Los 10 mejores CRM gratuitos del mercado

Cuando montas una pyme, contar con una herramienta que gestione las relaciones con el cliente es fundamental. En la actualidad, las estrategias de venta están enfocadas al cien por cien a que la relación con la persona que adquiere nuestros productos o servicios no termine ahí, sino que trascienda esa acción de compra puntual y se quiera quedar con nosotros.

Para ello es importante una comunicación fluida, un servicio posventa extraordinario y una facilitación de cualquier servicio o duda que le surja. Porque en vez de un cliente tendremos un prescriptor (es decir, un recomendador de nuestra marca). Pero claro, ya no estamos cara a cara con un mostrador de por medio: las relaciones comerciales han cambiado, y las ventas a través de internet (por poner un ejemplo) necesitan borrar esa barrera de frialdad que supone el no verle la cara al vendedor.

Uno de los programas de software estrella para conseguir esta relación fluida con el cliente es el CRM, pero no deja de ser una inversión y es bueno conocer a fondo qué hay en el mercado y si existe el CRM gratuito ideal. Por eso, en este artículo explicamos qué debe tener un buen CRM, una lista con los diez más interesantes, sus pros y sus contras, resolvemos las dudas más frecuentes y comparamos todos los seleccionados entre sí para ayudarte a tomar una decisión.

¿Qué es un CRM?

CRM son las siglas de Customer Relationship Management (gestión de relaciones con el cliente). Por tanto, en sentido estricto, CRM es un modelo de gestión: son todas aquellas estrategias destinadas a establecer una interacción fluida con nuestros clientes (tanto los actuales como los potenciales). Sin embargo, aquí hablamos del software CRM, es decir, del programa informático que permite organizar y gestionar dichas interacciones para que el servicio de preventa, venta y posventa sea impecable.

Hay, en esencia, tres tipos de CRM. Te decimos cuáles son, qué tienen y a qué tipo de empresa le va cada uno:

1. CRM operativo. Su principal función es la de simplificar y automatizar los procesos comerciales. Centraliza la información que se obtiene de los clientes y los distintos departamentos de la empresa podrán utilizar dichos datos para actuar con otros clientes futuros. Este tipo de CRM es el idóneo si buscas automatizar esos procesos especialmente tediosos (e-mail marketing, correos a gran escala, gestión de contactos, de agenda, reuniones, etc.) y si quieres una comunicación fluida y racional con clientes potenciales.
2. CRM analítico. Recopila y analiza datos para mejorar el servicio al cliente. Con esos datos se pueden crear campañas de marketing más eficaces y dirigidas al segmento potencialmente comprador en lugar de dispersar las energías en franjas de público que nunca van a estar interesadas en un producto como el nuestro. El CRM analítico se basa en la minería de datos y en el procesamiento de estos. Son ideales para aquellas empresas que necesitan saber cómo se comporta su cliente, pero en su contra tiene que es el más técnico y el menos intuitivo de todos, por lo que necesita cierto grado de aprendizaje.
3. CRM colaborativo. Este tipo de software sirve para compartir datos entre los distintos departamentos de marketing, ventas y servicios. De este modo, los distintos empleados pueden construir determinadas estrategias de venta y posventa al mantener en circulación continua la información compartida. Es el CRM perfecto para generar flujos de trabajo y dinamizar ciertos procesos, aunque si no quieres que alguno de esos departamentos tenga acceso a la información es mejor pensar en alguno de los otros dos.

¿Qué debe contener un CRM gratuito para ser excelente?

Pero aquí tratamos de buscar el CRM gratuito perfecto, ese que mejor se adapte a nuestras necesidades. Eso sí, hay una serie de requisitos básicos que necesitamos que contenga para que tenga la máxima funcionalidad:

• Análisis de datos. Bien, aunque no busquemos un perfil analítico, sí es preciso que un CRM gratuito nos ofrezca ciertas herramientas de análisis de datos para obtener información de nuestros clientes, como por ejemplo el porcentaje de conversión de ventas (lo que se llama embudo de ventas).
• Seguimiento de nuestros clientes. Como hemos dicho al principio, la esencia de cualquier CRM, tanto en su sentido más amplio como en un software, es que el cliente esté no solo satisfecho con la venta, sino también con el servicio preventa y, sobre todo, posventa. Si vendemos y no le hacemos un seguimiento o cubrimos sus demandas posteriores podemos generar una pésima imagen de nuestra marca y en vez de tener un cliente que nos recomienda tendremos un excliente que hablará mal de nosotros. Concentrar toda esa información del cliente para darle un buen servicio es imprescindible.
• Buena gestión de todos los procesos. Para que podamos optimizar el flujo de trabajo y facilitarle la labor al equipo, es imprescindible que tu CRM gratuito gestione a la perfección esa información y la destine al sector de ventas para que sepan qué puntos fuertes y débiles señala el cliente de nuestros servicios.
• Automatizar cuantos más procesos, mejor. De hecho, es el corazón de cualquier CRM. Necesitamos una herramienta que contenga su base de datos de clientes, potenciales clientes, ventas hechas, pendientes, cobros, correos y un largo etcétera, es decir, todo aquello que nos ocupa tiempo si lo hacemos «manualmente» y nos impide avanzar en otras tareas que sí requieren de nuestra concentración.
• Que sea intuitivo. Pensemos que cada uno de los miembros de una empresa tiene una capacidad distinta para adaptarse a las tecnologías, por lo que a un CRM gratuito le debemos pedir que sea altamente intuitivo. O dicho de otra manera, que el periodo de aprendizaje sea cortísimo y nos pueda ser útil lo antes posible.
• Una visualización rápida del embudo de ventas. El embudo de ventas es, por resumir, el proceso estratégico de un vendedor para convertir a un cliente potencial en real. Ese recorrido de compra del potencial cliente desde que se fija en nuestro producto hasta que decide comprarlo debe monitorizarse para saber qué hacemos bien dentro de esas estrategias de venta y qué mal.
• Informes detallados. Nos encontramos fuera de la oficina porque estamos reunidos con un cliente y queremos acceder a nuestro CRM para conocer una determinada información: si no contamos con un software que elabore esa información a pocos clics de distancia, tenemos un problema. Es vital que ese programa nos facilite informes al detalle y en tiempo récord.
• Categorización de la información. Los datos que almacena un CRM gratuito se pueden manejar de maneras casi infinitas, por lo que todos ellos deben estar exquisitamente organizados. La segmentación de esa información para facilitar al máximo su búsqueda ha de estar entre nuestras prioridades.

Top 10 CRM gratuitos en 2024

• Holded
• HubSpot
• Zoho
• Bitrix24
• Agile
• Capsule
• Suite
• Vtiger
• Macroges
• Notion

NOMBRE	VENTAJAS	IDEAL PARA…
Holded	Altamente intuitivo y muy cómodo de usar · Integración de numerosas aplicaciones y automatización · Se pueden personalizar al máximo sus múltiples funciones · Específicamente diseñado para autónomos y pymes	Autónomos y pymes que prefieren un «todo en uno» a numerosos programas de gestión
HubSpot	Su versión gratuita incluye muchas prestaciones · Integración con Gmail	Indecisos que no necesitan demasiadas funcionalidades
Zoho	Es un buen gestor de datos	Equipos inferiores a 3 personas (con más de 3 ya es de pago)
Bitrix24	Es una especie de intranet, con más funciones que un CRM	Expertos en estos programas (es poco intuitivo)
Agile	Plan gratuito generoso · Opciones de personalización e integración	Quienes no deseen automatizar el marketing (no está en la versión gratis)
Capsule	Diseño muy simplificado y fácil	Quienes hablen bien inglés (no está disponible en español)
Suite	Software de código abierto	Hay que hacer constantes copias de seguridad
Vtiger	Aplicación de código abierto, con lo que se puede modificar cuanto se quiera	Quienes sepan configurar servidores y bases de datos (requiere un conocimiento alto de estos programas)
Macroges	El CRM gratuito es bastante completo · Útil módulo de facturación	Autónomos que generen menos de una factura semanal (a partir de 50/año el módulo de facturación es de pago)
Notion	Alto grado de personalización	Quienes quieran construir un modelo personalizado, pero con tiempo para indagar (exige mucho aprendizaje)

Analizamos uno a uno cada CRM gratuito

¿Cuáles son las ventajas y las desventajas de cada CRM gratuito? Las repasamos todas a continuación.

Holded

Lo primero que debemos decir de Holded es que no es exactamente un CRM, sino un ERP que incluye una herramienta CRM. Un ERP (Enterprise Resource Planning o sistema de planificación de recursos empresariales) es un software de gestión inteligente que permite tener agrupadas e integradas todas las funciones de facturación, marketing, contabilidad y flujo de trabajo que necesita tu empresa.

Es decir, Holded incluye todo lo necesario para automatizar las facturas, cuenta con un portal del cliente para que tenga acceso a la información que compartas con cada uno de ellos, elabora informes de gastos e ingresos y automatiza toda tu contabilidad, controla cada detalle de tu stock, crea catálogos para los clientes, coordina el flujo de trabajo (incluyendo el control horario de los empleados y facilitando el teletrabajo) y un largo etcétera. Pero centrándonos en su herramienta CRM, las ventajas de Holded sobre sus competidores son las siguientes:

• Está específicamente diseñado para pymes y autónomos.
• Es sencillísimo de manejar (de hecho, Holded pone a tu disposición webinars para facilitar la inmersión, y en menos de una hora podrás usarlo sin problemas).
• Cuenta con embudos personalizados que detectan a tus clientes potenciales y facilitan la posibilidad de hacer negocio con ellos.
• Agiliza el contacto con la cartera de clientes, detecta necesidades y propone soluciones rápidamente.
• Aumenta no solo la tasa de conversión y la base de datos, sino también las ventas.
• Genera informes detallados de ingresos, automatiza los procesos (con todo el ahorro en tiempo y dinero que eso implica) y los pone a disposición del resto del equipo, que cuenta con una base de datos actualizada en tiempo real gracias a su sistema en la nube.
• Sincroniza actividades y procesos de ventas con un calendario personalizado, asigna tareas a cada miembro del equipo y crea actividades para organizar todos los procesos de la empresa.
• Cuenta con un soporte técnico muy eficaz, de manera que nunca te quedarás parado si surge algún problema con el software.

Si nos paramos en las desventajas, Holded no es el software más sofisticado. Es decir, no es el que una gran multinacional elegiría, porque está pensado para pequeños y medianos empresarios y autónomos. Se trata de facilitar la labor a quienes cuentan con un equipo reducido de empleados y a menudo no cuentan con un departamento dedicado en exclusiva a estas funciones, por lo que está hecho para que todo el mundo aprenda rápidamente a utilizarlo.

Para comprobarlo no tienes más que darte de alta en la prueba gratuita de 14 días: no necesitas una tarjeta de crédito, es decir, que no se te cobrará nada al finalizar la prueba y puedes darte de baja sin haber adquirido ningún compromiso.

HubSpot

Como la mayoría de las herramientas orientadas a la gestión de relación con los clientes, este CRM gratuito permite crear una base de datos completamente personalizada y centralizada. Cuenta con numerosas funcionalidades orientadas no solo a la venta, sino también a la captación de clientes.

Ventajas

1. Las versiones gratuitas de las que dispone son bastante funcionales e intuitivas.
2. Es compatible con numerosas herramientas.
3. Dispone de servicio técnico, atención especializada y chat en vivo.

Desventajas

1. Su rango de optimización está en empresas a partir de 10 empleados y hasta 1.000, por lo que no es la más adecuada para autónomos y microempresas.
2. Cuando se trata de personalizar procesos de ventas algo más complejos no es la herramienta más flexible del mercado.
3. Varios de los servicios gratuitos no resultan eficaces.
4. Cuesta añadir funciones adicionales a este CRM.

Zoho CRM

Al igual que sus competidores, el CRM gratuito de la firma Zoho tiene un número de funcionalidades considerable cuya implementación se complica a medida que se le añade nivel de personalización, pero aun así, en su nivel más básico, es intuitivo y de fácil manejo.

Ventajas

1. Se integra perfectamente tanto en móviles Android como en iOS y también con las principales aplicaciones orientadas a relación con los clientes (LinkedIn, MailChimp, etc.).
2. Automatiza procesos de ventas esenciales.
3. Analiza datos de redes sociales, web, llamadas telefónicas…

Desventajas

1. Sus usuarios se quejan a veces de bugs que entorpecen la experiencia de usuario.
2. Aunque Zoho habla español, la versión en nuestro idioma no es perfecta (hay partes no traducidas) y es bueno tener un nivel de inglés aceptable para sacarle el máximo partido.
3. El CRM gratuito de Zoho solo lo es hasta tres usuarios; a partir de cuatro, es de pago.
4. No funciona sin internet.
5. Hay tareas de contabilidad, como la Declaración de la Renta, que no tiene.

Bitrix24

Dentro del mundo del CRM gratuito, Bitrix24 es una de esas herramientas que ofrece algo más que un simple CRM. Tiene su propia nube (al igual que Holded, por ejemplo) y añade numerosas aplicaciones que hacen crecer su funcionalidad.

Ventajas

1. Cuenta con un plan gratuito bastante generoso, con 5 GB de almacenamiento y hasta 1.000 leads (clientes potenciales).
2. Está en español.
3. Tiene numerosas prestaciones.

Desventajas

1. Puede que muchas de esas prestaciones y funciones te sobren, por lo que el software no suele ser el más indicado para empresas pequeñas y/o que no cuenten con alguien experto en el manejo de estos programas.
2. Está pensado para empresas de cierto volumen.
3. Es difícil de manejar para quienes no tienen dominio de los programas de gestión de relaciones con el cliente y contabilidad. Dicho de otra manera, es poco intuitivo.
4. Si se deja de usar durante un periodo de unos 40-50 días, se borran la cuenta y el dominio, con la consiguiente pérdida de información.

Agile CRM

Agile combina los servicios de ventas y marketing con un CRM gratuito (hasta 10 personas) con una notable capacidad para vincular empresas y contactos, herramientas de interacción con los clientes (chat, e-mail…), análisis de ventas y tráfico de la web, etc.

Ventajas

1. El CRM gratuito cuenta con varias funciones básicas (contactos con campos de datos personalizados, integración de correo electrónico, etcétera).
2. Crea campañas de marketing automatizadas para correo y redes sociales.
3. Analiza el tráfico a la web.

Desventajas

1. No es la mejor opción para usuarios con una experiencia limitada en herramientas tecnológicas.
2. Muchas de sus funciones se explican ampliamente en su web y blog, por lo que hay que emplear una notable cantidad de tiempo en aprender su manejo o ir aprendiendo a fuerza de equivocarse.
3. Está muy enfocado al mercado angloparlante, por lo que muchos tutoriales y funciones están en inglés.
4. Su CRM gratuito solo lo es hasta 10 usuarios.

Capsule CRM

Capsule es uno de los CRM gratuitos más conocidos, con un plan gratuito bastante generoso y orientado a pequeñas empresas que, a su vez, tengan un número reducido de contactos. Tiene una función de recordatorio para recontactar con clientes con los que se ha perdido la comunicación durante un tiempo.

Ventajas

1. Gestión de casos y oportunidades ilimitada.
2. Es muy interesante su función de toma de notas y compartir documentos.
3. Se integra bien con la mayoría de las herramientas para pymes.

Desventajas

1. Está en inglés, por lo que resulta incómodo de usar para quienes no dominen el idioma.
2. Hay que conocerla en profundidad para localizar todas sus funcionalidades.
3. Si se tiene una amplia cartera de contactos, se te queda pequeño enseguida.
4. Su CRM gratuito no aporta grandes ventajas con respecto a la competencia.

Suite CRM

Este CRM está entre los más conocidos del mercado. Su código abierto permite mejorar el software cada vez que dé fallos o no se adapte a los requerimientos de los usuarios. También permite un nivel considerable de innovación, precisamente por funcionar con código abierto.

Ventajas

1. Se puede usar libremente por un número ilimitado de personas, lo cual está especialmente bien para grandes equipos.
2. Es altamente modificable debido a que es un software de código abierto.
3. Fácil de usar, robusto e intuitivo.

Desventajas

1. El código abierto tiene un lado negativo, y es que, al no tener detrás un soporte técnico propio, sino que los desarrolladores, al trabajar de manera altruista, lo hacen cuando pueden; de este modo, si tenemos un problema recurrente, no podemos confiar en su rápida resolución.
2. Hay que hacer actualizaciones y copias de seguridad constantemente porque su CRM gratuito no está en la nube.
3. Los usuarios valoran, unánimemente, su soporte de forma negativa.
4. Las versiones premium de este CRM son bastante caras en comparación a otros CRM; de hecho, por comparar, su versión de pago más barata cuesta lo que el ERP de Holded más caro (que, te recordamos, es mucho más que un CRM y, de hecho, incluye uno).

Vtiger

Este CRM, que surgió como una bifurcación de Sugar CRM, ha avanzado notablemente y ha modernizado bastantes de sus funciones. Sus numerosas funcionalidades lo hacen complejo de usar, pero es bueno para automatizar tareas repetitivas, analiza rendimientos de campaña y calidad de oportunidades y se identifican con facilidad los puntos en los que la gestión con el cliente se atasca para corregir las acciones emprendidas.

Ventajas

1. Procesos más eficientes gracias a la automatización de las tareas más repetitivas.
2. Es muy flexible y personalizable.
3. Se accede fácilmente a la información del cliente.

Desventajas

1. Es ideal para la gente muy avanzada en configurar servidores, bases de datos o aplicaciones online, lo que quiere decir que, si no es tu caso, deberías descartarlo por su complejidad.
2. Es difícil de utilizar al contar con demasiadas variables.
3. Al igual que en SuiteCRM, al ser de código abierto en su versión gratuita, estamos a merced del tiempo del que disponga alguien que sepa manejarse con el software.
4. Por no ser intuitivo en su uso, implementarlo en la empresa puede resultar bastante frustrante.

Macroges

Macroges es un CRM gratuito que integra facturación y TPV, lo que simplifica algunas acciones frente a otros CRM. Automatiza procesos de gestoría y está plenamente adaptado a la legislación española.

Ventajas

1. Su CRM gratuito, frente al de pago, no tiene muchas menos funcionalidades.
2. Su visualización en modo calendario lo hace muy cómodo.
3. Es rápido debido a que su diseño es muy básico.

Desventajas

1. Su interfaz es extremadamente sencilla: es funcional, pero con poco detalle.
2. La versión gratuita solo admite 50 facturas por año, lo cual se queda corto para la mayoría de los autónomos y empresarios.
3. El CRM gratuito cuenta con 100 MB de almacenamiento, por lo que puede quedarse corto rápidamente.
4. Le faltan integraciones importantes, como PayPal, el calendario de Google, etc.

Notion

Aunque técnicamente no es un CRM, cuenta con varias funciones que lo incluyen. En realidad, Notion es una herramienta de productividad que vale tanto para agenda como de to-do list, calendario, etc., es decir, tiene aplicaciones que sirven para el trabajo y para la vida diaria.

Ventajas

1. Su gran capacidad de transformación (se va adaptando con el usuario).
2. Cuenta con un interesante conjunto de plantillas (templates).
3. Puede usarse en el ámbito laboral o en el privado.

Desventajas

1. Curva de aprendizaje muy larga. Cuesta mucho dominarlo, especialmente si no se tienen conocimientos profundos en herramientas tecnológicas.
2. Requiere mucho mantenimiento para optimizarlo (es decir, muchas horas de ponerse delante de esta herramienta y sacarle el partido necesario).
3. Es una aplicación propietaria, lo que implica que lo que se haga dentro de Notion se perderá si la empresa desaparece.
4. En consecuencia, si no estamos contentos con esta herramienta nos será difícil, por no decir imposible, migrar toda esa información a otra plataforma.
5. Es gratuito solo para uso unipersonal; si lo queremos para equipos, hay que pagarlo.

¿Qué CRM gratuito debería escoger?

Como hemos visto, la mayor parte de las versiones gratuitas de estos CRM tienen funcionalidades limitadas, por lo que tarde o temprano tendremos que elegir una que se adapte a nuestro presupuesto. Deberíamos tener en cuenta lo siguiente:

• Escoger una herramienta que se adapte a nuestras necesidades. Es decir, si no necesitamos la mitad de las funciones que nos ofrece uno de ellos o se queda corto en algunas aplicaciones, no es nuestro CRM.
• Cada CRM tiene un público distinto: los hay creados para optimizarse en empresas con un gran número de trabajadores y otros están hechos a medida de autónomos y pymes. Es importante esto a la hora de escogerlo porque (nos remitimos al punto anterior) hay funciones de un CRM de una gran empresa que no va a utilizar jamás una pyme o un autónomo y viceversa.
• Lo ideal es que tenga la máxima capacidad de integración con otras herramientas.
• Si no eres muy hábil con la configuración de software tecnológico, nuestra recomendación es que elijas uno sencillo de aprender a usar, que no te lleve más de un par de horas para estar trabajando con él a pleno rendimiento. El tiempo es oro.
• Igualmente, salvo que tu manejo del inglés sea extraordinario, lo más inteligente es decantarse por un CRM 100% en español (algunos tienen una parte en español y luego, a la hora de mirar algún tutorial, te encuentras con que están en inglés).
• Importantísimo: servicio técnico personalizado. Los CRM de código abierto pueden adolecer de una falta de atención al cliente que puedes necesitar en cualquier momento.
• Lo ideal es que puedas explorar desde el primer momento toda su capacidad. Si, pasados unos meses, te encuentras con que a tu CRM gratuito le faltan herramientas imprescindibles que sí tiene el de pago, tendrás que contratar el servicio premium. Y ahí es cuando quizá la tarifa no se ajuste a tu presupuesto.

Preguntas frecuentes sobre los CRM gratuitos

Conclusión

Para un control pleno de nuestro negocio, lo ideal es contar con un ERP y un CRM perfectamente integrados, que funcionen como una sola herramienta, adaptado a nuestras necesidades y a un precio asequible.