¿Buscas un software CRM? Estos son los 5 mejores programas

Cuando emprendes, una de las cosas más importantes es optimizar tu día a día para poder centrarte en la evolución de tu negocio y no perderte entre números y documentos. Por eso, es muy útil contar con la ayuda de un software de gestión inteligente que automatice todo lo automatizable.

Pero si, dentro de todo el universo de los programas de gestión, lo que te interesa es una herramienta CRM, has venido al post indicado. Te mostraremos cuáles son los mejores del mercado para que elijas sabiamente.

¿Qué es un CRM?

Un CRM es un software que permite a las empresas y autónomos a realizar un seguimiento de las interacciones con los usuarios, leads y clientes. Esta función de rastreo engloba el conjunto de prácticas y estrategias comerciales dirigidas a la relación con el cliente.

En otras palabras, un CRM sirve para que cualquier empresa (independientemente de su tamaño) pueda mantenerse conectada con los clientes, mejorar la rentabilidad, optimizar los recursos, aumentar la satisfacción del cliente y potenciar el crecimiento del negocio. Para ello, dentro del sistema de gestión se integran ventas, marketing, atención al cliente y puntos de contacto o touchpoints.

Básicamente, con un software CRM (o CRM a secas) podrás tener a todos tus clientes actuales y potenciales organizados en un mismo lugar. Además, con toda su información adjunta: empleados, facturas, comunicaciones recientes, impagos, etc. Esto hace tu trabajo y el de tu equipo más fácil y rápido, sin olvidar que también fortalece enormemente la relación con tus clientes.

Las siglas corresponden a Customer Relationship Management en inglés y lo podríamos traducir como gestión de relaciones con el cliente. Si vamos un paso más allá, un CRM es el programa informático usado para la gestión total de todos los aspectos relacionados con los clientes:

• Marketing.
• Gestión de ventas.
• Servicio posventa.
• Atención al cliente.
• Seguimiento de leads.
• Asistencia técnica.

¿Qué hace un software CRM?

Como hemos visto, un sistema de CRM es mucho más que una lista de contactos. Las principales funciones que realiza son:

• Recoge y ordena datos e información personal de los clientes, incluyendo intereses de compra y preferencias.
• Organiza cuentas y contactos.
• Conecta a todo el equipo desde cualquier dispositivo.
• Simplifica tareas repetitivas para realizar un seguimiento de leads más eficaz.
• Proporciona recomendaciones acerca de las relaciones con los clientes.
• Recoge los emails y las interacciones de los clientes.
• Personaliza el contacto con los clientes.
• Evoluciona al mismo tiempo que la empresa.
• Acelera y simplifica el proceso de ventas.

Tipos de CRM

Para poder elegir con criterio, debes saber qué tipos de CRM puedes encontrar en el mercado. Hay CRM de tres tipos:

• Operativo.
• Analítico.
• Colaborativo.

El CRM operativo está pensado para simplificar los principales procesos comerciales de una empresa a través de la automatización. Por ejemplo, gestionar todos tus proyectos o contactos en un mismo lugar para agilizar ventas, acciones de marketing o la atención al cliente.

El objetivo principal del CRM analítico es sumar información de tus clientes desde diferentes canales para conocer su comportamiento y hábitos de compra. Con todos los datos recopilados, podrás establecer una estrategia de marketing más personalizada, lo que facilita la fidelización.

El funcionamiento del CRM colaborativo se basa en compartir con el resto de departamentos de la compañía la información obtenida a partir de las interacciones con el cliente.

Características de un CRM

Todo software CRM debe reunir unos requisitos esenciales para cubrir con eficacia las necesidades de un negocio. En concreto, un buen CRM tiene que ofrecer las siguientes funciones básicas:

1. Gestión de contactos y clientes. Una de las funciones principales de un CRM es la gestión de información y de relaciones con el cliente desde el primer contacto hasta que finaliza la venta.
2. Automatización del flujo de trabajo y segmentación de clientes. Esta función permite filtrar datos y automatizar procesos repetitivos para que el equipo se pueda centrar en otras tareas más importantes.
3. Seguimiento de interacciones. El CRM registra automáticamente el historial de interacciones con los diferentes interlocutores a lo largo del embudo de ventas.
4. Gestión de oportunidades de venta. Un CRM ayuda a convertir prospectos en clientes a través de la identificación y puntuación de los leads.
5. Integración con herramientas externas. Todos los CRM cuentan con integraciones con otras aplicaciones que la empresa utiliza regularmente.

Además, los CRM pueden tener otras características habituales u adicionales. Por ejemplo, gestión de documentos, presupuestos, propuestas o canales, así como elaboración de informes o analíticas e incluso predicciones.

Cada programa contiene una serie de características que responden a unas o tras necesidades. Por eso debemos identificar las carencias del negocio, los aspectos por desarrollar y las funciones que pueden aportar mejoras diferenciales a la hora de decantarnos por un CRM u otro.

Diferencias entre un CRM y un ERP

Entre tanta sigla es normal confundir términos. Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un programa que gestiona procesos a través de un sistema de planificación de recursos empresariales. En cambio, un CRM es un software que permite gestionar las relaciones con los clientes.

Por ejemplo, Holded es un ERP, un software de gestión inteligente en la nube que cuenta con una herramienta CRM para ayudar a cerrar ventas. Así que, en este caso, un ERP contiene un CRM. La ventaja de integrar un ERP y un CRM es que se agiliza el flujo de información a nivel interno, lo que a su vez sirve para mejorar el rendimiento del equipo y la calidad del trabajo.

Cómo elegir el mejor CRM para tu negocio

Escoger correctamente es una parte fundamental en el proceso de ventas de una empresa, ya que el objetivo principal de este software es cuidar al detalle las relaciones con clientes. A continuación, enumeraremos los factores que debes tener en cuenta para dar con el CRM idóneo para tu negocio.

1. Objetivos de tu empresa

Para empezar, tienes que tener muy claros cuáles son los propósitos de tu negocio. Puedes ayudarte de una evaluación interna para analizar todos aquellos aspectos que quieras lograr, teniendo en cuenta:

• Tamaño de la empresa.
• Número de empleados.
• Ciclo de ventas.
• Puntos que se pueden mejorar con la inclusión del software.
• Áreas en las que se necesitan hacer cambios.
• Recursos actuales y herramientas necesarias.

2. Presupuesto disponible

Completado el primer punto, deberás establecer el presupuesto que se destinará a la solución CRM. Tendrás que decidir si tu empresa tiene una visión a largo plazo para determinar la inversión o, si por el contrario, está limitada por su situación actual.

3. Necesidades tecnológicas

Una vez tengas claros tus objetivos y el presupuesto para dedicar al sistema CRM, debes valorar si necesitas un software local o uno en la nube. El software local requiere de una instalación en cada uno de los sistemas operativos y un calendario de actualizaciones para estar al día. Por su parte, con un software en la nube no necesitarás instalar nada, se mantiene actualizado automáticamente y se sincroniza en tiempo real, lo que favorece el trabajo en equipo.

4. Simplicidad en el uso

Generalmente, en las pequeñas empresas se trabaja con tiempos ajustados. Por eso, la inclusión del nuevo sistema CRM en tu equipo de trabajo debe ser lo más rápida posible. Si eliges una herramienta de implementación sencilla y fácil aprendizaje, ahorrarás tiempo, recursos y esfuerzos.

5. Informes detallados

Una de las razones por las que se elige contar con un software CRM es para tener toda la información de los clientes ordenada y a mano. Por eso, es clave que la herramienta que elijas te proporcione informes detallados con pocos clics. Así, tendrás los datos que necesites al momento.

6. Segmentaciones y filtros

Este punto está muy relacionado con el anterior. Al trabajar con bases de datos, es importante contar con un sistema efectivo que te ayude a mantener el orden. Sobre todo porque tus contactos tienen multitud de variables con las que puedes trabajar, hacer segmentaciones y categorizar. Por ejemplo: la localidad, tiempo de relación, ventas…

Además, contar con etiquetas concretas hará que los informes sean más detallados y puedas explotar los datos estructurados en tiempo real. Y también ayudan a filtrar los datos, un aspecto especialmente interesante cuando se trabaja con grandes volúmenes de información.

7. Soporte técnico

En muchas ocasiones, este punto pasa desapercibido debido a que no se piensa en él hasta que surgen dudas o problemas. Ojalá nunca necesites contar con el soporte técnico, pero si algún día lo requieres, es importante que esté a la altura.

Si tu proveedor de CRM cuenta con un equipo humano cualificado y con todo lo necesario para solucionar cualquier incidencia, es el mayor valor añadido que podrías pedir a una herramienta de este estilo. En este sentido, debemos valorar aspectos como la rapidez de la respuesta, la variedad de canales de comunicación o un servicio de asistencia 24 horas.

Los mejores CRM para usar

Tras realizar el ejercicio anterior, ya deberías tener más o menos claro cuál debería ser el tipo de CRM que necesita tu empresa. Ahora toca escoger entre los diferentes modelos del mercado. En este apartado hemos recogido algunos de los mejores CRM del momento para que puedas elegir el tuyo.

Holded

Características

Como hemos comentado anteriormente, Holded es un software de gestión inteligente, con todo lo necesario para gestionar tu empresa, donde y cuando quieras. Pero miremos de cerca su herramienta CRM:

Embudos personalizados

• Detectan clientes potenciales y crean un escenario de negocio a corto plazo.
• Facilitan el contacto con tus clientes existentes para conocer sus necesidades y proponer soluciones rápidamente.
• Aumentan la ratio de conversión, las ventas y la base de datos (que se nutre a partir de todos los detalles de los usuarios: correo electrónico, agenda, sitio web, redes sociales…).

Informes detallados

• Muestran los ingresos generados, cuando y donde quieras gracias al sistema en la nube.
• Automatización de procesos para ahorrar tiempo y recursos.
• Todos los miembros de tu equipo podrán consultarlos cuando lo necesiten.

Equipos coordinados

• Creación de actividades para organizar todos los procesos de tu empresa.
• Asignación de responsabilidades o tareas a miembros de cada equipo.
• Sincronización de las actividades y procesos de ventas con el calendario que se elija.

Para facilitarte la inmersión en el programa puedes apuntarte al webinar “Introducción a CRM” en Holded. En menos de una hora, aprenderás todo lo necesario para sacar el máximo provecho a todas sus funcionalidades.

Además, cuenta con un soporte técnico de primera. No por nada tiene una puntuación de excelente en Trustpilot, la web de referencia para saber qué opinan los usuarios sobre distintas empresas.

Para nosotros, el CRM debe ser adaptable, muy sencillo e intuitivo, y ha de contar con algunos automatismos

José Antonio Jové, CEO de Kenos

Planes

Los planes de precios de Holded ofrecen cuatro propuestas:

• Básico: 14,5 euros (incluye 100 facturas / año, CRM, 100 escaneos gratis, 2 usuarios, 5 bancos sincronizados, RRHH, cashflow…)
• Estándar: 29,5 euros (incluye 3.000 facturas / año, 300 escaneos, 4 usuarios, bancos ilimitados y además del servicio básico, ofrece contabilidad, roles de usuarios predefinidos y remesas bancarias).
• Avanzado: 49,5 euros (incluye 10.000 facturas/ año, 800 escaneos gratis, 7 usuarios bancos ilimitados y además del plan estándar, roles de usuarios predefinidos)
• Premium: 99,5 euros (incluye facturas ilimitadas, 1.500 escaneos, 15 usuarios, bancos ilimitados y además del paquete avanzado, gestión de reservas, IVA por país o account manager, entro otros servicios).

Actualmente, se encuentra en vigor una oferta del 50% de la mensualidad durante los tres primeros meses. Si quieres saber más sobre uno de los mejores software CRM del mercado, aquí te dejamos la página web.

Salesforce

Dashboard de Salesforce

Características

Salesforce es un software que también ofrece un servicio integral de gestión con gran variedad de herramientas. Si nos fijamos en su CRM, podemos destacar lo siguiente:

Todo en la nube

• Información en un entorno seguro y online que evita gastos extras en hardware.
• Supervisión de la actividad de tus clientes para poder darle una respuesta casi inmediata.
• Mejor productividad y una rápida resolución de problemas.

Visión 360º del cliente

• Centralización de todos los datos de los clientes dentro de la plataforma.
• Cualquier miembro de tu empresa puede acceder al perfil del usuario que elija para personalizar la comunicación.
• Análisis y segmentación de los clientes para personalizar aún más su experiencia y fidelizarlos.

Email Studio

• Segmentación automática según el perfil del cliente para enviarle solo la información que le interesa.
• Seguimiento de cada una de las campañas por correo electrónico para conocer los resultados.
• Al hablar con un cliente específico, te muestra una lista de los proyectos que le han interesado y cuáles no.

Planes

SalesForce cuenta con una amplia oferta de precios, las más destacadas son:

• Essencials: desde 25 euros al mes.
• Professional: desde 75 euros al mes.
• Enterprise: desde 150 euros al mes.
• Unlimited: desde 300 euros al mes.

Consulta más información sobre su CRM aquí.

Hubspot

Dashboard de Hubspot

Características

Sales Hub es el módulo CRM de HubSpot. Reúne todas las herramientas y los datos en una sola plataforma fácil de usar:

Seguimiento de emails

• Avisos al momento de la apertura de alguno de tus correos electrónicos.
• Seguimiento de cada una de las acciones para saber cuándo es el momento más apropiado para negociar u ofrecer una solución.
• Acceso a todo el historial de movimientos del usuario, sin importar cuándo se ha realizado.

Documentos controlados

• Biblioteca de contenido de todos los departamentos al alcance de los miembros del equipo.
• Envío de documentos directamente desde Outlook o Gmail para poder hacer un seguimiento.
• Panel de control para ver qué tipo de contenido es el más usado.

Gestión de contactos

• Acceso a toda la información relevante sobre tus clientes desde la bandeja de entrada.
• Las últimas interacciones con los usuarios, siempre a mano.
• Recopilación automática de los detalles más importantes de cada llamada.

Planes

Ofrece tres planes de precios:

• Starter: desde 41 euros al mes, con 1.000 contactos.
• Pro: a partir de 740 euros al mes puedes optar a 2.000 contactos.
• Enterprise: desde 2.944 euros al mes y cuenta con 10.000 contactos.

Toda la información, en su página web.

Freshworks

Dashboard de Freshworks

Características

Freshsales es el CRM de Freshworks, un software que se adapta a tu forma de trabajar gracias a las siguientes funciones destacadas:

Gestión de equipos

• Acciones de venta personalizadas programables: correos electrónicos, llamadas o SMS.
• Flujos de trabajo inteligentes gracias a la automatización de tareas y procesos.
• Acceso inmediato a los miembros de tu equipo a cualquier proyecto de la empresa.

Comunicaciones con los clientes

• Llamadas a un clic, con la opción de agregar la grabación al perfil del cliente.
• Opción de interactuar con los visitantes de tu página web para crear leads en tiempo real.
• Conecta la bandeja de entrada para gestionar y rastrear tus correos electrónicos, envíalos en el momento adecuado.

Marketing automatizado

• Opción de agrupar toda la información sobre tus visitantes web a través de formularios.
• Creación de nuevas listas e importación de las ya existentes para que tu equipo de ventas tenga a todos los contactos en un mismo lugar.
• Posibilidad de segmentar a los usuarios según su demografía, geografía y comportamiento.

Planes

En Freshworks cuentan con cuatro planes de precios:

• Free: como su nombre indica, es gratuito pero con pocas funcionalidades activas.
• Growth: desde 15 euros al mes.
• Pro: desde 39 euros al mes.
• Enterprise: desde 69 euros al mes.

Todos los detalles de su CRM, aquí.

Insightly

Dashboard de Insightly

Características

Insightly es un software CRM en la nube pensado para conectar rápidamente con tus clientes potenciales. Sus principales características son:

Automatización del flujo de trabajo

• Creación automática de procesos empresariales complejos para tener bajo control el tráfico de trabajo.
• Rastreo de todos los correos electrónicos que envíes a tus clientes para ofrecer un mejor servicio.
• Permite crear etiquetas que se aplican automáticamente según el perfil del cliente.

Detección de clientes potenciales

• Recopila información de posibles clientes que visitan la web: comportamiento, intereses…
• Genera perfiles de todos los contactos para saber en qué punto del embudo están.
• Encuentra rápidamente la información que necesites mediante la búsqueda y el filtrado.

Conecta a todos los trabajadores de tu equipo de ventas

• Permite una integración total con otras herramientas que uses en tu día a día.
• Toda la información de tus proyectos y ventas, actualizada en tiempo real.
• Al ser un software en la nube, cualquier empleado podrá acceder a él donde y cuando quiera.

Planes

Insightly cuenta con tres rangos de precios:

• Plus: 29 euros al mes, con el plan anual.
• Professional: 49 euros al mes, con el plan anual.
• Enterprise: 100 euros al mes, con el plan anual.

Te dejamos la página web de Insightly por si te apetece saber más sobre su CRM.

Conclusiones

Antes de apostar por una herramienta para tu negocio, debes cerciorarte de qué necesidades quieres resolver para elegir correctamente. Una vez tengas ese punto claro, toca comparar las opciones que hay en el mercado y elegir la que mejor se adapte a ti y a tu empresa.

Así que, si quieres ahorrar tiempo en la gestión de la relación con tus clientes, necesitas un software CRM que pueda evolucionar junto a tu negocio. Además, gracias a sus funciones, todo tu equipo podrá acceder a la base de datos actualizada en tiempo real cuando lo necesiten. Y así, aprovechar cualquier oportunidad de negocio que se presente.

Preguntas frecuentes