La finalidad de llevar la contabilidad es elaborar las cuentas anuales de la empresa, que vienen a ser una especie de «fotografía» de su situación económica y financiera. Sobra decir que son de gran importancia y utilidad tanto para los propietarios y administradores, a la hora de tomar decisiones y liquidar los impuestos, como para cualquier tercero que quiera contratar con ella.
Pero, claro, para que la información que aportan tenga sentido es necesario que esté acotada en el tiempo. Es decir, las cuentas anuales deben ser el reflejo de las operaciones realizadas en un período determinado –ejercicio económico– y como son el producto de la contabilidad esta también debe estar compartimentada en espacios temporales, lo cual se consigue con el cierre contable.
En este artículo te vamos a explicar, entre otras cosas, cómo, cuándo, dónde y para qué se realiza el asiento de cierre en contabilidad y expondremos también un caso práctico que te será muy útil.
Pero primero, vamos a aclarar algunos conceptos.
Algunas cuestiones previas
¿Qué es el ejercicio contable?
El ejercicio contable es el marco temporal en el que se lleva a cabo la actividad económica de la empresa. Tiene un principio y un fin, de forma que acaba uno e, inmediatamente después, empieza el siguiente.
Es necesario establecer períodos «estancos» porque, de lo contrario, no se podrían elaborar las cuentas anuales de forma independiente.
Así, el ejercicio contable 2020 abarca todas las operaciones realizadas durante ese año, termina el 31 de diciembre y el 1 de enero siguiente comienza el ejercicio 2021.
Los estados financieros de 2020 mostrarán la situación de la empresa al último día del año y los beneficios o las pérdidas que se han obtenido durante ese período de tiempo. Y lo mismo en 2021, 2022, 2023, etc.
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El ejercicio contable dura 12 meses, si bien será inferior en los casos de constitución de la sociedad, disolución o modificación de la fecha de cierre.
La modificación de la fecha de cierre –que debe cumplir una serie de requisitos– hace referencia al hecho de que la entidad decida cambiar las fechas de inicio y finalización del ejercicio. Por ejemplo: una empresa agrícola cuyo ciclo contable se iniciaba el 1 de enero y terminaba el 31 de diciembre decide, para adaptarse a su ritmo de producción, que la fecha de cierre pasará a ser el 30 de septiembre y la apertura, por tanto, el 1 de octubre.
El año que se produzca el cambio, el ejercicio durará 9 meses –de enero a septiembre– pero los sucesivos volverán a ser de 12.
¿Tiene que coincidir con el año natural?
No. El ejercicio contable no tiene que coincidir con el año natural –de 1 de enero a 31 de diciembre– pero sí que es lo más habitual.
Hay entidades que optan por otras fechas diferentes porque resulta más práctico por la naturaleza de la actividad que desarrollan. Por ejemplo: un colegio para hacer coincidir su ejercicio con la duración del curso escolar, una cooperativa de aceite para adaptarse al año agrícola, etc.
Pero insisto: lo más frecuente –con diferencia– es que el ejercicio contable coincida con el año natural.
Por eso, en este artículo, nos referiremos al 31 de diciembre o al último día del año como sinónimo de fecha de cierre.
¿Ejercicio contable es lo mismo que ejercicio fiscal?
Ambos conceptos vienen a significar lo mismo –una acotación temporal– y se utiliza uno u otro en función del contexto: el término ejercicio contable pertenece al campo de la contabilidad y ejercicio fiscal al área de los impuestos.
Por lo demás, son sinónimos.
El asiento de cierre contable
¿Qué es y para qué sirve?
El asiento de cierre es el último apunte del ejercicio y con él se saldan todas las cuentas patrimoniales de la empresa.
Se trata de recopilar los importes de las diferentes partidas en un solo apunte para dar por terminada la contabilidad del ejercicio justo con esos datos.
Esas mismas cantidades serán las que formen el asiento de apertura del ejercicio siguiente para abrir de nuevo la contabilidad y poder arrastrar las cuantías de un año a otro.
Quédate con esta idea: con el asiento de cierre terminamos la contabilidad de un ejercicio y con el de apertura –que contiene las mismas cuentas y cantidades– iniciamos la del siguiente. Lo vas a entender mejor con el siguiente ejemplo:
Imaginemos una empresa que a 31 de diciembre de 2022 tiene, entre otros elementos, 8.000 euros en el banco. Pues bien, tras el asiento de cierre el saldo de la cuenta contable 572 Bancos será 0.
Y en el 2023, con el asiento de apertura, se abrirá dicha cuenta 572 Bancos con ese mismo importe para que refleje la realidad: que a 1 de enero hay en el banco 8.000 euros.
¿Es obligatorio?
Si, es obligatorio registrar contablemente el asiento de cierre en la contabilidad.
¿Cuándo y dónde se anota ?
La fecha en la que se realiza el asiento de cierre es la del último día del ejercicio contable –normalmente 31 de diciembre–. Se registra en el Libro Diario y marca el final de la contabilidad de ese año.
¿Cómo se hace?
En el asiento de cierre:
- Se anotarán en el debe todas las cuentas patrimoniales que tengan saldo acreedor y por el importe de este.
- Se anotarán en el haber todas las cuentas patrimoniales que tengan saldo deudor y por el importe de este.
Por tanto, la estructura del asiento de cierre es la siguiente:
| Cuantía del saldo | Cuenta A | Cuenta con saldo acreedor | ||||
| Cuantía del saldo | Cuenta B | Cuenta con saldo acreedor | ||||
| Cuantía del saldo | Cuenta C | Cuenta con saldo acreedor | ||||
| Cuantía del saldo | Cuenta … | Cuenta con saldo acreedor | ||||
| a | Cuenta D | Cuenta con saldo deudor | Cuantía del saldo | |||
| a | Cuenta E | Cuenta con saldo deudor | Cuantía del saldo | |||
| a | Cuenta F | Cuenta con saldo deudor | Cuantía del saldo | |||
| a | Cuenta … | Cuenta con saldo deudor | Cuantía del saldo |
Algunas aclaraciones:
- Las cuentas patrimoniales son las de activo, pasivo y patrimonio neto, es decir, las que figuran en los grupos 1 a 5 del plan contable.
- Las cuentas de ingresos y gastos –grupos 6 y 7 del plan– no figuran en el asiento de cierre porque ya se han cancelado previamente en el asiento de regularización.
Esto que parece muy trabajoso en realidad resulta muy sencillo con los programas de contabilidad: todos hacen el asiento de cierre de forma automática con solo pulsar una tecla. Y si te equivocas o tienes que corregir algún apunte tampoco es un problema, porque se puede borrar y volver a hacerlo de nuevo tantas veces como sea necesario.
No confundir: asiento de cierre con operaciones de cierre
Como hemos visto, el asiento de cierre es un apunte contable específico. Por contra, las operaciones de cierre del ejercicio son aquellas que se llevan a cabo para que la contabilidad refleje la verdadera situación patrimonial de la empresa.
El proceso a seguir para terminar la contabilidad de un ejercicio es más o menos el siguiente:
- Una vez contabilizadas todas las operaciones que ha realizado la entidad se hace una revisión genérica para comprobar que todo está correcto, que no queda nada pendiente y que los saldos de las cuentas contables se ajustan a la realidad.
- Se hacen los cálculos que requieran las operaciones de cierre y se registran los asientos que correspondan.
- En este punto, la información que arroja la contabilidad es la que debe ser a la fecha de finalización del ejercicio y solo quedan por hacer dos apuntes finales –que también son una operación de cierre más–:
- El asiento de regularización, con el que se cancelan todos las cuentas de ingresos y gastos y se determina el beneficio o la pérdida del ejercicio.
- El asiento de cierre, con el que se cancelan todas las cuentas patrimoniales de la forma que ya hemos visto y con el que se termina el libro diario.
No es el tema de este artículo y por eso no ahondaremos en él pero, para que te hagas una idea, algunas de las operaciones de cierre son: regularización de existencias, reclasificación de deudas, periodificación de ingresos y gastos, amortización del inmovilizado, ajustes de moneda extranjera, etc. Y como una más de estas operaciones están los asientos de regularización y cierre.
Caso práctico
A continuación, haremos un ejemplo de asiento de cierre suponiendo que la contabilidad de la empresa arroja los siguientes saldos el último día del ejercicio:
| Saldo deudor | Saldo acreedor | ||
| (100) | Capital social | 10.000 | |
| (129) | Pérdidas y ganancias | 3.000 | |
| (175) | Efectos a pagar a largo plazo | 9.000 | |
| (218) | Elementos de transporte | 19.000 | |
| (300) | Existencias | 6.000 | |
| (400) | Proveedores | 7.000 | |
| (410) | Acreedores por prestación de servicios | 2.000 | |
| (430) | Clientes | 8.000 | |
| (520) | Deudas a Corto Plazo con entidades de crédito | 13.000 | |
| (572) | Bancos | 5.000 |
Asiento de cierre –31 de diciembre del año 1–:
| 10.000 | (100) | Capital social | ||||
| 9.000 | (175) | Efectos a pagar a largo plazo | ||||
| 7.000 | (400) | Proveedor | ||||
| 2.000 | (410) | Acreedores por prestación de servicios | ||||
| 13.000 | (520) | Deudas a corto plazo con entidades de crédito | a | (129) | Pérdidas y ganancias | 3.000 |
| a | (218) | Elementos de transporte | 19.000 | |||
| a | (300) | Existencias | 6.000 | |||
| a | (430) | Clientes | 8.000 | |||
| a | (572) | Bancos | 5.000 |
Como ves, hemos cargado –anotado en el debe– todas las cuentas acreedoras y abonado –anotado en el haber– todas las cuentas deudoras. De esta forma todas han quedado con saldo cero y la contabilidad, por tanto, está cerrada.
El día 1 de enero se hará el asiento de apertura que tendrá las mismas cuentas e importes que este pero justo en el sitio contrario.
Asiento de apertura –1 de enero del año 2–:
| 3.000 | (129) | Pérdidas y ganancias | ||||
| 19.000 | (218) | Elementos de transporte | ||||
| 6.000 | (300) | Existencias | ||||
| 8.000 | (430) | Clientes | ||||
| 5.000 | (572) | Bancos | ||||
| a | (100) | Capital social | 10.000 | |||
| a | (175) | Efectos a pagar a largo plazo | 9.000 | |||
| a | (400) | Proveedor | 7.000 | |||
| a | (410) | Acreedores por prestación de servicios | 2.000 | |||
| a | (520) | Deudas a corto plazo con entidades de crédito | 13.000 |
Y así en la contabilidad del año 2 se partirá con los mismos saldos que tenían las cuentas el 31 de diciembre anterior.
