Sistema RED

En este artículo vamos a explicar en qué consiste el Sistema RED, en qué ámbitos se utiliza, quién está obligado a emplearlo y cómo se puede dar de alta un usuario o empresa. Esperamos que sirva de ayuda para quien busque cómo manejarse en la herramienta telemática habilitada por la Seguridad Social.

Introducción al Sistema RED

Es posible que eso de Sistema RED te resulte familiar… o tal vez no. En las próximas líneas vamos a desgranar paso a paso cada uno de sus aspectos para que aprendas a utilizar y a explotar los beneficios que aporta. Y, como toda buena historia, comenzaremos por el principio.

¿Qué es el Sistema RED?

La mayoría de los trámites que las empresas y autónomos tienen que realizar con la Seguridad Social se pueden hacer vía online. En líneas generales, existen dos sistemas habilitados para ello: el Sistema RED (Remisión Electrónica de Datos) y la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS). Además, ahora también está disponible el portal Import@ss.

El Sistema RED es un servicio de la Tesorería General de la Seguridad (TGSS) que facilita los trámites entre la empresa (también las agrupaciones de empresas y los profesionales) y la TGSS a través de internet. Este servicio está operativo desde 2008.

Según indica la página web del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, “mediante este procedimiento, los usuarios pueden entrar en contacto directo con la TGSS, accediendo así a los datos de empresa y trabajadores, y remitirle, por vía telemática, los documentos de cotización y afiliación y los partes médicos de baja, sin necesidad de desplazamiento físico a las oficinas y sin límite horario, y evitando el uso de papel”.

Objetivos y propósito del Sistema RED

El principal objetivo del Sistema RED es la digitalización de los trámites, lo que a su vez facilita una comunicación rápida y directa con la Administración pública. De esta forma, los autónomos y las empresas pueden cumplir sus obligaciones con la TGSS y el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) por vía electrónica. Estas obligaciones son aquellas relacionadas con altas, bajas, solicitudes de prestaciones, modificaciones de datos…

Funciones y ventajas del Sistema RED

El Sistema RED se gestiona de manera online. El usuario y la Seguridad Social están en constante comunicación telemática, siendo el certificado digital el elemento que garantiza la seguridad en las comunicaciones. Este servicio se puede emplear en cinco ámbitos concretos:

1. Cotización a la Seguridad Social.
2. Afiliación de trabajadores.
3. Trámites de incapacidad laboral.
4. Gestión de autorizaciones CCC o NAF.
5. Remisión de certificados por nacimiento y cuidado de hijos.

A modo de resumen, los trámites más habituales que facilita el Sistema RED son los que tienen que ver con la presentación de documentos de las series TC2 (relación nominal de trabajadores), tramitación de saldos acreedores e ingresos de las cuotas mediante domiciliación, todos dentro del apartado de cotización. Respecto a la afiliación, destacaremos las altas, bajas y variaciones de los datos de los trabajadores, así como las peticiones de informes relativos a los trabajadores o la propia empresa.

Cotización a la Seguridad Social

El ámbito de actuación del Sistema RED en cotización abarca la presentación por medios telemáticos de cotizaciones correspondientes a los Códigos de Cuenta de Cotización (CCC) de distintos regímenes, como el Régimen General, el Régimen Especial de Minería del Carbón o el de los Trabajadores del Mar. En este punto se pueden entregar documentos TC2 e ingresar cuotas, entre otras cosas.

Afiliación de trabajadores

Las actuaciones a realizar en el ámbito de los afiliados de una empresa permiten transmitir y procesar acciones de afiliación para los trabajadores individuales adscritos a los CCC que posee la empresa. En cuanto a los trámites de afiliación que se pueden realizar a través del Sistema RED, caben destacar los trámites de trabajadores (altas y bajas, cambios de contrato, etc.), las consultas (situación del afiliado en la empresa, situación de la empresa, etc.), los informes (vida laboral de afiliados, los informes de IT por enfermedad común, etc.) o los trámites CCC.

Trámites de incapacidad temporal

La funcionalidad de partes de altas y bajas de incapacidad temporal permite la remisión al Instituto Nacional de la Seguridad Social y/o a las mutuas colaboradoras con la Seguridad Social de los partes de alta y baja médica, tanto los derivados de contingencias comunes como de contingencias profesionales, y también los partes de confirmación.

Gestión de autorizaciones CCC o NAF

Es posible realizar gestiones de una autorización respecto a sus CCC y NAF (Número de Afiliación), así como a sus usuarios secundarios. Esta opción está disponible en “Sistema RED Online”, en el apartado “Gestión de autorizaciones”.

Remisión de certificados por nacimiento y cuidado de hijos

Tras proceder a la remisión de certificados por nacimiento y cuidado de hijos, el trabajador tiene derecho a percibir el subsidio correspondiente. La prestación económica se dirige a cubrir la pérdida de rentas que se produce “durante los períodos de descanso que se disfruten por nacimiento, adopción, guarda con fines de adopción y acogimiento familiar”.

Quiénes están obligados a usar el Sistema RED

Ahora bien, ¿es obligatorio utilizar el Sistema RED? Pues sí, pero solamente en ciertos casos, como vamos a ver a continuación.

Empresas en el Régimen General

Básicamente, están obligados a incorporarse al Sistema RED las empresas, agrupaciones y otros responsables de las cotizaciones al margen del número de trabajadores que den de alta. La página web oficial de la Seguridad Social se refiere a este aspecto en los siguientes términos: “Tras la publicación de la Orden ESS/484/2013, están obligados a incorporarse al Sistema RED las empresas, agrupaciones de empresas y demás sujetos responsables del cumplimento de la obligación de cotizar encuadrados en cualquiera de los regímenes del Sistema de la Seguridad Social, con independencia del número de trabajadores que mantenga en alta”.

Autónomos y sus obligaciones

La página web de la Seguridad Social también indica lo siguiente con respecto a la Orden ESS/484/2013: “En el caso de los trabajadores incluidos en el Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos, con excepción de los correspondientes al Sistema Especial de Trabajadores por Cuenta Propia Agrarios, solo estarán obligados a su incorporación efectiva al Sistema RED los que al mismo tiempo tengan la condición de empresarios obligados a transmitir por dicho sistema los datos relativos a sus trabajadores, en cuyo caso también estarán obligados a transmitir por el mismo sistema sus propios datos como trabajadores autónomos”.

Es decir, los trabajadores inscritos en el RETA, salvo los autónomos agrarios, tendrán que presentar la documentación mediante el Sistema RED solo cuando estén obligados a transmitir los datos relativos a sus trabajadores. Al presentar estos datos también tendrán que presentar los suyos propios.

En otras palabras, hasta 2018 solo los autónomos con trabajadores por cuenta ajena a cargo estaban obligados a registrarse en el Sistema RED. A partir de 2018, en teoría, la Orden ESS/214/2018 establecía la obligación de todos los trabajadores autónomos a incorporarse en el Sistema RED, independientemente de que tengan personal contratado o no. Sin embargo, en la práctica, el criterio de la Seguridad Social sigue siguiendo el mismo que el de la orden anterior (ESS/484/2013).

En resumen, los autónomos sin trabajadores a cargo pueden optar por acogerse al Sistema RED o gestionar sus trámites directamente a través de los servicios electrónicos disponibles en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).

Comunicaciones y obligaciones

Una vez inscritos, a los trabajadores autónomos se les puede comunicar a través del Sistema RED por vía telemática cualquiera de las siguientes notificaciones:

• Reclamaciones de deuda.
• Providencias de apremio.
• Comunicación del inicio de procedimiento de deducción.
• Actos del procedimiento de apremio por cuotas y conceptos de recaudación conjunta y otros recursos.
• Actos del procedimiento administrativo de aplazamiento del pago de deudas con la Seguridad Social.

Estas notificaciones obligan a los autónomos registrados en el Sistema RED a tener un ordenador preparado con acceso a la Sede Electrónica y revisar periódicamente las notificaciones que van entrando en el buzón. Esto es importante, porque, si una notificación se pasa por alto y no se lee, pasado un tiempo preceptivo el sistema dará automáticamente como notificado al autónomo y comenzará a correr el plazo legal.

Excepciones y alternativas

Como regla general, todos los trabajadores incorporados en el Régimen Especial de la Seguridad Social de Trabajadores Autónomos (RETA) y en el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar están obligados a afiliarse al Sistema RED. Sin embargo, algunos colectivos están excepcionalmente exentos de inscripción, tal y como establece la mencionada Orden de 2018. Son los siguientes grupos:

• Profesionales incorporados al Sistema de Empleados del Hogar.
• Profesionales taurinos.
• Autónomos del Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar, grupos segundo y tercero.

Como ya hemos visto, otra excepción la componen los trabajadores autónomos agrarios. Además, los autónomos sin personal a cargo pueden elegir entre el Sistema RED y la Sede Electrónica de la Seguridad Social.

Pasos para darse de alta en el Sistema RED

¿Quieres darte de alta en el Sistema RED? Primero necesitas saber si te corresponde acceder a RED Directo o a RED Internet:

• RED Directo. Para autónomos y empresas con menos de 15 trabajadores contratados.
• RED Internet. Para autónomos y empresas con más de 15 trabajadores.

Después tienes que decidir si quieres darte de alta mediante un autorizado RED que actúe en representación tuya o en nombre propio. A partir de ahí, para darse de alta en el Sistema RED se requiere estar debidamente autorizado por la TGSS. Además, para acceder al servicio es imprescindible tener un certificado electrónico válido “que garantice la seguridad y confidencialidad de todas las actuaciones”.

Solicitar un certificado digital

Para solicitar un certificado digital es necesario realizar un trámite previo en una entidad de certificación reconocida por el Estado. Por ejemplo, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), la Agencia Tributaria o la Cámara de Comercio.

En pocas palabras, hay que enviar una solicitud previa a través de la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y luego acudir de manera presencial a una de las oficinas habilitadas para acreditar la identidad. A continuación, recibiremos un código por correo electrónico con el que podremos descargar el certificado digital e instalarlo en los dispositivos pertinentes. Normalmente, se instala en uno o más ordenadores, pero también el certificado digital también se puede instalar en otros terminales, como tabletas y teléfonos móviles.

Solicitar autorización

Ten en cuenta que existen dos tipos de autorización: si nuestro NIF se corresponde con el NIF de la autorización, entonces pediremos autorización para actuar en nombre propio, sirviendo la autorización para gestionar CCC o NAF. En el caso de que el NIF no corresponda, se pedirá una autorización para actuar en nombre de otros y se distinguirá entre profesionales colegiados o terceros.

En cuanto a la documentación a presentar, junto al importante formulario FR101 (que es una solicitud de autorización para el Sistema RED), deberemos añadir: una fotocopia del DNI, documentación que acredite la representación de la persona física o jurídica y el certificado profesional colegiado (en su caso).

El siguiente paso consiste en solicitar la asignación de CCC/NAF de manera telemática o en la TGSS provincial. Si el NIF de la autorización corresponde con el NIF del CCC/NAF a asignar no habrá ningún problema. En caso contrario, la empresa deberá autorizar esa autorización.

Desde diciembre de 2018, es posible cumplimentar y presentar en el mismo trámite, el formulario FR.101 de “Solicitud de autorización para el uso del Sistema RED” a través del servicio denominado “Autorización para el uso del sistema RED“. Este servicio permite al usuario cumplimentar y presentar en un mismo acceso ante el registro electrónico la solicitud de autorización para el uso del Sistema RED, para las modalidades de transmisión: RED Directo y Sistema de Liquidación Directa.

Este trámite está dirigido a empresas, agrupaciones de empresas, profesionales colegiados y demás personas que en el ejercicio de su propia actividad y/o en representación de los sujetos responsables, empresas o afiliados, gestionen a través del Sistema RED el cumplimiento de las obligaciones de Seguridad Social.

Solicitar la asignación de CCC o NAF

A través del servicio de confirmación de asignación de CCC o NAF a un autorizado RED, el usuario podrá confirmar la asignación de los códigos de cuenta de cotización (CCC) de su empresa o de su número de afiliación (NAF) a un representante para que gestione en su nombre en dicho sistema sus obligaciones de Seguridad Social. Dicho de otra forma, con la asignación del CCC o NAF el autorizado RED podrá actuar en nombre del titular para realizar trámites y gestiones disponibles en el Sistema RED.

Concesión de la autorización

El titular debe confirmar la asignación del CCC o NAF al autorizado que lo ha solicitado. Realizada esta acción, los autorizados RED quedarán asignados. No obstante, también cabe la posibilidad de denegar la solicitud.

Administración de usuarios autorizados

Una vez realizada la asignación de CCC o NAF, el titular puede consultar los autorizados RED que gestionan la empresa o un NAF. Asimismo, también tienen acceso a un histórico de autorizados.

Además, el titular puede retirar la representación que tengan concedida a un autorizado RED. Este trámite se conoce como rescisión de CCC y NAF asignados a un autorizado RED.

Cómo utilizar el Sistema RED

Ahora bien, ¿cómo se utiliza el sistema RED? A continuación, te explicamos las principales claves de esta plataforma de la Seguridad Social.

Acceso a la plataforma del Sistema RED

Para acceder a la plataforma RED la empresa o autónomo tiene que estar autorizado por la TGSS. Además, hace falta un certificado electrónico válido y elegir la modalidad pertinente:

• RED Internet.
• RED Directo.
• Sistema de Liquidación Directa.

Funcionalidades disponibles

Las principales funcionalidades que incluye el sistema RED son cinco:

1. Cotización. Se pueden enviar los datos de la relación nominal de trabajadores (TC2) en un formato específico definido por la TGSS.
2. Afiliación. La TGSS es responsable de mantener un censo completo y actualizado de empresas y trabajadores adscritos al sistema. El soporte informático es el Fichero General de Afiliación (FGA). Una vez concedida la autorización en el Sistema RED, al usuario se le permitirá acceder al FGA, donde podrá depurar su base de datos de trabajadores al poder compararla con la de la TGSS.
3. INSS. Desde aquí se pueden enviar partes de altas y bajas de incapacidad temporal y remitir certificados de maternidad y/o paternidad (RECEMA).
4. Gestión de autorizaciones. Para realizar gestiones de una autorización respecto a sus CCC o NAF, así como a sus usuarios secundarios.
5. Certificados por nacimiento y cuidado de hijos. Para solicitar la prestación de nacimiento y cuidado de menor.

Presentación de documentos TC2 y pagos de cuotas

El Sistema RED permite enviar a través de medios telemáticos los datos de la relación nominal de trabajadores (TC2) en un formato específico definido por la TGSS. Los autorizados RED deben disponer de un programa de nóminas adaptado al uso del Sistema RED, así como de la aplicación WinSuite32 o SILTRA, ambas proporcionadas por la Seguridad Social, para poder llevar a cabo la presentación de los documentos de las series TC2 y solicitud de una de las modalidades de pago ofrecidas por la TGSS.

Tramitación de altas y bajas de trabajadores

Desde el Sistema RED los usuarios pueden transmitir y procesar acciones de afiliación para los trabajadores individuales adscritos a los Códigos de Cuenta de Cotización que posee la empresa. De esta forma, los autorizados tienen la posibilidad de realizar altas, bajas o variaciones de datos. Los datos introducidos surten efecto en el mismo momento.

El Fichero General de Afiliación está disponible a través de la opción “Servicios RED”. Desde aquí se pueden realizar movimientos de consultas, informes y actualizaciones de información.

Consultas y petición de informes

Dentro del ámbito de afiliación, se pueden realizar las siguientes consultas:

• Consulta situación afiliado en la empresa.
• Consulta situación de la empresa.
• Consulta de trabajadores en una empresa.
• Consulta Número de Afiliación.
• Consulta de NAF por IPF (identificador de persona física).
• Consulta alta trabajadores en otra empresa.

Por otro lado, también se podrán solicitar los siguientes informes:

• Vida laboral de afiliados.
• Informe de afiliado en alta en un CCC.
• Informe de IT por enfermedad común.
• Informe del número medio de trabajadores.
• Informe de movimientos previos de afiliados.
• Informe de trabajadores con movimientos previos en un CCC.
• Duplicados de documentos TA.
• Informe de situación de un CCC.
• Vida laboral de un CCC.
• Informe de jornadas reales.
• Informe datos de cotización — Trabajadores cuenta ajena.
• Informe datos de cotización / Periodo liquidación-CCC.
• Informe datos de cotización / Período liquidación NSS.
• Informe plantilla medio de trabajadores en alta.
• Informe datos de cotización / Relación Laboral-NSS.

Tramitación de incapacidad temporal

La funcionalidad de altas y bajas de incapacidad temporal permite la remisión de los partes de alta y baja médica al INSS y/o a las mutuas colaboradoras con la Seguridad Social. Los partes remitidos mediante el Sistema RED dispensarán a las empresas del trámite de presentación vía papel de este documento ante cualquier CAISS o Dirección Provincial del INSS, ya que tienen los mismos efectos que si se presentaran en papel.

Autorizaciones y gestión de CCC o NAF

Como ya hemos señalado anteriormente, los usuarios pueden consultar los CCC y NAF asignados a su autorización, así como aquellos de los que el autorizado RED es receptor de notificaciones electrónicas. Además, también tiene la potestad de asignar o rescindir CCC o NAF de su autorización y gestionar usuarios secundarios de una autorización (altas, bajas y modificaciones).

Herramientas y recursos adicionales

Más allá de sus funcionalidades básicas, el Sistema RED contiene algunos recursos adicionales. Estos son los más importantes a tener en cuenta.

Uso de programas y herramientas específicas

Como hemos señalado anteriormente, la herramienta específica que hace falta para acceder al Sistema RED es un certificado digital válido. Más allá de eso, los autorizados RED necesitan un programa de nóminas compatible con la plataforma y las aplicaciones WinSuite32 o SILTRA.

WinSuite32 es un programa proporcionado por la TGSS para facilitar el envío de ficheros de cotización (ficheros FAN) a usuarios del Sistema de Autoliquidación de Cuotas. Actualmente solo presentan a través de este sistema las mutuas y entidades gestoras para la presentación de bases y cálculo de la cuota a cargo de los trabajadores perceptores de prestaciones de pago directo. Ojo, porque este programa se ha desarrollado para operar en plataformas PC en el entorno de Windows: W95, W98, ME, NT, 2000, XP y Vista.

Por otro lado, los autorizados al sistema de liquidación directa deben descargar la aplicación SILTRA.

Seguridad y protección de datos

En teoría, el acceso a través de un certificado electrónico garantiza la seguridad y la confidencialidad de todas las actuaciones. Más allá de esto, de acuerdo con el Reglamento General de Protección de datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD-GSS), la Seguridad Social se compromete al cumplimiento de su obligación de tratar los datos con respeto a dicha normativa en vigor, según indica en el aviso legal.

Enlaces y recursos útiles

Aunque a lo largo del artículo hemos ido incluyendo links a recursos de interés para el usuario, también es importante mencionar CASIA. Se trata de un servicio de Coordinación, Atención y Soporte Integral al Autorizado RED que sirve para plantear consultas, errores o incidencias en la transmisión de ficheros a través del Sistema RED o SLD o en las funcionalidades de los servicios online. Además, también permite presentar la solicitud de trámites propios del ámbito de gestión de la TSGG que no se puedan presentar a través del Sistema RED y/o SEDESS.

Por otro lado, la página web de la Seguridad Social también incluye un detallado apartado de consultas o FAQ y un servicio de atención telefónica. Que contesten al teléfono ya es otra historia que será contada en otra ocasión.

Casos de uso comunes

Si has llegado hasta aquí, ya tendrás bastante claro lo que puede hacer (y lo que no puede hacer) el Sistema RED por ti. Sin embargo, no hay nada como un ejemplo para arrojar un poco de luz.

Ejemplos de escenarios de uso

El Sistema RED permite a las empresas y a los autónomos realizar ciertos trámites vía online. Algunos ejemplos son:

• Presentación de documentos de las series TC2.
• Tramitación de saldos acreedores.
• Ingreso de las cuotas mediante domiciliación en cuenta o pago electrónico.
• Altas y bajas de trabajadores en el sistema de afiliación.
• Tramitación de los partes de alta y baja médica.
• Remisión de certificados de paternidad y maternidad.
• Gestionar autorizaciones CCC o NAF.
• Solicitar informes relativos a trabajadores y empresas.

Resolución de problemas frecuentes

Es frecuente que se produzcan errores al utilizar el Sistema RED. Para solucionar los problemas, es recomendable consultar CASIA. Además, según el boletín 5/2019 de noticias RED, los autorizados RED tienen a su disposición una serie de buzones de consulta, aparte del servicio de atención telefónica (901 50 20 50), disponible de lunes a viernes de 9.00 a 14.30 horas.

Ahora bien, las consultas relacionadas con envíos de ficheros o con la utilización de los servicios del Sistema RED o del Sistema de Liquidación Directa deberán remitirse a la dirección de correo electrónico de su dirección provincial habilitada a tal efecto (están incluidos en el mencionado boletín). Por otro lado, si se trata de incidencias técnicas, se han se han habilitado dos buzones diferenciados en función de si estas están relacionadas con el Sistema RED (tecnicas.red@seg-social.es) o con la Sede Electrónica de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social (tecnicas.sede@seg-social.es).

Actualizaciones y cambios en el Sistema RED

Si hay algo que todo autónomo y empresario tiene claro es que es fundamental mantenerse actualizado en cuanto a obligaciones y comunicaciones con la Administración pública. Y el Sistema RED no es una excepción. Para ello, pone a disposición de los usuarios dos canales principales: un tablón de anuncios y una sección de noticias.

Mantenerse informado sobre novedades

En la página web del Sistema RED hay un tablón de anuncios donde aparecen enlazados avisos y boletines sobre distintos servicios relacionados con el sistema. Y, en caso de duda, siempre puedes dirigirte al Buzón de Consultas de la Seguridad Social. ¡Suerte!

Actualizaciones de requisitos y regulaciones

Por otro lado, el Sistema RED también ofrece una sección de noticias RED que recoge todos los boletines de cada año. Los usuarios pueden encontrar aquí actualizaciones, regulaciones y otras informaciones de interés.

Conclusiones

Resumen de los aspectos clave

En pocas palabras, el Sistema RED es una plataforma de la Seguridad Social que se creó en 2008 para agilizar los trámites entre las empresas y autónomos con trabajadores a cargo con la TSGG y el INSS. La idea es que puedan realizar fácilmente trámites oficiales y gestionar obligaciones relativas a altas, bajas, solicitud de prestaciones… en cualquier momento y sin necesidad de desplazarse. De esta manera, se agilizan los procedimientos y se da una mayor seguridad a las comunicaciones.

Beneficios de utilizar el Sistema RED

Las ventajas que aporta el Sistema RED son numerosas. Las más destacadas son las siguientes:

• Se eliminan las gestiones administrativas en papel, con los beneficios que supone en cuanto a ahorro de tiempo y dinero… y comodidad.
• Conexión directa para hacer trámites en formato telemático, ya sean de afiliación o cotización.
• Oficina virtual siempre abierta.
• Respuesta inmediata de la TGSS.
• Comunicación de las novedades y modificaciones que afectan al usuario, así como envío de otra información de interés a través de los boletines y el tablón de anuncios.
• Garantía de seguridad y privacidad con el uso del certificado digital.
• Los documentos enviados a través del Sistema RED no tienen que ser presentados a otras entidades gestoras de la Seguridad Social.