Cómo optimizar el control de ingresos y gastos de un negocio

Para que tu negocio te proporcione tranquilidad no basta con que el resultado sea siempre positivo. Necesitas asegurarte de que la estructura de ingresos y gastos actual sea la más adecuada para que los cambios, internos o externos, te afecten lo menos posible y por eso es importante llevar un control de ingresos y gastos.

Cada vez es más sencillo llevar este control, puesto que la tecnología permite que con menor esfuerzo y menos errores puedas tener tus ingresos y gastos bien organizados y clasificados. En este artículo te explicamos cómo gestionarlo de la manera más efectiva.

¿Qué son los ingresos y gastos de un negocio?

Esta pregunta puede parecer muy sencilla, pero en el día a día de una empresa a veces se pueden generar confusiones. Para llevar un buen control de ingresos y gastos, en primer lugar, hay que diferenciar bien los siguientes términos:

• Ingresos: Se corresponden normalmente con las ventas de productos y servicios, y se tienen en cuenta en el momento en el que emites la factura correspondiente o realizas la operación (cuando no haya que emitir factura). 
• Cobros: El cobro es el movimiento de tesorería que permite que la factura emitida previamente (ingreso), se convierta en dinero en efectivo, sea por caja o por banco.
• Gastos: Al igual que los ingresos, los gastos se producen en el momento en que se genera la factura o la operación correspondiente. Suelen ser más variados que los ingresos, ya que aparte de las compras, pueden producirse por la remuneración del trabajo al personal, la amortización del inmovilizado o el interés generado por un préstamo.
• Inversiones: Tienen muchas similitudes con los gastos y, de hecho, a veces se confunden con ellos, pero tienen dos características fundamentales que las definen. La primera es que se adquieren con el objetivo de que permanezcan más tiempo en la empresa, ayudando a realizar la actividad, y la segunda es que suelen corresponderse con importes elevados
• Pagos: Son los movimientos de tesorería que se corresponden con la salida de efectivo para liquidar las obligaciones de pago generadas por los gastos y las inversiones. 

Además de que no siempre coinciden en el tiempo, para el control de ingresos y gastos debes tener en cuenta que los cobros y pagos de facturas suelen llevar impuestos indirectos (como el IVA) que no se consideran ingresos ni gastos, así que tampoco tiene por qué coincidir el importe cobrado con el ingreso ni lo pagado con el gasto o la inversión.

Estas son dos razones (aunque no las únicas) por las que no es buena idea llevar el control de ingresos y gastos de tu empresa basándote solo en los extractos de los bancos.

Por qué es importante llevar un control de ingresos y gastos de un negocio

Las empresas siempre han tenido que controlar de una forma u otra lo que ingresan y lo que gastan. Esto es así porque para saber si puede seguir adelante necesita conocer sus resultados, que se obtienen de la diferencia entre los ingresos y los gastos de un periodo concreto.

No solo eso, sino que también necesita saber cuáles son los orígenes de esos resultados, es decir, cuáles son las líneas de negocio, productos, servicios o proyectos que son rentables y que hacen que la empresa funcione.

Hay muchos casos de empresas que tienen resultados positivos de forma global porque algunas de sus líneas son rentables, aunque otras no lo sean. Los problemas vienen cuando en un momento determinado, por ejemplo, en una crisis económica, se reducen las ventas de las líneas rentables y afloran las pérdidas ocasionadas por las no rentables.

Da igual que seas autónomo, pyme o gran empresa: el control de ingresos y gastos debe existir siempre, ya que es la clave para saber si tu negocio funciona correctamente y poder actuar con rapidez en caso de imprevistos.

¿Qué tipos de ingresos y gastos deben controlarse?

Aunque el control de ingresos y gastos debe realizarse sobre todos los movimientos que afecten a la contabilidad de la empresa, hay algunos de ellos que requieren especial atención.

Dentro de los ingresos, las ventas sin duda necesitan un control específico que te permita conocer su evolución y su composición. Es conveniente que separes las ventas en cuentas diferentes, de tal forma que puedas analizar su evolución por línea de negocio o por otras variables que te interesen. 

Y con los gastos ocurre lo mismo: conviene clasificar correctamente las cuentas de gasto para que te den la información que necesitas. Por ejemplo, es interesante tener cuentas de coste de personal diferentes para cada departamento, porque te permitirá conocer el coste de cada uno de ellos siempre que lo necesites.

Las compras y otros gastos que vienen mediante factura también suponen un desembolso importante para cualquier empresa, y hay que registrarlos adecuadamente para que el resultado de la empresa sea real.

¿Cómo se hace un informe de ingresos y gastos?

Lo primero que le debes pedir a un informe de ingresos y gastos es que sea útil. Debe contener la información necesaria y relevante que te sirva para analizar e interpretar la evolución de tu empresa. Para ver la evolución, lo mejor es que el informe contenga datos mensuales.

Además, debe estar estructurado de manera que puedas extraer fácilmente los diferentes resultados (bruto, neto, EBITDA, …) y puedas saber si estás cubriendo adecuadamente los costes y cuál es el beneficio.

Los gastos en una empresa se obtienen de diferentes fuentes: facturas, nóminas, cargos bancarios, cuadros de amortización de préstamos, etc… y lo ideal es que se pueda registrar todo en el mismo sitio, como puede ser en un software de gestión empresarial o ERP. De esa manera tendrás toda la información organizada en un mismo lugar y será mucho más fácil no sólo el control de ingresos y gastos sino también la obtención de informes.

Cómo optimizar el control de ingresos y gastos de tu negocio

A veces, los informes que necesitas los obtienes de manera automática del ERP que estés utilizando, y otras veces te los puedes fabricar de forma manual, con ayuda de aplicaciones externas como Excel o Power BI, a partir de los datos registrados en el ERP y en otras fuentes de datos.

Una forma muy práctica y sencilla de hacerlo es trasladar la información a Excel y fabricarte el informe a tu medida. Si tienes una plantilla de Excel ya predefinida con vínculos, este proceso será muy automático.

El informe más común, al estar estandarizado, es la cuenta de pérdidas y ganancias. Esta cuenta permite analizar de una forma rápida los ingresos y gastos de la empresa, clasificados de una forma estandarizada para que sea fácil de analizar e interpretar. 

Sé constante en el control de ingresos y gastos

La mejor manera de optimizar el control de ingresos y gastos es que registres los movimientos de una manera sistemática y organizada (además de tener en cuenta la periodificación de ingresos y gastos). Tradicionalmente, las hojas de cálculo (por ejemplo, Excel) han cumplido una función muy importante en este control, sobre todo en pymes y autónomos, ya que las aplicaciones específicas solían tener un precio elevado y además exigían tener ciertos conocimientos contables. 

El principal problema de las hojas de cálculo es que se pueden producir errores porque normalmente son de diseño interno y, con el tiempo, se pueden desconfigurar algunas fórmulas importantes. No obstante, siguen siendo imprescindibles como herramienta auxiliar.

Por otra parte, en los últimos años ha proliferado el software de gestión en la nube, como Holded, con precios más asequibles y con un manejo más intuitivo. Aun así, todavía siguen siendo necesarios los conocimientos contables, al menos para establecer los criterios y procedimientos. Por ejemplo, debes conocer la diferencia entre un gasto y un inmovilizado, o saber que tienes que distinguir entre el corto y el largo plazo para registrar un préstamo.

Ayúdate con la conciliación bancaria

Una función muy importante de este tipo de software para el control de ingresos y gastos es la conciliación bancaria. La conciliación te permite detectar diferencias y errores en el registro de ingresos y gastos. Si haces la conciliación diaria o, al menos, semanal, tu control de ingresos y gastos será mucho más preciso.

Automatiza facturas y gastos recurrentes

Otra función muy útil es la recurrencia de facturas y gastos, es decir, que puedas registrar de una forma rápida y, sobre todo, sistemática los gastos que se producen periódicamente, como pueden ser las nóminas, facturas de electricidad, comunicación, gestoría, etc. Esto también mantendrá tu control de ingresos y gastos al día.

Registra los tiques de gastos

Uno de los agujeros negros de los gastos suele ser el generado con los tiques y gastos con tarjeta. Muchos de los justificantes de estos gastos se pierden por el camino y es difícil después conseguir duplicados. El problema es que sin justificante, el gasto no es deducible fiscalmente. En algunas empresas esto puede suponer una cantidad considerable.

La solución pasa por las aplicaciones específicas para escanear o registrar tiques. Suelen ser también aplicaciones en la nube, con apps muy prácticas en el móvil y con reconocimiento automático de la información (fecha, importe, etc…) para que el usuario no tenga que intervenir demasiado y no le resulte tedioso. A veces, estas aplicaciones vienen integradas con tu ERP o se pueden conectar con él para que envíe la información y así cerrar el círculo.

En general, podemos decir que llevar un control adecuado de ingresos y gastos es cada vez más sencillo. Existen aplicaciones que te lo ponen fácil, aunque es recomendable que te asesores y te formes antes de empezar a utilizar un ERP, por sencillo que sea. Por mi experiencia, sé que es preferible dedicar una pocas horas para aprender a utilizarlo que después tener que corregir errores acumulados.

Juan Carlos Pérez es asesor económico de empresas en Z1 Gestión, con más de 25 años de experiencia en gestión económica y financiera.

Preguntas frecuentes