Guardar las facturas es una de las obligaciones que tenemos como empresarios. Tanto si eres autónomo como si tienes una sociedad mercantil, deberás guardar y archivar todas las facturas, documentos y justificantes que generes con tu actividad comercial. Así lo obliga la Agencia Tributaria. Pero, ¿qué facturas debo guardar? ¿Durante cuánto tiempo?
A continuación vamos a analizar cuáles son los plazos de conservación de facturas que deberán cumplir tanto las compañías que continúan en funcionamiento como aquellas que se disuelvan.
¿Qué facturas estoy obligado a guardar?
La Ley General Tributaria establece la obligación de conservar todas las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias. Esto significa que deberás guardar las facturas, justificantes de pagos, cobros, información y documentos que hayas emitido a terceros, así como aquellos que hayas recibido al efectuar cualquier gasto, inversión o compra.
Es fundamental que guardemos y tengamos acceso a todas las facturas con las que trabajamos y que, en algún momento, hayan intervenido en la elaboración de nuestra contabilidad, así como en las declaraciones de impuestos, tanto parciales como anuales.
¿Por cuánto tiempo debo guardar las facturas?
Una cuestión importante a tener en cuenta es que las facturas pueden servir como prueba en un juicio, así que los plazos de conservación de las facturas dependerán del criterio que tengamos en cuenta.
Según el criterio tributario
Para la Administración Tributaria, el plazo de prescripción de los impuestos es de cuatro años, que empiezan a contar desde que se presenta la declaración de impuestos. Por ello, es necesario conservar todas las facturas y documentación de todo tipo relacionada en caso de que Hacienda decida realizar una inspección.
Según el criterio mercantil
Según el artículo 30 del Código de Comercio, todo empresario está obligado a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Según el criterio penal
Las facturas pueden servirnos como prueba en un juicio por un posible delito fiscal. Por ello es muy recomendable que las guardemos durante un período de 10 años. Y es que, aunque el delito fiscal prescribe a los cinco años, según el artículo 305 del Código Penal, la versión agravada del mismo se amplía a 10 años.
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Según el criterio tributario |
4 años |
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Según el criterio mercantil |
6 años |
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Según el criterio penal |
10 años |
¿Cómo debo guardar las facturas?
La legislación nos obliga a conservar las facturas en su contenido original y de forma ordenada. Es decir, no tendrán validez las facturas escaneadas o fotocopias.
Esto no quiere decir que debamos guardar todos los documentos en papel, ya que puedes conservarlos en formato electrónico siempre y cuando podamos garantizar la autenticidad de su origen y la legibilidad de todo su contenido.
