La guía completa para trabajar desde casa de forma óptima

Hasta ahora, trabajar desde casa era un modus operandi exclusivo de los trabajadores por cuenta ajena. El resto de profesionales afirmaba envidiar que los freelancers pudieran trabajar todo el día en pijama… Mientras que esos mismos respondían que no es oro todo lo que reluce.

Sea como sea, las cosas han cambiado. La crisis del coronavirus ha puesto sobre la mesa un nuevo panorama laboral en el que el teletrabajo ya no es solo una opción, sino que puede llegar convertirse en una obligación. Da igual que te encuentres en España, en EEUU o en cualquier otro lugar del mundo: si de repente te encuentras con el deber de trabajar en casa, lo mejor es que no te pille por sorpresa.

Y, en el caso de que sí que te pille por sorpresa, entonces se impone aprovechar toda esa ayuda para pymes y autónomos y teletrabajadores que hace tiempo que venimos tratando en blogs como el nuestro. Ayudas como este artículo en el que vamos a explicarte cómo trabajar desde casa de la forma más óptima.

Programas para trabajar desde casa

Empecemos por lo fundamental: para desarrollar tu trabajo a la perfección, necesitarás todo un conjunto de programas. Inicialmente, esos programas serán los mismos que utilizarías en tu oficina… Pero, ojo, porque lo más seguro es que tengas que sumar nuevas aplicaciones en las que a lo mejor ni habías pensado.

Los básicos

Como hemos dicho más arriba, lo primero son los básicos: si usas determinado software en la oficina, también lo usarás en tu home office. Por eso mismo, en el momento en el que prepares tu ordenador para el teletrabajo, deberías asegurarte que esos programas están correctamente instalados en él.

Hay algunos de ellos que son comunes a la mayor parte de los trabajadores: un buen gestor de correo, un procesador de texto, un software de hojas de cálculo… Y, a partir de ahí, se trata de ir sumando dependiendo de las características de tu trabajo en cuestión.

Si eres community manager, por ejemplo, seguro que ya cuentas con algún programa para gestionar las publicaciones en las redes sociales (como la app de Buffer). Los bloggers no podrán vivir sin la app oficial de WordPress, aunque tampoco deberían perder de vista las herramientas específicas de SEO más allá de básicos como Google Analytics.

Los YouTubers lo tienen más complicado, ya que probablemente necesiten un buen editor de vídeo (con opciones sencillas como iMovie o Premiere Pro o más complejas como Final Cut). Algo parecido a lo que ocurre con aquellos que se dedican a los podcasts, ya que necesitan un software dedicado a la edición de sonido (con grandes favoritos de los expertos como Audacity o Garage Band).

Si eres redactor de contenidos, con el mencionado editor de textos ya tiras, aunque no deberías dejar pasar la oportunidad de probar opciones más nuevas como los editores basados en el lenguaje markdown (como, por ejemplo, Ulysses). Si formas parte de la comunidad de desarrolladores y programadores, necesitarás un editor de texto específico como, por ejemplo, Focused.

Pero, por encima de las especificidades de cada profesión, hay algo que todos los programas deberían tener en común: estar preparados para trabajar en el espacio online. Si llevas los números de una empresa, necesitarás un software de contabilidad en la nube. Si tienes un e-commerce, necesitarás gestionarla en tiempo real con un programa específico.

Estamos en el siglo XXI: trabajar desde casa significa trabajar en la nube.

Comunicación

Cuando estás en la oficina, puedes levantarte de tu sitio e ir al de cualquier compañero para preguntarle lo que sea y evitar así el trámite del correo electrónico. De hecho, muchas son las empresas que ya han incorporado un chat interno para optimizar este tipo de comunicaciones rápidas… Y, obviamente, este tipo de conversaciones deben seguir existiendo por mucho que los trabajadores estén en casa.

Eso sí: olvídate de Whatsapp, porque no quieres que tus conversaciones de trabajo compitan en tu atención con las conversaciones de tus colegas. Slack y Skype son los dos grandes clásicos a este respecto. Pero hay que reconocer que el nuevo teletrabajo está imponiendo las vídeoconferencias, y ahí es donde están entrando con fuerza otras apps como Microsoft Teams, Zoom o Houseparty (aunque esta última, al tener un enfoque más relajado y casual, puede que no sea la mejor opción para un entorno laboral).

Gestión de proyectos

El flujo de trabajo es algo relativamente fácil de establecer y mantener en una oficina. Pero conservarlo cuando se trabaja desde casa puede ser un poco más complejo… Por suerte, existen todo un conjunto de aplicaciones que sirven no solo para definir este tipo de procesos, sino también para seguirlos paso a paso e incluso mejorarlos.

Programas como Trello o Asana se han convertido en los favoritos a la hora de gestionar proyectos, ya que incluyen una gran cantidad de herramientas para que todos los miembros del equipo puedan visualizar las tareas y trabajarlas en tiempo real. Y, de hecho, algunos ERPs (como, por ejemplo, Holded) también incluyen completas soluciones para la gestión de proyectos.

Gestión del tiempo

Una cosa positiva de trabajar desde casa es que cada uno se organiza el tiempo como quiere. Algo que, por cierto, está comprobado que incrementa la productividad laboral. Al fin y al cabo, si puedes montártelo como quieras, lo más normal será que optimices tu propio tiempo para poder disfrutar de tu ocio a la máxima potencia.

Para ello, el calendario es tu mejor amigo. Pero también opciones mucho más sofisticadas como los gestores de tareas o archiconocidos to-do lists que te permiten dejar a la vista todo lo que tienes que hacer e ir tachando a medida que vas completando cada uno de los puntos.

¿Quieres mayor control todavía sobre el tiempo de trabajo en casa? Opciones como Toggle o Tyme introducen contadores de tiempo para saber exactamente cuánto tiempo dedicas a cada una de las tareas. Tú decides en qué punto de obsesión por los timings te quedas.

Bienestar

Hay un dicho anglosajón un poco intraducible que reza “All work and no play makes Jack a dull boy“… Y es cierto: trabajar demasiado no le hace ningún bien a la cabeza, y mucho menos cuando te pasas todo el día encerrado en tu casa. Por eso mismo, es recomendable contar con algún tipo de pomodoro timer para que te avise de la obligada pausita cada 25 minutos (o cada período que tú mismo establezcas).

Acuérdate también de hacer pausas más largas y, sobre todo, de liberar parte de la tarde para hacer cosas que no sean trabajar. A este respecto, no está de más hacer algún tipo de ejercicio (si quieres hacerlo en casa, abundan apps como Nike Training Club o Seven) e incluso de meditación (con opciones infalibles como Calm o Headspace).

Páginas web

Hemos estado hablando de un buen puñado de programas y aplicaciones que sirven para trabajar desde casa de la forma más óptima posible. Debes saber, eso sí, que muchas de estas opciones no hacen necesario ni el programa ni la app, sino que permiten trabajar directamente desde la página web pertinente.

Porque, al fin y al cabo, muchas son las páginas que ayudan al teletrabajo. Desde buscadores como Google hasta tiendas virtuales como Amazon, que te facilitarán la vista porque te lo llevan absolutamente todo a casa. Tu teletrabajo también puede mejorar de forma visible con un buen asistente virtual (dependiendo del área en la que lo necesites)… Y, claro, estar en casa también es un buen momento para cultivar el networking con redes sociales como LinkedIn o para buscar nuevas ofertas de trabajo en sitios como Infojobs.

Cada maestrillo tiene su librillo. Y cada teletrabajador tiene su propia lista de páginas web favoritas.

Equipo básico

Suele pensarse que, para trabajar desde casa, un freelancer solo necesita un ordenador (portátil o no) y una conexión a internet. Y eso tiene parte de cierto. Pero igual de cierto es que, si no añades determinadas cosas a ese equipo básico, trabajar de forma remota puede acabar pasándole factura tanto a tu salud como a tu productividad.

Una buena opción es hacerte con un escritorio espacioso, una lámpara potente y una silla ergonómica, porque tu cuerpo te lo agradecerá al final del día. También con un ratón, un teclado y una pantalla que sea mínimamente grande para no dejarte la vista en el intento.

Añade aquí cualquier otro material de oficina que necesites: bolis, lápices, etc. Y una última consideración: a nadie le amarga el dulce de tener cosas bonitas sobre su mesa. Porque trabajar en casa no significa que tengas que trabajar en una mazmorra oscura y triste.

Consejos para ser productivo

Da igual el tipo de trabajo que realices: al hacerlo desde casa, no te vendrán mal todo un conjunto de consejos aplicables en todos los casos. A continuación te hablamos de nuestros favoritos…

• Separa tu lugar de trabajo del resto de la casa. Reserva un espacio concreto de tu hogar que no sea en el que sueles hacer vida. Queda terminantemente prohibido trabajar desde el sofá e incluso desde la cama. La idea es que haya una ruptura mental entre tus horas de trabajo y tus horas de ocio, y eso es difícil de conseguir si te pasas todo el día en el mismo espacio.
• Invierte en tu espacio de trabajo. Piensa cómo puedes mejorar la experiencia de tu día a día trabajando desde casa… ¿Puedes comprarte un pedestal para elevar tu laptop y mejorar la postura en la que trabajas? ¿Qué tal añadir una planta que dé un poco de vida a tu escritorio? ¿Y si te haces con unos speakers que te proporcionen buen sonido y así escuchar música?
• No trabajes en pijama. En serio. Esa ruptura entre la vida cotidiana y la vida laboral a la que nos hemos referido antes es mucho más fácil cuando, antes de empezar a trabajar por la mañana, te pegas una buena ducha y te pones cualquier cosa que no sea un pijama. Vístete más o menos casual, vístete con tejanos o con chándal… Pero la idea es que te quites de encima la ropa con la que hayas dormido.
• Créate un calendario diario. Algunas de las aplicaciones que ya te hemos presentado te pueden ayudar a establecer una lista de tareas diaria, asignarles unos horarios concretos y ponerte a trabajar sin salirte de ese guión mental. Te ayudará a enfocarte en las tareas sabiendo que, a continuación, tienes todavía mucho trabajo por sacar.
• Establece tus propios límites laborales. Que trabajes desde casa no significa que tengas que responder un email a las 11 de la noche o que acabes una reunión diciendo “no pasa nada, esto ya lo hago yo el domingo desde el sofá“. Distribuye tu tiempo como si estuvieras en la oficina y marca los límites tanto para ti como para los demás.
• Sé humano. Está claro que el teletrabajo implica comunicarse con el resto de compañeros a través de apps y programas. Y está probado que este tipo de comunicación puede llevar a malentendidos que, si vieras la cara de la otra persona, se evitarían por completo. Así que no dudes en ser pesado para que se te entienda, por ejemplo, o en utilizar emoticonos cuando el momento lo permita.
• Cuida tu tiempo libre. Dicho de otra forma: no trabajes a tiempo completo. Dedícate a leer más, acábate todos esos videojuegos que tienes empezados, mira series, cocina, haz cursos online… ¡Prueba las manualidades! Lo que sea para apartar tu cabeza de esos mails que te quedan por responder.

Ventajas y desventajas de trabajar desde casa

¿El trabajo remoto te parece buena idea pero te da miedo que tenga más desventajas que ventajas? Veamos ambas caras de la moneda por separado. Empezando por las ventajas de trabajar desde casa…

• Ayuda a conciliar mejor la vida laboral y la vida familiar.
• Mayor ahorro tanto para el trabajador (desplazamientos) como para la empresa (mantenimiento de una oficina).
• Horarios flexibles.
• Incremento de la concentración al distribuir uno mismo el trabajo.
• Reducción del estrés al no tener factores de presión como la presencia constante de un jefe.
• Aumento de la productividad (derivada de los dos puntos anteriores).
• Mejora en la alimentación. Porque, como en casa, no se come en ningún otro sitio.

¿Y qué hay en cuanto a las desventajas del teletrabajo? Veamos una lista a este respecto.

• Soledad. Se reduce el trato humano con compañeros y esto puede conducir a una sensación de aislamiento si no se combate con ciertas medidas.
• Sedentarismo. Ir a trabajar cada día ya implica un mínimo de esfuerzo físico. Si no se introducen rutinas de deporte, trabajar desde casa puede conducir a una vida demasiado sedentaria.
• Distracciones. Hay que ser mucho más disciplinado para luchar contra los cantos de sirena que tenemos en la habitación de al lado, ya sea tu consola o tu televisión.
• Problemas informáticos. El departamento informático tendrá más dificultades a la hora de solucionar tus problemas, obviamente.