Presupuesto maestro: ¿qué es y cómo elaborarlo?

Un presupuesto para controlarlos a todos. El presupuesto maestro de tu empresa es el principal y debe unir en un solo documento la información del presupuesto operativo, el de las acciones del día a día y el presupuesto financiero. 

Para hacer presupuestos hay que realizar una estimación en un campo tan cambiante como la contabilidad. Para hacerlas en un presupuesto maestro, hay que comprender bien qué es y qué datos necesitas para poderlo elaborar. En este artículo te damos todas las claves. 

¿Qué es un presupuesto maestro?

Todas las empresas deberían realizar esta actividad para tener el control real de su propia economía, calcular los gastos y ayudar en la gestión del día a día.

El presupuesto maestro es el documento que reúne todos los presupuestos de la empresa, es el punto culminante para todos los procesos de planificación financiera de la misma (producción, compras, ventas, marketing, administración…). Su función recae en ayudar a alcanzar los objetivos económicos fijados, optimizar sus recursos, gestionar las actividades del negocio y analizar los gastos, la rentabilidad financiera y los rendimientos a medio y largo plazo.

Características del presupuesto maestro

Su contenido se divide en dos grandes áreas: el presupuesto de operación y el presupuesto financiero.

El presupuesto de operación se compone de todo un grupo de presupuestos más específicos. Aquí constarían, por ejemplo, el presupuesto de ventas (con los datos acerca de las previsiones de lo que proyectas vender) y el presupuesto de compras (cuánto tendrás que invertir para alcanzar el objetivo económico de tu presupuesto de ventas).

El presupuesto financiero se refiere a los datos y las cantidades económicas con las que cuentas a corto plazo para que tu negocio opere. En resumen, tu situación financiera actual. Si lo analizas, te dirá si hace falta recortar gastos.

Aplicaciones del presupuesto maestro

Contar con un buen ejercicio en este punto, te da una ventaja respecto a la inversión de esfuerzo que deberás hacer en el futuro. Puedes usarlo en varios niveles:

Planificar

Te servirá para ver a qué le tienes que dedicar más atención y pensar en el siguiente paso.

Coordinar 

Tener bien organizados los recursos humanos y materiales debería ser el punto de partida de cualquier empresa. Como para realizar el presupuesto maestro todas las áreas tienen que colaborar, podrás ver que todas las personas que integráis la empresa, estáis en la misma página.

Medir

Al servir como base para analizar, también podrás medir la eficacia de todo lo que corresponde a los objetivos de tu organización.

¿Cómo se elabora un presupuesto maestro?

Para poder montar un presupuesto maestro, el proceso necesita seguir una serie de pasos:

1. Define las personas encargadas. Primero, el departamento de contabilidad será el que marque el ritmo, pero cada área de la empresa ha de responsabilizarse de aunar los datos necesarios y realizar sus propios presupuestos. Si necesitas recursos para esta parte, aquí te enseñamos cómo crear un presupuesto en Excel.
2. Aísla los puntos clave de tu presupuesto. Por un lado, las ventas y la producción; y, por el otro, los costes e ingresos estimados.
3. Recopila toda la información. Cada departamento deberá recolectar y consolidar toda la información necesaria para la elaboración de su presupuesto. Y aquí entran tanto estadísticas como análisis de factores tan importantes como la competencia o el mercado laboral en el que nos movemos.
4. Elabora tu presupuesto maestro. Recopila todos los presupuestos y documentos de los departamentos, incluyendo movimientos tan vitales como el balance general, la cuenta de resultados o el cashflow.
5. Analiza y aprueba el presupuesto. Una vez cerrado el documento, deberás evaluarlo o enviarlo a que sea evaluado por las personas indicadas de la empresa, podrían pedir cambios o ajustes en el caso de que observen algún fallo y, por último, aprobarán el presupuesto.

Pese a resultar un proceso difícil de realizar correctamente y que involucra a toda la organización de una empresa, el presupuesto maestro es una herramienta de análisis que se puede utilizar para tomar decisiones estratégicas sobre el futuro del negocio.