Las facturas impagadas son un problema para todas las empresas, pero sobre todo para los autónomos y pymes. Además, tenemos la obligación de ingresar el IVA repercutido en las facturas emitidas a clientes, aunque no se hayan cobrado.
Sin embargo, la Agencia Tributaria te permite evitar declarar el IVA y también recuperar el IVA de una factura impagada. A continuación te explicamos cuál es el procedimiento que deberás seguir si quieres recuperar el IVA ingresado en Hacienda por las facturas emitidas y no cobradas.
¿Qué significa recuperar el IVA de una factura impagada?
Cuando emitimos una factura, obviamente lo hacemos con el objetivo de cobrar por los bienes o servicios proporcionados al cliente. Sucede que, en ocasiones, dicho cliente no satisface el importe convenido con anterioridad, bien por desacuerdo con el trabajo, por falta de liquidez, prácticas fraudulentas, etcétera.
Lo habitual es emitir una factura antes del acto del cobro, por lo que al rellenar el modelo 303 del trimestre correspondiente estamos ingresando un IVA que nunca circuló por nuestra cuenta corriente, ya que dicha factura no fue satisfecha.
Quizá no cobremos esa factura jamás ni podemos evitar declarar el IVA de facturas no cobradas, pero sí podemos recuperar el IVA injustamente entregado por nuestra parte a la Agencia Tributaria (y cuyo importe dependerá de los tipos de IVA con los que facturemos). Injustamente, porque no hubo contraprestación económica de la que devengar impuesto alguno.
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Empieza gratisRequisitos para recuperar el IVA de una factura impagada
Existen una serie de condiciones para poder recuperar el IVA de facturas impagadas:
- Debe haber pasado 1 año sin haber cobrado la factura o 6 meses si eres un autónomo o pyme con un volumen de operaciones no superior a 6.010.121,04 euros.
- Las facturas pendientes de pago deben ser de clientes en situación de concurso de acreedores.
- La factura deberá estar registrada en los libros fiscales y contables.
- El destinatario de la factura deberá ser una empresa o profesional.
- Debes haber reclamado el cobro por vía judicial o mediante requerimiento notarial.
Si las facturas no cobradas cumplen estos requisitos, deberemos seguir los siguientes pasos escrupulosamente y en el orden que aquí figura.
Cómo recuperar el IVA de una factura impagada paso a paso
1. Reclamar por vía judicial o notarial la factura impagada
Durante los tres meses siguientes desde que la factura pueda considerarse impagada, tendremos que solicitar por vía judicial o notarial el pago de dicha factura.
- Requerimiento notarial: es suficiente con acudir a la notaría con la información relativa de la deuda, el deudor y el acreedor.
- Requerimiento judicial: el procedimiento es diferente en función de la cantidad de la deuda. Si esta es inferior a 250.000 euros podremos reclamar a través de un proceso monitorio, relativamente rápido. Pero si la deuda es superior, habremos de iniciar un procedo ordinario, más lento y costoso.
2. Emitir factura rectificativa que anule la factura impagada
Una factura rectificativa es un documento que se emite para corregir errores de una factura anterior. También se utiliza para deducir el IVA de una factura impagada. Este documento, para que sea válido, debe ir titulando como “Factura rectificativa”. Además, ha de ser idéntico a la factura que corrige, con el importe en negativo.
Un detalle importante es que la emisión de la factura rectificativa tendrás que hacerla en el plazo de 3 meses desde que se cumplan 6 meses o 1 año del impago.
3. Enviar a Hacienda la factura rectificativa
Tienes 1 mes desde la emisión de la factura rectificativa para hacérsela llegar a la Agencia Tributaria. Además, deberás incluir una copia de los documentos que justifiquen que se ha instado al cobro de la factura impagada mediante reclamación judicial o notarial.
No te olvides de enviar esta factura rectificativa al destinatario de la misma.
4. Incluye la factura rectificativa en el modelo trimestral
Debes consignarla en la liquidación mensual o trimestral en que se emite la factura rectificativa. En este momento, recuperarás el IVA a través, ya que se restará del IVA a pagar o se incrementará el IVA a devolver.
¿Cómo se puede modificar la base imponible de una factura impagada?
La modificación se puede efectuar dentro de los tres meses posteriores al plazo de vencimiento que hemos indicado anteriormente (un año o seis meses).
Como acreedores, necesitamos que se cumplan una serie de requisitos:
- Expedir una nueva factura rectificativa que anule la cuota repercutida. Dicha factura se expedirá en serie específica y se remitirá al destinatario. Este envío debe estar debidamente acreditado.
- En la factura rectificativa se consignarán base imponible y cuota, bien indicando el importe de la rectificación, bien el importe final tras la rectificación. En cualquier caso, esta última debe ser señalada. La factura debe quedar reflejada como tal (se hará constar su condición de documento rectificativo), se describirá la causa que motiva su emisión y también los datos identificativos y las fechas originales de expedición de las facturas que pasan a rectificarse.
- En el libro de registro de facturas estas operaciones deben haber quedado anotadas en tiempo y forma.
- En el plazo de un mes a partir de la emisión de la factura rectificativa se comunicará dicha modificación a la AEAT a través de un formulario que encontraremos en el apartado ‘Contenido relacionado’ de su portal. En dicha modificación debe hacerse constar que la misma no se refiere a los créditos excluidos de posibilidad de rectificación.
Requisitos previos a la presentación de la comunicación
Dentro del mencionado apartado ‘Contenido relacionado’ de la AEAT vamos a encontrar la opción ‘Aportar documentación complementaria’. Ahí tendremos que presentar:
- Copia de las facturas rectificativas.
- Un documento que acredite que se han reclamado (documento de reclamación judicial, requerimiento notarial o certificado del ente público).
- Relación de las facturas rectificativas en el caso de grandes empresas.
Qué hacer después
Tras los trámites mencionados, obtendremos un código del asiento de registro. A partir de ese momento podremos presentar la comunicación mediante certificado electrónico o cl@ve PIN, también dentro de ‘Contenido relacionado’. Si el formulario se cumplimenta a través de la sede electrónica, tendremos que usar la opción ‘Aplicar’, o ‘importar’ si el formulario se ha rellenado a través de un programa externo.
Si la deuda proviene de un ente público, deberemos incorporar el certificado que haya expedido dicho organismo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se contabilizan las facturas impagadas?
Si cuentas con un programa de facturación que lleve al día tus cuentas, probablemente te envíe el recordatorio de factura impagada. Evidentemente, una factura impagada tiene consecuencias en tu contabilidad. Se deben dar de baja en el saldo de la cuenta 430 y pasarlo a la 436 (clientes de dudoso cobro). Si sabemos al cien por cien que esa factura no se cobrará, se incorporará a la cuenta 650 (pérdidas) y se dará de baja de la 436.
¿Cuál es el mejor protocolo para reclamar un impago?
Antes de llegar al procedimiento monitorio es recomendable reclamarla, primero, por vía amistosa, bien llamando o enviando un correo electrónico al interesado. En la cadena de correos es interesante dejar por escrito la fecha y veces que se reclama de cara a una reclamación formal posterior.
Si la vía amistosa no funciona, un paso intermedio son las agencias de recobros y las listas de morosos, que funcionan como herramienta de presión, ya que afecta al deudor a la hora de financiarse.
