Es fácil entender por qué la tesorería es una de las áreas más importante de toda empresa. Al fin y al cabo, regula todas las operaciones monetarias de un negocio y supervisa el flujo de caja, controlando en todo momento los fondos disponibles en la empresa… Y también efectuando una predicción de futuro que, para que todo funcione como es debido, deberá ser lo más realista posible.
Eso es precisamente lo que suele denominarse como previsión de tesorería: un necesario plan con el que una empresa puede (y debe) visualizar los pagos y cobros y, de esta forma, anticipar el futuro económico de la misma. La idea es prever situaciones de riesgo económico y actuar en consecuencia.
Pero, sobre todo, la finalidad de toda previsión de tesorería es tomar las decisiones correctas para obtener mayores beneficios. Suena apetitoso, ¿verdad? Pues en este artículo ponemos sobre la meas dos posibilidades a la hora de preparar tu propia previsión de tesorería y empezar a caminar de forma firme hacia esa finalidad última.
Usa una hoja de cálculo
La primera opción es la básica y clásica: una hoja de cálculo. Puede ser un Excel (con sus cada vez mejores opciones de trabajo en equipo), un Google Drive (y sus posibilidades de gestión en la nube)… O puede ser la tecnología de tu elección, pero está claro que una hoja de cálculo viene a ser el punto de partida básico para toda previsión de tesorería.
La idea en este caso es optimizar la previsión de pagos y cobros, por lo que nuestra hoja de cálculo deberá diferenciarlos y disponerlos de forma separada. Debería bastar un solo vistazo a esta hoja de cálculo para saber qué pagos y cobros va a recibir tu empresa en los próximos meses.
Por un lado, deberás tener en cuenta una sólida previsión de pagos. Teniendo en cuenta, claro, que lo más habitual en este caso es no pagar de forma inmediata, sino establecer un período de abono pactado con tus clientes. Cuanto más largo sea este período, mayor será el control que tengas sobre tu previsión de pagos y, sobre todo, más fácil será afrontarlos con solvencia.
Por el otro lado, la previsión de cobros se erige como el corazón del plan de tesorería. Este será el flujo de dinero que hará posible que tu empresa sea solvente y que pueda afrontar todos los retos de tesorería. Es por esto mismo por lo que resulta de vital importancia pactar también con tus pagadores un vencimiento de las facturas… Aunque, en este caso, cuanto más corto sea ese plazo de vencimiento, mejor. Y no hace falta explicar por qué, ¿verdad?
Usa un software dedicado
Las hojas de cálculo son muy efectivas, eso no lo puede negar nadie. Pero también hay que reconocer que los tiempos han evolucionado y que, a día de hoy, resulta mucho más efectivo afrontar la tesorería y su previsión usando algún tipo de software dedicado (como, por ejemplo, el de Holded).
Y es que el software adecuado cogerá esa funcionamiento básico de las hojas de cálculo y lo llevará a un nuevo nivel de sofisticación que se benificiará de todo un conjunto de tareas automatizadas de las que podrás olvidarte por completo. Siguiendo con el ejemplo de Holded, este software te permitirá no solo llevar un balance de pagos y cobros, sino que también te ofrecerá la posibilidad de conectar tus bancos (para tenerlos centralizados), tener controlada tu conciliación bancaria, contabilizar tus compras de forma completamente automática…
Dicho de otra forma: usar un software dedicado hace que los básicos de la previsión de tesorería se eleven hacia un nuevo nivel que, de paso, acerque a tu empresa a la finalidad de la que hablábamos más arriba. ¿La recuerdas? Sí, obtener mayores beneficios.
