En este artículo te explicamos cómo numerar tus facturas de la forma más perfecta posible… ¿O es que no quieres evitar problemas con Hacienda?
Que tus facturas estén pluscuamperfectas es algo a lo que has de aspirar no porque seas perfeccionista y te encante que todo esté lo mejor posible… Bueno, eso también. Pero no vamos a negar que el interés que seguro que te mueve es otro: evitar problemas con Hacienda. Y, por eso mismo, en este artículo vamos a explicarte cómo numerar facturas para que no te caiga ninguna sorpresa inesperada.
Al fin y al cabo, numerar correctamente tus facturas no solo te ayudará a estar al día con el fisco pertinente, sino que te asegurará otros beneficios muy a tener en cuenta como cumplir con tus obligaciones contables (si eres autónomo, tu correlación de facturas es tu libro de registro) o mantener al día la facturación de tu negocio, sea este de la naturaleza que sea.
¿Quién no desea tener su facturación tan perfecta que Hacienda no pueda decirle ni mú? Sigue leyendo… Porque te lo explicamos todo al respecto de cómo numerar facturas. Una tarea en la que, por cierto, siempre te será de mucha ayuda un buen software de facturación.
¿Qué diferencia hay entre numeración y serie?
Antes de entrar en materia, sin embargo, hay que abordar otro concepto que a veces resulta problemático: ¿cuál es la diferencia entre serie y numeración de facturas? Hay empresas y autónomos que mezclan estos conceptos creyendo que son exactamente lo mismo… Pero no. No lo son. Y equivocarte a este respecto puede causarte problemas.
El artículo número 6 del Real Decreto 1619/2012 es el encargado de regular las obligaciones en todo lo tocante a facturas y, por lo tanto, es de vital importancia a la hora de numerar facturas y tramitar series de las mismas. En él queda fijado que hay casos concretos en los que expedir una serie independiente de facturas es totalmente obligatorio. Otros casos son opciones, de hecho, por eso siempre es recomendable chequear esta obligatoriedad antes de elegir un método u otro.
¿Cuáles son los casos de factura que han de tener su propia serie? Las facturas rectificativas, las completas y las simplificadas han de tener su propia serie. Y, en el eventual de que seas un autónomo que factura en diferentes actividades económicas, cada una de estas actividades deberán facturarse con una serie diferente.
Sí, lo sabemos: esto de las series es una complicación extra para tu facturación. Pero, oye, mucha mayor complicación sería tener problemas con Hacienda, ¿no te parece?
¿Cómo numerar facturas?
La regla básica a la hora de numerar facturas está mucho más que claras: las facturas han de ser correlativas. Esto quiere decir que no puede ser que la factura número 2 esté fechada en abril y la número 3 tenga fecha de marzo, porque esto rompe la correlatividad interna de tu facturación y es una verdadera llamada de atención para Hacienda.
Una vez con esto claro, veamos todo un conjunto de consejos sobre la numeración de tus facturas…
- Caracteres. Puedes usar números y/o letras y todas las combinaciones que se te ocurran. Eso sí, es recomendable numerar facturas de tal forma que esta tenga sentido. Por ejemplo: F190001 (donde F viene de factura, 19 del año en curso y 0001 para la numeración correlativa).
- Espacios en blanco. Advertencia: puedes usar espacios en la numeración de tus facturas, pero nunca más de uno. Y tampoco puedes situarlo al principio de la numeración, ya que esto podría ocasionar problemas.
- Símbolos. Puedes usar cuatro símbolos en concreto para separar los caracteres de tus facturas: guion medio (-), guion bajo (_), barra (/) o punto (.). Otros símbolos no son recomendables.
Si tienes en cuenta todos estos conceptos y consejos, no deberías tener mayor problema a la hora de numerar facturas correctamente. Y, sobre todo, evitarás que te llegue algún tipo de sorpresa desde Hacienda. Que es lo que deseamos todos, ¿no?
