Automatizar facturas: cómo hacerlo y los beneficios que trae

Hay una enorme diversidad de empresas, pero todas ellas tienen un objetivo común: ser rentables. Para quien inicia un negocio, ya sea una microempresa o una gran corporación, ganar dinero es su razón de ser. Para ello, una buena gestión contable es vital. De ahí la importancia de este artículo: automatizar facturas como base de una contabilidad saneada y al día.

La importancia de una buena gestión de facturas

En un negocio, sea el que sea, la gestión adecuada de facturas es imprescindible. No solo porque vamos a tener ante nosotros, cuando lo necesitemos, una fotografía de cómo está nuestra empresa, sino porque esa visión va a ser la que nos permita tomar decisiones a futuro (¿puedo cambiar el equipo informático? ¿Puedo contratar a otro trabajador? ¿Cuándo será el momento óptimo para invertir en un vehículo?)

Con esta verdad inamovible, lo cierto es que las empresas más pequeñas carecen de un departamento de contabilidad, tesorería, facturación…, que nos permita tener las cuentas claras. Y aquí es donde surge la necesidad de que un buen programa de facturación haga ese trabajo por nosotros. Porque no podemos dedicarle ese tiempo.

¿En qué consiste la automatización de facturas?

Automatizar facturas es una parte esencial de la transformación digital en la que todos nos hallamos inmersos. Consiste en utilizar un software de gestión de empresas con un área de facturación al que poder confiar ese trabajo.

Se trata de que nosotros introduzcamos una serie de datos, personalicemos la plantilla deseada y esta herramienta digital se ocupe del resto. Y el resto es un ahorro considerable de tiempo, dinero y flujo de trabajo: ¿quién no ha interrumpido sus tareas ejecutivas para hacer deprisa y corriendo esa factura que debe cobrarse en los plazos previstos?

Antes, claro está, de decidirte, es interesante echar un vistazo a los mejores programas de facturación que hay actualmente en el mercado para lanzarte a comprar uno. Conviene, a modo de recomendación, que escojas uno que te permita probarlo antes de desembolsar un solo euro para saber si es eso lo que buscabas o no.

La importancia de automatizar facturas dentro de una empresa

En primer lugar, conviene recordar que la facturación electrónica es ya una realidad y pronto será obligatoria. Por tanto, las facturas en formato físico o creadas con sistemas tipo Excel, que ya se van quedando obsoletos, irán desapareciendo en favor de las primeras.

La automatización de facturas es importante, además, porque eliminamos prácticamente al 100% el factor humano que puede conducirnos a cometer errores (al calcular el IVA, al hacer una cuenta mal…).

Pero sobre todo es dejar en otras manos, en las de un programa especializado, algo que este sabe hacer mucho mejor que nosotros y que nos va a ahorrar montones de preocupaciones, de interrupciones y de posibles pérdidas por facturas impagadas o que hay que repetir porque no se hicieron bien.

Un software para automatizar facturas elaborará aquellas que sean recurrentes, te avisará de plazos de cobro que terminan o elaborará recordatorios personalizados para quienes se retrasan en el pago.

Ventajas y beneficios de la automatización de facturas

Son muchas y algunas de ellas ya se han dejado traslucir en los párrafos anteriores, pero estas son las ocho ventajas principales de automatizar facturas:

• Evitar las tareas repetitivas. Si eres autónomo/a o pequeña empresa y tienes que ocuparte tú de esta parte a menudo tediosa, seguro que conoces esa sensación de “hay que ponerse a hacer las facturas”. Calculadora (u hoja de Excel), ir punteando para comprobar que no dejas ninguna atrás, comprobar y recomprobar… Un software te quita todo eso de un plumazo.
• Eliminas posibles errores humanos derivados de hacer las cuentas y las facturas a mano.
• Te quitas también el incómodo trance de contactar con tus clientes para avisarles de que sus plazos de pago finalizan (porque el software lo hace por ti).
• Al hilo de esto, es más improbable que no cobres a tiempo.
• Tu relación con tus clientes será mucho más fluida y satisfactoria.
• Ahorras papel, tiempo y dinero. Sí, dinero también: lo que te cuesta al mes un programa de facturación es muchísimo menos que lo que estás perdiendo mientras te encargas tú.
• Te deja tiempo libre que puedes usar en implementar mejoras para tu negocio que sí te necesitan a ti.
• En el caso de que tengas a alguien encargado de esta tarea, le estarás liberando de una labor repetitiva que le quitará frustración y le permitirá aportar a la empresa trabajo de calidad.

Cómo automatizar la facturación de tu empresa

A la hora de crear una factura online hay numerosos programas que pueden darte ese servicio. Eso sí, debes saber escoger cuál te dará las prestaciones adecuadas. No es lo mismo un programa de facturación para pymes que para autónomos, por poner un ejemplo. Como no es lo mismo escoger un software con una curva de aprendizaje muy corta que otro complejo, que hará que gastes dinero en balde y abandones.

Por ejemplo, al automatizar las facturas con Holded hay solo unos pocos pasos previos que debes hacer (y que te llevarán minutos):

1. Crear una cuenta en Holded con tus datos y saber si te registras como autónomo, empresa, etcétera.
2. Rellenar nuestros datos fiscales en Menú de control > Configuración > Sistema > General y completar lo que se nos pide (no obstante, hay un asistente, ‘paso a paso’, que nos puede ayudar en caso de que lo necesitemos: basta con pinchar en él).
3. Personalizar la plantilla de nuestra factura. Holded cuenta con más de 50 plantillas diferentes que luego puedes personalizar y a las que puedes añadir tu logotipo.
4. Incorporar tus contactos. Es algo así como la agenda de nuestro smartphone, solo que un poco más completa. En cada nuevo contacto definimos qué es (cliente, proveedor, lead, deudor, acreedor) y lo incorporamos a nuestra base de datos.
5. Crear, ahora sí, nuestra factura online, que podemos comprobar cuantas veces queramos antes de enviar.

Algunos de los procesos de automatización de facturas que tienes con Holded

Personalizar tus facturas

Como ya te hemos comentado, en Holded hay una serie de plantillas para que, a partir de ellas, puedas crear tu modelo de factura personalizado.

Lo primero es elegir el diseño de nuestra biblioteca que mejor se adapte a tus gustos y necesidades. En segundo lugar, subir el logotipo de tu empresa en formato PNG o JPG. Por último, personalizarla eligiendo el color, la tipografía, etcétera.

Crear un recordatorio

Para agilizar el cobro de tus facturas puedes crear recordatorios personalizados a tus clientes. Es una funcionalidad que avisa a ese cliente que se está demorando con su pago de que su factura está a punto de vencer o directamente vencida.

Puedes elegir si quieres que el recordatorio se envíe por datos específicos de factura (importe determinado, idioma, etcétera) o por fecha de vencimiento. El software de Holded selecciona la o las facturas cuyo recordatorio necesitas enviar.

Con los requisitos claros, crea un recordatorio seleccionando la frecuencia y personalizándolo.

Gestionar y crear facturas recurrentes

Hay clientes con los que el importe de cobro es siempre el mismo porque haces el mismo trabajo para él o porque habéis acordado un determinado aplazamiento a equis meses. Pues bien, este trabajo también te lo puede hacer el software de facturación de Holded. Basta con crear el intervalo deseado y programar su envío automático. Las facturas se generarán y enviarán solas.

También puedes eliminarlas, editarlas, exportarlas, desactivar la automatización si es necesario o activarla si una factura de venta se convierte en recurrente. Todas esas funciones están en el software y son sencillísimas de implementar.

Consideraciones adicionales para una automatización efectiva

Dejemos de lado el hecho de que vamos a ahorrar tiempo y dinero. Y dejemos de lado también que automatizar nuestras facturas puede ser tan sencillo como queramos (nuestro software es tremendamente intuitivo, pero además te ofrecemos soporte).

El proceso de automatización, debidamente hecho, va a simplificar la búsqueda y clasificación de facturas, sean estas las que sean. También va a incrementar nuestra productividad. Y la del departamento de contabilidad, si lo tenemos.

Pero, sobre todo, una factura online es prácticamente imposible de manipular. Y este proceso asegura la trazabilidad de la misma. Podremos saber en todo momento en qué etapa del proceso está, de modo que nos será mucho más fácil detectar potenciales problemas o errores. Dicho de otra manera: nuestra empresa será más eficaz a nivel contable y eso implica que estará más saneada.

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