Si nunca has soñado con un gestor fácil de inventarios, debe ser porque tu inventario se ha estado comportando de la forma más mansa posible… Pero, ojo, porque esto no es lo normal. Ni mucho menos. Lo normal es que, ante la ingobernabilidad de esta tarea, te hayas preguntado alguna vez que otra cómo hacer un inventario.
Y en este artículo queremos responder a tu cuestión. Para hacerlo, sin embargo, antes deberemos empezar por el principio y dejar bien asentada la definición de inventario (por si hay alguien que haya llegado a este artículo sin tenerla del todo clara) y cuáles son sus tipos básicos. Que ya sabes lo que dicen por ahí: el saber no ocupa lugar.
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Empieza gratis ahora¿Qué son los inventarios?
Un inventario es la suma de todas las mercancías, productos o artículos que constan en el almacén de un negocio a la espera de ser comercializados o, en su defecto, usados en el proceso de producción. ¿Por qué es tan importante entonces el stock? Porque tenerlo controlado ayuda a que la demanda de los clientes sea atendida debidamente y que el proceso de producción no se interrumpa por falta de existencias.
Por eso, saber cómo hacer un inventario de forma eficiente es más que necesario para la gestión regular de tu actividad empresarial.
Podemos diferenciar, entonces, diferentes tipos de inventarios según su naturaleza:
- De materias primas. Se refiere a todos aquellos materiales que se usan para fabricar productos, pero que todavía no han sido procesados.
- De suministros de fábrica. Tiene en cuenta los bienes que son necesarios para fabricar productos, pero que no pueden ser cuantificados de forma exacta.
- De productos en proceso de fabricación. Contabilizando los bienes comprados por la empresa que están siendo procesados.
- De productos procesados. Referido a los productos que ya han pasado por el proceso de producción y pueden ser comercializados.
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Empieza gratis hoy¿Cómo hacer un inventario de una tienda?
Y entonces llegamos a la gran pregunta: ¿cómo hacer un inventario? Para que todo quede lo más claro posible, vamos a responder a esta pregunta a modo de lista en siete pasos de lo más sencillos enfocados sobre todo al inventario de una tienda (aunque fácilmente extrapolable a cualquier tipo de inventario)…
- Organízate. Asegúrate de que tienes acondicionado un espacio en el que disponer de todos los productos. Si, además, cuentas con estanterías rotuladas en las estanterías del almacén de tu tienda, mejor que mejor.
- Define tu sistema de almacenamiento. Esto dependerá, fundamentalmente, de si tu tienda maneja productos perecederos o no. Si no es el caso, no deberías definir ningún formato de almacenamiento especial.
- Establece la codificación de los productos. A la hora de plantearte cómo hacer un inventario debes contemplar la idea de codificar los productos. Para ello, crea el código de tu inventario teniendo en cuenta factores de los artículos como el número del modelo, el color, el estilo, el proveedor o cualquier otro atributo que pueda resultar relevante.
- Escoge la herramienta de control de stock más adecuada. Aquí puedes optar por un amplio abanico de posibilidades que van desde un Excel que diseñes tú mismo hasta un software de gestión de inventarios (como el que, por ejemplo, ofrecemos en Holded dentro de nuestras soluciones para gestión de empresas).
- Registra todos los movimientos. Todas las entradas y salidas de tu inventario deben quedar adecuadamente registradas. Cuando planeas cómo hacer un inventario detallado este paso no debe saltarse nunca si no quieres que acabe siendo un desastre. Para llevarlo a cabo, te recomendamos utilizar software de gestión de inventarios, ya que te permiten llevar un control de tu stock en tiempo real.
- No olvides el inventario físico real. Porque, al fin y al cabo, debes chequear que el todos los movimientos de tu inventario se corresponden a lo que ha pasado en tu almacén. Dicho de otra forma: el inventario final debe coincidir con los productos que tienes en tu poder.
- Programa inventarios generales periódicos. Y no te quedes con los inventarios anuales, porque se pueden convertir en bestias difíciles de gobernar. Apuesta mejor por inventarios con periodicidades más asequibles como la mensual o la trimestral.
¿Ya te has hecho una idea sobre cómo hacer un inventario? ¡Pues ahora ponte manos a la obra!
