¿Sabes lo que es la reingeniería de procesos y cómo podría beneficiarse tu negocio de este método? Te lo explicamos en este artículo.
Hay ocasiones en las que el problema de una empresa no es algo concreto y tangible, sino algo general y casi abstracto que se extiende a través de las múltiples líneas del flujo de trabajo. En estos casos, es necesario detenerse, separar todas las partes de ese workflow y analizar su funcionamiento por separado y en conjunto. Es el momento de que entre en juego la reingenieria.
Estamos hablando de un método profundo que afecta a absolutamente todas las áreas de una empresa. Y, por eso mismo, como en muchos otros procesos que implican intercomunicar departamentos que se pueden beneficiarse de trabajar del trabajo en tiempo real en la nube, siempre te vendrá bien contar con una herramienta integradora como el software ERP de Holded.
Con esto en tu poder, ya tienes un gran camino ganado en la reingeniería de procesos empresariales. Pero, ojo, porque ahora toca entrar en materia. Y no nos encontramos ante un concepto particularmente sencillo. Más bien todo lo contrario.
Qué es la reingeniería de procesos empresariales
Empecemos por una definición… y construyamos a partir de ahí buscando mayor profundidad conceptual. La cuestión es que la reingeniería es un método que busca el rediseño de los procesos de trabajo dentro de un negocio con un objetivo primordial: mejorar el rendimiento de los costes, la calidad, el servicio y la rapidez.
Esto implica que, al someter a una empresa a un proceso de reingeniería, dejaremos de pensar el esquema organizativo en base a funciones, tareas o divisiones para hacer primar una única cosa: los procesos. Esto se consigue, además, cuando este método obliga a regresar a lo esencial, a la idea de partida, y así cuestionar los principios fundamentales del negocio y la forma en la que este funciona.
Dicho de otra forma: la reingeniería de procesos es una verdadera tabula rasa en la que olvidar el pasado y abrir paso hacia una nueva forma de funcionar. ¿Y cómo se consigue tal cosa? Normalmente, a través de los mapas de procesos.
Mapa de procesos de una empresa o cómo tener un mapa visual global
Igual que en el apartado anterior, lo más sensato es empezar por la definición: un mapa de procesos es un diagrama de flujo en el que aparecen todos los procesos que afectan a materias e información dentro de una empresa. De esta forma, el gráfico debe mostrar todas las tareas que estén asociadas a un proceso en concreto, mostrar las decisiones necesarias en cada punto de la cadena de producción y señalar las relaciones básicas entre los diferentes estados del flujo.
El objetivo es, al fin y al cabo, conseguir una representación visual de todos los pasos y decisiones implicados dentro de un mismo flujo empresarial. Esto será de gran ayuda a la hora de organizar los procesos y permitir que la información sea accesible para todo aquel que la necesite dentro de la empresa.
Cómo hacer un mapa de procesos
¿Todo esto te suena genial pero quieres saber cómo hacer un mapa con el que afrontar la reingeniería de procesos de tu negocio? Sigue los siguientes seis pasos…
- Identifica el problema. ¿Qué es lo que no funciona y debe mejorarse en un proceso en concreto? Localízalo y aíslalo. Todo parte de aquí.
- Haz un brainstroming. Una buena tormenta de ideas es el mejor punto de partida para abordar cualquier tipo de problemática, y este caso no iba a ser diferente.
- Marca los límites. ¿Dónde empezará y acabará tu análisis del flujo? Tenlo muy claro, porque si no puedes acabar eternizando la aplicación de este método.
- Define los pasos a seguir y ordénalos de la forma más simple y efectiva.
- Usa símbolos que sean claros visualmente. Puedes recurrir a óvalos para mostrar el principio y fin de un proceso, rectángulos para marcar las operaciones que han de realizarse, las flechas para marcar la línea de flujo, los rombos para resaltar las decisiones y los rectángulos para dejar bien claras las entradas y/o salidas. Pero esto es solo un consejo: puedes usar la simbología como mejor le venga a tu equipo.
- Finaliza el mapa. Revisa el diagrama de flujo y comprueba que todo está incluido de forma correcta.
Con este mapa en la mano (o, mejor dicho, con un mapa de cada uno de los flujos de tu empresa en la mano), aplicar una buena reingeniería de procesos en tu negocio debería ser coser y cantar.
