Todos aquellos que realizan una actividad empresarial están obligados a llevar los Libros Contables y a presentar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil de la provincia donde se ubique el domicilio social del negocio.
Estas obligaciones recaen principalmente sobre las sociedades mercantiles, pero los autónomos tampoco están exentos de llevar la contabilidad. Lo vemos a continuación.
Administra la contabilidad de tu empresa fácilmente con Holded. Empieza gratis.
¿Qué son los libros de inventarios y cuentas anuales?
El libro de inventarios y cuentas anuales es un registro contable obligatorio con la situación financiera de una empresa durante un ejercicio económico, generalmente de un año. Se trata de uno de esos conceptos básicos de contabilidad que deben conocerse para gestionar una empresa.
Este documento es clave para evaluar el estado contable de la sociedad, incluyendo sus activos, pasivos, patrimonio y resultados al cierre del año.
¿Cuáles son los libros contables obligatorios?
El Código de Comercio, en su artículo 28, establece cuáles son los libros contables obligatorios:
1. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Consta de:
- Balance de la situación inicial de la empresa.
- Balances de sumas y saldos para comprobar la evolución trimestral.
- Inventario de cierre de ejercicio.
-
Cuentas anuales, donde se recogen los siguientes informes contables:
- Balance de Situación.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
- Estado de Flujos de Efectivo.
- Memoria contable
2. Libro Diario
Aquí se registran día a día cada una de las operaciones de la actividad económica de la empresa. Se debe elaborar cada ejercicio económico, que puede coincidir con el año natural o no. La legislación establece que debemos abrirlo con la situación inicial de la empresa (asiento de apertura), recoger las operaciones de todo el año y cerrarlo con un registro de la situación a final del año (asiento de cierre).
El libro diario se redacta en una nomenclatura contable por lo que requiere ciertos conocimientos.
¿Cuáles son las funciones de los libros contables?
La finalidad de los libros contables es múltiple. Por un lado, registran todas las operaciones financieras que realiza la empresa, como ventas, compras, ingresos y gastos. Además, cumplen la función de ofrecer información clara y precisa de la sociedad, como una ‘fotografía’ sobre su salud financiera.
No podemos pasar por alto que su mantenimiento es exigido por la normativa fiscal, proporcionando los datos necesarios para el cálculo y pago de impuestos. Con ello, la empresa no solo se asegura de cumplir la ley, sino que también se prepara mejor para cualquier auditoría, tanto externa como interna.
¿Cómo y cuándo llenar y presentar el libro de inventarios?
Antes de presentar el libro de inventarios se debe legalizar en el Registro Mercantil, una gestión que se puede realizar si prefieres de forma telemática. Lo siguiente es presentarlo online en la plataforma del Colegio de Registradores o presencialmente en el Registro Mercantil.
El plazo para presentar el libro de inventarios es de cuatro meses desde el cierre del ejercicio, pero es importante llevarlo al día todo el año para poder evitar imprevistos o errores cuando se acerque la fecha de presentación.
¿Quién está obligado a llevar el libro de inventarios y cuentas anuales?
La legislación en este tema es un poco enrevesada, por un lado tenemos el Código de Comercio y el Plan General Contable (normativa mercantil) y, por otro, la normativa fiscal que regula el Impuesto de Sociedades, el IRPF y el IVA.
Del análisis de todas estas leyes se desprende que existen cuatro tipos de sujetos con diferentes obligaciones contables:
- Personas jurídicas, sociedades mercantiles y otras entidades:
- Están obligados a llevar la contabilidad.
- Deben legalizar los libros contables.
- Tienen que depositar las cuentas anuales.
- Actividades empresariales no mercantiles que son las agrícolas, ganaderas y artesanía:
- No deben llevar la contabilidad.
- No están obligados a legalizar los libros contables
- Tampoco están obligados a presentar las cuentas anuales.
- Personas físicas, autónomos, en régimen de Estimación Directa normal:
- Deben llevar la contabilidad.
- No están obligados a legalizar los libros contables.
- No están obligados a presentar las cuentas anuales.
- Personas físicas, autónomos, en Régimen de Estimación Directa Simplificada o Módulos:
- No necesitan llevar la contabilidad.
- No están obligados a legalizar los libros contables.
- Tampoco están obligados a presentar las cuentas anuales.
NOTA IMPORTANTE: estamos hablando solo de los libros contables (Libro Diario y Libro de Inventarios y Cuentas Anuales). Los libros fiscales y los libros mercantiles, que obligan de una forma diferente a estos 4 tipos de sujetos.
¿En qué consiste la legalización de los libros contables?
La legalización no es otra cosa que depositar los libros contables obligatorios en el Registro Mercantil de la provincia donde radique el domicilio social de la empresa, esta es una forma de “precintar” la contabilidad para evitar que se pueda modificar en el futuro, una vez cerrado el ejercicio.
El plazo de legalización es dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio (si el cierre se realiza el 31/12, deben legalizarse antes del 30 de abril del año siguiente). Y debe hacerse, exclusivamente, vía telemática a través de la página web Registradores de España. No existe la posibilidad de presentarlos en papel.
Una vez que los libros contables estén presentados y legalizados esta información pasará a ser pública. Es decir, cualquier persona que lo solicite podrá tener acceso a la contabilidad de la empresa y obtener una copia si lo pide.
Esto nos abre una posibilidad de información tremenda. Igual que cualquiera puede ver nuestros libros contables, nosotros también tendremos acceso a la contabilidad de nuestros competidores.
¿Cuáles son las cuentas anuales obligatorias?
Las cuentas anuales son documentos que reflejan la situación económica de una empresa en un momento determinado. En España, todas las empresas (salvo algunas excepciones) están obligadas a elaborar y presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Las cuentas anuales son un documento que comprende:
- El Balance de Situación.
- La Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
- El Estado de Flujos de Efectivo.
- La Memoria el ejercicio.
Las cuentas deben redactarse conforme a uno de los tres modelos establecidos en el RD 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad:
- Normal.
- Abreviado.
- Pymes.
Cuentas anuales normales
En contraposición con las cuentas anuales abreviadas, se trata de las cuentas anuales completas que deben presentar las empresas que no cumplen con ciertos requisitos para poder limitarse a las abreviadas o para pymes.
Cuentas anuales abreviadas
Podrán presentar el Balance, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y la memoria abreviada aquellas sociedades mercantiles que durante dos ejercicios consecutivos cumplan al menos dos de las siguientes condiciones:
- El total de las partidas del activo no supere los 4.000.000 euros.
- El importe neto de cifra anual de negocio no supere los 8.000.000 euros.
- Que el número medio de empleados durante el ejercicio no supere los 50.
Las empresas que presenten estas cuentas abreviadas no tendrán obligación de presentar el Estado de Flujos de Efectivo.
Por otro lado, podrán presentar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias abreviada los empresas que cumplan al menos dos de las siguientes condiciones:
- El total de las partidas del activo no supere los 11.400.000 euros.
- El importe neto de cifra anual de negocio no supere los 22.800.000 euros.
- Que el número medio de empleados durante el ejercicio no supere los 250.
Cuentas anuales pymes
Según la normativa en el RD 1515/2007 por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas, podrán presentar las cuentas anuales pymes las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:
- El total de las partidas del activo no supere los 2.850.000 euros.
- El importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 euros.
- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.
No podrán aplicar este modelo de cuentas anuales las empresas que:
- Tengan valores admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea.
- Formen parte de un grupo de sociedades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas.
- Su moneda funcional sea distinta del euro.
- Se trate de entidades financieras para las que existan disposiciones específicas en materia contable.
Las pymes elegirán aplicar este modelo o el modelo abreviado. Pero la opción elegida deberá mantenerse al menos tres ejercicios consecutivos.
¿Cuándo y cómo hay que presentar las cuentas anuales?
Las cuentas anuales se elaboran con una periodicidad de 12 meses (salvo en los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre o disolución) y deben depositarse en el Registro Mercantil en el plazo de tres meses desde el cierre.
El depósito de las cuentas anuales tendrá lugar por vía telemática y se hace de acuerdo a los modelos normalizados que encontrarás en la página web de los Registradores de España.
En resumen
Estos son los puntos más importantes a tener en cuenta sobre los libros contables y las cuentas anuales de una empresa:
- Los libros contables obligatorios son el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
- Las sociedades mercantiles están obligadas a llevar la contabilidad y presentar los libros contables y las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
- Los autónomos en Régimen de Estimación Directa Normal deben llevar la contabilidad pero NO están obligados a depositarla en el Registro Mercantil.
- El resto, sociedades no mercantiles y autónomos que cotizan en Régimen de Estimación Directa Simplificada y Módulos se libran de todo.
- Solo las empresas están obligadas a presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil y existen 3 modelos diferentes en función del activo total, la cifra de negocio y el número de trabajadores.
Esperamos que haya quedado un poco más claro. Si tienes cualquier duda no dudes en escribirnos un comentario y trataremos de darte la información cuanto antes.
Administra la contabilidad de tu empresa fácilmente con Holded. Empieza gratis.
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurriría si no llevo un libro de inventario y cuentas anuales en mi empresa?
No llevar un libro de inventario ni cuentas anuales de la empresa implica un incumplimiento de las obligaciones legales y fiscales de cualquier sociedad, lo que puede suponer sanciones económicas, problemas fiscales e incluso un cierre registral si no se presentan durante tres ejercicios consecutivos. Además, las entidades financieras no suelen otorgar crédito a las sociedades que no están al día de sus obligaciones, lo cual puede suponer limitaciones de acceso a financiación y otros servicios.
¿Por cuánto tiempo se deben conservar estos libros en la empresa?
La empresa tiene la obligación de conservar durante un mínimo de seis años sus libros de contabilidad, incluyendo el libro de inventarios y las cuentas anuales. La fecha se inicia desde el último asiento realizado en ellos, tal como se establece en el artículo 30 del Código de Comercio. Este plazo también aplica a facturas, contratos, documentos bancarios y cualquier otro documento contable o fiscal relevante.
