfanumérico.
3. Contar el inventario
Puedes hacerlo manualmente o con herramientas digitales para facilitar el proceso. Si usas tecnología, ahorrarás tiempo del personal y podrás tener todo más controlado. Se puede usar un escáner de código de barras, por ejemplo.
4. Registrar el inventario en un sistema de seguimiento
Con llevar un registro en una hoja de cálculo sería suficiente, pero si quieres agilidad, lo ideal es contar con un software de gestión de inventario. Este tipo de herramienta te ayudará a reducir muchos procesos relacionados con el stock. Además, podrás extraer análisis valiosos para la mejora de la rentabilidad.
5. Revisar y actualizar regularmente
Seguir estos pasos previos te ayudará, pero debes asegurarte de ir perfeccionando el proceso, según las necesidades de tu empresa. Analiza, revisa y actualiza regularmente para evitar incidencias y aumentar la productividad.
Es posible hacer un inventario en Excel, pero a menudo lo más eficiente es contar con un software especializado para ello.
Ejemplos de cómo hacer un inventario
1. Inventario de productos electrónicos
En este ejemplo, supongamos que tienes una tienda de electrónica. En este sector, es importante realizar un buen control de stock. Se trata de productos que suelen ser costosos, delicados y además tienen un ciclo de vida corto.
Para hacer un inventario de los productos en stock, identifícalos por marca, modelo y número de serie. Luego, utiliza etiquetas o códigos de barras para codificarlos y contabilizarlos físicamente. Después, registra la información en un software de gestión de inventario.
2. Inventario de productos perecederos
En este segundo caso, imaginemos una tienda de alimentos. Es fundamental asegurarse de que la mercancía se mantenga en buenas condiciones. Además, un buen control de inventario reduce el riesgo de merma en los productos. Por tanto, puede reducir pérdidas y mejorar la rentabilidad.
Primero, clasifícalos por nombre, fecha de caducidad y cantidad con etiquetas. Posteriormente contabilízalos. Eso sí, recuerda ir actualizando el registro regularmente para asegurarte de que no haya productos caducados en stock. También puedes emplear el sistema PEPS (o FIFO en inglés), “primero en entrar, primero en salir”.
3. Inventario de productos de alto valor
Por último, un ejemplo para una tienda de joyas. Aquí será fundamental la seguridad y el acceso controlado. Un registro exhaustivo puede ser clave para evitar importantes pérdidas económicas.
Para un inventario de los productos de alto valor que tienes en stock, categorízalos por nombre, marca, modelo, número de serie y precio. Después, tras el conteo físico, debes establecer un sistema de seguridad adecuado para proteger esos productos. Y no olvides actualizar el registro frecuentemente para asegurarte de que no haya pérdidas por robo o extravío.
¿Cómo saber qué tipo de inventario es el adecuado para tu negocio?
Precisamente, tu elección irá en función de varios aspectos de negocio. Nuestra recomendación para determinar qué tipo de inventario es el adecuado es que consideres factores como los que te listamos con algún ejemplo práctico para saber mejor cómo hacer un inventario o cuál elegir:
1. El producto o servicio que ofreces
Si fabricas bienes, piensa en el tipo de productos que produces, su demanda y la velocidad de producción. Si ofreces servicios, considera cómo son y la demanda esperada de los mismos.
2. Tamaño de tu negocio
Si eres una PYME, puede que no tengas la capacidad financiera o logística para manejar grandes cantidades de inventario. No es lo mismo la gestión de inventarios para franquicias que para un autónomo. En este caso, es posible que un inventario de ciclo sea el más adecuado para ti.
3. Demanda
Es importante conocer la demanda de tus productos o servicios para asegurarte de tener suficiente inventario con el que satisfacer las necesidades de tus clientes. Si tienes una demanda constante, es posible que un inventario de ciclo sea suficiente.
Si tus productos son estacionales o tienen fluctuaciones en la demanda, quizás te convenga más un inventario de seguridad.
4. Precio
Piensa en el coste de tus productos o servicios, ya que, si son caros, te interesará un tipo de inventario que proteja tu inversión.
5. Logística de tu negocio
Si tienes un sistema de gestión de inventarios eficiente y una cadena de suministro estable, un inventario de control directo puede ser el adecuado para ti. En caso contrario, quizás te interese más un inventario de control indirecto.
Una vez considerados estos factores, podrás tomar una decisión informada sobre qué tipo de inventario es el que mejor se ajusta a tu negocio.
¿Cómo digitalizar la gestión del inventario de tu empresa?
Al mismo tiempo, dado el escenario online en el que nos movemos empresas, negocios y personas, hoy en día digitalizar la gestión del inventario es esencial. Para ello las vías más comunes son:
Programas de gestión de inventarios
Existen numerosos programas de gestión de inventarios. Holded es uno de ellos y te ofrece una amplia gama de funciones (gestión de compras, creación de facturas y presupuestos, seguimiento de pedidos, control de stock, la generación de informes…) en una única plataforma.
Además, es fácil de usar y personalizable, lo que lo convierte en una excelente opción para empresas y negocios de cualquier tamaño.
Hojas de cálculo
Una forma sencilla de digitalizar la gestión de inventarios es utilizando hojas de cálculo como Excel. Puedes crear una plantilla personalizada y agregar información como el nombre del producto, cantidad disponible, coste, precio de venta, fecha de adquisición, etc.
La desventaja es que requieren meter los datos manualmente y se producen más errores, además de ser más lentos.
Escaneo de código de barras
El escaneo de códigos de barras puede ser otra buena forma de agilizar y digitalizar la gestión de inventarios en toda clase de negocios. Puedes utilizar un lector para escanear productos y actualizar automáticamente el inventario.
Por lo tanto, digitalizar la gestión del inventario de tu empresa es crucial ya que, en este nuevo panorama online maximizará tu eficiencia.
Conclusión
En conclusión, los inventarios son una herramienta esencial para cualquier empresa que quiera administrar eficazmente sus activos. Te asegura que cuentas con suficientes productos o bienes para satisfacer la demanda del mercado. Tampoco minusvalores la importancia de un inventario actualizado.
A su vez, te recomendamos contabilizar y registrar tus bienes en un software de gestión de inventarios como el nuestro. Además, es importante clasificar los diferentes tipos de inventarios. Al hacerlo, tendrás una visión más clara y detallada de lo que tienes, lo que te permitirá tomar decisiones informadas y mejorar la eficiencia de tu negocio.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se contabiliza el inventario en los libros contables?
El inventario es un activo para la empresa y se registra en los libros contables como tal. Hay dos métodos principales para contabilizarlo: el método de coste promedio y el método de costo específico.
En el método de coste promedio, el coste del inventario se determina dividiendo el coste total de los bienes disponibles para la venta entre el número total de unidades en existencia. Así mismo, se utiliza para valorar las ventas y las existencias finales.
A su vez, con el método de coste específico se registra el coste real de cada unidad de inventario. Cada unidad se valora por su coste de adquisición o producción y se registra en la cuenta de inventario.
¿Hay alguna diferencia entre el inventario y el stock?
El inventario recoge todos los bienes destinados a la venta o a su uso en el proceso productivo, incluyendo los que están en fase de producción y los terminados. Por otro lado, el stock son solo los bienes disponibles para la venta. Es decir, la parte del inventario que ya ha sido producida o comprada y está lista para ser vendida.
Por lo tanto, la principal diferencia entre inventario y stock es que el inventario es la cantidad total de bienes que una empresa posee, mientras que el stock se refiere específicamente a los disponibles para la venta en un momento concreto.
