La gestión de inventario es una de las tareas más complejas y a la vez más importantes de cualquier empresa, pues en su manejo se toman decisiones relacionadas el plazo de los pedidos, qué proveedores los sirven y en qué cantidad se hacen esos pedidos.
En el caso de las franquicias, por lo general es obligatorio que el franquiciatario venda o utilice productos fabricados por el franquiciante o por terceros marcados por éste, de modo que conviene tener en cuenta éstos y algunos aspectos paralelos a fin de no incurrir en errores graves en cuanto a la gestión del inventario.
Si pensamos en las franquicias que conocemos, las más populares suelen ser siempre aquellas que están directamente relacionadas con la comida rápida, franquicias en las que un servicio ágil e inmediato supone una enorme ventaja comparativa respecto a la competencia. Esa agilidad se consigue, en parte, con una gestión eficiente de sus inventarios de productos.
A continuación, vamos a ver un decálogo de pasos a seguir para conseguir ese tipo de gestión:
1. La empresa deberá crear un manual técnico de productos y servicios que ayude en la gestión y el manejo de los mismos. Que protocolice su uso.
2. Gracias a un sistema de gestión de inventario online, los materiales se pueden pedir de forma automática al centro de aprovisionamiento una vez que el sistema detecte que hay carencia, o con la periodicidad que se haya marcado previamente.
3. A efectos legales, los centros de aprovisionamiento son propiedad del franquiciante y jurídicamente diferentes de las tiendas franquiciadas.
4. Los productos del inventario deben revisarse con cierta asiduidad, en especial aquellos que son perecederos. Ese control evitará sustos innecesarios a la hora de darle salida al producto en venta.
5. La empresa debe hacer un inventario semanal con el objetivo de resolver los nuevos pedidos y uno mensual para garantizar que hay abastecimiento suficiente de todos los productos y que los bienes perecederos aguantan en buen estado un tiempo importante.
6. En cuanto a las franquicias de comida de las que hablábamos antes, éstas suelen contar con un espacio aparte en el que se almacenan los productos secos, un depósito de refrigerio para las verduras frescas y un congelador para las carnes y los pescados. Todos estos materiales deben estar muy controlados para que no provoquen un problema sanitario en el cliente o un desequilibro en la base del inventario.
7. Los productos vendidos han de estar constantemente monitorizados a fin de ser competitivos entre las diferentes franquicias. Esa información acumulada sirve para establecer estándares en tamaño, precio y tipo de producto a ofrecer.
8. El tiempo que se tarda en preparar el producto/servicio es uno de los factores que influyen en el éxito de un determinado negocio, y ese tiempo está directamente relacionado con la gestión del inventario. La monitorización señalada servirá también para determinar el tiempo que tarda un producto en entrar en almacén y la frecuencia con la que se agota.
9. En ese sentido, una buena gestión de inventario pasa por minimizar el agotamiento de producto mientras que se maximiza la rotación. En los procesos de producción dentro de una franquicia, el agotamiento del producto debe ser un concepto inexistente o aproximarse a ello.
10. Hay que pasarse a la nube: la gestión de inventario online como la que habilita Holded Inventory permite personalizar hasta el último detalle de los productos y de los procesos. Asimismo, la app permite gestionar múltiples tarifas y asignárselas a determinados clientes por defecto, trabajando a la vez con múltiples almacenes.
