La factura electrónica es el documento online que certifica una operación comercial de compra venta de bienes o servicios. Tiene la misma validez que una factura en papel.
Tras la aprobación de la ley Crea y Crece, la factura electrónica va a ser obligatoria para todos los autónomos y empresas, independientemente de la cantidad de la operación y quién sea el destinatario. En teoría, a lo largo de 2023 se publicarán los plazos concretos en los que entrará en vigor y los requisitos definidos. Aunque depende de trámites políticos. Hasta ahora, la factura electrónica solo es obligatoria cuando el destinatario de la misma sea la Administración Pública.
En cualquier caso, las empresas y autónomos tendrán que acelerar su transformación digital, incorporando este formato electrónico a sus operaciones.
Para ello, es recomendable utilizar software de facturación online. Además de por necesidad legal, el uso de estas tecnologías permite elaborar una factura de forma mucho más rápida y minimizando posibles errores. Gracias, por ejemplo, a la automatización del cálculo de impuestos, la importación de datos fiscales del receptor o la generación automática del documento listo para enviar.
En Holded puedes llevar tu contabilidad completamente online utilizando estas y otras funciones que lo convierten en uno de los ERPs para pymes más completos. Para generar una factura electrónica con Holded debes seguir los siguientes pasos::
- Entra en el apartado Ventas > Facturas.
- Clic en Nueva factura.
- Selecciona el contacto (o crea uno nuevo), número de documento, fecha de emisión y vencimiento (si procede).
- Incluye el concepto del producto o servicio, la cantidad, el precio por unidad y el impuesto a aplicar.
- Clic en Opciones.
- Selecciona Campos Factura-e y rellena los campos.
- Guardar y descargar.
Siguiendo estos pasos se genera un archivo .xml que contiene toda la información necesaria para que el documento sea reconocido por la Administración Pública correspondiente. Recordemos que este formato electrónico (archivo xml) solo es obligatorio para empresas que trabajan con entidades públicas.
Aunque, al mismo tiempo, también sería una factura electrónica aquel PDF que se envía por correo a un cliente, el formato xml sería el único válido para la Administración. Vamos a profundizar en ambos formatos que, en cualquier caso, pueden ser creados con Holded.
Pasos para generar una factura electrónica en Holded
Hay que diferenciar, por tanto, entre facturas electrónicas de formato estructurado y no estructurado. La mencionada factura en PDF también sería considerada factura electrónica. Aunque, en este caso, con un formato no estructurado.
Por otro lado, podemos generar facturas de formato estructurado, que requieren de una serie de campos concretos que pueden variar en función de la Administración que recibirá el documento.
Este último formato es el que actualmente sólo es obligatorio para autónomos y empresas que trabajan con la Administración Pública.
Se genera el mencionado archivo xml que el proveedor debe subir a la plataforma según indicaciones de la Administración. Dicho esto, a continuación vamos a ver todos los pasos para generar ambos modelos de factura electrónica en Holded paso a paso.
Entra en el apartado Ventas > Facturas
Si ya tienes una cuenta en Holded, debes ingresar a tu panel, y pasar el ratón por encima del apartado Ventas. En el desplegable que aparecerá haz clic en Facturas.
Clic en Nueva factura
En la siguiente pantalla encontrarás, en el lado de la derecha, un botón de color azul con el texto ‘Nueva Factura’. Puedes hacer clic ahí o pulsar directamente la tecla N para generar facturas.
Selecciona datos
Se abrirá una nueva ventana en la que debes incluir los datos de la factura. En la zona de contacto debes incluir información de la empresa o particular que va a recibir la factura electrónica.
En el programa de facturación de Holded puedes almacenar los contactos y empresas con las que se guarda relación comercial. De este modo, al teclear las primeras letras del nombre del receptor aparecerán automáticamente todos sus datos fiscales, que podrás insertar en un clic.
El número de documento debe ser correlativo a la serie que está utilizando la actividad para sus facturas habituales, tal y como establece la normativa vigente. La fecha corresponde a la fecha de emisión y se puede incluir una fecha de vencimiento si procede.
Incluye el concepto, la cantidad y el precio por unidad
Más abajo hay que incluir cada uno de los conceptos. El programa permite configurar productos preestablecidos para que, al hacer clic en ellos, se autocompleten los campos de precio e impuestos en un solo clic. O bien se puede introducir el servicio o producto en cuestión y el precio y unidades deseado. Los impuestos también se calculan automáticamente en este caso.
Ya tendríamos lista nuestra factura. Automáticamente, se incluirán nuestros datos de empresa, logo y cualquier otra información preestablecida. La factura electrónica no estructurada está lista para ser enviada desde la misma plataforma de Holded.
Para ello, debes hacer clic en Guardar. Aparecerá una vista previa de tu factura. Haz clic en Enviar y podrás realizar el envío de la misma al correo electrónico del contacto que tengas incluido en la plataforma. Todo sin salir de Holded.
Clic en Opciones
Si necesitamos generar facturas electrónicas de formato estructurado haremos clic en el botón de Opciones. Se superpondrá una nueva pantalla en la zona derecha, en la que debes bajar hasta el último punto. Donde pone ‘Campos factura-e’.
Haz clic en Campos Factura-e y rellena la información
Se abrirá un nuevo desplegable en el que hay que rellenar los siguientes datos, que deben ser facilitados por la entidad pública con la que el autónomo o empresa está colaborando. Es un paso indispensable para generar facturas electrónicas de este tipo, que solo es obligatorio en proveedores de la Administración.
- Contrato emisor
- Fecha contrato emisor
- Operación emisor
- Contrato receptor
- Operación receptor
- Fecha operación receptor
- Expediente
- Fecha del expediente
- Número de albarán
- Fecha del albarán
- Fecha de inicio de facturación
- Fecha fin de facturación
- Línea del pedido
- Texto legal
- Oficina contable
- Órgano gestor
- Unidad Tramitadora
- Guardar y descargar
Tras rellenar los datos, debes hacer clic en Guardar y, luego, de nuevo en la factura para acceder a la vista previa. Ahora, ve a los tres puntos que aparecen en la zona superior derecha de la pantalla. Y en el desplegable, hacer clic en Factura-e y luego en Descargar.
Se descargará el formato XML de la factura electrónica estructurada que corresponde a las operaciones detalladas en la misma. Y que incluirá toda la información que ha facilitado la empresa con los datos de la Administración para la que está trabajando.
De este modo, tras haber firmado el fichero, se podrá subir a la plataforma que la entidad pública en cuestión haya establecido.
Un proceso que se realiza de forma completamente online y automatizada, sin errores, al incorporar funcionalidades que autocalculan sin riesgo de error de cálculo las operaciones.
Y de forma mucho más ágil y organizada, gracias a la mencionada función de envío de factura desde la propia plataforma, como si estuvieras en tu bandeja de entrada.
Además, cuenta con otras funcionalidades extra como la anotación de la operación automáticamente en los libros contables o gráficas para determinar ventas por cliente, tipo de servicio, periodos de tiempo, etc.
Preguntas frecuentes
¿Qué información debe contener una factura electrónica?
Una factura electrónica debe contener exactamente la misma información que la normativa establece para una factura en papel: datos fiscales de emisor y receptor, fecha de emisión, numeración, concepto, precio unitario, unidades, valor antes de impuestos, impuestos aplicables y valor después de impuestos (total).
¿Qué tipo de formato se debe utilizar?
Existen dos tipos de formatos: facturas electrónicas estructuradas y no estructuradas.
Las facturas en formato estructurado son generadas y leídas automáticamente por un software de facturación. Esto permite automatizar procesos, agilizar trámites y evitar la impresión en papel, por lo que se ahorra en tiempo y costes.
Esto es posible gracias a que usan formatos con lenguaje XML. Desde un punto de vista legal, solo las de formato estructurado son las que realmente se pueden definir como facturas electrónicas.
Por el contrario, las facturas no estructuradas, como su propio nombre indica, no contienen datos estructurados. Sería, por ejemplo, un PDF o facturas escaneadas.
Estas últimas son facturas perfectamente válidas y legales. Pero no son facturas electrónicas propiamente dichas.
Sobre este asunto ha habido cierta discrepancia, porque la propia Administración ha definido durante años a un PDF como una factura electrónica. Sin embargo, las normativas internacionales, o la propia Ley Crea y Crece, marcan a las estructuradas como verdaderos documentos electrónicos desde un punto de vista legal.
En Holded, y aunque sean no estructuradas, es posible ‘leer’ un PDF, extraer todos los datos fiscales y generar un documento de gasto que se incorpora automáticamente a tus cuentas. Actualizándose al mismo tiempo libros contables, informes, etc. En el siguiente enlace puedes ampliar información sobre esta funcionalidad de escaneo automático de facturas.
¿Qué beneficios tiene la facturación electrónica sobre la manual?
Generar facturas bajo los pasos descritos es un proceso mucho más rápido que, además, minimiza las posibilidades de cometer errores de cálculo o anotación.
Los programas de facturación online avisan, por ejemplo, si se está tratando de numerar la factura con cifras ya utilizadas, pues se estaría incumpliendo la normativa.
Los impuestos, porcentajes aplicables y los resultados de las distintas operaciones se calculan de forma automática y sin errores. Las operaciones y cantidades correspondientes se asignan directamente a los libros contables correspondientes.
Y se agilizan otros procesos como el análisis de gastos, clientes más rentables por hora invertida de trabajo o envío de la factura al cliente, por poner algunos ejemplos.
¿Es obligatorio emitir facturas electrónicas en España?
De momento, solo las empresas que tienen relación con la Administración Pública están obligadas a la emisión de facturas electrónicas en España mediante sistemas de firma y formatos estructurados, con la información que proporcione el organismo público para cada proyecto.
A lo largo de 2024 se establecerán los plazos finales que extenderán la obligatoriedad de utilizar este tipo de facturas electrónicas a todas las operaciones entre autónomos y empresas. Aunque dichos plazos están aún por determinar.
¿En qué se diferencia una factura electrónica de una FACe?
La factura electrónica es un documento online con datos estructurados que incorpora telemáticamente los datos de una transacción comercial.
Una factura FACe es una factura electrónica, emitida a través del portal online FACe. Este es un portal que deben utilizar todos los autónomos o empresas para enviar facturas electrónicas a los organismos públicos estatales, autonómicos y locales.
