Vivimos en una época en la que las casas son inteligentes, las IA son capaces de hablarnos como si fueran personas y en la que los coches empiezan a conducir solos. ¿De verdad sería tan raro que en plena era digital se impusiera la factura electrónica?
Aunque muchos profesionales ya llevan años trabajando con facturas electrónicas, la Ley Crea y Crece, aprobada en septiembre de 2022, ha ampliado su aplicación en el ámbito de las relaciones comerciales, pasando a ser paulatinamente obligatoria para la mayoría de las operaciones.
A continuación, vamos a ver qué cambios ha introducido la Ley Crea y Crece y los detalles más importantes que deberías conocer acerca de la factura electrónica, ya que va a pasar a ser una más de tu familia laboral.
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Empieza gratis hoy¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento comercial equivalente a la factura en papel con plena validez legal que sirve como comprobante o justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. La única diferencia entre una y otra es que la factura electrónica se transmite a través de medios digitales o telemáticos.
En términos estrictos, según el Ministerio de Hacienda y Función Pública, “una factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico”. Además, incide en que “la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario”.
En todo caso, debe cumplir los requisitos exigibles a cualquier factura. Como detalla, desde 2013 no es obligatorio que esté firmada mediante una firma electrónica basada en un certificado oficial, aunque sí es recomendable.
¿Qué elementos conforman la factura electrónica?
Para que la factura electrónica tenga validez, debe contar con una serie de elementos, que suelen denominarse como datos de facturación.
Tanto del emisor como del receptor, se deben incluir:
- Nombre o razón social (nombre y apellidos del autónomo o nombre de la sociedad)
- NIF o CIF de quien emite y recibe la factura, sea persona física o jurídica
- Domicilio fiscal de emisor y receptor
También la factura consta de datos de la propia operación:
- Bien o servicio facturado
- Cantidad (horas o unidades)
- Precio unitario
- Importe total
- Tipo de IVA aplicable
- IRPF, en caso de que se facture como autónomo
- Importe total con el IVA incluido (y restando IRPF si procede)
Además, hay datos de la factura generales que deben constar también:
- Fecha de emisión
- Forma de pago
- Fecha de vencimiento
- Número de serie de la factura
Estos son los elementos que se deben incluir, tal como indica el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
¿Cuáles son los tipos de facturas electrónicas qué existen?
Las facturas en formato Facturae son las más conocidas a día de hoy en España. El objetivo al crear este estándar era precisamente establecer unas condiciones técnicas uniformes para la emisión y remisión de facturas.
Regulado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), este tipo de factura electrónica se creó en 2006 por el Ministerio de Economía y Hacienda y la banca, originariamente conocida como el modelo AEAT XML.
Mediante lenguaje XML (eXtended Markup Language) se definen significados únicos para determinados elementos. Por ejemplo, el número de factura se reconoce por la etiqueta <InvoiceNumber>.
Actualmente hay también otros formatos estructurados cada vez más extendidos, como UBL o EDIFACT. Además, se pueden recibir o emitir facturas con formato no estructurado, como los documentos PDF que se mandan por correo electrónico.
¿Para qué sirve la factura electrónica?
Una factura electrónica, al igual que cualquier otra factura, sirve para documentar una operación de compraventa ya realizada, de forma que se da validez legal y fiscal a la misma. Actualmente, podemos resumir sus principales usos de la siguiente forma:
- Documentar una transacción comercial de forma digital.
- Facturar a la Administración Pública.
- Actualizar las características de la facturación empresarial para la adhesión a las regulaciones de la Unión Europea.
- Combatir el fraude y la evasión fiscal gracias a una mayor transparencia en las transacciones.
- Simplificar el proceso de facturación, haciendo que sea más ágil, seguro y sencillo.
- Limitar el uso de papel.
¿Qué normativa legal rige a las facturas electrónicas?
En el caso de España, el Real Decreto 1619/2012 regula las obligaciones de facturación en general. Además, también se ha aprobado la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
Por otro lado, la conocida como Ley Crea y Crece establece la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas y profesionales a partir de 2024. Esta regulación delimita unos tiempos y requisitos para la obligatoriedad de este tipo de facturas. Lo veremos a continuación.
¿Para qué sirve la factura electrónica según la Ley Crea y Crece?
El objetivo primordial de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como la Ley Crea y Crece, es facilitar la creación de empresas y agilizar su digitalización. Para ello, uno de los cambios más significativos que introduce es la factura electrónica, que persigue los siguientes propósitos:
- Digitalizar las relaciones empresariales.
- Luchar contra la morosidad comercial.
- Facilitar la transparencia mercantil a través de los medios electrónicos.
- Impulsar la transformación digital en el ámbito empresarial, especialmente a pymes y autónomos.
- Facilitar la trazabilidad de las facturas y el acceso a la información.
- Reducir los costes de las transacciones entre empresas.
- Aumentar el control de Hacienda sobre las facturas y las operaciones comerciales.
Cómo hacer una factura electrónica
Como ya habrás abstraído de todo lo que hemos dicho hasta ahora, hacer una factura electrónica no tiene ningún misterio. De hecho, probablemente ya la estés utilizando en tu negocio desde hace tiempo. Pero si realmente necesitas saber cómo crear facturas, estos son los pasos que debes seguir:
- Crea tu factura con todos sus requisitos obligatorios (datos del emisor y del destinatario, número de factura, fecha, base imponible, impuestos aplicables…) en un programa informático. Es válido cualquier formato, aunque los más habituales son PDF y XML.
- Envía la factura al cliente a través de un medio digital. Generalmente, se mandan a través de correo electrónico, aunque algunas empresas trabajan con descarga web.
Aunque hacer una factura electrónica es muy fácil, el proceso se simplifica mucho más con la ayuda de un programa de facturación electrónica. Una de las funciones destacadas del software en la nube de Holded es su herramienta de facturación, puesto que permite automatizar todos los procesos para ganar tiempo, seguridad y eficacia.
Además, tendrás a todos tus contactos a un clic de distancia y no necesitarás volver a calcular los impuestos a mano, porque el programa lo hace por ti. Y esas son solo algunas de sus múltiples ventajas.
Según un estudio de Holded, el 86% de los encuestados no conoce la ley Crea y Crece.¿Cuándo y para quiénes es obligatorio emitir una factura electrónica según la ley?
Seguramente a ti lo que te interese saber es cuándo es obligatorio emitir factura electrónica. A modo de resumen, te podemos adelantar que casi siempre, pero hay ciertas excepciones.
Desde el 15 de enero de 2015, la factura electrónica es obligatoria para trabajar como proveedor de servicios de la Administración Pública. Estas facturas se emiten a través del Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado (FACe) y por eso se conocen como factura FACe.
Sin embargo, hasta hace poco la factura electrónica tenía carácter voluntario para el resto de clientes. Algo que ya está en proceso de cambio, puesto que entre 2023 y 2025 la factura electrónica pasará a ser obligatoria para todos las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos (B2B) según lo dispuesto en la Ley Crea y Crece. En concreto, será obligatoria para los profesionales que facturen a otras profesiones y autónomos a partir de:
- Primavera/verano de 2024 si la facturación es superior a los 8 millones de euros.
- Primavera/verano de 2025 si la facturación es inferior a los 8 millones de euros.
Sin embargo, no están obligados a emitir facturas electrónicas las empresas y profesionales que facturen a usuarios particulares o a consumidores finales (B2C). Este tipo de facturas se podrán seguir entregando en papel a no ser que el cliente quiera la copia digital. Al menos de momento.
El futuro de la factura electrónica y sus usos
El futuro es incierto, pero la factura electrónica va a formar parte de él. De hecho, en el año 2025 se convertirá en el comprobante legal dominante a nivel mundial. Esto permitirá luchar contra el fraude, simplificar el entorno fiscal y reducir la morosidad. Y, por supuesto, dará un control aún más férreo a la Agencia Tributaria.
En cualquier caso, lo que podemos esperar es que la factura en papel desaparezca en un futuro cercano. Además, sin duda surgirán nuevos métodos para crear facturas electrónicas e integraciones con programas que cambiarán las reglas del juego. Quién sabe, quizás dentro de poco puedas emitir una factura a un cliente dando un toque en tu smartwatch mientras pedaleas en una bicicleta estática en el gimnasio.
Ventajas de la factura electrónica
La facturación electrónica presenta numerosas ventajas frente a la tradicional. Los principales beneficios que aporta la factura electrónica son:
- Ahorro de costes y de esfuerzo.
- Inmediatez en la gestión.
- Formato estructurado.
- Mayor precisión en el cálculo y menor probabilidad de cometer errores humanos.
- Automatización en la contabilidad.
- Mayor seguridad y menos posibilidades de falsificación.
- Mayor eficiencia.
- Integración con el ERP de la empresa.
- Reducción de los espacios físicos de almacenamiento.
- Menor probabilidad de pérdida de los documentos.
- Menor gasto de papel y mayor sostenibilidad.
- Mayor agilidad en las transacciones.
- Pagos más rápidos.
- Mayor transparencia en las operaciones.
- Reducción de la economía sumergida y del fraude fiscal.
- Eliminación de costes de impresión y envío postal.
- Acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.
Además, con un programa de facturación las ventajas se multiplican. Cálculos de impuestos automáticos, conciliación bancaria, trazabilidad en todos los niveles, envíos programados, creación de facturas con todos los requisitos legales, preparación de facturas FACe… Pide una prueba gratuita de Holded y descubre lo que un software de facturación puede hacer por ti y por tu negocio.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica
¿Cómo se comprueba la validez de una factura electrónica?
La Agencia Tributaria cuenta con un sistema en su página web para poder detectar facturas válidas. Mediante la opción “Consulta de facturas electrónicas”, se pueden añadir datos de facturación y consultar si la factura es válida o no.
Además, hay numerosos softwares de validación de facturas electrónicas que permiten revisarlo de forma sencilla.
¿Cómo se ve el futuro de las facturas electrónicas?
El futuro es incierto, pero la factura electrónica va a formar parte de él. De hecho, en el año 2025 se convertirá en el comprobante legal dominante a nivel mundial. Esto permitirá luchar contra el fraude, simplificar el entorno fiscal y reducir la morosidad. Y, por supuesto, dará un control aún más férreo a la Agencia Tributaria.
En cualquier caso, lo que podemos esperar es que la factura en papel desaparezca en un futuro cercano. Además, sin duda surgirán nuevos métodos para crear facturas electrónicas e integraciones con programas que cambiarán las reglas del juego. Quién sabe, quizás dentro de poco puedas emitir una factura a un cliente dando un toque en tu smartwatch mientras pedaleas en una bicicleta estática en el gimnasio.
