Tengas un trabajo puntual, seas autónomo o emprendedor, has de saber cómo facturar a tus clientes de manera sencilla y efectiva. Si estás aquí es porque probablemente no tengas demasiado claro cómo hacerlo, porque antes que emprendedor has sido empleado, y las facturas eran un formalismo que a ti te pillaban lejos. Hasta ahora.
El emprendimiento exige organización, y la facturación es uno de los aspectos más relevantes dentro de ese orden necesario. Conviene no subestimar el arte de hacer facturas, porque es un aspecto en el que los emprendedores primerizos, sobre todo aquellos que no cuentan con herramientas de facturación online como Holded, cometen más errores.
Así pues, a fin de ayudarles, resaltaremos algunos de los aspectos a tener en cuenta a la hora de elaborar y estructurar las facturas:
El trabajo, siempre bien apuntado
Lo mejor para saber que estás facturando lo que corresponde, es registrar el tiempo trabajado y los recursos invertidos en el proyecto de un cliente; sea el tipo de trabajo que sea.
Para tal fin puedes utilizar herramientas específicas que ofrezcan campos en los que registrar cada tarea o, más sencillo, utilizar las clásicas hojas de cálculo en las que apuntar las horas y los días de trabajo.
Marca la periodicidad
Cada cuánto tiempo tienes pensado facturar, ¿semanal? ¿Quincenal? ¿Mensual? Negocia con el cliente cuándo le vas a facturar y con qué periodicidad. Una vez que lo hayas pactado, trata de ajustarte a ese calendario porque de ese modo el cliente podrá automatizar también sus pagos. Cuanto mayor sea la regularidad, más organizadas tendrás las facturas.
Condiciones de pago
En la conversación inicial con el cliente también deben tratarse las condiciones de pago. Cómo se va a pagar la factura y en qué plazos. ¿Se va a pagar con PayPal? ¿Por transferencia? ¿A 30 días? ¿A 90?
Sobre todo ten en cuenta esta regla básica: cuanto más fácil se lo pongas al cliente en las condiciones de pago, más rápido encontrará la forma de abonarte la factura pendiente.
Respeto, educación y firmeza
Muchas veces ocurre que toca ir a pedir el dinero al cliente. Es una labor desagradable, por supuesto. Pero si te da apuro pasar por este trámite, recuerda que los clientes no te están haciendo un favor abonándote ese dinero: tú hiciste un trabajo, ahora la responsabilidad es de ellos y deben pagarte por ese trabajo. Punto. Trata de mantener las formas y acercarte al cliente desde el respeto y la educación, pero no perdones facturas por miedo a incomodar, porque su obligación es pagar sin que tengas que ir tú detrás de ellos. Si te toca ir a pedir el dinero, es porque se han saltado esa obligación.
El trabajo está completado: es el momento de emitir la factura
Nunca trates de cobrar la factura por adelantado, porque no dará resultado y lo único que puedes conseguir con ello es perder al cliente. Si quieres cobrar un trabajo, por mucha prisa que tengas, espera a realizarlo completamente y que el cliente quede satisfecho.
Emplea una herramienta de facturación online
Utilizar una herramienta como Holded te ayudará a crear facturas de manera profesional, lo cual servirá para dos cosas: no te la devolverán porque falta información a rellenar y ayudará a potenciar tu marca.
