En ocasiones, cobrar las facturas no es una tarea fácil. Sabemos que el plazo para el pago de las facturas es de 30 días naturales. Un periodo que se puede ampliar de común acuerdo entre las empresas, sin llegar a superar nunca el plazo de pago de los 60 días. ¿Y si cuando vence el plazo no nos han pagado? Entonces consideramos que los clientes están en estado de morosidad y podemos reclamar las facturas impagadas de diferentes formas qué explicaremos en el siguiente artículo.
Formas de reclamar facturas impagadas
Si tienes una factura impagada, existen varias opciones para resolver la situación:
- Llamar por teléfono
- Mandar un correo reclamando
- Enviar una carta certificada
- Recurrir a la vía judicial
- Contratar a una agencia de recobro
Entremos al detalle en cada una de las vías para que puedas cobrar facturas a tiempo y sin problema.
1. Llamada telefónica
Ante un cliente que se retrasa en los pagos, una manera de hacer seguimiento para cobrar es llamarle por teléfono. De esta forma, por un lado es más fácil conseguir un compromiso verbal concreto sobre el pago. Además, se puede modular mejor el tono de la petición, manteniendo una buena relación cordial al tiempo que se reclama la deuda pendiente.
2. Enviar correos electrónicos (emails)
El email es una vía formal y profesional muy utilizada para reclamar facturas. Tiene la ventaja de que permite dejar constancia de la comunicación. Así, en caso de que un cliente no pague tras varios emails en diferentes días, y si el tema llega a tratarse por vía judicial, en ese caso habrá una documentación para apoyar todo el caso.
3. Enviar una carta certificada con acuse de recibo
En caso de que el cliente no muestre cooperación ni compromiso en el pago debido, la empresa se puede plantear recurrir a instancias mayores. La carta certificada es una petición formal que deja constancia fehaciente de que se ha reclamado el pago al deudor. En esta carta se debe detallar el importe adeudado, la fecha de vencimiento de la factura y las consecuencias del impago, como el posible inicio de acciones legales.
4. Reclamo judicial: procedimiento monitorio
Si después de utilizar todas las vías extrajudiciales que tenemos a nuestro alcance (contacto personal, carta amistosa, burofax) no hemos conseguido que el deudor nos pague, no tendremos otra opción que recurrir a la justicia a través del procedimiento monitoria.
¿Qué es el procedimiento monitorio para reclamar facturas impagadas?
El procedimiento monitorio está regulado por la Ley de Enjuiciamiento Civil y se trata de una vía rápida para reclamar deudas.
Lo primero que debemos tener en cuenta es que para poder utilizar esta fórmula, que no es una demanda al uso sino una reclamación interpuesta ante los tribunales civiles, la deuda cuyo pago solicitamos deberá ser exigible, de carácter monetario y ya debe estar vencida.
Podrá acudir al proceso monitorio quien pretenda de otro el pago de deuda dineraria de cualquier importe, líquida, determinada, vencida y exigible, cuando la deuda se acredite.
Es decir, la deuda debe cumplir unos requisitos para ser exigible a través del procedimiento monitorio:
- Ser una deuda económica de un importe concreto, solo se puede reclamar dinero.
- Debe haber pasado la fecha de vencimiento de la deuda.
- Deberás poder documentar la deuda y la relación comercial a través de algún documento probatorio: factura, albarán, emails, burofax, etc.
- No hay límite de cuantía.
Ten en cuenta que, si la deuda exigida es inferior a 2.000 €, no necesitarás abogado para el juicio. Será el secretario judicial quien estudie el caso y posibles discrepancias. Y, por último, será el juez quien tome la decisión.
¿Cómo se presenta la solicitud para un procedimiento monitorio?
El procedimiento monitorio comenzará por petición del acreedor. Y para ello deberás utilizar el formulario de reclamación oficial que puedes descargarte aquí mismo
Deberás rellenar el formulario con tus datos, los datos del deudor, la cuantía que reclamas y firmarla, aportando un poder notarial en caso de hacerlo en nombre de una sociedad. No te olvides de incluir los documentos que acreditan la deuda y hacer una copia para el deudor (de la solicitud y de los documentos probatorios).
Cuando tengas la solicitud rellenada, entrégala en el juzgado de primera instancia del domicilio del deudor.
Una vez presentada la solicitud, un funcionario judicial se encarga de localizar al deudor personalmente para comunicarle la solicitud de pago y dejar constancia del resultado del encuentro. Desde que se le informa de la situación, el deudor dispondrá de 20 días para pagar u oponerse a la petición.
Resultado del proceso monitorio
Pueden darse tres situaciones:
- El deudor paga voluntariamente.
- El deudor no paga ni responde. En este caso la justicia entiende que el reclamado está de acuerdo con las condiciones de la deuda y deberá pagar o se podrán embargar sus bienes.
- O que el deudor se oponga total o parcialmente y el procedimiento monitorio pasa a un juicio oral u ordinario, según la cuantía.
Ten en cuenta que este procedimiento está sujeto a una tasa judicial de 100 euros más una cuota variable según el denunciante sea una persona física o jurídica. A no ser que la deuda reclamada no supere los 2.000 euros. Entonces no hay que pagar tasas.
Es cierto que el procedimiento monitorio es mucho más rápido que un juicio ordinario. Sin embargo, la fase de reclamación puede durar, ya que el requerimiento tiene que entregarse en persona al deudor. Y, normalmente, tratará de evitarlo. Por ello es sumamente recomendable que antes de iniciar este proceso agotes todas las vías extrajudiciales y que envíes notificaciones constantes a través de un programa de facturación como Holded.
Además, con Holded también podrás facilitar el pago a tus clientes, ofreciéndoles la posibilidad de pagar a través de Internet, ya sea por PayPal o con tarjeta de crédito.
5. Recurrir a una agencia de recobro
Hay otra vía para reclamar una deuda extrajudicialmente, que es apoyarse en una agencia de recobro. Si no tienes los recursos o el tiempo para gestionar el cobro de facturas impagadas, hay empresas especializadas en el tema. Este tipo de agencias se encargan de contactar con los deudores y negociar el pago de la deuda, a cambio de una comisión.
Preguntas Frecuentes
¿Cuándo prescribe una factura?
En España, el plazo general de prescripción de las facturas es de 5 años (3 años en caso de facturas entre empresas) desde la fecha de vencimiento de la factura. Esto significa que, si no se ha reclamado el pago de la factura en ese plazo, el acreedor pierde el derecho a exigir el pago por vía judicial.
Sin embargo, hay algunas excepciones y matices sobre ello. Las facturas con garantía pueden tener un plazo más largo. Por otro lado, si el cliente reconoce la deuda o si se inicia un procedimiento judicial, se interrumpe la prescripción.
¿Cómo evitar tener facturas impagadas?
Es fundamental establecer políticas claras en el momento de emitir facturas. La negociación con los clientes debe incluir siempre unos acuerdos específicos sobre los plazos de pago. Además, se puede recurrir al cobro parcial o total por anticipado a la prestación del servicio o la entrega de un bien. Asimismo, también conviene tener protocolos de seguimiento de pagos, para evitar que se extiendan demasiado las moras.
¿Cómo se debe proceder para reclamar facturas mal emitidas?
En caso de error, lo primero es comunicar rápidamente el mismo al cliente, tan pronto como se detecte. Si se trata de un mero fallo tipográfico de algún dato no relevante, puede enviarse la factura corregida. En caso de un error más grave, se puede solicitar la emisión de una factura rectificativa.
Si el emisor de la factura se niega a corregir el error o a emitir una factura rectificativa, puedes presentar una reclamación económico-administrativa ante la Agencia Tributaria. Esta reclamación no es de carácter judicial y no requiere la contratación de abogado ni procurador.
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