Cómo solicitar un duplicado de NIF en 7 sencillos pasos

Cualquier autónomo o empresa necesita un número de identificación fiscal (NIF) para poder ejercer su actividad profesional. Sí, también una empresa. Porque sucede a menudo que tendemos a confundir NIF con DNI, pero no es exactamente lo mismo (aunque en muchos casos pueda parecerlo). También hay, o más bien había, una diferencia entre NIF y CIF.

El NIF de un autónomo y de una empresa se codifican de manera distinta, pero vienen a ser lo mismo. ¿Parece un lío? Para nada. Enseguida vas a entender todas las diferencias y, sobre todo, cómo solicitar tu duplicado de NIF sin tener ninguna duda al respecto.

NIF, CIF, DNI: cómo distinguirlos

Vayamos por partes. Qué es NIF, qué es DNI, qué es CIF… El DNI es el documento que nos identifica como ciudadanos españoles. En este caso (y solo en este), el NIF y el DNI coinciden; es decir, si deseamos iniciar una actividad empresarial como autónomos, no vamos a necesitar ninguna otra identificación fiscal, porque ya la tenemos.

El CIF es el nombre con el que se conocía antes al NIF de las personas jurídicas, pero dicha identificación tributaria ya no existe, y ambos, el NIF de personas físicas y el de personas jurídicas, se llaman igual, aunque la codificación es distinta a la del NIF y sigamos empeñados en conocerlo como CIF. Es importante tener esto en cuenta porque, cuando queramos hacer alguna gestión al respecto, su nombre ha cambiado.

El NIF de las personas físicas es un código alfanumérico formado por ocho dígitos y una letra al final; en el caso del NIF de las personas jurídicas, la letra encabeza dicho código alfanumérico y los ocho números van detrás. Por decirlo de otra manera, el NIF es el código que necesitamos para ejercer actividad profesional, y su orden varía dependiendo de si la ejercemos a título individual o como corporación empresarial.

Por último, está el NIE, que es un número de identificación formado por una letra inicial, siete dígitos y una letra final a modo de código de verificación, para extranjeros residentes en España o que se relacionan comercialmente con el país. Obtenerlo –en la web del Ministerio del Interior explican cómo– también es imprescindible si se quiere iniciar actividad profesional aquí.

Las letras dentro de un NIF

Ya sabemos que el NIF, sea de persona física o jurídica, lleva una letra y ocho dígitos. Bien, en lo que respecta a los NIF de personas jurídicas, la letra viene determinada por la naturaleza jurídica de la entidad:

• A para las sociedades anónimas (SA);
• B para las SRL o las SL;
• C para las sociedades colectivas (SC);
• D para las sociedades comanditarias;
• E para las comunidades de bienes;
• F para las sociedades cooperativas…

Hay hasta diecisiete tipos de entidades jurídicas en este ámbito y, evidentemente, número y letra se asignan tras el acto de constitución de una empresa. Uno de los ejemplos más comunes es la constitución de una SL: en Holded te hemos explicado cómo proceder paso a paso.

¿Sabías cómo se calcula la letra del NIF de las personas físicas?

Eso en cuanto a la codificación de los NIF de personas jurídicas, pero ¿sabes cómo se obtiene la letra del NIF en las personas físicas? Pues bien, resulta de dividir la cifra que dan los ocho dígitos del DNI entre 23. La división deja un resto comprendido entre 0 y 22: pues bien, cada uno de esos números se asigna a una letra (no es correlativo; es decir, el 0 no es la A, etcétera), cuya tabla puedes consultar en la web del Ministerio del Interior.

Y ¿cómo calculas el resto? Porque si lo haces en una calculadora normal, te van a salir decimales. Hay montones de calculadoras de resto online como esta en las que puedes, si te pica la curiosidad, comprobar que la letra del DNI tiene un porqué.

Todo pasa por la Agencia Tributaria

Bien. Ya hemos constituido nuestra empresa y necesitamos ese NIF que nos permita iniciar su actividad. Para ello está el modelo 036, esto es, el que da cuenta a la Agencia Tributaria de los datos censales de la empresa para que a todos los efectos nos tenga registrados.

Evidentemente, tras solicitar un NIF que nos permita ejercer actividad económica tenemos que darnos de alta con el correspondiente epígrafe en el IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas). Para ello debemos saber a qué sector profesional pertenece nuestra actividad. Si no lo tienes claro, en esta tabla de epígrafes puedes consultarlo.

Y, si aun así albergamos alguna duda, podemos ponernos en contacto con la Agencia Tributaria y solventar dudas por teléfono o solicitando cita previa. Pero lo primero es tener nuestra tarjeta acreditativa, ya sea por primera vez o su duplicado. Vamos con ello.

Lo primero de todo: cumplimentar el modelo 036

Si tienes certificado electrónico o Cl@ve PIN, puedes cumplimentarlo de manera telemática siguiendo las instrucciones que te da la Agencia Tributaria. Si no, puedes hacerlo en PDF y presentarlo en tu oficina tal y como te explican también en la sede.

Los 7 pasos para obtener un duplicado de tu NIF

Si por las circunstancias que sean ya tienes un NIF pero necesitas una nueva tarjeta acreditativa, estos son los pasos a seguir:

1. Dentro de la web de la Agencia Tributaria, teclea en el buscador «obtención de nueva tarjeta acreditativa del NIF», dentro de la pestaña Modelos 036 y 037.
2. Regístrate con tu Cl@ve PIN o con tu certificado electrónico.
3. Introduce los datos y dale a «Enviar».
4. Aparecerá una ventana con los datos identificativos. Comprueba que todo está en orden y pulsa Generar tarjeta NIF.
5. Aparecerá un justificante con los datos del titular y de quien lo presenta, fecha y hora de la operación, código seguro de verificación (CSV), etc., y la opción Visualizar justificante. Pulsa en esta opción.
6. Aparecerá un documento que se puede o bien guardar o bien imprimir, y la propia tarjeta identificativa en la parte inferior.
7. La tarjeta estará también disponible, dentro de tu área personal, en Comunicaciones emitidas/Mis notificaciones/Acceso a notificaciones y comunicaciones de la DEH.

Posibles incidencias en la solicitud del duplicado

Puede ocurrir que, en el paso 6, no logres visualizar el justificante o que no anotaras el CSV y que al intentarlo de nuevo te aparezca el mensaje «La tarjeta ya ha sido generada hoy, puede imprimirla con el CSV asignado en el momento de la generación». No te preocupes, porque es posible recuperarla:

1. Accede, con certificado electrónico o Cl@ve PIN, a la pestaña Consulta de notificaciones y comunicaciones.
2. En la ventana que aparece, indica los filtros que correspondan y da clic en «Buscar». Ahí aparecerá el listado de comunicaciones y notificaciones de la AEAT: busca el que diga Emisión tarjeta NIF.
3. Haz clic ahora en Número de certificado para obtener la tarjeta.
4. Comprueba los datos, pulsa en Ver comunicación y obtendrás el PDF con la tarjeta acreditativa del NIF.
5. Verás también un CSV: utilízalo para cotejar los datos desde la opción Cotejo de documentos mediante código seguro de verificación.

Y si todavía te queda alguna duda…

La verdad es que la Agencia Tributaria ha hecho auténticos esfuerzos para que muchos de sus trámites se puedan hacer de manera telemática, algo que se agradece siempre, pues nos quita un tiempo precioso, pero es doblemente resolutivo en tiempos de pandemia.

No obstante, si aun así tienes alguna duda o no termina de quedarte claro algún punto, recuerda lo que te dijimos antes: siempre puedes pedir cita presencial y solventarlas todas. Puedes solicitarla por teléfono o por vía telemática siguiendo las instrucciones de la propia Agencia.