Contabilidad para pymes: qué es y cómo llevarla con un plan general contable en 2024

Si eres una persona totalmente ajena a esta materia, la expresión “contabilidad para pymes” es posible que te suene un poco a chino. Pero la intención de este artículo es justamente que eso deje de ser así, y que cuando termines de leerlo sepas no solo lo que significa sino también unas ideas generales que te pueden ser muy útiles. Y para ello nada mejor que empezar explicando qué es exactamente.

¿Qué es la contabilidad aplicada para pymes? 

La contabilidad aplicada para pymes es la metodología que emplean las pequeñas y medianas empresas para gestionar de forma eficiente sus finanzas y asuntos fiscales.

En general, la contabilidad consiste en registrar, ordenar y agrupar de una manera determinada todas las operaciones económicas que la persona o entidad de que se trate ha realizado en un período de tiempo concreto. 

Si bien la anotación y suma de todos los ingresos y gastos de una familia, por ejemplo, podría llamarse contabilidad, en un sentido estricto este término se utiliza cuando el proceso se lleva a cabo siguiendo una serie de pautas concretas y elaborando unos informes determinados. 

Es decir, no siempre que se deja constancia de hechos de naturaleza económica se está llevando una contabilidad propiamente dicha, sino que se trata de un proceso que tiene lugar cuando se sigue un procedimiento concreto y se plasma de una manera predeterminada.

Por eso es en el ámbito de la empresa, y de las entidades que realizan actividades económicas, en el que se emplea con propiedad, porque son en este tipo de organizaciones principalmente las que llevan su contabilidad conforme a lo establecido en la normativa vigente.

En este sentido, a efectos de determinar las pautas contables a aplicar, una pyme (Pequeña y Mediana Empresa) es aquella que a la fecha de cierre del ejercicio reúne al menos dos de los siguientes requisitos:

• El total de las partidas del activo no supera los 4.000.000 de euros.
• El importe neto de su cifra anual de negocios no supera los 8.000.000 de euros.
• El número medio de trabajadores empleados en el ejercicio no es superior a 50.

Entran dentro de esta categoría todas las empresas que cumplan lo anterior, independientemente de si se trata de personas físicas o jurídicas. Pero, en la práctica, es muy habitual utilizar el término pyme para referirse a las sociedades mercantiles y autónomo cuando se trata de un empresario individual (de ahí la expresión “autónomos y pymes”). 

Y en cuanto a la contabilidad, en este artículo nos referimos a:

• Aquella a la que se refiere el Código de Comercio (no a un mero registro de ingresos y gastos), y que implica, entre otras cosas, la llevanza de una serie de libros contables.
• Y que es obligatoria para las sociedades o demás entidades jurídicas y  personas físicas acogidas al régimen de estimación directa no simplificada.

¿Cuál es la importancia de la contabilidad para las pymes?

El objetivo fundamental de la contabilidad es servir de instrumento de información. Y es que con los datos que recoge se elaboran una serie de informes (las cuentas anuales) que ponen de manifiesto:

1. La situación patrimonial de la empresa (los bienes que tiene, las cantidades que tiene pendientes de cobro, lo que debe, …).
2. El beneficio o la pérdida conseguido con el desarrollo de la actividad.
3. Los ingresos y gastos que han dado lugar a ese resultado.

Y toda esta información es útil y necesaria para diferentes agentes. Por ejemplo:

• Para el personal directivo, porque le permite tomar decisiones encaminadas a la mejora de los puntos que consideren.
• Para los inversores, que en base a ella calcularán la rentabilidad.
• Para los acreedores, que podrán determinar si les interesa o no llegar a acuerdos con la entidad.
• Para Hacienda, porque es la base para el cálculo de los impuestos.

Por tanto, que la contabilidad es de vital importancia es más que evidente, porque es la herramienta con la que la empresa se muestra al mundo. Es una especie de fotografía de la entidad económica que refleja lo que es y lo que obtiene.

¿Cuáles son los principios básicos de contabilidad para pymes? 

La contabilidad de las pymes se rige por unos principios básicos que vienen establecidos en el plan contable y que son los siguientes:

1.- Empresa en funcionamiento

Se considera que la empresa va a seguir funcionando en el futuro, por lo que la finalidad de la contabilidad no es determinar el valor que podría tener en caso de liquidación o transmisión.

2.- Principio de devengo

Los ingresos y gastos de la actividad se imputarán al ejercicio en el que se produzcan, independiente de cual sea la fecha de cobro o pago de los mismos. 

Por ejemplo: en 2024 se realiza una venta que se cobrará en 2025. En aplicación de este principio el ingreso se contabilizará en 2024 y formará parte de la cuenta de resultados de dicho año, aunque el dinero se reciba en el siguiente.

3.- Uniformidad

Si existen varias alternativas a la hora de registrar contablemente un hecho cualquiera, el criterio que se elija se deberá mantener en el tiempo para casos similares. Y si las circunstancias justifican un cambio de dicho criterio se deberá dejar constancia en la Memoria (uno de los informes que integran las Cuentas Anuales de la empresa).

4.- Prudencia

La aplicación de este principio supone que, si bien la contabilidad deberá reflejar la imagen fiel de la empresa, es necesario que se actúe de manera prudente en las valoraciones y estimaciones.

Así, los ingresos y beneficios solo se anotarán cuando realmente se hayan producido en el ejercicio mientras que los gastos y riesgos se registrarán en cuanto sean conocidos. 

5.- No compensación 

Salvo en los casos en que una norma establezca lo contrario, no se podrán compensar entre sí cuentas de activo y pasivo ni de ingresos y gastos.

6.- Importancia relativa

Significa que en aquellos casos en los que la incidencia de aplicar un principio determinado o un criterio contable concreto sea muy escasa y afecte poco a la imagen fiel del patrimonio que es obligatoria, se admitirá su no aplicación.

¿Cuáles son las obligaciones contables y fiscales de una pyme en España? 

Según la legislación vigente en España, las pymes están obligadas a llevar la contabilidad conforme establece el Código de Comercio, según el cual:

Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.

La normativa mercantil también obliga a las sociedades a depositar en el Registro Mercantil la Cuentas Anuales y cualquiera que lo solicite podrá acceder a ellas.

En cuanto a las obligaciones fiscales, deberán presentar las liquidaciones por los tributos que correspondan, en la forma y fechas que establece la ley y sabiendo que cualquier infracción en este sentido podrá ser sancionada.

IVA, Impuesto de Sociedades, declaraciones relativas a operaciones intracomunitarias (por ejemplo, Intrastat o modelo 349), declaraciones informativas, … Son las obligaciones más habituales, pero cada empresa tendrá que presentar unas declaraciones u otras en función del tipo de actividad que desarrolle.

¿Cómo saber el estado o diagnóstico contable de una pyme? 

El objetivo de registrar contablemente las operaciones de la empresa es elaborar las Cuentas Anuales. En el caso de las pequeñas y medianas empresas, están integradas por tres informes:

• Balance: muestra la situación patrimonial de la entidad a la fecha de cierre del ejercicio.
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias: recoge los ingresos y gastos que se han producido durante el año.
• Memoria: detalla y amplía la información que figuran en los dos documentos anteriores.

Pues bien, para saber la situación que una pyme presenta en contabilidad habría que analizar sus cuentas anuales porque de ellas se extrae toda la información relativa a la empresa.

¿Qué es un plan general de contabilidad para pymes?

El Plan General de Contabilidad para Pymes (PGC-PYMES) es un marco legal que las empresas deben cumplir en España. De hecho, existe el PGC y el específico de pequeñas y medianas empresas.

El PGC-PYMES es más simple y flexible que el anterior, y requiere de menos recursos para su elaboración. Además, con ayuda de un programa de gestión para pymes, se puede cumplir y aplicar de manera más sencilla aún.

¿Cómo es la estructura del plan general contable? 

El plan de contabilidad para pymes tiene la siguiente estructura:

Primera parte – Marco conceptual de la contabilidad

Recoge los principios contables, los criterios a implementar a la hora de registrar determinadas partidas y los distintos elementos que integran las cuentas anuales.

Segunda parte – Normas de registro y valoración para pequeñas y medianas empresas

Aquí se desarrollan en detalle los principios y demás disposiciones contenidas en la primera parte e incluye criterios y reglas aplicables a distintos hechos económicos y diversos elementos patrimoniales.

Tercera parte – Cuentas anuales

Contiene, además de las normas a seguir para su elaboración, los modelos normalizados a emplear por las pequeñas y medianas empresas.

Cuarta parte – Cuadro de cuentas

Contiene la lista completa de las cuentas contables a utilizar.

Quinta parte – Definiciones y relaciones contables

En ella se explica cómo funcionan cada una de las cuentas, para qué se utilizan y dónde figuran en el balance.

¿Cómo aplicar un plan general contable en una pyme? Paso a paso

1. Comprende el PGC-pymes

En primer lugar, es importante conocer la legislación vigente para poder elaborar el plan general contable de la pyme. Una vez se conoce el marco normativo, conviene adaptar el PGC al negocio y sus particularidades. Asegúrate de preparar todos los documentos y seguir los requisitos que se establecen en el Marco Conceptual del PGC.

2. Implementa un software contable

Contar con un software de contabilidad puede marcar la diferencia para conseguir la máxima eficiencia. Prioriza los programas de contabilidad para pymes que mejor se adapten a tu negocio. Además, asegúrate de que la solución sea intuititva y que se integre con tus herramientas. También es fundamental que el programa pueda adaptarse al PGC-PYMES, y que lo puedas personalizar. 

3. Registra las operaciones

Documenta todas las transacciones, facturas y recibos de manera detallada y precisa. Recuerda asignar cada operación a su cuenta contable correspondiente.

4. Conciliación bancaria

Compara los extractos de los bancos con los registros contables de manera regular. Así, podrás revisar cualquier descuadre y mantenerte al día con un registro correcto.

5. Análisis de datos

Para la mejora continua y poder tomar decisiones informadas, es clave apoyarse en informes. La contabilidad analítica, que se puede llevar a cabo con ayuda de un programa de gestión empresarial, permite tener una visíon general de las operaciones y así analizar y mejorar en el futuro.

¿Cómo utilizar la tecnología para facilitar la gestión contable de una pyme?

Desde hace tiempo las empresas no tienen que llevar la contabilidad a mano, anotando con bolígrafo enormes columnas de importes y sumando una y otra vez. La tecnología llegó a esta área con los programas de contabilidad y la forma de trabajar cambió radicalmente.

Quien contabiliza introduce los apuntes y la herramienta es la que, solo con unos clics, organiza esa información y elabora los libros e informes necesarios, el asiento de cierre, los balances, etc.

Pero no todas las aplicaciones son iguales y, sin duda, el programa de contabilidad de Holded cuenta con unas prestaciones que lo hacen destacar sobre el resto. Sobre todo porque gracias a las integraciones con las que cuenta se automatizan muchos procesos y  disminuyen considerablemente las tareas manuales a realizar y se minimiza la comisión de errores.

En la práctica, esto se traduce en un considerable ahorro de tiempo y, por tanto, de dinero.

Piensa, por ejemplo, que si trabajas con el programa de facturación podrás controlar a la vez el inventario y traspasar automáticamente los datos al de contabilidad. Con un programa de contabilidad como tal solo abarcarías ese aspecto de la empresa.

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