Los 7 mejores software y sistemas de reservas en 2024

¿Te acuerdas de cuando hacías algún plan sin reservas? Qué tiempos aquellos… Hoy en día, resulta muy complicado ir a cualquier sitio sin reserva o cita previa. Las reservas permiten a las empresas organizarse mejor, mientras que los clientes pueden utilizar sus servicios con la garantía de saber que serán atendidos.

Si el sistema funciona bien, todos los implicados salen ganando. Por eso es muy importante que tu empresa cuente con el mejor software para reservas. Si no sabes cuál elegir, sigue leyendo, porque en este artículo vamos a diseccionar las opciones más eficientes del mercado.

¿Qué son los software para reservas online?

Los software para reservas online son programas automatizados que sirven para compartir la disponibilidad de una empresa con los clientes potenciales, que pueden elegir una fecha y hora para utilizar los servicios de un negocio. Es una alternativa automatizada y más eficiente que el clásico número de teléfono para reservas.

Generalmente, los clientes pueden hacer las reservas desde la página web de la empresa, pero también desde aplicaciones móviles oficiales e incluso plataformas externas. Algunos programas de gestión incluyen calendario y agenda de reservas, de manera que el software está incorporado dentro de una herramienta integral, con las ventajas que esto supone.

¿Cuáles son sus características y funciones?

Como suele ocurrir con todos los programas, cada uno cuenta con sus propias características, ventajas y funcionalidades. No obstante, en general, la mayoría de software para reservas online ofrecen las siguientes prestaciones:

1. Disponibilidad 24/7, ya que los clientes pueden programar citas y hacer reservas en cualquier momento y en cualquier lugar.
2. Calendario inteligente que muestra los huecos disponibles al usuario y las reservas realizadas al negocio.
3. Posibilidad de integrar una plataforma de pagos cuando se trata de servicios con precio cerrado.
4. Actualización de la agenda en tiempo real.
5. Personalización del servicio.
6. Confirmaciones de las reservas y recordatorios.
7. Integración con otras plataformas.
8. Opción de guardar los datos de los clientes para analizar estadísticas y enviar ofertas personalizadas.
9. Posibilidad de integrar una función de cancelación o modificación para que el cliente no tenga que llamar por teléfono si surge un cambio de planes.
10. Recopilación de datos y análisis de los clientes.

Tipos de software y sistemas de reservas en línea

Existen diferentes tipos de programas y aplicaciones móviles diseñados para gestionar las reservas de los clientes orientados al B2C. Para diferenciarlos, podemos recurrir al tipo de sistema en el que se basan o a la industria a la que se dirigen.

Sistemas de gestión dedicados

Un sistema de gestión de reservas dedicado es aquel que gestiona exclusivamente tu empresa. Puede ser un poco más difícil de implementar, pero, a cambio, ofrece más opciones de personalización y se evita que el cliente vea otras opciones o competidores durante el proceso de búsqueda y reserva.

Sistemas de gestión tipo marketplace

Por otro lado, un sistema de gestión de reservas tipo marketplace es aquel que ofrece una lista de opciones a través de un buscador. Se trata de un arma de doble filo, pues los negocios aparecen en un registro junto a otros competidores, y generalmente se clasifican por puntuación y reseñas.

Especializados en negocios

Hay programas especialmente diseñados para ciertos negocios en los que las reservas son esenciales. En concreto, restaurantes, hoteles y viajes son sectores que se nutren sobre todo de las reservas. Por eso, es recomendable que estas empresas recurran a un software que cubra las necesidades concretas de su tipo de negocio. Por ejemplo, en un restaurante basta con indicar fecha, hora, posibles alergias y número de comensales, mientras que en un hotel hay que solicitar otros aspectos, como número de días de la estancia, requerimientos especiales, cantidad de huéspedes, clase de habitación…

¿Por qué utilizar software de reservas en línea en tu negocio?

Contratar un software de reservas online para tu negocio supone múltiples ventajas. Estas son algunas de las principales razones para implementar un programa de reservas en tu empresa:

1. Optimización de recursos, incluyendo tiempo, dinero y equipo.
2. Mayor presencia online del negocio.
3. Aumento de la satisfacción del cliente.
4. Automatización del sistema de reservas y reducción de errores humanos.
5. Asistencia multilingüe.
6. Mayor comodidad para los clientes.
7. Análisis de los datos de los clientes.
8. Aumento del número de reservas.
9. Pagos fáciles, rápidos y cómodos.

Top 7 software de reservas online

Si estás en proceso de búsqueda y captura de un buen software de reservas online, te ofrecemos una selección con las mejores opciones disponibles actualmente en el mercado. Además, te mostramos las principales características, sus aspectos más destacados (para bien y para mal) y posiblemente lo que más te interese: el precio. Nuestra lista de los mejores programas de reservas online incluye los siguientes:

1. Holded
2. Simplybook.me
3. Setmore
4. Bookeo
5. Timify
6. Reservio
7. Bookwhen

1. Holded

Principales características de Holded

Holded es uno de esos programas que te solucionan un problema y encima te ofrece un montón de herramientas que te ayudan a optimizar tu negocio gracias a sus múltiples recursos. En cuanto al tema que nos ocupa, Holded está equipado con una funcionalidad de reservas que sirve para asignar los servicios que ofreces y poner a disposición de tus clientes un calendario para reservar citas en las horas que estén libres. A partir de ahí, el software en la nube de Holded realiza análisis de rendimiento y muestra tanto las próximas reservas como la actividad reciente, entre muchas otras cosas.

Además, la integración con el CRM de Holded facilita una sincronización óptima entre la planificación de reservas y la gestión de relaciones con los clientes. ¿Y esto qué significa? Pues que puedes ver las reservas de un cliente (pasadas y futuras) desde su ficha y consultar su historial de compras, por ejemplo. Y eso es solo el principio, puesto que Holded es un programa para pymes y autónomos todo en uno.

Ventajas y desventajas

Ventajas

Desventajas

Plataforma en la nube fácil de utilizar con una interfaz intuitiva. Eficiente servicio de atención al cliente. Reservas, calendario online para clientes, CRM y otras funcionalidades, todo en uno. Un potente ERP. Gestión integral de la empresa desde una única plataforma. Tutoriales y academia virtual. Numerosas integraciones. Prueba de la versión completa de 14 días. Muchas opciones de personalización. Configuración rápida e inicio en solo unos minutos.

Las funciones de impuestos están especialmente enfocadas en empresas que operan en España. No es un software específico para reservas.

Planes y tarifas

Holded ofrece planes para pymes, autónomos y asesorías con prueba gratuita de 14 días y un descuento del 50% durante los primeros meses.

• Básico: 29€ al mes.
• Estándar: 59€ al mes.
• Avanzado: 99€ al mes.
• Premium: 199€ al mes.
• Enterprise: Desde 250€ al mes.
• Autónomos: De 15€ a 59€ al mes.

2. SimplyBook.me

Principales características

SimplyBook.es un sistema de reservas online para empresas basadas en servicios. Destaca por permitir a las empresas crear una página web de reservas optimizada para móvil o la integración con su página web actual, e incluso cabe la posibilidad de aceptar reservas a través de las redes sociales o una aplicación móvil. Además, se pueden habilitar los pagos online desde diversas plataformas y ofrece herramientas específicas para clientes (como recordatorios y comentarios).

Ventajas y desventajas

Ventajas	Desventajas
Software específico para gestión de reservas online de empresas que ofrecen servicios. Módulos adicionales. Integraciones con Google Calendar, redes sociales, PayPal… Varias opciones para crear el calendario. Recordatorios automáticos para los clientes. Análisis automáticos para el negocio. Escalabilidad según las características del negocio. Inicio en solo unos minutos.	El plan gratuito es muy básico. Solo sirve para gestionar la agenda y el calendario de reservas. Algunas funciones avanzadas requieren pagos adicionales.

Planes y tarifas

• Gratis: 0€ al mes.
• Básico: 9,90€ al mes.
• Estándar: 29,90€ al mes.
• Premium: 59,90€ al mes.

3. Setmore

Principales características

Setmore es un software de programación de citas online que cuenta con una página de reservas y una agenda, todo en uno. Permite crear un número ilimitado de citas, automatizar las confirmaciones, configurar una pasarela de pagos, enviar notificaciones personalizadas… Y también ofrece con numerosas integraciones.

Ventajas y desventajas

Ventajas	Desventajas
Los clientes pueden reservar citas a través de una plataforma online personalizable y una app móvil. Integración con calendarios externos, incluyendo Google Calendar y Outlook. Recordatorios automáticos para clientes por email y SMS. Se pueden configurar pagos online a través de servicios como PayPal.	La configuración es menos intuitiva que la de otras alternativas. Pago en dólares por usuario. Solo sirve para gestionar la agenda y el calendario de reservas. La versión gratuita está muy limitada.

Planes y tarifas

• Gratis: 0$ al mes.
• Pro: 12$ por usuario al mes.
• Equipo: 9$ por usuario al mes.

4. Bookeo

Principales características

Bookeo es un sistema de reservas online con funciones de seguimiento de la agenda diaria. Está especialmente diseñado para proveedores de servicios, escuelas y centros estudios, operadores turísticos y empresas de actividades.

Ventajas y desventajas

Ventajas	Desventajas
Software de reservas orientado a tres sectores: citas, clases y cursos o tours y actividades. Automatización de procesos. Integraciones con pasarelas de pago, redes sociales, tiendas online… API para desarrolladores. Inicio rápido. Plataforma de pagos online incluida. Opción de ofrecer herramientas de marketing flexibles, como paquetes prepago, cupones de regalo y suscripciones. Escalabilidad.	Interfaz menos amigable y moderna que la de otras alternativas. Opciones de personalización limitadas. Las funciones están enfocadas en ciertos sectores muy delimitados. Solo sirve para gestionar la agenda y el calendario de reservas.

Planes y tarifas

• Solo: 10,95€ al mes.
• Small: 19,95€ al mes.
• Standard: 29,95€ al mes.
• Large: 59,95€ al mes.

5. Timify

Principales características

Timify es un sistema online de citas previas y gestión de calendario. Ofrece prestaciones para gestionar múltiples tipos de reservas, como reservas grupales, reuniones virtuales, entrevistas, citas individuales, reserva de salas… Asimismo, sus funciones se adaptan tanto a pymes como a grandes empresas.

Ventajas y desventajas

Ventajas

Desventajas

Programación de citas y reservas eficiente. Proceso de reserva personalizado. Recordatorios automáticos para clientes. Acceso datos estadísticos sobre reservas, ingresos y recursos. Flexibilidad. Posibilidad de gestionar varios tipos de reservas. Integración con plataformas de pago online. Funciones limitadas de CRM. Sincronización con otros calendarios, como Office365, Microsoft Exchange y Google Calendar. Configuración de citas recurrentes.

A la interfaz le vendría bien una actualización. Opciones de pagos online limitadas. Versión gratuita con herramientas limitadas. Su CRM es muy limitado, ya que en el fondo es un software de gestión de reservas con funciones añadidas.

Planes y tarifas

• Classic: 0€ al mes.
• Premium: 31€ al mes + IVA.
• Enterprise: 53€ al mes + IVA.
• Enterprise Plus: Precios personalizados.

6. Reservio

Principales características

Reservio es uno de los software de programación de citas online más populares. Este programa está diseñado para programar citas, mejorar los servicios de una empresa y promocionar el negocio con reservas online siempre disponibles y envío de recordatorios a los clientes. Aparte de un completo calendario, también ofrece sistema TPV, un pequeño CRM, análisis de datos en tiempo real e integraciones.

Ventajas y desventajas

Ventajas

Desventajas

Calendario de citas y de gestión de personal. Sistema TPV para hacer pagos online. Un pequeño CRM para analizar los datos de los clientes y mejorar el programa de fidelización. Datos del negocio actualizados en tiempo real. Integraciones con Google Calendar, iCal o la página web del negocio. Recordatorios de reservas para clientes a través de SMS y correo electrónico. Enlaces directos para consultar la disponibilidad de los servicios o los empleados. Inicio en solo unos minutos.

Versión gratuita con prestaciones limitadas. Menos opciones de personalización en comparación con otras alternativas. Está enfocada en las reservas y la agenda, el resto de funciones son accesorias.

Planes y tarifas

• Gratis: 0€ al mes.
• Starter: 8€ al mes.
• Standard: 15€ al mes.
• Pro: 30€ al mes.

7. Bookwhen

Principales características

Bookwhen se define como un sistema de reservas y citas online especialmente diseñado para clases, cursos, talleres, actividades y eventos. Su objetivo es ofrecer a las pymes y a sus clientes una solución simple y eficiente para hacer reservas online y automatizar los procesos sin grandes complicaciones.

Ventajas y desventajas

Ventajas	Desventajas
Gestión de pagos online a través de plataformas como PayPal o Stripe. Formularios de reserva y registro personalizados. Notificaciones y recordatorios automáticos. Herramientas de promoción del negocio. Página de reserva personalizada. Lista de espera.	La versión gratuita está muy limitada. El uso es un poco más complicado que el de otras herramientas parecidas. El diseño de la interfaz es muy mejorable. Solo sirve para gestionar el calendario de reservas.

Planes y tarifas

• Gratuito: 0€ al mes.
• Lite: 9€ al mes.
• Estándar: 19€ al mes.
• Plus: 39€ al mes.
• Empresa: Planes personalizados.

Tabla comparativa del top de software de reservas

Programa	Características	Plan más económico	Prueba gratuita
Holded	Programa en la nube de gestión integral para pymes y autónomos. Es una de las opciones más completas para gestionar un negocio e incluye funcionalidad específica de reservas.	15€ al mes	Sí
SimplyBook.me	Programa en la nube específico para la gestión de reservas online. Ofrece numerosas opciones a los negocios, adaptándose a las características y necesidades de cada empresa.	Gratis	Sí
Setmore	Herramienta para reservar citas con agenda incluida que permite automatizar pagos.	Gratis	Sí
Bookeo	Programa de gestión de reservas de citas, clases, cursos, tours y actividades con opción de habilitar los pagos online.	10,95€ al mes.	Sí
Timify	Software en la nube para gestionar citas enfocada a pymes y grandes empresas con funciones limitadas de CRM.	Gratis	Sí
Reservio	Software de gestión de citas con funciones limitadas de CRM, TPV y algunas opciones de personalización .	Gratis	Sí
Bookwhen	Programa de reservas especialmente diseñado para negocios que ofrecen clases, cursos, eventos y actividades con posibilidad de establecer sistema de pagos online.	Gratis	Sí

¿Cómo escoger el software de reservas idóneo para tu negocio?

Vale, ya tenemos todas las cartas sobre la mesa, ahora toca elegir una. Para hacer tu elección, debes tener en cuenta varios factores, como los que recogemos a continuación.

Escalabilidad

A la hora de elegir cualquier programa para tu empresa hay que valorar su escalabilidad, pues el software debería tener la capacidad de crecer junto al negocio para adaptarse a los nuevos desafíos y situaciones. Es decir, que el programa que elijas tendría que ser flexible y ampliable.

Soporte técnico

Es fundamental que el software cuente con un buen servicio de atención al cliente para resolver cualquier duda o problema, e incluso ofrecer formación al personal. Si está disponible 24/7 y en formato multicanal (chat, teléfono y correo electrónico, principalmente), mucho mejor.

Integraciones y funciones

También es muy importante que las funciones del programa de reservas cubran las necesidades de tu negocio. No lo mismo un restaurante que un parque temático o un hotel, por lo que tendrías que asegurarte de que el software elegido es lo que necesitas para gestionar las reservas de tus clientes. Además, gana puntos extra si cuenta con integraciones que potencian la automatización.

Opciones de personalización

No todos los negocios son iguales. Un buen software empresarial debería poder darte margen para personalizar diseños, opciones y detalles que se adapten a tu imagen comercial.

Precio

Obviamente, la cuestión del dinero a invertir también es muy importante, y quien te diga lo contrario… miente. Aparte de la tarifa mensual o anual, a veces el precio también incluye licencias iniciales, equipación, instalación, configuración, actualizaciones… Por suerte, un programa en la nube suele eliminar estos inconvenientes de la ecuación.

En conclusión…

Todo bien hasta aquí, pero tú lo que quieres es que te digamos cuál es el mejor software de reservas online, que, por supuesto, es el CRM de Holded. Gracias a este programa en la nube, no solo podrás crear un calendario de reservas personalizado para tus clientes, sino que también tendrás la posibilidad de manejar desde una sola plataforma tus oportunidades de venta, tus recursos y el contacto con los clientes de tu empresa. El programa de Holded es muy fácil de utilizar y se adapta a todas las necesidades de tu empresa, ayudándote a ahorrar alrededor de 40 horas de trabajo al mes.

Embudos personalizados, gestión de las relaciones con los clientes, agenda de reservas personalizada… Además, todo esto se complementa con las completísimas funciones de gestión para pymes y autónomos que ofrece Holded. Facturación, contabilidad, integraciones, proyectos, recursos humanos, ERP, inventario, integraciones… Con Holded tendrás en la nube todo lo que necesitas para gestionar tu empresa donde y cuando quieras. ¿No te gustaría empezar gratis ahora mismo?

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