El mejor programa para la gestión de tus proveedores
Utiliza las mejores herramientas para simplificar tus procesos con ayuda de Holded.
Empieza ahoraLas plantillas de Excel para proveedores son una herramienta que ayuda a gestionar diversas fases en la relación con estos partners. Una adecuada gestión de proveedores resultará clave para facilitar productos y servicios de calidad, a precios competitivos y en tiempo y forma.
A continuación encontrarás las plantillas de Excel de proveedores más útiles y completas. Así como enlaces de descarga, consejos de uso y recomendaciones para potenciar aún más la relación entre proveedor y empresa.
¿Qué son los proveedores?
Los proveedores son autónomos o empresas que suministran bienes o servicios a otra organización para que lleve a cabo una actividad. La empresa que suministra bebidas a un bar es uno de sus proveedores. También lo es la asesoría que facilita un servicio de consultoría financiera, gestión de impuestos, cuentas, etc.
Por tanto, es común que muchas empresas o autónomos sean proveedores y, además, tengan sus proveedores. La propia empresa que suministra bebidas en el ejemplo del bar, también contará con su gestoría. De modo que es proveedor y, al mismo tiempo, tiene sus proveedores.
¿Cómo gestionar las relaciones con los proveedores de tu negocio?
Existen varios valores y actitudes que son claves para gestionar adecuadamente la relación con proveedores.
El primero de todos es establecer una relación basada en la confianza. La comunicación es crucial en este punto. Tanto proveedor como empresa deben actuar con transparencia y claridad frente a aquellas cuestiones que no estén resultando satisfactorias para alguna de las partes. Tiempos de entrega, precios, estado del producto, periodos de pago…
Otro valor importante en una adecuada gestión de proveedores es determinar con exactitud las condiciones del acuerdo desde el inicio, y con la certeza de que podrán ser cumplidas. De nada sirve asegurar al proveedor un periodo de pago de 30 días si, posteriormente, la empresa no va a poder cumplir con este objetivo.
Esta cuestión es relevante, porque durante mucho tiempo se ha dado por sentado que la empresa que contrata tiene el control de la relación comercial. Algo que no es cierto. Los proveedores son esenciales para que no se rompa, por ejemplo, una cadena de montaje. Cuidar especialmente esta relación, y asegurar que el proveedor está conforme, es una excelente forma de asegurar una actividad eficiente y de calidad en la empresa que contrata.
Teniendo en cuenta lo anterior, los pasos para gestionar las relaciones con los proveedores de forma adecuada serían:
- Establecer con claridad cuáles van a ser las bases de la relación comercial. Número de bienes, periodicidad, detalle de los servicios que se incluyen, precio, fechas de pago, reportes, reuniones, etc.
- Asegurar los medios para el cumplimiento de las condiciones anteriormente pactadas.
- Abrir una vía de comunicación constante que permita aclarar con transparencia y cordialidad cualquier desacuerdo en la forma en la que se está prestando un servicio o entregando un bien. También, desde el otro lado, si hay algo que la empresa que contrata no está facilitando para que se lleve a cabo la relación en las condiciones pactadas.
- Establecer mecanismos consensuados para resolver esas posibles discrepancias.
- Revisar y renovar cada cierto tiempo las condiciones del contrato.
¿Cómo usar plantillas de Excel para la gestión de proveedores?
Las plantillas de Excel con proveedores son útiles para tratar diversos aspectos relacionados con su gestión. Por ejemplo, la fase de solicitud de presupuestos, la evaluación de propuestas o la contratación en sí.
Lo más importante para usar plantillas de excel con proveedores es que la empresa que contrata determine claramente las condiciones que les hacen únicos y que tienen que cumplir sus proveedores.
Si, por ejemplo, una frutería quiere destacar por sus excelentes tiempos de entrega en pedidos a domicilio, debe especificar claramente en todos sus excel de relación con proveedores cuáles son esas necesidades. Pues van a resultar claves en su valor diferencial como empresa y frente a la competencia.
Lo bueno de usar plantillas de excel con proveedores es que tendremos una base sólida sobre la que trabajar. Y, a partir de ella, será posible personalizar según las ventajas competitivas que se pretendan.
Top 7 plantillas para la gestión de proveedores
- Plantilla de solicitud de propuestas de proveedores
- Plantilla de formulario de registro de proveedores
- Plantilla de comparación de precios de proveedores
- Plantilla de contrato de proveedores
- Plantilla de lista de proveedores
- Plantilla de proveedor RFP
- Plantilla de solicitud de vendedor (proveedor) de alimentos
1. Plantilla de solicitud de propuestas de proveedores
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
La plantilla de solicitud de propuestas de proveedores sirve para facilitar información sobre las necesidades de la empresa que contrata. De este modo, se ofrece un ‘guión’ claro para que los proveedores sepan qué se espera de ellos y en qué condiciones o requisitos mínimos.
¿Cómo llenar esta plantilla?
Desde el punto de vista de la empresa, esta plantilla de excel para proveedores debe rellenarse de la forma más detallada posible. Explicando detenidamente cualquier aspecto relevante dentro de las necesidades que pueda tener la organización. De este modo, se ahorra tiempo en la revisión de propuestas que, de antemano, no cumplen con requerimientos básicos necesarios para el proyecto.
2. Plantilla de formulario de registro de proveedores
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
La plantilla de formulario de registro de proveedores sirve para revisar y almacenar la información básica de cada uno de los proveedores con los que, o bien se tiene una relación comercial, o se estudia tenerla.
Permite revisar rápidamente datos como su ubicación, teléfono de contacto, datos bancarios, etc. Se podría decir que sirve como información base para la elaboración de un directorio propio de proveedores en una empresa. Podría decirse que es un modelo de ficha de control de proveedores.
¿Cómo llenar esta plantilla?
Con la información que la empresa contratante considere clave para identificar claramente a sus proveedores. La pregunta que debe hacerse para rellenar esta plantilla es, ¿por qué tipología necesito clasificar a los proveedores para identificarlos rápidamente?
3. Plantilla de comparación de precios de proveedores
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
Con esta plantilla de excel de proveedores para comparar precios, la empresa obtiene medias de todas las propuestas y evalúa desde un punto de vista económico las mismas.
¿Cómo llenar esta plantilla?
La empresa que contrata debe dar espacio a tantos columnas como proveedores esté evaluando. Por otro lado, en la parte final del documento, puede añadir otros datos relevantes para la relación comercial, más allá del precio. Esto ayudará a ampliar la visión y poner en consideración otros valores que también podrían influir en el apartado económico.
4. Plantilla de contrato de proveedores
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
La plantilla del contrato del proveedor resume las condiciones generales y principales datos de la relación contractual que se inicia entre empresa y proveedor.
¿Cómo llenar esta plantilla?
Debe incluir aquellos datos generales que sientan las bases de la relación con el proveedor. Se trata de un resumen de cláusulas, de modo que se pueda detectar en un vistazo los compromisos en cuanto a costes, tiempos previstos de entrega, etc.
5. Plantilla de lista de proveedores
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
La plantilla de lista de proveedores sirve para revisar y comprobar rápidamente número de proveedores, datos de contacto e información básica de la relación comercial con ellos.
¿Cómo llenar esta plantilla?
En este caso, los datos deben ser los mínimos posibles. Se trata simplemente de un listado de acceso rápido, en el que corroborar el número de proveedores y la relación principal con ellos. Suele ser útil añadir columnas de información extra con enlaces a otras plantillas de excel de proveedores, en donde se amplían datos, por ejemplo, del contrato que se tiene con ellos, o cualquier otra información sobre la que se necesite profundizar.
6. Plantilla de proveedor RFP
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
Se utiliza para especificar con exactitud qué es lo que necesita una empresa y en qué condiciones.
¿Cómo llenar esta plantilla?
Para rellenar esta plantilla de proveedor RFP se deben incluir aquellos campos que la empresa considera claves, así como información adicional. El objetivo es asegurar que los proveedores están conformes y pueden cumplir con las necesidades. Para que, a partir de ahí, presenten su propuesta económica.
7. Plantilla de solicitud de vendedor (proveedor) de alimentos
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
Sirve para registrar la propuesta de proveedor de alimentos. Se trata de una plantilla de excel para proveedores de este sector, con información específica para una relación comercial donde los bienes a suministrar son alimentos.
¿Cómo llenar esta plantilla?
Además de los datos generales como proveedor, se debe incluir también información sobre el transporte, presentación del producto, requisitos legales a nivel logístico… Al tratarse de alimentos, es necesario aportar la información que asegure una correcta conservación de los mismos durante toda la cadena.
¿Cómo se puede automatizar y potenciar la gestión de los proveedores de tu negocio?
Las plantillas de excel con proveedores pueden resultar útiles. Sin embargo, el verdadero impulso llega mediante el uso de un programa de contabilidad y gestión integral de un negocio como Holded.
Con esta herramienta se puede llevar un rápido y fácil control de los tiempos de pago a proveedores, facturas pendientes de abono, pedidos recibidos, alertas de stock, etc.
También es posible automatizar todos los apuntes contables derivados de la relación con proveedores. Esto limita errores manuales, ahorra grandes cantidades de tiempo y facilita en definitiva toda la gestión con partners.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se utilizan las plantillas de Excel una vez descargadas?
Estas plantillas de excel sobre proveedores se pueden editar con facilidad mediante cualquier programa de edición de hojas de cálculo. Simplemente debemos rellenar los cambios insertando texto. O bien añadir nuevas líneas o columnas para incluir más campos, si fuera necesario.
¿En Excel se podría llevar y evaluar la relación con cada proveedor?
Si lo que pretendemos es avanzar hacia una gestión profesional de proveedores es probable que necesitemos el apoyo de programas de gestión empresarial (software ERP, por ejemplo). Sobre todo por el importante ahorro de tiempo que puede generarse, ante la automatización de diversas tareas que agilizarán todos los procesos relacionados con estos partners.
¿Proveedor y acreedor es lo mismo?
No. La diferencia entre proveedor y acreedor es importante. El acreedor es en realidad la persona física o jurídica que tiene derecho a que se le satisfaga una determinada deuda. En este sentido, un proveedor podría pasar a ser acreedor si, tras la realización de un trabajo y envío de factura correspondiente, esta no ha sido abonada.
