Guía completa de contabilidad básica para principiantes de Holded

Cuando nos acercamos a una materia por primera vez casi siempre nos parece más complicada de lo que realmente es, y la contabilidad no es una excepción a esta regla.

La primera barrera es el vocabulario tan específico que se utiliza (empezar a escuchar términos como libro diario, asientos contables o debe y haber puede abrumar a cualquiera) y si a eso le sumamos el hecho de no saber muy bien ni lo que se pretende conseguir ni de qué manera hacerlo, es lógico el rechazo inicial que puede provocar.

Por eso hemos preparado este artículo sobre contabilidad para principiantes que te servirá como una excelente guía a la hora de situarte.

¿Qué es la contabilidad y para qué sirve? 

Podemos definir la contabilidad como el registro de las operaciones económicas realizadas por la empresa que se lleva a cabo siguiendo las pautas establecidas en el Plan general de contabilidad y demás normativa aplicable.

Se trata de la recopilación de la actividad que realizan las entidades con el fin de agrupar, totalizar y sistematizar toda esa información.

Como es lógico, este registro no puede realizarse de la forma en la que cada uno crea más conveniente, sino que hay que seguir unas pautas muy concretas y determinadas, porque es la única manera de que el resultado sea entendible, fiable y comparable.

Pues bien, en España la normativa que determina los elementos y principios que son obligatorios en la contabilidad es, principalmente, el Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad.

Objetivos y utilidad de la contabilidad 

El objetivo de la contabilidad es informar de la situación económica y financiera de la empresa, que queda reflejada en las cuentas anuales.

Lo entenderás con el siguiente ejemplo:

Imagina que tienes un cuaderno en el que vas anotando, en diferentes apartados, todo relativo a tu economía doméstica: las distintas cosas que compras, como las pagas, si asumes una deuda, los ingresos que obtienes… Y que al final de mes haces un resumen en el que se ve claramente, por ejemplo, lo que tienes, lo que debes, lo que te deben y si has terminado con superávit o no.

Pues bien, algo muy similar a este proceso es lo que hacemos con la contabilidad de la empresa: introducimos en el programa informático todas las operaciones que se realizan mediante los denominados “asientos contables” y luego obtenemos las cuentas anuales, que vienen a ser los resúmenes a los que hemos hecho referencia en el ejemplo y que nos ofrecen toda la información ordenada, agrupada y sistematizada.

Así podremos conocer, por ejemplo, todos los bienes y derechos con los que cuenta la entidad y las deudas que ha contraído (con el balance de situación) o el beneficio o la pérdida que ha originado el negocio (en la cuenta de pérdidas y ganancias).

Toda esta información es muy útil y necesaria desde distintos puntos de vista:

• Para los socios o dueños del negocio, porque le servirá para poder tomar decisiones de cara al desarrollo de la actividad, a la mejora de resultados, a la conveniencia o no de aumentar o disminuir el endeudamiento, etc.
• Para Hacienda, porque sirve de base para calcular impuestos y obligaciones fiscales.
• Para las entidades de crédito, porque les sirve para valorar la idoneidad o no de conceder financiación a la entidad.
• Para cualquier tercero, porque las cuentas anuales se depositan en el Registro Mercantil y cualquiera puede acceder a ellas. Piensa, por ejemplo, que si vas a celebrar un contrato importante con esa entidad podrás conocer datos que te interesan como pueden ser la evolución de sus resultados o si está lo suficientemente saneada.

Importancia de llevarla correctamente 

Para que la contabilidad sea correcta debe reflejar la imagen fiel de la empresa, es decir, la información que se obtenga de ella debe ser cierta, fiable y que refleje la realidad económica de la entidad de una manera objetiva.

La importancia de esto es vital porque en caso contrario, es decir, si los datos que arroja no son reales las consecuencias son graves y ello porque: 

• Las decisiones que se tomen a partir de unos números inexactos solo pueden ser erróneas.
• Los impuestos que se calculen tomando como base importes incorrectos darán lugar a cuotas equivocadas (lo que implicará la imposición de sanciones).

¿Quién está obligado a llevar la contabilidad? 

Sin perjuicio de que cualquier tipo de empresa lleve un control más o menos exhaustivo de sus ingresos, gastos y demás movimientos económicos (por ejemplo, pueden crear un presupuesto básico en Excel), están obligadas a llevar la contabilidad en los términos que aquí nos referimos:

• Las sociedades mercantiles y demás entidades que tributen por el Impuesto de Sociedades. Por ejemplo: sociedades anónimas y limitadas, sociedades agrarias de transformación, fondos de inversiones, uniones temporales de empresas, …
• Las personas físicas que determinen su rendimiento por el régimen de estimación directa. Quedarían fuera de esta obligación, por tanto, todas aquellas acogidas al régimen de estimación directa simplificada o al de estimación objetiva (módulos).

¿Cómo se lleva la contabilidad? 

Las empresas que están obligadas a llevar la contabilidad tienen, también, que elaborar los libros oficiales (libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales). Además, las entidades mercantiles tienen que presentar en el Registro Mercantil las cuentas anuales.

La contabilidad, por tanto, ha de llevarse de la forma que permita tanto obtener estos libros y estados contables como brindar todo tipo de información sobre el desarrollo del negocio.

Y todo esto se consigue utilizando un programa informático. No es obligatorio, desde luego, pero hoy día sería impensable hacerlo de otra manera.

Con un programa de contabilidad el trabajo de mecanización consiste en introducir todas las operaciones mediante los correspondientes asientos contables. A partir de ahí la herramienta es la que ordena y sistematiza todos los datos y con solo pulsar una tecla se consigue cualquier información que se desee. Por supuesto, también elabora los libros obligatorios y las cuentas anuales.

Vocabulario básico 

Para que empieces a familiarizarte con el vocabulario propio de la disciplina, te explicamos una serie de términos que se usan con bastante frecuencia y que es fundamental tener claros a la hora de empezar:

Asiento contable

Es la anotación con la que se registran en la contabilidad las operaciones económicas que realiza la empresa. También se llama apunte contable o anotación contable.

Así, contabilizar es hacer asientos contables, porque es con ellos con los que se introduce la información.

Tienen una estructura fija y es la siguiente:

Importe

Número de cuenta la cuenta contable

Nombre de la cuenta contable

a

Número de cuenta contable

Nombre de la cuenta contable

Importe

Como ves, siempre están formados por dos cuentas contables como mínimo y en cada una de ellas irá una cantidad de dinero.

Por ejemplo: se compra mercancía por importe de 1.000 euros que se pagan por banco (operación exenta de IVA). El asiento contable sería:

1.000

(600)

Compra de mercaderías

a

(572)

Bancos

1.000

[Nota: para hacerlo más simple hemos planteado una operación exenta, pero, si te interesa, aquí puedes ver cómo calcular el IVA de una factura]

Debe y haber

En los asientos contables hay dos partes diferenciadas:

• El debe, que es la parte izquierda. 
• El haber, que es la parte derecha.

En la estructura que hemos visto, el debe sería todo lo que queda a la izquierda de “a” (1.000 euros y la cuenta 600 compra de mercaderías) y el haber sería todo lo que queda a la derecha de “a” (1.000 euros y la cuenta 572 Bancos).

Cargar

Cargar es anotar en el debe de un asiento contable. Por ejemplo: cargar la cuenta 430 Clientes por importe de 800 euros significa anotar en el debe del apunte (parte izquierda) 800 euros y la cuenta 430 Clientes.

Abonar

Abonar es anotar en el haber de un asiento contable. Por ejemplo: abonar la cuenta 400 Proveedores por importe de 300 euros significa anotar en el haber del apunte (parte derecha) 300 euros y la cuenta 400 Proveedores.

Libro diario

El libro diario es el que contiene todos los asientos contables del ejercicio económico. En él aparecerán por orden de fechas, se inicia con el asiento de apertura y termina con el asiento de cierre contable.

Junto con el de inventarios y cuentas anuales forman los libros oficiales, que son obligatorios para las empresas que tienen que llevar la contabilidad.

Activo

Es el conjunto de bienes y derechos de la empresa. Todo lo que tiene.

Pasivo

Es el conjunto de las deudas y obligaciones de la empresa. Todo lo que debe. 

Balance de situación

Es el informe (o estado contable) que muestra la situación patrimonial y financiera de la entidad en un momento determinado. Se divide en tres bloques: activo, pasivo y fondos propios.

Cuenta de pérdidas y ganancias

Es el informe (o estado contable) que muestra el resultado de la actividad de la empresa. Contiene los diferentes tipos de ingresos y gastos así como el beneficio o la pérdida obtenidos.

Conclusión 

Como has podido ver, para trabajar con la contabilidad se necesitan, básicamente, dos elementos:

• Conocimientos
• Y un programa de contabilidad

En referencia a lo segundo, no podemos dejar pasar la oportunidad de llamar tu atención sobre el hecho de que entre los mejores programas de contabilidad está Holded, el cual destaca por varios motivos:

• Es un programa de contabilidad integrado dentro de un software de gestión de empresa, lo cual permite la posibilidad de traspasar información de unas secciones a otras con solo pulsar un botón: facturación, CRM, recursos humanos…
• Contiene muchas posibilidades de automatización que ahorran tiempo y dinero.
• Permite integrarse y es compatible con un buen número de herramientas de terceros.
• Cuenta con planes básicos y económicos (desde 29 euros al mes) que permiten a empresas que son pequeñas o que están empezando poder acceder a este tipo de herramientas tan potentes.

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