La mejor opción para facturar una exportación desde España
Holded te permite centralizar tus facturas, contabilidad, proyectos, CRM y RRHH de forma intuitiva.
Empieza gratis hoy¿Qué debemos tener en cuenta en el proceso de facturación de exportaciones? ¿Existen modelos de factura específicos? ¿Qué no debe faltar en ellas? Vamos a verlo y también a ofrecer modelos de plantillas de factura de exportación para emitir desde España.
Las 2 mejores plantillas de Excel para facturar una exportación desde España
El inglés es el idioma universal, pero quizá tú necesites facturar a un país hispanohablante. Sea como sea, estos son dos modelos de facturas de exportaciones que te pueden ser muy útiles:
- Plantilla de factura de exportación en España (en castellano).
- Plantilla de factura de exportación en España (en inglés).
1. Plantilla de factura de exportación en España (en castellano)
Si no necesitamos utilizar otro idioma para hacer nuestra factura, la plantilla de factura de exportación en castellano nos puede resolver el problema.
En este tipo de factura vamos a encontrar algunas especificaciones y datos obligatorios que no tienen por qué serlo en las que emitimos dentro del territorio nacional. Después veremos todos esos elementos en profundidad: la cuestión es que la plantilla los incorpora, de manera que simplemente tendremos que ir rellenando cada campo.
2. Plantilla de factura de exportación en España (en inglés)
La versión de la plantilla de facturación en inglés incorpora exactamente los mismos elementos que la versión en castellano. Simplemente, debemos saber qué significa cada concepto para no equivocarnos a la hora de rellenarla.
Qty es quantity (cantidad), tax base es base imponible, freight cost es el coste del flete, insurance cost, el coste del seguro… Podemos cotejarla con la plantilla en castellano o, en caso de duda, introducir el concepto en cualquier traductor online.
Información relevante para hacer una factura de exportación en España
Bien, ahora que tenemos nuestras plantillas a mano, vamos a fijarnos en todo lo que necesitamos saber a la hora de facturar: cómo son, elementos que debemos incluir en nuestra factura, marco legislativo y obligaciones fiscales, etcétera.
¿Cómo son las facturas de exportación en España?
Para empezar, no hay un modelo de factura estandarizado; lo que sí existen son una serie de elementos informativos que deben registrarse en nuestra factura, y que están regulados por el Real Decreto 1619/2012 que regula las obligaciones en la facturación.
Elementos y datos que deben contener este tipo de facturas
Por una parte, hay datos de facturación que cualquier factura, sea emitida dentro o fuera del territorio nacional, debe contener: el número y serie de factura, la fecha de expedición, la razón social de emisor y receptor (o nombre y apellidos, según si estamos ante una persona física o jurídica)…
Pero luego debemos fijarnos en detalles particulares de este tipo de facturas. Veamos cuáles son:
- Tipo impositivo que debemos aplicar. En este caso, se consignará el IRPF. ¿Y el IVA de las exportaciones? Este tipo de transacciones, por su propia naturaleza, están exentas de dicho impuesto. Eso sí, en el caso de clientes intracomunitarios, tanto proveedor como cliente deberán tener su número de ROI.
- Descripción de la mercancía vendida, donde aparezca el precio/unidad, el total a pagar y la divisa en la que se hará la transacción.
- País de origen de la mercancía.
- Condiciones de pago. Que estarán debidamente especificadas en la factura.
- Medio de transporte utilizado y coste del mismo.
- Código HS, Se trata de un código de comercio internacional que permite identificar cuáles son las condiciones de la entrega. Así se pueden depurar, en caso de que fuera necesario, las responsabilidades de cada una de las partes (y que se detallan en los IncoTerms).
¿Qué obligaciones y marco legal rigen estas facturas?
Cuando emitimos facturas de exportación, los requisitos para exportar desde España comportan unas obligaciones distintas (y se rigen por normas distintas) según el país al que vayamos a facturar. La UE, por ejemplo, promueve el libre comercio dentro de los países que la forman, mientras que fuera las leyes pueden variar.
Uno de los requisitos que señala la Agencia Tributaria es el de tener la autorización de exportador autorizado, cuya cumplimentación se puede hacer online. Pero hay otras cuestiones que debemos tener en cuenta:
- Las políticas comerciales de cada país. Hablamos de fuera de la UE, claro está: cada territorio tendrá unas condiciones y acuerdos comerciales distintos con España, que debemos conocer antes para evitar disgustos.
- Aranceles. De nuevo, cada país aplicará unas tasas distintas a un mismo producto, algo que repercutirá en el consumidor final.
- Aduanas. Deberemos preparar la documentación y cumplir con los requerimientos de cada territorio.
- Las normativas sanitarias y de seguridad.
- Documentación legal necesaria (autorizaciones, facturas…).
- Conocimiento preciso de las normas de etiquetado, que deberemos cumplir a rajatabla para evitar que la mercancía no entre en el país o se destruya.
- Que hay productos sujetos a normativa especial o a restricciones.
¿Cómo se presentan los impuestos en las facturas de exportación en España?
Como ya hemos comentado, las facturas de exportación están exentas de IVA. Por tanto, a la hora de abonar este impuesto dichas facturas no tienen ninguna cantidad repercutida.
Eso sí, pese a estar exentas, se debe informar de estas operaciones en el modelo 303 (en la casilla 60), que es trimestral, y en el modelo 390 (en la casilla 104), que es anual.
También debemos tener en cuenta, en el caso de realizar una operación intracomunitaria, el modelo 349.
Automatiza tu proceso de facturación con Holded
Llegados a este punto, ¿cómo hacer una factura de exportación sin equivocarnos? La solución: automatizar este proceso con un software adecuado y que impida errores humanos, como el programa de facturación de Holded.
Pero hay más: cada vez más empresas exigen la factura electrónica, algo que terminará siendo obligatorio al inicio de 2027 (de 2025 en caso de que el volumen de facturación supere los 8 millones de euros). El programa de Holded también está preparado para este nuevo escenario, en el que las plantillas de Excel ya no tendrán mucho sentido.
Preguntas frecuentes
¿Qué errores comunes debemos evitar en estas facturas?
Además de lo que ya hemos comentado en el post, estos son algunos de los más frecuentes:
– Adjuntar facturas proforma como si fueran facturas en la gestión del embarque.
– No estar convenientemente informado de las especificidades legales, arancelarias, etc., del país receptor.
– Utilizar abreviaturas no conocidas en la documentación.
– No adecuar la cobertura del seguro de responsabilidad civil al de otros países.
– Descripciones ambiguas o confusas, que impiden la clasificación correcta en la aduana.
¿Qué elementos y datos deben contener?
Además de los habituales en cualquier factura, no podemos olvidar consignar la divisa en la que se realiza la operación, detallar el precio por unidad y el total, el país del que procede la mercancía, las condiciones de pago y el transporte utilizado, así como el coste de este y del seguro de responsabilidad civil.
¿Qué papel juegan los agentes aduaneros en la facturación de exportaciones?
El agente aduanero es la persona que, en nombre propio o de la empresa a la que representa, realiza los trámites necesarios en aduana, facilitando la operación de exportación. Por tanto, de él o ella depende el éxito de la operación.
Su papel, por tanto, es esencial, ya que debe tramitar toda la documentación necesaria para que el proceso llegue a buen puerto. Para ello, su conocimiento de la legislación del sector debe ser profuso.
¿Qué moneda se debe usar en las facturas de exportación?
La que acuerden comprador y vendedor (de ahí que en la factura se deba consignar). Eso sí, lo lógico y habitual es que se pague y cobre con divisas internacionales (euro, dólar estadounidense…).
¿Cómo facturar a países fuera de la UE?
Cuando vamos a facturar a países que están fuera de la Unión Europea debemos recordar que las exportaciones están exentas de IVA; en el caso de ser un cliente extracomunitario, también de IRPF.
