Los 8 mejores software administrativos para gestionar tu empresa

Un software administrativo es una herramienta que agiliza trámites de diversas áreas en una empresa. Aunque suele asociarse a empresas de cierto tamaño, lo cierto es que un autónomo o una empresa pequeña también puede aprovechar las ventajas de un software administrativo. Como veremos, muchas de las soluciones que analizamos cuentan con planes diseñados para ellos, tanto en funcionalidades como en precio. 

A continuación analizamos los mejores software administrativos, así como sus principales características, con el objetivo de anticipar qué pueden aportar a las empresas y cuáles son sus principales puntos fuertes.

Tabla comparativa del top de software administrativos

Software	Usabilidad	Integraciones	Recomendado para autónomos	Recomendado para empresas	Variedad de áreas empresariales
Holded	9	9	SI	SI	10
Notion	7	9	SI	SI	2
Signaturit	7	6	NO	SI	2
HubSpot	7	10	SI	SI	4
Expensify	8	6	NO	SI	2
Alegra	7	6	SI	SI	6
Cuéntica	9	4	SI	NO	7
Asana	9	10	SI	SI	4

Top 8 mejores software administrativos

Como decíamos, los software administrativos ayudan a gestionar ciertos aspectos relevantes en una empresa. En consecuencia, algunos de ellos están especializados en un área concreta. Por ejemplo, contabilidad, gestión de proyectos o marketing. Teniendo esto en cuenta, los 8 mejores software administrativos son:

1. Holded
2. Notion
3. Signaturit
4. HubSpot
5. Expensify
6. Alegra
7. Cuéntica
8. Asana

1. Holded

Holded es un software de gestión integral de la empresa que abarca tanto aspectos contables como otros relacionados con la facturación, control de inventario, CRM, gestión de proyectos o RR. HH. 

Ventajas y desventajas de Holded

Su principal ventaja es que abarca, de forma acertada, las principales áreas que influyen en el desarrollo de un negocio. Siendo, en consecuencia, la solución más completa para quienes necesitan atender diferentes áreas clave desde un mismo lugar. Destaca especialmente en los ámbitos de la facturación y contabilidad. En estas áreas ahorra tiempo y gestiones de forma considerable. Sin embargo, también es un software destacado en RR. HH. o gestión de proyectos, por poner algunos ejemplos. 

Como desventaja, señalar que algunos módulos o funcionalidades tienen un coste por usuario, por lo que es necesario valorar bien qué perfiles necesitarán acceso.

Planes de Holded

Gratis	Autónomos	Empresas Básico	Empresas Estándar	Empresas Avanzado	Empresas Premium
0 €	15 € / mes	29 € / mes	59 € / mes	99 € / mes	199 €
30 facturas / año 5 escaneos gratis / año 100 contactos	250 facturas / año 40 escaneos gratis / año 250 contactos Modelos de impuestos Gestión de proyectos	1.000 facturas / año 100 escaneos / año Facturación y gastos CRM Gestión de proyectos	3.000 facturas / año 300 escaneos / año Lo anterior + Contabilidad Reglas de conciliación Remesas bancarias	10.000 facturas / año 800 escaneos / año Lo anterior +  Portal de cliente personalizado Roles de usuario personalizados Recordatorio pagos de facturas	Facturas ilimitadas 1.500 escaneos / año Lo anterior +  IVA por país Soporte Premium

14 días de prueba gratis y 50% de descuento en todos los planes los primeros 3 meses de forma temporal.

2. Notion

Se trata de un software administrativo para gestión de proyectos. Permite añadir recordatorios, tareas, documentos… Favorece la productividad y acelera la coordinación de proyectos.

Ventajas y desventajas de Notion

La principal ventaja de Notion es que es una herramienta muy visual y personalizable. Como desventaja es probable que tengas que adquirir alguna plantilla o modelo para poder sacarle el máximo partido, si no eres un usuario experto. 

Planes de Notion 

Gratis	Plus	Business	Enterprise
0 €	9,5 € / usuario / mes	17 € / usuario / mes	Consultar
Integración con Slack. Estadísticas de página Historial de páginas de 7 días 10 invitados	Lo anterior + Carga de archivos ilimitada Historial de páginas de 30 días 100 invitados	Lo anterior + Inicio de sesión único SAML Equipos privados Estadísticas de página avanzadas Historial de 90 días 250 invitados	Lo anterior + Gestión de usuarios Historial de páginas ilimitado Integraciones Estadísticas completas

3. Signaturit

Se trata de un software administrativo específicamente diseñado para incorporar firma electrónica cualificada sobre ciertos procesos y documentos. 

Ventajas y desventajas de Signaturit

Su principal ventaja es que aumenta la seguridad en procesos de contratación y firma de documentación. Como contrapartida, es un software muy específico para esta cuestión, que deja de lado otras cuestiones muy relevantes en un negocio.

Precios Signaturit

Business	Business+	Enterprise
41,25 € / usuario / mes	68,75 € / usuario / mes	A consultar
Firma electrónica avanzada con biometría Campos personalizables 3 plantillas Soporte vía email	Lo anterior + Envío por lotes Personalización de marca 5 plantillas Integración con Zapier	Lo anterior + Integración vía API Integración con Salesforce Analíticas avanzadas Soporte personalizado

4. HubSpot

Este software administrativo está especializado en el área de marketing. Se trata de un CRM que permite la gestión de bases de datos de clientes y la coordinación de acciones que generen oportunidades de venta. 

Ventajas y desventajas de HubSpot

Se trata de un CRM en la nube muy completo, desde el que es posible coordinar y mejorar la eficacia de campañas de marketing, con el objetivo de aumentar nuestra base de datos de clientes y generar nuevas oportunidades de venta. 

Como desventaja, no incluye funcionalidades relacionadas con la facturación o contabilidad empresarial, por lo que requerirá de un software administrativo específico si se necesitan funcionalidades en esas áreas. 

Precios y planes en Hubspot

Existen hasta siete áreas de trabajo diferentes, especializadas en marketing, operaciones, ventas, servicio al cliente o contenido. 

En cada una de ellas, a su vez, hay dos tipos de planes: los dirigidos a empresas y los destinados a personas o equipos pequeños. Y, cada uno de ellos, tiene al mismo tiempo tres planes diferenciados con diversas características. 

Es necesario, por tanto, acceder a su página web para conocer en mayor detalle planes y precios, ya que son muy variables dependiendo de cada caso.

5. Expensify

Expensify es un software administrativo especializado en la gestión de gastos. Incluye funcionalidades muy potentes en este área, que permiten mejorar considerablemente la gestión de los gastos de empleados en empresas. Sin embargo, no cuenta con funcionalidades específicas para otras áreas. 

Ventajas y desventajas de Expensify

En la gestión de gastos empresariales es una de las mejores soluciones. Sin embargo, este software no te será de utilidad para otras funciones, ya que está muy enfocado a esta única cuestión.

Planes y precios de Expensify

Collect	Control
Desde 5 $ / usuario / mes	Desde 9 $ / usuario / mes
Escaneos inteligentes ilimitados Tarjeta Expensify con límite inteligente Aprobación de gastos Integración con QuickBooks y Xero	Lo anterior + Integración con NetSuite y Sage  Múltiples responsables de gastos Seguridad SAML / SSO Reporting e informes personalizados

6. Alegra

Un software administrativo especializado en facturación y gestión de stock, tanto para tiendas online como físicas. Destaca especialmente su módulo TPV, con el que es posible convertir el teléfono móvil, tablet u ordenador en un TPV con el que tramitar pagos. 

Ventajas y desventajas de Alegra

Su módulo TPV es de fácil implementación, y realmente ayuda a agilizar todos los procesos de facturación y pagos, así como a la actualización y gestión de inventario. También es fácil la creación y gestión de facturas, aunque está un poco limitado en cuanto a funcionalidades, si lo comparamos con otras alternativas de contabilidad y facturación disponibles en el mercado. 

Planes y Precios de Alegra 

Emprendedor	Pyme	Pro	Plus
5,99 € / mes	16,99 € / mes	39,99 € / mes	49,99 € / mes
Límite de facturación mensual de hasta 5.000 € 2 usuarios Soporte 24/7	Límite de facturación mensual de hasta 15.000 € 2 usuarios Soporte 24/7	Límite de facturación mensual de hasta 30.000 € 3 usuarios Soporte 24/7	Límite de facturación mensual de más de 30.000 € 8 usuarios Soporte 24/7

7. Cuéntica

Cuéntica es un software administrativo para el área contable de una actividad empresarial. Posibilidad de emitir facturas con agilidad, registrar gastos o sincronizar tu actividad contable con bancos. 

Ventajas y desventajas de Cuéntica

Cuéntica tiene dos puntos fuertes: es intuitivo y cuenta con un equipo de asesores fiscales para corroborar que los procesos contables se realizan adecuadamente. Como desventaja está muy enfocada a negocios pequeños o autónomos. Además de no contar con funcionalidades que ayuden en otras áreas importantes en una empresa, más allá de las contables.

Planes y Precios de Cuéntica

Autónomos fiscalidad	Autónomos fiscalidad tutelada	Sociedades
9 € / mes	35 € / mes	110 € / mes
Avisos trimestrales para presentación de modelos Calendario fiscal personalizado Resolución de dudas fiscales	Lo anterior + Contabilidad revisada por un especialista Acompañamiento personalizado en los primeros meses	Lo anterior + Presentación por parte de Cuéntica de los impuestos, cuentas anuales, etc.

8. Asana

Asana es un software administrativo para la coordinación de proyectos y gestión de equipos. Se trata de una de las soluciones más utilizadas en el mundo para este fin, permitiendo la coordinación flexible de equipos y tareas.

Ventajas y desventajas e Asana

Su principal ventaja es que conecta y coordina equipos de forma muy intuitiva y desde un único lugar. Es uno de los mejores software administrativos en este ámbito, dada su facilidad de uso, su corta curva de aprendizaje y sus funciones para conectar y coordinar a todos los miembros que participen en un proyecto.

Como desventaja, es necesaria su integración con otras aplicaciones para poder sacarle máximo rendimiento. Además de que no cubre otras áreas también necesarias para el desarrollo de una corporación. 

Planes y Precios de Asana

Personal	Starter	Advanced	Enterprise	Enterprise +
0 €	13,49 € / mes	30,49 € / mes	Consultar	Consultar
Hasta 10 compañeros de equipo Tareas, mensajes, actividades y proyectos ilimitados Vista de lista y vista tablero habilitadas Almacenamiento de archivos ilimitado (100 MB máx. por archivo)	Lo anterior + Hasta 500 compañeros de equipo Vista cronograma y Gantt  habilitadas Paneles de proyectos Generador de flujos de trabajo Formularios Asana Intelligence	Lo anterior + Objetivos 100 portafolios Aprobaciones Personalización de formularios Informes avanzados Seguimiento del tiempo	Usuarios, funciones y visualizaciones ilimitadas SAML Integraciones avanzadas con Salesforce, Power BI o Tableau. Control de invitaciones y datos móviles.  Marca personalizada Asistencia Premium	Lo anterior + Registro de auditoría Asistencia de integración para prevención de pérdida de datos Asistencia para integración de descubrimiento electrónico Cumplimiento de Ley HIPAA  Dominios de invitados de confianza

¿Qué es un software de administración?

Un software de administración es un sistema o plataforma que facilita la ejecución de trámites y procesos relevantes para una o varias áreas de una empresa. 

¿Por qué es recomendable utilizar programas administrativos?

Por el ahorro de tiempo y costes. Las funcionalidades que ofrecen serían mucho más caras si tuvieras que contar con tu propio equipo informático para su desarrollo. Con estas soluciones preconfiguradas es posible acceder a funcionalidades que son comunes a muchas empresas con un coste menor.

Por otro lado, el uso de la tecnología permite automatizar tareas, lo que genera importantes ahorros de tiempo y minimiza el riesgo de errores manuales. Algo especialmente relevante en temas de facturación y contabilidad.

¿Qué factores hay que considerar para elegir el programa de gestión?

Lo principal es estar seguros de que entendemos qué es lo que nos va a aportar el software administrativo que estamos valorando. Como hemos visto, algunos de ellos abarcan diversas áreas. Mientras que otros están únicamente centrados en una funcionalidad más concreta. 

En este sentido, resultan especialmente útiles los periodos de prueba que ofrecen la mayoría de plataformas analizadas. 

En ellos, debemos considerar también si las funcionalidades que nos ofrecen son las que necesitamos, según el tamaño de nuestra empresa. También que las que estamos probando están realmente incluidas en el plan que pretendemos contratar después. Algunas plataformas abren durante sus periodos de prueba funcionalidades que, posteriormente, solo están incluidas en los planes de mayor coste.