Cómo archivar facturas de forma rápida y eficiente

Las empresas están obligadas a archivar facturas bajo unos parámetros muy concretos. De no cumplir ciertas normas en cuanto a plazos, contabilidad, y legibilidad podríamos quedar expuestos a sanciones.

Mientras Hacienda nos exige unos mínimos para almacenar estos documentos, las empresas tratan de agilizar y automatizar su facturación, para reducir el tiempo dedicado a trámites de poco valor añadido. 

¿Es posible agilizar tu contabilidad sin caer en irregularidades? Sí, si sigues todas estas reglas.

¿Qué es una factura?

Una factura es el documento que un autónomo o empresa está obligado a generar cuando vende un producto o servicio. Sirve como comprobante de las operaciones comerciales que profesionales independientes o sociedades realizan, fruto de su actividad. Deben archivarse todas: tanto las que emites al realizar un trabajo como las que recibes al realizar una compra. Y hay que almacenarlas de una forma determinada y con un contenido muy concreto, para cumplir con la legalidad y la normativa que marca la Agencia Tributaria. 

Organizar y archivar facturas recibidas

Las facturas recibidas vienen de la adquisición de bienes o servicios. Si un bar compra refrescos para venderlos posteriormente, deberá recibir una factura de su proveedor. Estas facturas recibidas deben contener, obligatoriamente, los siguientes datos. De no estar presentes, no serán válidas:

• Datos fiscales del emisor. Siguiendo con el ejemplo, los datos fiscales de la empresa que vende los refrescos al bar. Aquí debemos tener:
  • Denominación Social.
  • NIF/CIF.
  • Dirección física completa.
• Datos fiscales del receptor.
• Fecha de expedición.
• Número y serie de la factura (en base a la contabilidad del emisor).
• Descripción de bienes, operaciones o servicios objeto de la factura.
• Importe neto / valor económico de esos bienes, operaciones o servicios.
• Impuesto o impuestos, y tipo impositivo que aplica. Por ejemplo, ciertas profesiones están obligadas a introducir en su factura una retención de IRPF. Y la mayoría de bienes están gravados con un 21% de IVA. Aunque algunos deben incluir otro porcentaje, como un 10% o un 4%, por ejemplo. Tanto el tipo de impuesto que aplique (IVA e IRPF), como el porcentaje, deben estar incluidos en la factura. 
• Importe total, teniendo en cuenta que este y los dos puntos anteriores deben aparecer desgranados y por separado.

Puedes recibir este documento en formato papel u online –por ejemplo, por correo electrónico en un PDF–. Cuando tienes este documento con todos estos datos, se originan unas obligaciones a la hora de organizar y archivar facturas recibidas:

• Estás obligado a guardar las facturas de tus compras o inversiones durante cuatro años.
• Estas deben estar conservadas en perfecto estado. Es decir, que en cualquier momento que sean solicitadas serán legibles. Ten en cuenta que, en muchas ocasiones, una factura en papel puede quedar expuesta al paso del tiempo, lo que podría generar borrones o pérdida de información, dependiendo de la calidad del papel, tinta, etc. Por eso es recomendable escanear y realizar copias de las facturas recibidas en este tipo de formatos, pues pueden ser requeridas y deben estar legibles en dicho momento.
• En cuanto a la organización de las facturas recibidas, ten en cuenta que autónomos y empresas están obligados a llevar el libro de registro de IVA de facturas recibidas. Tal y como informa la Agencia Tributaria en su propia web oficial, en estos libros tienes que anotar:
  • Número de recepción de factura.
  • Fecha de expedición.
  • Nombre y apellidos / Razón Social del emisor.
  • Su número de identificación fiscal.
  • Base imponible (cantidad neta antes de impuestos).
  • Cuota tributaria y tipo impositivo (porcentaje de IVA aplicable).
  • Cuota deducible (es decir, la parte de ese IVA que es atribuible a tu actividad y que, por tanto, puedes deducir).

¿Qué ocurre si una factura recibida no es válida?

Si una factura recibida no tiene los datos mencionados, no será aceptada por Hacienda. Esto implica, en primer lugar, que su importe no podrá ser incluido como gasto, lo que impedirá su deducción. Es decir, pagarás más impuestos. 

Pero, por otro lado, la operación comercial a la que está asociada podría ser investigada, por no estar declarada conforme a la normativa de la Agencia Tributaria. En ese caso, podrías exponerte a sanciones, en función del importe total de la factura, y el número de operaciones que incluya. 

Formas de archivar facturas

Si nos ceñimos a la información oficial publicada por la Agencia Tributaria, no existe una única forma de archivar facturas. La clave está en cumplir una serie de requisitos para su conservación, sin importar el modo exacto en que se guarden. Siendo aplicable a cualquier tipo de factura. 

En concreto, Hacienda estipula que se pueden conservar tanto en formato papel como electrónico. Y archivar las facturas por cualquier medio que garantice:

• Autenticidad del origen.
• Integridad y legibilidad del contenido.
• Que sea accesible para la Administración tributaria de forma inmediata (salvo una causa justificada).

Archivo de facturas electrónicas y digitalización

Teniendo en cuenta lo anterior, el autónomo o empresa puede entonces elegir libremente aquel formato que le resulte más cómodo, siempre que cumpla con las mencionadas reglas para archivar facturas que marca la Agencia Tributaria. 

Incluyendo el uso de facturas electrónicas y cualquier proceso de digitalización. Formatos y sistemas que, en definitiva, permiten gestionar y archivar facturas de una forma mucho más ágil (y también legal).

Facturas electrónicas: qué son y tipos

Una factura electrónica es aquella que se envía y recibe en formato electrónico. La autenticidad e integridad es más fácil de rastrear, pues se realizan mediante firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos, o cualquier otro medio habitual entre empresas que permita seguir la pista al documento en una hipotética auditoría. 

Es decir: una factura enviada por correo en PDF es perfectamente válida, y sería considerada como factura electrónica. Así, tendríamos dos tipos de facturas electrónicas:

• Las de formato no estructurado. Es decir, aquellas que para ser introducidas en el sistema informático de quien las recibe requieren de un proceso manual que no está automatizado. Por ejemplo, el mencionado PDF.
• Las de formato estructurado. Las automáticamente generadas por sistemas informáticos del emisor. Y que, a su vez, pueden ser automáticamente introducidas en la contabilidad del receptor sin ‘intervención humana’. Aquí tendríamos las facturas en lenguaje XML (tipo Facturae) o EDIFACT, por poner algunos ejemplos.

Lo importante a la hora de archivar las facturas es que tengan los datos comentados y estén accesibles y legibles, al menos, durante cuatro años.

Herramientas de facturación online

Las herramientas digitales de facturación permiten crear y archivar facturas de forma muy ágil y sin errores. Generas el documento con todos los datos obligatorios, las cantidades e impuestos se autocalculan y la operación se registra automáticamente en los libros contables correspondientes. De forma totalmente automatizada y en un par de clics.

Archivar facturas con herramientas de facturación online es igual de ágil. Un proveedor te envía su factura, que puedes escanear y subir automáticamente, encargándose el propio programa de facturación de leer el contenido, y marcar en tu contabilidad el emisor, el importe neto, la parte de impuestos, etc.

Una forma sencilla y ágil de llevar la facturación, que ahorra mucho tiempo a las corporaciones y profesionales, y les permite dedicar más tiempo a cuestiones estratégicas de valor, y no a trámites y papeleos.