Cómo contabilizar una página web

Hoy en día, tener una web es fundamental para cualquier empresa. Algunas son grandes y potentes y otras poco más que una tarjeta de visita online pero, en cualquier caso, la entidad habrá empleado una serie de recursos tanto en su creación como en su mantenimiento.Y ambas cosas deben reflejarse en la contabilidad.

En este artículo vamos a hacer un repaso general al tratamiento contable que tienen todos los gastos que conlleva el tener una página web: diseño y creación, compra del dominio, hosting, mantenimiento, modificaciones, etc.

Para ello, vamos a empezar dejando clara su naturaleza porque es lo que determina el tratamiento contable que le corresponde.

¿Una página web es un activo de la empresa?

Los activos de la empresa están integrados por el conjunto de todos los bienes y derechos de los que la compañía es titular. Dentro de ellos, aquellos que forman parte de su estructura y que, por eso, van a permanecer en su patrimonio por más de 1 año integran lo que se llama inmovilizado o activo fijo. Lo normal es que una web permanezca en el patrimonio de la entidad por años, del mismo modo que lo hará el mobiliario, la maquinaria o los ordenadores.

Teniendo esto en cuenta, la respuesta a la pregunta formulada es clara: sí, una página web es un activo de la empresa y forma parte de su inmovilizado. En concreto, está dentro del inmovilizado intangible, porque no tiene entidad física.

Para que te hagas una idea de lo que estamos hablando, otros elementos del inmovilizado intangible son, por ejemplo, un derecho de traspaso, los programas informáticos o una marca registrada. Todos elementos que van a reportar utilidad a la entidad por más de un año y que tienen una entidad intelectual (no física).

Al margen de esto, es necesario hacer mención aquí de que si, por el contrario, se crea una página web para algo puntual, con la intención de darla de baja en unos meses, no estaríamos ante un elemento del inmovilizado intangible, ni de ningún otro tipo de activo, sino que se trataría de un gasto corriente del ejercicio.

Un ejemplo de esto podría ser una página que se cree para un evento concreto que no va a repetirse igual. Algo como un concierto que va a tener lugar dentro de 4 meses o una jornada de puertas abiertas de una fábrica que se va a organizar solo una vez.

En la práctica, estos casos se dan con bastante poca frecuencia pero es bueno que conozcas su tratamiento (insistimos: gasto corriente y no elemento del activo).

Nosotros, en este artículo, trabajaremos con la hipótesis a la que nos hemos referido en primer lugar: el caso de webs que se crean con la intención de que perduren en el tiempo. Y lo hacemos así porque realmente es lo más habitual.

Cómo se contabiliza la creación de una página web

Teniendo en cuenta que, como hemos visto en el punto anterior, una página web forma parte del inmovilizado intangible habrá que utilizar la cuenta contable que corresponda dentro de ese subgrupo y que es:

206 Aplicaciones informáticas

Según la definición del plan contable, esta cuenta “también incluye los gastos de desarrollo de las páginas webs, siempre que su utilización esté prevista durante varios ejercicios”.

Por tanto, la factura que refleje los gastos de diseño, creación y desarrollo de una página web se contabilizará en ella.

Cómo se contabilizan el resto de gastos inherentes a una página web

Según establece el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) en su Resolución de junio de 2013, todas las actuaciones que se realicen en una web una vez que esta esté en funcionamiento serán gasto del ejercicio.

La única excepción a esta idea es que se produzca una ampliación o mejora de la web (es decir, que aumente su vida útil o capacidad productiva) en cuyo caso incrementarán el valor del activo.

Partiendo de esto, y para hacer más práctico este artículo, veremos por separado los gastos más comunes que suelen tener lugar y en qué cuenta se deben contabilizar. Al final tienes un ejemplo con los asientos contables a realizar.

Dominio

Distinguimos entre:

Compra inicial del dominio

El dominio es inherente a la web y sin él no se puede poner en funcionamiento.

Aplicando lo establecido por el ICAC se debe contabilizar como mayor valor del activo, por lo tanto en la cuenta:

206 Aplicaciones informáticas

Renovación del dominio

Para no perder el dominio que se compró inicialmente hay que renovarlo cada año. El precio que se paga por ello es un gasto que se contabilizaría en la cuenta:

629 Otros servicios

Hosting

Al contratar un servicio de hosting lo que estamos haciendo es alquilar un espacio en el que alojar el contenido de la web, de forma que cualquiera pueda visitarlo. Podemos cambiar de hosting lo mismo que se puede cambiar de oficina.

Se contabiliza en la cuenta

621 Arrendamientos y cánones

Modificación

Como hemos visto, cualquier modificación que tenga lugar en la web una vez puesta en funcionamiento, y siempre que no suponga una ampliación o mejora de la misma (en el sentido que estos términos tienen en contabilidad) se contabiliza como gasto corriente.

La cuenta contable a utilizar sería:

623 Servicios profesionales independientes

Mantenimiento

Cualquier gasto realizado para mantener la web en buen estado así como para reparar algún desperfecto se contabilizará en la cuenta:

622 Reparaciones y conservación

Posicionamiento

Los servicios de SEO contratados por la empresa para mejorar o mantener su posicionamiento en los buscadores se contabilizan en la cuenta:

623 Servicios profesionales independientes

Redacción de contenidos

Distinguimos entre:

Redacción de los textos iniciales.

Es decir, los que forman lo que es la web tal como se configura al principio. Al ser previos a su puesta en funcionamiento se contabilizarán en la cuenta:

206 Aplicaciones informáticas

Redacción de textos posteriores.

Las facturas por todo el contenido que se publique en la web una vez lanzada, tanto de forma puntual (modificando lo que ya hay o añadiendo nuevas páginas, por ejemplo) o periódica (artículos del blog, por ejemplo) se contabilizarán en la cuenta:

623 Servicios profesionales independientes

Amortización y deterioro de la página web

Amortización

Como cualquier otro elemento del inmovilizado las páginas webs son amortizables. Esto implica que durante su vida útil se contabilizará como gasto del ejercicio la parte proporcional que corresponda.

Por ejemplo, supongamos que la web costó 1.000 euros y que va tener una vida útil de 5 años (es decir, que dentro de 5 años va a quedar obsoleta y ya no va a servir).

Pues bien, cada final de ejercicio se contabilizará como gasto, en concepto de amortización de la web, 200 euros. Y así, al cabo de los 5 años, el precio total (1.000 euros) se habrá imputado a gasto del ejercicio íntegramente.

El porcentaje a aplicar varía en función del tipo de activo de que se trate y que viene recogido en las diferentes tablas que la normativa contiene.

Deterioro

Distinto de la amortización es el deterioro. Y es que mientras que la primera refleja la pérdida de valor del inmovilizado que es sistemática porque se debe al uso y al transcurso del tiempo, el deterioro pone de manifiesto la disminución del valor recuperable del bien como consecuencia de un hecho concreto y aislado que puede desaparecer en el futuro.

Al igual que ocurre con cualquier otro elemento del inmovilizado, las páginas webs también pueden sufrir pérdidas de valor en este sentido y habrá que reflejarlo contablemente.

Ejemplo

Veremos los asientos a realizar con un ejemplo:

La empresa contrata a un profesional para que diseñe y ponga en funcionamiento la web corporativa de la empresa.

Los gastos en los que se incurre para su puesta en marcha son:

• Honorarios: 2.000 euros
• Dominio: 30 euros
• Hosting: 200 euros

Una vez que la web lleva activa 1 año se decide incorporarle un blog, por lo que se acuerda con un redactor la elaboración de una serie de artículos que tienen un coste de 1.500 euros.

Además, se recibe la factura del técnico porque uno de los procesos no los realizaba bien (700 euros) y se renueva el dominio (30 euros) y el hosting (200 euros).

Todas las operaciones están sujetas al 21% de IVA, ninguna factura lleva retención de IRPF y se paga todo por banco. Además, se estima que la web tendrá una vida útil de 5 años y que entra en funcionamiento el día 1 de enero.

Los asientos a realizar son:

1. Por la creación de la web:

2.000	(206)	Aplicaciones informáticas	a
420	(472)	H.P. IVA soportado	a	(572)	Bancos	2.420

2. Por el dominio:

30	(206)	Aplicaciones informáticas	a
6,30	(472)	H.P. IVA soportado	a	(572)	Bancos	36,30

3. Por la contratación del hosting:

200	(621)	Arrendamientos y cánones	a
42	(472)	H.P. IVA soportado	a	(572)	Bancos	242

4. Por la amortización de fin de ejercicio (año 1):

400

(680)

Amortización del inmovilizado intangible

a

(280)

Amortización acumulada del inmovilizado intangible

400

5. Por la factura del redactor:

1.500	(623)	Servicios profesionales independientes	a
315	(472)	H.P. IVA soportado	a	(572)	Bancos	1.815

6. Por el arreglo de la web:

700	(622)	Reparaciones y conservación	a
147	(472)	H.P. IVA soportado	a	(572)	Bancos	847

7. Por la renovación del dominio:

30	(629)	Otros servicios	a
6,30	(472)	H.P. IVA soportado	a	(572)	Bancos	36,30

8. Por la renovación del hosting:

200

(621)

Arrendamientos y cánones

a

(572)

Bancos

242

9. Por la amortización de fin de ejercicio (año 2):

400

(680)

Amortización del inmovilizado intangible

a

(280)

Amortización acumulada del inmovilizado intangible

400

Ten siempre presente que…

3 Ideas son las que debes tener presente a la hora de contabilizar la creación de una página web y todos los gastos relativos a ella:

• Si la web en cuestión va a formar parte del patrimonio de la empresa por más de 1 año, que es lo más habitual, se contabiliza como inmovilizado intangible en la cuenta 206 (o en otra específica que se cree dentro del subgrupo 20).

Si no va a permanecer en el patrimonio de la empresa, se le dé dará el tratamiento de un gasto corriente del ejercicio.

• Todas las operaciones que se realicen en una página web a partir de estar en condiciones de funcionamiento, y que no suponga una ampliación o mejora de la misma, se contabilizará como gasto en la cuenta que corresponda del grupo 6.
• A estos efectos se entiende como ampliación o mejora aquellas actuaciones que impliquen un aumento en su capacidad productiva o en su vida útil.

Por ejemplo, añadir unas páginas nuevas no sería el caso, porque no aumenta ni su productividad ni su vida útil, por lo que se contabilizaría como gasto.

Sin embargo, un cambio total en el diseño que haga que una web que ya está casi obsoleta pueda servir algunos años más sí que sería una mejora a contabilizar en la cuenta de activo 206.

Creo que hemos dado un buen repaso a la contabilización de todo lo relativo a las páginas web. Espero que te pueda servir como una guía útil.