A partir de julio de 2026, y si se siguen los plazos estipulados, todo el mundo estará obligado a emitir facturas electrónicas: ya se hace en empresas que facturan más de 8 millones de euros anuales y, desde 2020, en operaciones con la administración pública. ¿Cómo opera la facturación electrónica en la Xunta de Galicia? Lo vemos.
Prepárate para la factura electrónica
Pronto, todos los negocios deberán emitir facturas electrónicas.
Empieza con Holded¿Qué es una factura electrónica para la Xunta de Galicia?
Definición de factura electrónica
Una factura electrónica es un documento digital que sustituye a la tradicional factura en papel. Su principal característica es que se emite, transmite y recibe de manera electrónica, lo cual garantiza la autenticidad y la integridad de la información.
En el caso de la Xunta de Galicia, y como hemos mencionado al principio, ya es obligatorio emitir factura electrónica.
Diferencias con una factura tradicional
Las principales diferencias entre una factura electrónica y una tradicional residen en su formato y el proceso de transmisión. Mientras que una factura en papel requiere la impresión y el envío físico, la factura electrónica se genera y se transmite a través de medios digitales.
En lo que respecta al proceso de transmisión, a diferencia de las facturas simplemente digitales, la autenticidad de la factura electrónica está asegurada mediante el uso de firmas electrónicas y certificados digitales. Además, permiten un procesamiento más rápido y eficiente, especialmente en la administración pública, donde los plazos de revisión y pago pueden ser largos.
Relevancia de la factura electrónica para la administración pública
¿Para qué sirve la factura electrónica? En el caso de la Xunta, juega un papel fundamental en la modernización de sus procesos administrativos. Su uso permite simplificar trámites, reducir costes operativos y disminuir los errores humanos asociados con el procesamiento manual de documentos.
Además, al ser completamente digital, facilita el acceso a la información y su seguimiento en tiempo real, lo que contribuye a una mayor transparencia y agilidad en la gestión pública. La transición a la factura electrónica también favorece el cumplimiento de normativas ambientales al reducir considerablemente el uso de papel.
Requisitos para emitir facturas electrónicas a la Xunta de Galicia
Ya conocemos el contexto general; ahora, vamos a lo concreto. ¿Qué formatos, estándares e información contenida en la factura electrónica son válidos en la Xunta de Galicia?
Formatos y estándares admitidos
Según consta en la web de la Consellería de Facenda, la Xunta de Galicia acepta facturas electrónicas en el formato Facturae 3.2 (o 3.2.1.), un estándar diseñado para garantizar la interoperabilidad entre las diferentes administraciones públicas y los proveedores. Este formato es obligatorio para todos aquellos que emiten facturas electrónicas al gobierno gallego.
El formato Facturae incluye información estructurada y codificada que permite su fácil procesamiento y validación en los sistemas informáticos del gobierno. Además, el archivo debe incluir una firma electrónica que asegure la autenticidad del emisor.
Certificados digitales y autenticación
El uso de certificados digitales es un requisito indispensable para la emisión de cualquier factura electrónica a la Xunta de Galicia. Este tipo de certificados sirven para autenticar tanto la identidad del emisor como la integridad de la factura.
Por tanto, los proveedores deben contar con un certificado digital emitido por una autoridad de certificación reconocida, que les permita firmar electrónicamente las facturas. Este proceso asegura que la factura no haya sido alterada después de su emisión y garantiza su validez jurídica.
Información obligatoria que debe incluirse en la factura
Además de la información básica como el nombre, NIF y dirección del emisor y del receptor, se debe incluir una descripción detallada de los bienes o servicios prestados, su precio, las cantidades, el tipo de IVA aplicable y la fecha de emisión.
Es esencial que todos los datos sean precisos y estén completos para evitar rechazos o problemas de validación en el sistema.
Normativa y regulación de la factura electrónica en la Xunta de Galicia
Normativa específica
La normativa que regula el uso de la factura electrónica en la Xunta de Galicia está alineada con la legislación española y europea en materia de facturación electrónica en el ámbito público (Ley 25/2013, que establece la obligación de las administraciones públicas de aceptar facturas electrónicas, y la Ley General Presupuestaria 47/2003, que regula las operaciones financieras del sector público).
Pero, remitiéndonos específicamente a la Xunta, la Ley 11/2013, de 26 de diciembre, de presupuestos generales de la Comunidad Autónoma de Galicia para el año 2014, establece en su disposición adicional 22ª que las facturas electrónicas se presentarán en el Sistema Electrónico de Facturación. El Decreto 3/2010 regulaba la factura electrónica y el uso de medios digitales en materia de contratación pública con el organismo autonómico.
Requisitos
Es fundamental que las facturas electrónicas cumplan con las especificaciones de la normativa vigente para ser aceptadas por la Xunta de Galicia. Esto incluye el cumplimiento de los formatos técnicos establecidos, la autenticación mediante certificado digital y la inclusión de toda la información obligatoria en la factura.
Si alguna de estas condiciones no se cumple, la factura será rechazada y el proveedor deberá corregir los errores para que se procese correctamente.
Aplicación
Las entidades privadas y públicas que realizan operaciones comerciales con la Xunta de Galicia están obligadas a emitir facturas electrónicas, siempre que la transacción esté sujeta a este tipo de facturación. Esto incluye desde proveedores de bienes y servicios hasta contratistas que gestionan proyectos públicos.
¿Cómo enviar una factura electrónica a la Xunta de Galicia?
Y ahora, llegamos al punto más delicado. Presta atención, porque seguir todos los pasos es fundamental.
Acceso al portal FACe para el envío de facturas
El portal FACe (Factura Electrónica) es la plataforma oficial para el envío de facturas electrónicas a la administración pública española, incluida la Xunta de Galicia. Para acceder al portal, los proveedores deben registrarse y obtener un usuario, lo que les permitirá presentar las facturas de manera digital.
También podemos acceder al sistema electrónico de facturación de la propia Xunta, en la web de la Consellería de Facenda.
Proceso paso a paso para subir la factura
Aunque cuentas con la guía definitiva de la factura electrónica, el proceso para enviar una a la Xunta de Galicia es sencillo y consta de los siguientes pasos:
- Registro en el portal FACe: el proveedor debe crear una cuenta de usuario en FACe si aún no tiene una.
- Haz clic en “enviar factura”.
- Elige el sistema mediante el cual firmarás la factura: cl@ve, firma electrónica o certificado electrónico.
- Rellena un pequeño formulario y adjunta el archivo de la factura electrónica generado por tu programa de facturación.
- En este punto se habrá activado el botón de “remitir factura”: haz clic.
- En la siguiente pantalla, comprueba que toda la información que se te muestra es correcta y confirma (o corrige).
- Envía y descarga el justificante en formato PDF.
Confirmación y seguimiento del estado de la factura enviada
Una vez enviada la factura electrónica, recibirás una confirmación del envío y podrás seguir el estado de la factura a través del portal FACe. En caso de que la factura sea rechazada por alguna irregularidad, podrás revisar los errores, corregirlos y volver a enviarla.
Además, el sistema permite a los proveedores hacer un seguimiento de los plazos de pago, lo que proporciona una mayor transparencia y control sobre el proceso.
Alternativas para emitir facturas electrónicas a la Xunta de Galicia
FACe es el sistema por el cual debemos enviar las facturas electrónicas a administraciones públicas como la Xunta, pero las podemos generar y descargar con otro software que cumpla los requisitos de esta. De hecho, la escasa actualización de Facturae hace interesante contar con un programa especializado.
Software de facturación compatible
Existen opciones de software de facturación que permiten generar y enviar facturas electrónicas en el formato requerido por la Xunta de Galicia, como la que tienes con Holded.
Holded está específicamente diseñado para cumplir con los requisitos de la administración pública, y deja tus facturas listas, con los requisitos y formatos oficiales que demanda el organismo en cuestión (la Xunta, en este caso) para que lo único que tengas que hacer es firmarlas y subirlas en formato XML a FACe.
Ventajas de utilizar plataformas privadas para automatizar el proceso
Plataformas como la de Holded no solo automatizan la creación y envío de facturas, sino que también cuenta con numerosas funcionalidades de contabilidad, relación con el cliente y organización interna, lo que facilita el flujo de trabajo.
Además, en Holded proporcionamos soporte técnico para resolver cualquier incidencia relacionada con la emisión o validación de las facturas.
Comparación de alternativas según necesidades del usuario
Al elegir entre software propio o plataformas privadas es importante evaluar las necesidades del usuario, como el volumen de facturación, la complejidad de las operaciones comerciales y los recursos disponibles para la gestión.
Normalmente, en nuestro negocio vamos a necesitar otras funcionalidades fuera de la emisión pura y dura de facturas electrónicas. Veamos ahora una breve comparativa de algunos programas de facturación:
- Holded: toda la información está en la nube, su versión más económica es 100% gratuita, tiene un periodo de prueba gratuito para cualquier versión, es muy intuitivo y cuenta con ERP, CRM, programa de contabilidad, numerosas integraciones y un largo etcétera.
- SAGE 50: no tiene periodo gratuito de prueba, cuesta 45 euros al mes, ofrece integración con los bancos y Microsoft 365, cuenta con opción local y en la nube.
- Billin: ofrece periodo gratuito, cuesta 6,60 euros al mes más IVA, es muy intuitito, está centrado en la creación de facturas, es una solución en la nube.
- Factusol: cuesta 18 euros más IVA al mes, está enfocado en la facturación, su empresa ofrece soluciones integrables que se abonan aparte, se ofrece local y en la nube.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos días tengo para enviar una factura electrónica a la Xunta?
Generalmente, el plazo para enviar una factura electrónica a la Xunta de Galicia depende de los plazos establecidos en el contrato o acuerdo comercial. Sin embargo, se recomienda enviar la factura de manera inmediata tras la prestación de los servicios o la entrega de los productos para garantizar el cumplimiento de los plazos de pago.
¿Cuántos días atrás puedo facturar electrónicamente?
El plazo para emitir una factura electrónica retroactivamente depende de las condiciones del contrato y de las políticas de facturación que establezca la Xunta de Galicia. No obstante, y de nuevo, recomendamos emitir las facturas lo más pronto posible después de la transacción para evitar problemas.
¿Qué hacer si mi factura es rechazada?
Si una factura electrónica es rechazada por la Xunta de Galicia deberás revisar el motivo del rechazo, corregir los errores indicados y reenviar la factura a través del portal FACe. Es fundamental asegurarse de que todos los campos requeridos estén correctamente cumplimentados y de que la firma electrónica sea válida.
