¿Generar una factura en inglés es algo que te cuesta la vida? No te preocupes, porque después de leer este artículo dejarás de tener esos problemas.
A la hora de hacer facturas, el objetivo está mucho más que claro: que nos las paguen cuanto antes mejor, evitando que nos las devuelvan porque hay algo que el cliente no entienda o no le cuadre. Y, para ello, hay ocasiones en las que lo mejor es hacerlas en el idioma más universal: el inglés. Por eso en este artículo queremos darte todas las claves para que puedas generar facturas en el idioma de Shakespeare de la forma más correcta posible.
Porque hay otra cosa que es cierta: puedes tener un alto nivel de inglés para el día a día, pero eso no tiene por qué significar que tu nivel de inglés de negocios sea igual de elevado. Por eso mismo, en este tipo de temas, lo mejor es contar siempre con el mejor programa de facturación, ya que este te facilitará la vida de forma extrema.
Vamos, que si el programa es lo suficientemente bueno, generar tus facturas en inglés será algo casi automático. Aun así, y por si acaso, a continuación te explicamos la terminología anglosajona que necesitas conocer a la hora de generar los dos tipos de facturas más habituales.
Modelo de factura proforma en inglés
Al ser un documento en el que se detalla una oferta comercial, la factura proforma es una de las más habituales a la hora de operar fuera de nuestras propias fronteras. Siempre que hagamos un envío fuera de la Unión Europea, el inglés será el idioma imprescindible.
Igual de imprescindible que encabezar la factura hecha en inglés con la expresión “Pro forma invoice” bien visible. Por lo demás, sigue al pie de la letra los siguientes consejos que te ofrecemos a continuación…
- Incluye siempre el nombre y el CIF (o número de identificación) de ambas partes. Ten en cuenta, además, que este tipo de numeración puede cambiar dependiendo del país con el que estés trabajando.
- No te olvides de la “Pro forma invoice date“, que no es otra cosa que la fecha de factura proforma en inglés. Y recuerda, además, que esta numeración tendrá que ser correlativa al número de factura que generarás más tarde.
- Escribe en tu factura hecha en inglés todos los campos del concepto o conceptos. Tendrás que hablar entonces de “quantity” (“cantidad”), “unit” (“unidad”), “description” (“descripción”), “price” (“precio”) y “total” (“total”).
- Si incluyes una fecha de pago, hazlo bajo la denominación de “due date“. Y si, además de fecha de pago, también quieres especificar las formas de pago, hazlo usando el término “Terms of Payment” (y explicando esas formas de pago en inglés, obviamente).
- Corona tu documento con el importe total de tu factura en inglés. Aquí tendrás que diferenciar entre el “total without VAT” (es decir: el total neto), el “VAT amount %” (el IVA asignado a la transacción) y el “total due” (lo que nos interesa: el monto final).
¿A que tampoco era tan difícil? Bueno, pues espera, porque ahora pasamos a otro tipo de factura que sí que puede generar un poco más de complicación.
Cómo hacer una factura de abono (o factura rectificativa) en inglés
Al igual que en el caso de la factura proforma, la factura de abono (también conocida como factura rectificativa) implica todo un conjunto de terminología técnica anglosajona que debería conocer al dedillo. Son un total de nueve conceptos que te especificamos en la lista a continuación.
- Sequential number: el número (o serie) de la factura de abono que estás generando.
- Previous sequential number: el número (o serie) de la factura escrita en inglés que estás rectificando.
- Date of issue: fecha del documento.
- Previous date of issue: fecha del documento que pretendes rectificar.
- Data included in the original invoice in which respect the corrective invoice is issued: los datos de la factura original que son incorrectos y que han provocado la necesidad de generar una nueva factura de abono.
- Amount and type of discount granted: la base imponible de tu factura original.
- Corrected amount and type of discount: la base imponible de tu nueva factura.
- Amount of reduction of input VAT: el IVA aplicado en el documento original.
- Corrected amount of reduction of input VAT: el IVA ya corregido.
Te lo advertimos: aquí se complicaban las cosas un poquito… Pero da igual, porque ahora que ya sabes cómo hacer correctamente tus facturas en inglés, no habrá nada que te pare a la hora de expandir tu negocio fuera de nuestras fronteras.
