Todo tu negocio en una plataforma
Holded te permite centralizar tus facturas, contabilidad, proyectos, CRM y RRHH de forma intuitiva.
Empieza gratis hoy¿Cómo se hace una factura comercial? ¿Para qué sirve? ¿En qué se diferencia de una proforma? ¿Se puede rectificar si contiene un error? A estas preguntas y a otras más vamos a dar respuesta en este artículo, así que sigue leyendo y te convertirás en un experto en la materia.
¿Qué es una factura comercial y para qué sirve?
La factura comercial es el documento que recoge los datos de una operación de venta de mercancía al exterior, por lo que se utiliza en el ámbito del comercio internacional.
Forma parte de la documentación que hay que presentar en la aduana de manera obligatoria cuando se realiza una exportación de productos y sirve de base para calcular los derechos arancelarios y tributos que gravan la operación.
Diferencias entre factura comercial, factura proforma y otros tipos de factura
Factura proforma
Diferente de la factura comercial es la factura proforma. Si bien ambas presentan un contenido muy parecido se diferencian en que mientras que la factura comercial refleja una transacción ya realizada la proforma tiene un carácter meramente informativo.
Funciona como un presupuesto y con ella el exportador pone en conocimiento del cliente las características de los productos, número de unidades, precio y demás condiciones de la operación como paso previo a realizar la venta en firme.
También se utiliza una factura proforma en los siguientes casos:
- Para acompañar el envío de muestras.
- Para que el comprador pueda solicitar una licencia de importación.
- Para solicitar la apertura de un crédito documentario al banco.
Factura aduanera
Hay países cuya Aduana exige un documento específico para poder realizar la importación de bienes y que detalla la información que su normativa establece como necesaria. Es lo que se denomina factura aduanera y se utiliza a efectos estadísticos.
Factura consular
Es el documento emitido por el exportador que debe estar visado por el consulado del país importador que lo exija.
Se utiliza para determinar la base sobre la que aplicar el arancel y es habitual que se trate de una factura comercial visada en la oficina consular
¿Qué es la factura comercial electrónica?
Una factura comercial electrónica es aquella que se emite como un archivo informático. No se trata de un documento físico sino de un formato digital que se transmite de manera online.
Al elaborarla es necesario que se cumplan una serie de requisitos técnicos y que se garantice su autenticidad e integridad mediante la firma electrónica avanzada correspondiente.
Importancia de la factura comercial en el comercio exterior
La trascendencia de la factura comercial está fuera de toda duda porque sin ella no se despachará en aduana ninguna mercancía: si se trata de una importación el pedido no entrará en el país y si se trata de una exportación no tendrá lugar la salida del territorio.
Como ya hemos comentado, es su contenido el que sirve para determinar el arancel que grave la operación y los impuestos que, en su caso, se devenguen.
En este sentido, merece la pena tener en cuenta las siguientes reglas básicas y generales respecto al impuesto sobre el valor añadido:
- Las ventas realizadas a otros países de la Unión Europea (entregas intracomunitarias) están exentas de IVA siempre que las dos partes que intervienen sean empresarios o profesionales inscritos en el ROI.
- Las compras realizadas a otros países de la Unión Europea (adquisiciones intracomunitarias) están exentas de IVA siempre que las dos partes que intervienen sean empresarios o profesionales inscritos en el ROI, igual que en el caso anterior.
- Las ventas realizadas a otros países que no forman parte de la Unión Europea (exportaciones propiamente dichas a los efectos del impuesto) están exentas de IVA.
- Las compras realizadas a otros países que no forman parte de la Unión Europea (importaciones propiamente dichas a efectos del impuesto) sí están sujetas a IVA, el cual se liquidará en la Aduana correspondiente.
- Tanto las entregas como las adquisiciones intracomunitarias deben declararse en el modelo 349 pero las exportaciones e importaciones (operaciones con países de fuera de la UE) no.
Requisitos para emitir facturas comerciales
Las menciones obligatorias que debe incluir toda factura comercial son las que indica el artículo 6 del Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) y que, salvo lo que se dispone para casos específicos, son:
- Número y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición.
- Datos identificativos y domicilio tanto de quien emite la factura como de quien la recibe.
- Descripción y precio de la operación.
- Tipo impositivo de IVA y cuota si procede.
- Fecha de realización de la operación si es diferente a la de la emisión o del pago anticipado si ha tenido lugar.
- Mención expresa si tiene lugar alguna de las siguientes circunstancias previstas (operación exenta de IVA, por ejemplo).
En función del tipo de transacción de que se trate y del país de destino de la mercancía es posible que sea necesario incluir otro tipo de información. Por ejemplo, es bastante habitual que se plasmen en la factura comercial los datos relativos a las condiciones de entrega, de pago, transporte o clasificación arancelaria.
Por último, en cuanto a lo que a normativa fiscal se refiere, es la que regula el impuesto sobre el valor añadido (VAT) la que se aplica a la hora de determinar si este tributo debe o no figurar en la factura comercial.
¿Cómo hacer una factura comercial?
Las facturas comerciales se pueden hacer por cualquier medio que permita redactarlas e incluir en ellas la información que es necesaria. Nada dice la ley de que no puedan confeccionarse a mano, pero hoy día nadie lo haría así.
Aunque muchas empresas utilizan plantillas de Excel o de Word, lo mejor es emplear una herramienta específica.
En el mercado hay muchas, pero merece la pena destacar el programa de facturación de Holded, con el que podrás elaborar todo tipo de facturas, albaranes y presupuestos con la tranquilidad de que son correctos desde el punto de vista legal y ganando en eficiencia gracias a sus integraciones con otras herramientas de gestión.
La automatización de este tipo de procesos incidirá directamente en la cuenta de resultados de tu empresa porque implica un ahorro considerable de tiempo y la minimización en la comisión de errores.
A continuación tienes un ejemplo de factura comercial:
Preguntas frecuentes
¿Cómo se rectifica una factura comercial errónea?
Cuando se comete un error en una factura comercial se corregirá emitiendo la correspondiente factura rectificativa en la que se subsane la equivocación.
Lo habitual es que la factura comercial rectificativa sustituya a la anterior, pero también puede darse el caso de que la complemente si el error está en los importes o cálculos.
¿Qué hacer si un cliente no paga una factura comercial?
El hecho de que la factura comercial se emita a un cliente extranjero no plantea ninguna particularidad cuando resulta impagada.
Los pasos a seguir suelen ser contactar con el cliente y reclamarle el importe de la factura pendiente y, si no se consigue así, habría que poner el asunto en manos de un abogado para que valore la posibilidad de interponer una demanda. También se encargan de este tipo de asuntos las empresas de recobros.
¿Es obligatorio enviar la factura comercial en formato físico?
No, ya no es obligatorio que la factura comercial se emita en formato físico. De hecho, la factura comercial electrónica puede facilitar y agilizar bastante los trámites en la aduana. Eso sí: es necesario que se cumplan todos los requisitos exigidos para la validez de este tipo de archivos digitales.
¿Cómo afecta el Brexit a las facturas comerciales entre España y el Reino Unido?
Desde la entrada en vigor del Brexit el Reino Unido no forma parte de la Unión Europea por lo que las ventas realizadas a dicho país se considerarán exportaciones a efectos de IVA (y, por tanto, están exentas de este impuesto) y la factura comercial será el documento imprescindible para el paso de la mercancía por la Aduana.
Y también a la inversa. Es decir, las compras realizadas al Reino Unido son importaciones y se les aplicará tanto el arancel correspondiente y como el impuesto sobre el valor añadido en la frontera.
