Cuadro de cuentas del plan general contable para PYMES: concepto, características y grupos

Llevar la contabilidad de una PYME puede ser una tarea compleja, donde organizar cada movimiento financiero con precisión es clave para la salud del negocio. El cuadro de cuentas del Plan General Contable es la columna vertebral de esta organización, el marco que clasifica todas las operaciones de la empresa.

Aquí te enseñamos cómo hacerlo paso a paso, explicando el concepto y la estructura del cuadro de cuentas adaptado a PYMES y detallando las características de sus principales grupos, de forma que al finalizar la lectura puedas configurar y utilizar esta herramienta con confianza, simplificando la gestión diaria y obteniendo una visión financiera más clara de tu empresa.

¿Qué es el plan general contable (PGC) para PYMES?

(PGC) es el manual de normas y reglas obligatorias que todas las empresas españolas deben seguir para llevar su contabilidad de manera uniforme, ordenada y conforme a la ley y, sin él, no se entiende qué es la contabilidad. Existen varios tipos:

• El Plan General de Contabilidad, que es el de uso general.
• El Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (PYME), que pueden aplicar las empresas que reúnen determinados requisitos.
• Las adaptaciones sectoriales, creadas para actividades específicas (por ejemplo, el de Constructoras, el de Entidades sin fines lucrativos o el de Sociedades anónimas deportivas).

Pues bien, como su nombre indica, el de PYMES es un plan contable pensado para empresas de un tamaño menor (pequeñas y medianas) y se caracteriza por ser más sencillo de aplicar que el normal al imponer el cumplimiento de unas obligaciones menos complejas y exigir menos detalle en parte de la información.

Su aplicación es voluntaria por parte de las empresas que cumplan los requisitos que veremos a continuación, pero la realidad es que la gran mayoría de entidades que pueden hacer lo es el que utilizan a la hora de llevar su contabilidad. Lo hacen por lo que hemos comentado anteriormente: es más sencillo.

¿Quién puede aplicar el Plan General de Contabilidad de PYMES?

El plan contable de PYMES podrán aplicarlo las empresas que durante dos años consecutivos cumplan, al menos, dos de los siguientes requisitos:

• Que el importe total de su activo no supere los 4.000.000 de euros.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocio no supere los 8.000.000 de euros.
• Que el número medio de trabajadores durante el ejercicio no sea superior a 50.

El hecho de no cumplir dos de estos tres requisitos en un ejercicio concreto no impide su aplicación ya que es necesario su incumplimiento durante dos años consecutivos para perder el derecho a implementarlo.

Aún estando dentro de estas magnitudes no podrán aplicar el plan PYME aquellas empresas en las que se dé alguna de las siguientes circunstancias:

• Que hayan emitido valores que coticen en algún mercado de la Unión Europea.
• Que formen parte de un grupo que formule o deba formular cuentas consolidadas.
• Que su moneda fundacional sea distinta del euro.
• Que se trate de cierto tipo de entidades financieras.

¿Qué es el cuadro de cuentas en el plan general contable para PYMES?

El cuadro de cuentas del plan contable para PYMES es una relación ordenada de todas las cuentas contables a utilizar en la contabilidad de la empresa y en el que aparecen estructuradas en 7 grupos diferentes (más adelante veremos qué son estos grupos).

Dentro del plan, el cuadro de cuentas es una de las cinco partes en las que se divide y que son las siguientes:

• Primera parte: marco conceptual de la contabilidad -> Contiene los conceptos y principios básicos a cumplir.
• Segunda parte: normas de registro y valoración -> Son los criterios que se deben emplear para valorar los distintos elementos que forman el patrimonio de la empresa.
• Tercera parte: cuentas anuales -> la elaboración de las cuentas anuales es el fin último de la llevanza de la contabilidad y es en esta parte del plan donde se regulan en detalle.
• Cuarta parte: cuadro de cuentas -> como ya hemos dicho, se trata de la lista que contiene las cuentas contables a utilizar en la contabilidad y que están agrupadas de la forma que veremos más adelante.****
• Quinta parte: definiciones y relaciones contables -> siguiendo la estructura del cuadro de cuentas, contiene la explicación de para qué se utiliza cada cuenta contable y cuándo se carga (se anota en el debe del asiento) y se abona (se anota en el haber).

¿Para qué sirve el cuadro de cuentas para PYMES?

Cada cuenta contable representa un elemento patrimonial específico, por lo que a la hora de introducir la información mediante los diferentes apuntes contables (también llamados "asientos contables", "anotaciones contables" o "registros contables") hay que utilizar la cuenta que corresponda exactamente y no otra.

Están formadas por un código numérico y un nombre (por ejemplo:* 175 Efectos a pagar a largo plazo, 430 Clientes, 570 Caja o 700 Ventas de mercaderías*). Y en cada asiento hay que anotarla al completo, es decir, incluyendo tanto el número como el texto.

Pues bien, como el cuadro de cuentas las incluye todas perfectamente ordenadas según una estructura conocida, sirve como guía a la hora de determinar la cuenta contable a utilizar y saber cuál es su código y nombre exacto.

Lo entenderás con el siguiente ejemplo:

Tengo que hacer el apunte contable correspondiente al gasto en que ha incurrido la empresa al reparar un vehículo averiado. Me iré al cuadro de cuentas para buscar la que corresponda a esta operación y será esa la que utilice a la hora de hacer mi asiento contable. En concreto, en este caso, la cuenta que corresponde es la 622 Reparaciones y conservación.

¿Cuál es su importancia?

Ni el cuadro de cuentas ni las definiciones de la parte quinta del plan contable son de uso obligatorio. Sí que se recomienda su utilización pero cada empresa podrá emplear otras cuentas contables diferentes a las contenidas en el plan si les resulta más conveniente.

Ahora bien, este hecho no le quita importancia porque, en la práctica, la inmensa mayoría de las PYMES utilizan las cuentas incluidas en el cuadro si bien puede ser habitual añadir algunas más.

¿Cómo es la estructura del cuadro de cuentas del PGC para pymes?

El cuadro de cuentas del plan para PYMES presenta una estructura que divide las cuentas contables en 7 grupos y cada uno de esos grupos aglutina a las que se refieren a una materia concreta.

El primer dígito de cada cuenta contable es el del grupo al que pertenece, por ejemplo, en todas las cuentas del grupo 5 el primero de sus 3 dígitos es el número 5. Esto facilita mucho tanto su localización como el saber, aunque sea a grandes rasgos, su funcionamiento. Y así, los que se inician en los conceptos básicos de contabilidad, uno de los primeros pasos que deben dar es aprender que incluye cada uno de esos grupos:

Grupos del cuadro de cuentas

Son los 7 siguientes:

Grupos Título Contenido Ejemplos de cuentas que incluye

Grupo 1 Financiación básica Comprende tanto los fondos propios de la empresa como la financiación ajena a largo plazo. (100) Capital social (129) Resultado del ejercicio (171) Deudas a largo plazo

Grupo 2

Son las cuentas por cobrar y por pagar dentro de la actividad normal de la empresa, incluídas las referentes a la Administración y los trabajadores (400) Proveedores (430) Clientes (475) Hacienda Pública, acreedora por conceptos fiscales

Grupo 5 Cuentas financieras Incluye los elementos financieros con los que cuenta la empresa fuera de su tráfico normal (porque estas pertenecen al grupo 4) y cuyo vencimiento es inferior a 1 año. (520) Deudas a corto plazo con entidades de crédito (542) Créditos a corto plazo (572) Bancos e instituciones de crédito

Grupo 6 Compras y gastos Son las cuentas que reflejan los bienes que la empresa adquiere para su venta o fabricación y los gastos propios del ejercicio. (600) Compras de mercaderías (625) Arrendamientos y cánones (640) Sueldos y salarios

Grupo 7 Ventas e ingresos Todos los ingresos que obtiene la compañía, tanto los que provienen del desarrollo de su negocio como aquellos que son ajenos al mismo. (700) Venta de mercaderías (740) Subvenciones, donaciones y legados a la explotación (754) Ingresos por comisiones

Otras divisiones del cuadro

Estos 7 grupos forman la estructura básica del cuadro de cuentas pero dentro de ellos están los subgrupos, que incluyen las cuentas contables, de las cuales algunas se dividen en subcuentas.

Lo verás muy claro con este ejemplo: el* grupo 4* se divide en los siguientes subgrupos:

• 40 Proveedores
• 41 Acreedores varios
• 43 Clientes
• 44 Deudores varios
• 46 Personal
• 47 Administraciones públicas
• 48 Ajustes por periodificación
• 49 Deterioro de valor de créditos comerciales y provisiones a corto plazo

De esta manera, todas las cuentas y subcuentas que integran el grupo 4 pertenecen a alguno de estos subgrupos. Y los dos primeros dígitos de todas ellas son los del subgrupo al que pertenecen.

Ten presente que algunas cuentas contables se desglosan en subcuentas que son más específicas y aportan una información más concreta, pero no ocurre así en todas. Las cuentas tienen 3 dígitos y las subcuentas 4, de los cuales los 3 primeros son idénticos a los de la cuenta a la que pertenecen.

Seguimos con el ejemplo anterior y verás esto muy claro con las cuentas y subcuentas que integran el subgrupo 44 Deudores varios:

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