La transformación digital afecta a todo tipo de negocios, incluso a los más tradicionales. Hoy en día no concebimos una empresa sin (al menos) un ordenador. Y aunque un buen CRM es esencial para todo tipo de negocio, en el caso de los abogados y otros profesionales de la justicia puede ser una herramienta especialmente importante.
La razón es obvia. Cuando un abogado acepta un caso, tiene que crear un fichero para almacenar multitud de detalles que van más allá de los datos del cliente. Número del procedimiento, juzgado, datos de la parte contraria… Cada entrada es fundamental.
De hecho, la introducción de los CRM legales ha cambiado la manera de trabajar de los abogados, poniendo a su disposición una nueva metodología más ágil y eficiente que no ha tardado en implantarse. Según el ABA Tech Report: Practice Management, en 2019 el uso de los programas de CRM en el ámbito legal aumentó de un 3% a un 44%.
¿Qué beneficios aporta un CRM legal para un despacho de abogados? ¿Para qué sirve y qué tipos existen?
La palabra CRM procede de la expresión en inglés Customer Relationship Management, que podríamos traducir como administración de la relación con el cliente. Se trata de un software orientado al marketing que sirve para mejorar la gestión y la captación de clientes. Además, también permite proporcionar una atención más personalizada a cada grupo, ya que cuenta con herramientas para diferenciar entre tipo de clientes o leads.
¿Qué es un CRM legal?
Un CRM legal es una solución digital con funciones específicas para juristas que recoge en una base de datos todas las interacciones de un despacho de abogados con sus clientes. La finalidad es ordenar la información, personalizar la atención al cliente y optimizar los recursos. En concreto, un CRM legal sirve para:
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Empieza ahoraCaracterísticas de un CRM legal
- Agilizar las tareas diarias.
- Recopilar todos los datos de los clientes en una única plataforma.
- Hacer un seguimiento de la actividad de los clientes en una plataforma accesible para todos los abogados de una firma.
- Automatizar y optimizar tareas de marketing.
- Organizar tareas y documentos para coordinarlos con los clientes y con los miembros del equipo.
Tipos de CRM legales
Todos los CRM legales cumplen las mismas funciones, pero existen diferentes tipos según las tareas específicas que desarrollan. En general, podemos hablar de tres clases de CRM legal:
- CRM legal analítico. Su principal finalidad es recopilar y analizar datos de los clientes.
- CRM legal colaborativo. Estos programas se especializan en facilitar la colaboración y el trabajo en equipo en tiempo real entre varios departamentos del despacho: marketing, ventas y atención al cliente.
- CRM legal operativo. Este software automatiza las tareas comerciales de marketing, ventas y atención al cliente.
¿Por qué es importante para los abogados usar un CRM?
Un buen CRM es fundamental para toda empresa que presta servicios profesionales. Pero la cantidad de información y documentos confidenciales que maneja un bufete de abogados puede alcanzar dimensiones estratosféricas.
Además, un CRM legal también sirve para ayudar a comprender las necesidades de los clientes y a establecer relaciones altamente personalizadas con ellos. Así, una firma de abogados puede ofrecer una imagen unificada y un sólido servicio de atención al cliente.
Al mismo tiempo, los abogados pueden dedicar menos tiempo a las tareas de gestión del negocio para dedicarse en cuerpo y alma a ganar casos. Por lo tanto, el software de gestión para despachos profesionales es una herramienta esencial si queremos que el cliente quede satisfecho y que vuelva a recurrir a nuestros servicios en próximas ocasiones.
¿Cuáles son los mejores CRM legales para abogados y profesionales de la justicia?
- Holded
- MN Program
- Salesforce
- Sudespacho
- Efficy
- Clio Grow
- HubSpot
- BaseNet
- Quolaw/vLex
- Legally CRM
En el mercado digital encontramos numerosos CRM más allá de los más conocidos (HubSpot y Salesforce). En este sentido, es importante valorar si sus funciones están orientadas al sector jurídico o no. A continuación, destacamos diez de los CRM legales más destacados en el ámbito legaltech.
1. Holded
El CRM de Holded permite manejar en una sola plataforma las oportunidades de venta, los recursos de una empresa y la atención al cliente. Su gran ventaja es que es muy fácil de utilizar.
Además, se adapta a todas las necesidades de cada negocio y ayuda a incontables muchas horas de trabajo. Su desventaja es que no es la opción más sofisticada, pero es el complemento perfecto para el programa de gestión empresarial o ERP online para abogados.
Este software está incluido en todos los planes para empresas de Holded, pudiendo optar por cuatro diferentes: Básico, Estándar, Avanzado y Premium. Los precios van de 29 a 199 euros al mes, aunque se puede probar gratis y sin compromiso durante 14 días.
2. MN Program
Esta solución está enfocada al sector legal. Es totalmente personalizable e incluye funciones específicas para gestión de expedientes, firma digital o el seguimiento de la evolución de los casos en los juzgados.
También tiene servicio de mensajería propio. Por otro lado, cuenta con formación para la aplicación del software, así como recursos didácticos para que la herramienta resulte cómoda y accesible para todos los miembros del equipo.
Nos ofrece tres tipos de planes recomendados para empresas según el tamaño de su equipo: Advance, Premium y Enterprise. El coste de este servicio es desde un euro al día.
3. Salesforce
Salesforce es ese CRM que todo el mundo conoce. No tiene funciones especiales para el sector legal, pero sí que aporta soluciones personalizadas que se adaptan a todo tipo de negocio. De esta forma, contiene bases de datos detalladas, herramientas de productividad vanguardistas y otras utilidades que nos ayudan a permanecer actualizados.
Se puede probar gratis durante 30 días. A partir de aquí podemos optar por diferentes planes que se distinguen en función del tamaño de la empresa. El precio va desde 25 euros al mes.
4. Sudespacho
Este software jurídico nos promete que vamos a ser capaces de poner al día cada expediente en menos de tres minutos. Viene equipado con herramientas de gestión de casos judiciales y extrajudiciales (actuales y archivados), administración de documentos, control de facturas y hasta una agenda para abogados con apartados individuales y grupales.
Hay cuatro planes disponibles: Lite, Pocket, Medium y Profesional. El plan Lite es gratuito, aunque muy limitado. El resto tienen un precio que oscila entre 35,95 y 84,95 euros al mes.
5. Efficy
Este programa dispone de utilidades específicas para abogados: gestión documental, historial de interacciones con los clientes, creación de informes analíticos o administración de las facturas. Hay cuatro planes diferentes: Starter, SMB, Enterprise y Corporate. Los precios van de 20 a 80 euros al mes por usuario.
6. Clio Grow
Se trata de otro CRM legal con características especiales para juristas: automatización de tareas, administración de clientes, filtros para organizar contactos, seguimiento de clientes potenciales, firmas electrónicas, gestión de documentos en la nube, reserva de cita online…
Tiene tres planes: Standard, Premium y Suite. Los precios oscilan entre 49 y 89 euros por usuario y mes.
7. HubSpot
HubSpot es otro clásico del software para empresas. Al igual que en el caso de Salesforce, no dispone de herramientas concretas para despachos de abogados, pero se trata de una opción muy completa y personalizable. Así, contiene herramientas de marketing, ventas, gestión de contenidos, atención al cliente y productividad.
Tenemos a nuestra disposición tres planes en función del número de contactos de marketing a manejar: Starter (desde 41 euros al mes), Pro (740 euros) y Enterprise (2.944 euros). Además, también podemos escoger una suite de CRM Starter desde 41 euros al mes.
8. BaseNet
Un software jurídico especialmente dedicado a la gestión de contactos con fichas de clientes, histórico de interacciones, recordatorios, registro de provisiones de fondos, informes, correo electrónico… Dispone de varias suscripciones y módulos opcionales desde 21 euros. Sin embargo, deberemos hacer una inversión inicial de 200 a 500 euros.
9. Quolaw/vLex
Es un innovador programa de gestión online para despachos de abogados que se caracteriza por ser simple y efectivo. Incluye funciones de gestión de casos y expedientes, creación de informes, plataforma de documentos, contabilidad, administración de facturas y hasta acceso directo a Lexnet. Tiene planes profesionales, académicos y gubernamentales desde cero euros.
10. Legally CRM
Un programa especialmente diseñado para los despachos de abogados que incluye control de horarios, gestión de documentación, correo electrónico… Cuenta con dos planes: Básico (unos 20 euros al mes por usuario) y Premium (unos 40 euros). El inconveniente es que se trata de una herramienta polaca con disponible en inglés y polaco.
Preguntas frecuentes sobre los CRM
A estas alturas ya lo sabemos todo acerca de los CRM en general y de los CRM legales en particular. Pero aún quedan algunos asuntos por resolver.
¿Qué diferencia hay entre un CRM y un ERP?
Como hemos visto, los CRM son soluciones diseñadas para gestionar las relaciones con los clientes y mejorar las tareas comerciales. Por otro lado, los ERP sirven para optimizar los procesos internos de una compañía con el objetivo de aumentar la productividad y mejorar coordinación entre los miembros del equipo.
¿Cuál es el mejor CRM para abogados?
El mejor CRM para abogados es aquel que contenga herramientas especialmente orientadas al sector jurídico. En su defecto, lo más recomendable es optar por el CRM que más cómodo y fácil de utilizar nos resulte, y en eso destaca el software de Holded, que se basa en una interfaz intuitiva para facilitar su uso a todo tipo de usuarios.
