¿Qué es el NIF? Lo que debes saber del Número de Identificación Fiscal

El Número de Identificación Fiscal es algo tan arraigado en nuestra vida diaria que, desde que somos pequeños, asumimos de alguna forma u otra que lo sabemos todo sobre él. Pero ¿es así realmente? Por ejemplo, ¿sabes si NIF y DNI es exactamente lo mismo? ¿Sabes cómo se hace la asignación de un NIF a personas jurídicas? ¿Y qué ocurre con el NIF de los autónomos?

Probablemente, todas estas preguntas hayan generado la sombra de una duda. Es normal, no te preocupes: dudar es de sabios… Y, en este caso, dudar es solo el principio para que nos lancemos de cabeza a un artículo en profundidad en el que vamos a abordar todo lo que necesitas saber sobre el Número de Identificación Fiscal (y sus ramificaciones posibles).

¿Qué es el NIF?

Empecemos por el único principio posible, que no puede ser otro que la definición del concepto. Con estas tres siglas nos referimos, fundamentalmente, al código sirve para identificar a los ciudadanos a efectos fiscales. Es un código obligatorio tanto para personas físicas como jurídicas en cualquier acción de naturaleza tributaria.

Estamos hablando, al fin y al cabo, de una especie de garantía a la hora de hacer negocios. Piénsalo: el NIF es un código oficial avalado por el Estado y ligado a un domicilio social. Y que, por lo tanto, puede rastrearse para comprobar su autenticidad y, en consecuencia, saber si la persona con la que vamos a hacer negocios es de fiar o no.

Existen dos tipos básicos de NIF: el de personas físicas y el de personas jurídicas. Y, puesto que entrañan ciertas diferencias, lo mejor será abordarlos por separado…

NIF de personas físicas 

Empecemos por el NIF de personas físicas… Y empecemos por una pregunta que es probable que te hayas hecho a ti mismo en algún momento.

¿El NIF es lo mismo que el DNI y el NIE?

Sí… Pero con ciertos matices. El DNI (Documento Nacional de Identidad) es el documento de referencia para las personas físicas con nacionalidad española, y comparte numeración y letra con el NIF. Es decir, que en el caso de los españoles residentes, el NIF es lo mismo que el documento nacional de identidad: ambos incluyen ocho dígitos y un código de control (letra).

Hasta aquí, bien. Pero hay que tener en cuenta que el NIF no tiene que ser necesariamente el DNI, sino que también puede ser la identificación para personas jurídicas y para extranjeros sin nacionalidad española. En el caso de extranjeros con residencia en España, el NIF es exactamente el NIE o Número de Identificación de Extranjero, compuesto por una letra inicial, siete números y un código de verificación (letra).

¿Cómo saber cuál es mi NIF? 

Lo único que necesitas para saber cuál es tu NIF es, como ya hemos señalado más arriba, tu DNI. Pero, claro, también hemos apuntado que hay algunas excepciones… Así que es probable que te estés preguntando cómo obtener tu Número de Identificación Fiscal en el caso de que no tengas documento nacional de identidad.

En el caso de una persona con nacionalidad española, existen dos ocasiones en las que puede estar exenta de tener DNI y, por lo tanto, puede solicitar voluntariamente a la Agencia Tributaria que le asigne un NIF. El primer caso es el de los residentes en el extranjero (cuyo NIF siempre comenzará con la letra L), y el segundo es el de los menores de 14 años residentes en España (en este caso la letra inicial será la K).

También puede darse el eventual de que una persona no española solicite a la administración tributaria de forma voluntaria que le asigne un NIF para abordar ciertas operaciones. En los casos generales, el código empezará por las letras X, Y y Z. Pero, en el caso de que la persona no disponga de NIE (número de identidad de extranjero), comenzará por la letra M.

El NIF de los autónomos

¿Y qué ocurre entonces con los autónomos? Pues muy sencillo: los autónomos son personas físicas también, ¿verdad? Pues, por lo tanto, su NIF se corresponderá con el DNI. De hecho, una vez que te das de alta con el modelo 036 o 037, ya puedes emitir facturas con tu documento nacional de identidad.

Y no solo eso: como persona física, el DNI también será el NIF de tu propia empresa como autónomo. No tiene más complejidad (algo que, con todas las complicaciones que suelen venir después del alta autónomo, se agradece).

NIF de personas jurídicas

Para las personas jurídicas, el formato del NIF consiste en una letra (según la naturaleza fiscal de la entidad), siete números y un dígito de control. Este último dígito puede ser un número o una letra, dependiendo de la naturaleza jurídica de la entidad.

Y, si alguna vez te has preguntado a qué forma jurídica corresponde cada una de las letras, a continuación tienes una lista con todas ellas:

• A para las sociedades anónimas.
• B para las sociedades de responsabilidad limitada.
• C para las sociedades colectivas.
• D para las comunidades de bienes y herencias yacentes.
• F para las sociedades cooperativas.
• G para las asociaciones.
• H para la comunidad de propietarios en régimen de propiedad horizontal.
• J para las sociedades civiles, con o sin personalidad jurídica.
• P para las corporaciones locales
• Q para los Organismos Públicos.
• S para los Órganos de Administración del Estado y de las Comunidades Autónomas.
• U para las Uniones Temporales de Empresas.
• V para otros tipos no definidos en el resto de claves.
• N para entidades extranjeras.
• W para establecimientos pendientes de entidades no residentes en España.

¿Cómo se solicita el NIF de personas jurídicas?

Se debe solicitar el NIF a la Agencia tributaria en el mes siguiente a la fecha de la constitución de esa misma persona jurídica. Es, por lo tanto, un paso obligado dentro de cualquier guía con la que nos planteemos crear una empresa. Es un trámite que puede realizarse de forma presencial en cualquier oficina oficial (siempre con cita previa) o por vía telemática (en el sitio web de la Agencia Tributaria, e el caso de disponer de un certificado electrónico o de estar dado de alta en el sistema Cl@ve PIN).

La forma oficial de solicitarlo es a través del modelo 036, que te obligará a pasar por tres pasos perfectamente definidos:

1. Indicar en la primera página el nombre de la persona jurídica y marcar la casilla 110. O, en caso de contar con NIF provisional y estar solicitando el código definitivo, marcar la casilla 120. Es obligatorio firmar al pie de esta primera página junto a la fecha y al lugar.
2. Rellenar las casillas referentes a la identificación de la entidad en la página 2B.
3. Identificar a los representates legales en la página 3.

Junto a este modelo, además, se debe entregar una documentación básica: fotocopia del DNI o NIF del representante de la persona jurídica, modelo de representación (en caso de que no sea el representante legal quien esté cursando la solicitud), original y fotocopia de la Escritura de Constitución de la sociedad y certificado de Inscripción en el Registro Mercantil. Con todo esto sobre la mesa, no deberías tener problema alguno para solicitar el NIF como persona jurídica.

¿Cuándo se usa el NIF?

Básicamente, el NIF sirve para identificar a una persona jurídica a la hora de realizar cualquier trámite que tenga relevancia tributaria. Es por esto por lo que todo profesional o empresario debe hacerlo constar en las facturas y en los documentos justificativos que genere durante su año fiscal.

Esa es la base. Pero existen también otros casos en los que necesitarás usar el Número de Identificación Fiscal:

• Escrituras o documentos para la constitución, transmisión o extinción de derechos reales sobre bienes inmuebles.
• Operaciones con entidades de crédito realizadas en establecimientos de esas mismas entidades con domicilio fiscal español.
• Operaciones de seguros o financieras de entidades de seguro.
• Aportaciones a planes de pensiones o percepciones de esos mismos planes.

Revocación del NIF

Para cerrar un tema importante del NIF, es necesario abordar una pregunta un poco incómoda: ¿puede revocar la Agencia Tributaria tu código? La respuestas es que sí, claro. Pero solo en uno de los siguientes cuatro casos:

1. En el caso de que actividades económicas inexistentes se hubieran comunicado de forma oficial a la Administración.
2. Si se trata de una sociedad que no haya iniciado su actividad económica una vez hayan transcurrido tres meses a partir de la solicitud del NIF o que no se haya acreditado y comunicado una justificación para esta falta de actividad económica.
3. Si consta de una pluralidad de sociedades que hayan sido constituidas a partir de un mismo capital. Esta situación hará suponer a la administración tributaria que no se ha realizado el desembolso mínimo obligado por la normativa pertinente.
4. Si se comunica el desempeño de actividades económicas, gestión administrativa o dirección de negocios en un domicilio aparente o falso.

Como puede verse, son casos bastante extremos que pueden evitarse si estamos operando de forma honesta y legal. Que, al fin y al cabo, es la mejor forma de operar si quieres que tus negocios evolucionen positivamente.

Cómo diferenciar el NIF de una persona jurídica y una física

Si has estado atento a todo lo que ya hemos explicado en este artículo, ya sabrás sobradamente cómo diferenciar el Número de Identificación Fiscal de una persona jurídica y una física. Pero, por si acaso, dejémoslo por escrito.

Más arriba ya hemos dejado claro que el NIF de una persona física consta de ocho dígitos y un código de control, mientras que el de una persona jurídica suma otro primer código de control que depende del tipo de entidad fiscal a la que nos estemos refiriendo. Así que esa es la mejor forma de diferenciar entre ambos: atender al primer código de control.

¿Qué es el NIF intracomunitario? 

Llegados a este punto, hay que reconocer que existe una tipología de NIF que todavía no hemos tratado: el Intracomunitario. Este es el número de identificación que una persona, empresa, profesional o entidead obtiene una vez se inscribe en el Registro de Operadores Intracomunitarios (también conocido como censo VIES).

Este documento hace posible realizar operaciones comerciales en el seno de la Unión Europea con el beneficio de ciertos sistemas especiales de IVA. Lo que, cuando estás operando en un sistema a escala más global, se agradece enormemente.

Diferencia entre el NIF y el VAT

¿Todo lo que hemos explicado en el punto anterior ha hecho que las siglas VAT te vengan a la cabeza? Es normal. Pero, ojo, porque es necesario establecer ciertos matices. Al fin y al cabo, VAT es exactamente lo mismo que NIF intracomunitario, pero no es lo mismo que NIF a secas.

El VAT está compuesto por el NIF de una persona (física o jurídica) y por las siglas del país en el que tributa. Pongamos que tu Número de Identificación Fiscal es el B83762910. ¿Cuál será entonces tu VAT? Muy sencillo: será el ESB83762910. Ni más, ni menos.

¿NIF o CIF? 

¿Hace rato que te estás preguntando qué pinta el CIF en todo esto? ¿En qué se diferencian NIF y CIF? Pues se diferencian en todo y en nada. Y es que el CIF (Código de Identificación Fiscal) hace años que dejó de ser vigente a nivel legal y, en su lugar, se utiliza el NIF.

En su momento, el CIF servía para identificar a las personas jurídicas, tanto empresas como fundaciones. Pero, desde el año 2008, este código se eliminó por completo. Hasta entonces, el NIF solo identificaba a las personas físicas que ejercían actividades mercantiles. Pero, a partir de 2008, con la entrada en vigor del Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, desaparece el CIF y tanto personas físicas como jurídicas pasan a usar el NIF.

Es importante, entonces, que olvidemos de forma definitiva el CIF (en el caso de que lo tuviéramos). El NIF es el número de identificación que deberá aparecer en tus facturas y el código que tendrás que utilizar para identificarte fiscalmente.

Y, de hecho, al llegar hasta el final de este artículo, podemos afirmar que lo sabes absolutamente todo sobre el Número de Identificación Fiscal. Y que lo sabes, no porque sea un código que te acompaña desde que tus padres te hicieron el primer DNI, sino porque realmente has descubierto todas sus funciones y posibles bifurcaciones.