Las 2 plantillas gratuitas de Excel necesarias para hacer un balance de situación

Hacer un balance de situación que cuadre es uno de los grandes desafíos para los contables de una empresa. Pero, si conseguir que no baile ningún número no fuera suficiente presión, encima un negocio puede ser sancionado si la presentación del documento se retrasa o si contiene errores.

Las plantillas de balance de situación pueden ser esa salvación que estabas esperando, y por eso en las próximas líneas te explicamos cómo las puedes descargar y cómo se utilizan.

¿Qué es un balance de situación o general y para qué sirve?

Un balance de situación, también llamado balance general, es un documento contable que recoge los datos económicos de un negocio en un momento concreto. Su análisis aporta una visión panorámica de una compañía en un periodo contable, lo que permite deducir la salud financiera de la empresa y tomar decisiones estratégicas en consecuencia.

Los datos más importantes que contiene un balance de situación son los activos, los pasivos y el patrimonio neto de la empresa. Con esta información podemos saber de qué recursos dispone una empresa y de dónde procede su financiación. En otras palabras, el balance de situación es uno de los documentos más relevantes de las cuentas anuales y es clave para saber cómo llevar la contabilidad de una empresa con eficacia y buena letra.

¿Cuándo y cómo presentar un balance de situación?

Cada compañía puede hacer un balance de situación en cualquier momento y abarcar distintos periodos (un mes, tres, seis…), según sus intereses. No obstante, la legislación española obliga a las empresas a presentarlo una vez al año. Su presentación se realiza junto con las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

¿Cómo usar Excel para hacer balance de situación?

Aunque muchos programas de contabilidad te ayudarán a hacer un balance de situación sin esfuerzo, lo cierto es que puedes hacer el tuyo en una simple hoja de Excel (e incluso en Google Sheets). Para ello, deberás seguir estos pasos:

1. Abre Excel y crea un documento nuevo.
2. Establece el periodo que vas a analizar y toma nota.
3. Crea la columna de activos y añade los conceptos correspondientes.
4. Ahora crea la columna de pasivos y escribe los conceptos.
5. Haz lo mismo con el apartado de patrimonio neto.
6. Rellena las columnas de activos, pasivos y patrimonio neto.
7. Calcula el total de activos, de pasivos y de patrimonio neto.
8. Suma los pasivos y el patrimonio neto.
9. Por último, crea otra casilla para calcular el capital contable, que se obtiene restando el total de pasivos al total de activos.

Este proceso puede parecer fácil y, de hecho, lo es (al menos una vez que tenemos todos los datos). Sin embargo, hacer un balance de situación es aún más sencillo y rápido con plantillas. Y no te vas a tener que ir muy lejos para conseguir dos de las mejores, porque las hemos preparado para que las puedas descargar ya listas para rellenar.

Las 2 mejores plantillas para hacer un balance de situación y contable

A continuación (y sin más dilación), te ofrecemos dos plantillas que puedes descargar gratis y usar libremente. Encontrarás dos modelos diferentes:

1. Plantilla de balance de situación o general.
2. Plantilla de balance contable.

Vamos a ver para qué sirve cada una y cómo te pueden ayudar a tener bajo control la contabilidad de tu empresa. Al lío.

1. Plantilla de balance de situación (o general)

¿Quieres hacer un balance general de tu empresa? Dicho y hecho. Esta plantilla de balance de situación descargable y gratuita está formada por dos pestañas: el balance de situación como tal y un gráfico que recoge los datos.

¿Para qué se utiliza esta plantilla?

Esta plantilla te permite obtener el balance de situación de tu negocio, es decir, un retrato panorámico de tu empresa. El análisis de estos datos te servirá para:

• Tomar decisiones estratégicas.
• Conocer el nivel de solvencia y la liquidez de la empresa.
• Establecer alianzas estratégicas con proveedores o socios.
• Adelantarte a futuros acontecimientos (positivos y negativos).
• Atraer a inversores potenciales.

¿Cómo llenar esta plantilla?

Para utilizar esta plantilla basta con rellenar los datos de la primera pestaña. Se compone por dos columnas:

1. Activos. Aquí tendrás que añadir tus datos correspondientes al activo no corriente (inmovilizado, inversiones…) y al activo corriente (existencias, deudores, inversores…).
2. Patrimonio neto y pasivos. Tiene tres apartados a completar: patrimonio neto (fondos propios y subvenciones, donaciones y legados), pasivo no corriente (provisiones a largo plazo, deudas…) y pasivo corriente (provisiones a corto plazo, deudas, acreedores…).

Con esta información, la plantilla calcula automáticamente el total del activo y el total del patrimonio neto y los pasivos. Además, también genera la gráfica en la segunda pestaña para que puedas analizar los datos de un vistazo.

2. Plantilla de balance contable

La plantilla de balance contable que te ofrecemos para descargar gratis es muy útil para llevar la contabilidad de una pyme. Se trata de un análisis financiero para examinar la situación económica de una empresa, así como su evolución a lo largo del tiempo.

¿Para qué se utiliza esta plantilla?

Esta plantilla de balance contable sirve para que cualquier pyme lleve su contabilidad fácilmente. A través de esta tabla se obtiene un balance general del negocio, de forma que las empresas pueden realizar análisis financieros y tomar decisiones estratégicas informadas.

¿Cómo llenar esta plantilla?

Al igual que en la plantilla anterior, para rellenar la plantilla de balance contable tendrás que poner los datos correspondientes a activos, pasivo y patrimonio neto de un periodo determinado. En el caso de esta plantilla, está preparada para realizar análisis anuales. Para ser un poco más precisos, esta es la información que necesitarás completar:

• Activos. Activos corrientes (caja y bancos, cuentas a cobrar, existencias…) y activos no corrientes (inversiones financieras, terrenos, inmuebles, maquinaria y equipo, intangibles…).
• Pasivo. Pasivo corriente (cuentas por pagar comerciales, impuestos, préstamos bancarios…) y pasivos no corrientes (deuda a largo plazo, ganancias diferidas…).
• Patrimonio. El patrimonio engloba conceptos como acciones comunes, capital adicional, acciones preferentes…

Una vez introducidos los datos, la hoja de cálculo hace las cuentas automáticamente. Por supuesto, sobra decir que ambas plantillas se pueden personalizar para adaptarlas a las circunstancias específicas de cada empresa (y a los gustos estéticos de cada usuario).

¿Existe una alternativa a Excel para hacer un balance de general de tu negocio?

Como decíamos al comienzo de este artículo, utilizar plantillas de Excel para hacer un balance de situación o contable es buen recurso… pero no el mejor. Y es que, por fácil y accesible que sea este programa, lo cierto es que no se puede comparar a llevar la contabilidad en un software diseñado específicamente a tal efecto. En concreto, el programa de contabilidad de Holded es una de las mejores opciones, ya que automatiza los procesos sin necesidad de que tengas que introducir datos a mano.

Gracias a Holded, tendrás toda tu información a un clic de distancia y accesible desde cualquier dispositivo. Tus modelos de impuestos estarán siempre preparados para presentar, tu libro diario se actualizará solo y sabrás dónde va cada céntimo de la contabilidad.

Y eso es solo el principio, porque el ERP en la nube de Holded también sirve para llevar la facturación, administrar el inventario, organizar el equipo, conectar con tus clientes a través de la herramienta de CRM… Y, si todavía no te parece suficiente, encima Holded cuenta con numerosas integraciones para que puedas gestionar cualquier detalle de tu negocio en cualquier momento y lugar. Son todo ventajas, y puedes empezar gratis ahora mismo.

Preguntas frecuentes