Para que la contabilidad de una empresa sea correcta, esta debe cumplir con lo establecido en la normativa que regula esta materia, y en España ese marco legal es el Plan General de Contabilidad.
Llevar la contabilidad de una PYME puede ser una tarea compleja, donde organizar cada movimiento financiero con precisión es clave para la salud del negocio. El cuadro de cuentas del Plan General Contable es la columna vertebral de esta organización, el marco que clasifica todas las operaciones de la empresa.
Aquí te enseñamos cómo hacerlo paso a paso, explicando el concepto y la estructura del cuadro de cuentas adaptado a PYMES y detallando las características de sus principales grupos, de forma que al finalizar la lectura puedas configurar y utilizar esta herramienta con confianza, simplificando la gestión diaria y obteniendo una visión financiera más clara de tu empresa.
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(PGC) es el manual de normas y reglas obligatorias que todas las empresas españolas deben seguir para llevar su contabilidad de manera uniforme, ordenada y conforme a la ley y, sin él, no se entiende qué es la contabilidad. Existen varios tipos:
Pues bien, como su nombre indica, el de PYMES es un plan contable pensado para empresas de un tamaño menor (pequeñas y medianas) y se caracteriza por ser más sencillo de aplicar que el normal al imponer el cumplimiento de unas obligaciones menos complejas y exigir menos detalle en parte de la información.
Su aplicación es voluntaria por parte de las empresas que cumplan los requisitos que veremos a continuación, pero la realidad es que la gran mayoría de entidades que pueden hacer lo es el que utilizan a la hora de llevar su contabilidad. Lo hacen por lo que hemos comentado anteriormente: es más sencillo.
El plan contable de PYMES podrán aplicarlo las empresas que durante dos años consecutivos cumplan, al menos, dos de los siguientes requisitos:
El hecho de no cumplir dos de estos tres requisitos en un ejercicio concreto no impide su aplicación ya que es necesario su incumplimiento durante dos años consecutivos para perder el derecho a implementarlo.
Aún estando dentro de estas magnitudes no podrán aplicar el plan PYME aquellas empresas en las que se dé alguna de las siguientes circunstancias:
El cuadro de cuentas del plan contable para PYMES es una relación ordenada de todas las cuentas contables a utilizar en la contabilidad de la empresa y en el que aparecen estructuradas en 7 grupos diferentes (más adelante veremos qué son estos grupos).
Dentro del plan, el cuadro de cuentas es una de las cinco partes en las que se divide y que son las siguientes:
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Cada cuenta contable representa un elemento patrimonial específico, por lo que a la hora de introducir la información mediante los diferentes apuntes contables (también llamados “asientos contables”, “anotaciones contables” o “registros contables”) hay que utilizar la cuenta que corresponda exactamente y no otra.
Están formadas por un código numérico y un nombre (por ejemplo: 175 Efectos a pagar a largo plazo, 430 Clientes, 570 Caja o 700 Ventas de mercaderías). Y en cada asiento hay que anotarla al completo, es decir, incluyendo tanto el número como el texto.
Pues bien, como el cuadro de cuentas las incluye todas perfectamente ordenadas según una estructura conocida, sirve como guía a la hora de determinar la cuenta contable a utilizar y saber cuál es su código y nombre exacto.
Lo entenderás con el siguiente ejemplo:
Tengo que hacer el apunte contable correspondiente al gasto en que ha incurrido la empresa al reparar un vehículo averiado. Me iré al cuadro de cuentas para buscar la que corresponda a esta operación y será esa la que utilice a la hora de hacer mi asiento contable. En concreto, en este caso, la cuenta que corresponde es la 622 Reparaciones y conservación.
Ni el cuadro de cuentas ni las definiciones de la parte quinta del plan contable son de uso obligatorio. Sí que se recomienda su utilización pero cada empresa podrá emplear otras cuentas contables diferentes a las contenidas en el plan si les resulta más conveniente.
Ahora bien, este hecho no le quita importancia porque, en la práctica, la inmensa mayoría de las PYMES utilizan las cuentas incluidas en el cuadro si bien puede ser habitual añadir algunas más.
El cuadro de cuentas del plan para PYMES presenta una estructura que divide las cuentas contables en 7 grupos y cada uno de esos grupos aglutina a las que se refieren a una materia concreta.
El primer dígito de cada cuenta contable es el del grupo al que pertenece, por ejemplo, en todas las cuentas del grupo 5 el primero de sus 3 dígitos es el número 5. Esto facilita mucho tanto su localización como el saber, aunque sea a grandes rasgos, su funcionamiento. Y así, los que se inician en los conceptos básicos de contabilidad, uno de los primeros pasos que deben dar es aprender que incluye cada uno de esos grupos:
Son los 7 siguientes:
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Estos 7 grupos forman la estructura básica del cuadro de cuentas pero dentro de ellos están los subgrupos, que incluyen las cuentas contables, de las cuales algunas se dividen en subcuentas.
Lo verás muy claro con este ejemplo: el grupo 4 se divide en los siguientes subgrupos:
De esta manera, todas las cuentas y subcuentas que integran el grupo 4 pertenecen a alguno de estos subgrupos. Y los dos primeros dígitos de todas ellas son los del subgrupo al que pertenecen.
Ten presente que algunas cuentas contables se desglosan en subcuentas que son más específicas y aportan una información más concreta, pero no ocurre así en todas. Las cuentas tienen 3 dígitos y las subcuentas 4, de los cuales los 3 primeros son idénticos a los de la cuenta a la que pertenecen.
Seguimos con el ejemplo anterior y verás esto muy claro con las cuentas y subcuentas que integran el subgrupo 44 Deudores varios:
No. El uso del cuadro de cuentas del plan contable no es obligatorio, lo que significa que las empresas podrán emplear otras distintas a las que este incluye si consideran que es más conveniente para que la contabilidad refleje la realidad de su negocio.
La mejor forma de llevar la contabilidad una PYME es utilizando un buen programa de contabilidad, que permita ganar tiempo con la mecanización de la información y que esté conectado con otras herramientas de las que extraer información de la forma más automática posible y así ahorrar tiempo y recursos. Holded es un perfecto ejemplo de ello.
