El inventario de tu e-commerce puede convertirse en un problema ingobernable siempre que no sigas este puñado de consejos.
Puede que un e-commerce sea algo que funcione de forma virtual en un espacio tan abstracto como internet, pero eso no significa que esté completamente desligado de la realidad. Ni mucho menos. Y, de hecho, temas como la gestión del inventario puede complicarse de forma realmente profunda en el caso de una tienda virtual.
Pero tampoco es necesario desesperar: donde hay un problema, siempre hay una solución. Y, en este caso en concreto, está claro que la solución para un e-commerce ha de ser totalmente online: un software de gestión de empresa que te ofrezca amplias posibilidades de gestionar tu inventario de forma clara, fácil y centralizada.
Un buen ejemplo de este tipo de software es Holded… Pero, igualmente, este artículo te ofrece a continuación todo un conjunto de prestaciones básicas que deberían resultar clave en todo software de gestión de inventario. Si tu software no te las proporciona, ¿a lo mejor va siendo tiempo de plantear un cambio?
Personaliza tus productos
Lo básico a la hora de gestionar el inventario de tu e-commerce es, evidentemente, personalizar todos los productos que ofreces. Porque todos son diferentes y, por lo tanto, si no quieres acabar haciéndote un lío, deberás tener en cuenta todo un conjunto de parámetros que te permitan diferenciar un producto del resto.
Un buen software de gestión de inventario te debería proporcionar la opción de crear atributos personalizados y clasificar tus productos siguiendo los criterios que te faciliten más la vida. Incluso deberías llevar esta clasificación más allá y crear grupos de variantes con opciones diversas que te ayudarán a gestionar el inventario de forma ágil. Y, por último, también deberías considerar agrupar los productos en lotes que faciliten la venta y compra de tu inventario.
Solo si realizas correctamente esta personalización de tus productos dentro del software correspondiente, podrás consultar tu inventario en tiempo real y visualizar los movimientos… Dicho de otra forma: esta es la mejor forma de tener una visión real y constantemente actualizada del estado de tu inventario.
Gestiona tus compras y tus ventas
Una vez tu stock esté catalogado, ordenado y bajo control, es el paso de gestionar tanto tus compras… Y, a ese respecto, la prioridad es usar el software pertinente para crear y enviar pedidos de compra a tus proveedores: si realizas este paso desde un gestor potente (y no, por ejemplo, desde tu propio mail), podrás ligarlo a tu inventario y así tener un mayor control sobre él.
Lo mismo puede decirse de la recepción de stock, que debería actualizarse automáticamente y, sobre todo, debería permitirte controlar el producto pedido, recibido y pendiente. A ese respecto, algo que te será de vital ayuda en todo este proceso es el acceso a una búsqueda avanzada con la que filtrar tu inventario por fecha, compra, producto o cualquier otro parámetro que te resulte útil.
Y, si las compras son importantes, lo mismo puede decirse de las ventas. Para empezar, deberías contar con un software que te permita crear y recibir automáticamente pedidos de venta, accediendo libremente a todos los detalles del pedido (unidades, precio, cliente…).
Esto es también aplicable a los albaranes con los que deberías controlar el estado de cada uno de los pedidos, teniendo siempre acceso a las unidades pedidas, enviadas y pendientes. Y todo lo dicho, al final, acabará traduciéndose en un ejercicio de facturación que, si tu software de gestión de inventario es lo suficientemente potente, deberías poder realizar sin demasiadas complicaciones.
Conecta tu tienda online y tu almacén
El último paso que necesitas dar para mantener a raya la gestión de tu inventario es, precisamente, optimizar la conexión entre tu e-commerce y tu almacén. Y, de nuevo, un potente software de gestión de stock puede solucionarte la vida a este respecto.
Recibe ventas, actualiza el stock, genera facturas… Y observa cómo todo lo que ocurre en tu tienda se ve reflejado en tu almacén a la vez que todo lo que ocurre en tu almacén se ve reflejado en tu tienda. Al fin y al cabo, solo hace falta un poco de orden (y un muy buen software) para que el inventario de tu tienda virtual no se convierta en un problema.
