Para que la contabilidad de una empresa sea correcta, esta debe cumplir con lo establecido en la normativa que regula esta materia, y en España ese marco legal es el Plan General de Contabilidad.
En este artículo vamos a explicar en detalle solo una parte de él: el cuadro de cuentas. Pero aún vamos a especificar más, porque nos vamos a referir al de pequeñas y medianas Empresas (pymes).
Sigue leyendo y entenderás perfectamente todo esto…
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Como hemos dicho, el Plan General de Contabilidad es la norma principal en lo relativo contabilidad en España y sin él no se entiende qué es la contabilidad. Existen varios tipos:
Pues bien, como su nombre indica, el de PYMES es un plan contable pensado para empresas de un tamaño menor (pequeñas y medianas) y se caracteriza por ser más sencillo de aplicar que el normal al imponer el cumplimiento de unas obligaciones menos complejas y exigir menos detalle en parte de la información.
Su aplicación es voluntaria por parte de las empresas que cumplan los requisitos que veremos a continuación, pero la realidad es que la gran mayoría de entidades que pueden hacerlo es el que utilizan a la hora de llevar su contabilidad. Lo hacen por lo que hemos comentado anteriormente: es más sencillo.
El plan contable de PYMES podrán aplicarlo las empresas que durante dos años consecutivos cumplan, al menos, dos de los siguientes requisitos:
El hecho de no cumplir dos de estos tres requisitos en un ejercicio concreto no impide su aplicación ya que es necesario su incumplimiento durante dos años consecutivos para perder el derecho a implementarlo.
Aún estando dentro de estas magnitudes no podrán aplicar el plan PYME aquellas empresas en las que se de alguna de las siguientes circunstancias:
El cuadro de cuentas del plan contable para PYMES es una relación ordenada de todas las cuentas contables a utilizar en la contabilidad de la empresa y en el que aparecen estructuradas en 7 grupos diferentes (más adelante veremos qué son estos grupos).
Dentro del plan, el cuadro de cuentas es una de las cinco partes en las que se divide y que son las siguientes:
Contiene los conceptos y principios básicos a cumplir.
Son los criterios que se deben emplear para valorar los distintos elementos que forman el patrimonio de la empresa.
La elaboración de las cuentas anuales es el fin último de la llevanza de la contabilidad y es en esta parte del plan donde se regulan en detalle.
Como ya hemos dicho, se trata de la lista que contiene las cuentas contables a utilizar en la contabilidad y que están agrupadas de la forma que veremos más adelante.
Siguiendo la estructura del cuadro de cuentas, contiene la explicación de para qué se utiliza cada cuenta contable y cuándo se carga (se anota en el debe del asiento) y se abona (se anota en el haber).
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Cada cuenta contable representa un elemento patrimonial específico, por lo que a la hora de introducir la información mediante los diferentes apuntes contables (también llamados “asientos contables”, “anotaciones contables” o “registros contables”) hay que utilizar la cuenta que corresponda exactamente y no otra.
Están formadas por un código numérico y un nombre (por ejemplo: 175 Efectos a pagar a largo plazo, 430 Clientes, 570 Caja o 700 Ventas de mercaderías). Y en cada asiento hay que anotarla al completo, es decir, incluyendo tanto el número como el texto.
Pues bien, como el cuadro de cuentas las incluye todas perfectamente ordenadas según una estructura conocida, sirve como guía a la hora de determinar la cuenta contable a utilizar y saber cuál es su código y nombre exacto.
Lo entenderás con el siguiente ejemplo:
Tengo que hacer el apunte contable correspondiente al gasto en que ha incurrido la empresa al reparar un vehículo averiado. Me iré al cuadro de cuentas para buscar la que corresponda a esta operación y será esa la que utilice a la hora de hacer mi asiento contable. En concreto, en este caso, la cuenta que corresponde es la 622 Reparaciones y conservación.
Ni el cuadro de cuentas ni las definiciones de la parte quinta del plan contable son de uso obligatorio. Sí que se recomienda su utilización pero cada empresa podrá emplear otras cuentas contables diferentes a las contenidas en el plan si les resulta más conveniente.
Ahora bien, este hecho no le quita importancia porque, en la práctica, la inmensa mayoría de las PYMES utilizan las cuentas incluidas en el cuadro si bien puede ser habitual añadir algunas más.
El cuadro de cuentas del plan para PYMES presenta una estructura que divide las cuentas contables en 7 grupos y cada uno de esos grupos aglutina a las que se refieren a una materia concreta.
El primer dígito de cada cuenta contable es el del grupo al que pertenece, por ejemplo, en todas las cuentas del grupo 5 el primero de sus 3 dígitos es el número 5. Esto facilita mucho tanto su localización como el saber, aunque sea a grandes rasgos, su funcionamiento. Y así, los que se inician en los conceptos básicos de contabilidad, uno de los primeros pasos que deben dar es aprender que incluye cada uno de esos grupos:
Son los 7 siguientes:
GruposTítuloContenidoEjemplos de cuentas que incluyeGrupo 1Financiación básicaComprende tanto los fondos propios de la empresa como la financiación ajena a largo plazo.(100) Capital social (129) Resultado del ejercicio (171) Deudas a largo plazoGrupo 2Activo no corrienteEngloba todos los bienes y derechos que forman la estructura básica de la entidad..(206) Aplicaciones informáticas (213) Maquinaria (258) Imposiciones a largo plazoGrupo 3ExistenciasLos elementos que la empresa comercializa o emplea en su proceso productivo.(300) Mercaderías (322) Repuestos (330) Productos en cursoGrupo 4Acreedores y deudores por operaciones comercialesSon las cuentas por cobrar y por pagar dentro de la actividad normal de la empresa, incluídas las referentes a la Administración y los trabajadores(400) Proveedores (430) Clientes (475) Hacienda Pública, acreedora por conceptos fiscalesGrupo 5Cuentas financierasIncluye los elementos financieros con los que cuenta la empresa fuera de su tráfico normal (porque estas pertenecen al grupo 4) y cuyo vencimiento es inferior a 1 año.(520) Deudas a corto plazo con entidades de crédito (542) Créditos a corto plazo (572) Bancos e instituciones de créditoGrupo 6Compras y gastosSon las cuentas que reflejan los bienes que la empresa adquiere para su venta o fabricación y los gastos propios del ejercicio.(600) Compras de mercaderías (625)Arrendamientos y cánones (640) Sueldos y salariosGrupo 7Ventas e ingresosTodos los ingresos que obtiene la compañía, tanto los que provienen del desarrollo de su negocio como aquellos que son ajenos al mismo.(700) Venta de mercaderías (740) Subvenciones, donaciones y legados a la explotación (754) Ingresos por comisiones
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Estos 7 grupos forman la estructura básica del cuadro de cuentas pero dentro de ellos están:
Lo verás muy claro con este ejemplo: el grupo 4 se divide en los siguientes subgrupos:
De esta manera, todas las cuentas y subcuentas que integran el grupo 4 pertenecen a alguno de estos subgrupos. Y los dos primeros dígitos de todas ellas son los del subgrupo al que pertenecen.
Ten presente que algunas cuentas contables se desglosan en subcuentas que son más específicas y aportan una información más concreta, pero no ocurre así en todas. Las cuentas tienen 3 dígitos y las subcuentas 4, de los cuales los 3 primeros son idénticos a los de la cuenta a la que pertenecen.
Seguimos con el ejemplo anterior y verás esto muy claro con las cuentas y subcuentas que integran el subgrupo 44 Deudores varios:
CuentaSubcuenta(440) Deudores
(4400) Deudores (euros)
(4404) Deudores (moneda extranjera)
(4409) Deudores, facturas pendientes de formalizar(441) Deudores, efectos comerciales a cobrar
(4410) Deudores, efectos comerciales en cartera
(4411) Deudores, efectos comerciales descontados
(4412) Deudores, efectos comerciales en gestión de cobro
(4415) Deudores, efectos comerciales impagados(446) Deudores de dudoso cobroNo tiene subcuentas(449) Deudores por operaciones en comúnNo tiene subcuentas
No. El uso del cuadro de cuentas del plan contable no es obligatorio, lo que significa que las empresas podrán emplear otras distintas a las que este incluye si consideran que es más conveniente para que la contabilidad refleje la realidad de su negocio.
La mejor forma de llevar la contabilidad una pyme es utilizando un buen programa de contabilidad, que permita ganar tiempo con la mecanización de la información y que esté conectado con otras herramientas de las que extraer información de la forma más automática posible y así ahorrar tiempo y recursos. Holded es un perfecto ejemplo de ello.
