Tener facturas atrasadas, tanto de clientes como de proveedores no es una situación deseable pero puede suceder. La ley contempla este tipo de errores y permite al ciudadano subsanarlos teniendo en cuenta algunas consideraciones.
En este artículo se explica cómo proceder cuando encontramos una factura sin gestionar olvidada hace meses en alguna cartera errónea de tu escritorio.
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Empieza gratis hoy¿Qué son las facturas atrasadas y por qué ocurren?
Las facturas atrasadas son documentos de cobro que no han sido pagados en el plazo establecido. Representan deudas pendientes que una persona o empresa debe abonar a un proveedor, prestador de servicios, o cualquier entidad que haya emitido la factura.
Estas facturas pueden estar relacionadas con una amplia variedad de bienes o servicios, desde suministros comerciales hasta servicios públicos. Un elevado número de facturas atrasadas puede tener efectos negativos en la empresa como cargos por mora o intereses, deterioro de relaciones comerciales, impacto en el crédito, acciones legales por parte de los afectados o interrupción en servicios y suministros.
Los motivos por los que puede suceder que se nos atrase una factura son variados:
- La falta de liquidez de una empresa puede provocar no tener los fondos necesarios para pagar una factura a tiempo.
- Por errores administrativos como pérdida de documentos, errores en el procesamiento o la falta de seguimiento.
- Por desacuerdos entre el emisor y el receptor sobre la cantidad adeudada, la calidad del servicio etc.
- Por cambios o reestructuraciones en la estructura de una empresa que produzcan retrasos.
- Por problemas técnicos: Los fallos en los sistemas de pago pueden impedir que estos se realicen a tiempo.
Normativa española sobre el manejo de facturas atrasadas
La normativa vigente entiende que hay despistes que deben poder subsanarse y por ello dispone de las herramientas necesarias para poder contabilizar facturas atrasadas y también declararlas.
¿Cómo se contabilizan las facturas atrasadas?
Contabilizar las facturas atrasadas implica registrar adecuadamente las facturas no pagadas en los libros contables.
Hay dos tipos de facturas principales:
- Facturas de proveedores (cuentas por pagar): son facturas que la empresa debe pagar a sus proveedores.
- Facturas de clientes (cuentas por cobrar): son facturas que la empresa ha emitido y espera cobrar de sus clientes.
Estos son los pasos para contabilizar facturas atrasadas, según su tipo:
Facturas de proveedores
Al recibir la factura se debe registrar en el libro de compras y gastos y se tiene que especificar el tipo de gasto que supone y si se paga a débito o a crédito.
Si la factura se convierte en atrasada, como es el caso que nos atañe, se puede mantener en la cuenta de proveedores hasta su pago o moverla a una cuenta de pasivos a corto plazo.
A estas anotaciones se deben sumar el registro de intereses por la demora, cuando apliquen. Una vez esté bien registrada y sumados los costos del retraso se pagará la factura normalmente.
Facturas de clientes
Al emitir una factura, se debe registrar en el libro de ventas.
Si la factura se convierte en atrasada, se puede mantener en la lista de cuentas por cobrar o moverla a una cuenta de provisiones para cuentas dudosas si se estima que puede no ser cobrada.
Como en el caso de las facturas de proveedores, el registro de intereses por mora también puede aplicar y se ha de contabilizar cuando detectamos el atraso.
Una vez se cobra la factura se registra el cobro y, si se había provisionado la cuenta como dudosa y al final se cobra, se debe ajustar la provisión.
Contabilizar facturas atrasadas requiere un seguimiento cuidadoso de las cuentas por pagar y por cobrar, así como de los intereses y provisiones relacionados. Es importante mantener registros precisos y actualizar los libros contables regularmente para reflejar la situación financiera real de la empresa. Utilizar un software contable como Holded ayuda enormemente a categorizar las facturas y previene cualquier tipo de fallo.
¿Cómo gestionar con los impuestos de las facturas atrasadas?
Las facturas emitidas generan ingresos, los ingresos, tributos y los tributos siempre deben pagarse en el trimestre en el que se producen, incluso aunque tardemos algo más de tiempo en recibir el pago por parte del cliente. Para facturas atrasadas, cada impuesto tiene su casuística particular.
Facturas con IRPF atrasadas
Sólo podremos reclamar su deducción dentro del mismo ejercicio al que corresponde la factura inicial. Aunque podemos contabilizar una factura atrasada hasta 4 años después, el IRPF solo se puede solicitar dentro de la declaración de la renta a la que corresponde.
O sea, podemos solicitar la deducción de IRPF de meses atrasados dentro del ejercicio pero no los olvidos de años anteriores.
Por ejemplo, si un autónomo encuentra un ticket de material de oficina comprado en marzo y estamos en noviembre. Lo que habría que hacer es contabilizarlo directamente en el cuarto trimestre. Si es de otro ejercicio, en principio no podríamos deducirlo. Si aun así queremos intentarlo, la única manera sería presentar una declaración complementaria.
Para contabilizar facturas emitidas atrasadas de años anteriores, es necesario presentar una declaración complementaria ante Hacienda y asumir el recargo correspondiente a la hora de declararla, que oscilará entre el 5 y 20% en función del tiempo que nos hayamos excedido.
Facturas con IVA atrasadas
Contabilizar facturas recibidas atrasadas es sencillo: si no han pasado cuatro años desde la fecha de emisión de la factura, estaremos en plazo para declarar su IVA repercutido y, por tanto, de recuperar la cantidad de dinero que pagamos de más por este tributo en su momento.
La Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido establece ese margen de maniobra para deducir del IVA soportado. Por el contrario, si la antigüedad de dicha factura excede este tiempo, Hacienda nos negará dicha deducción y no nos quedará otra que aceptarlo, ya que está más que estipulado en la normativa.
¿Cuál es el plazo de tiempo para contabilizar una factura atrasada?
La ley nos permite hasta cuatro años para contabilizar una factura recibida atrasada. Esto significa que, dentro de ese tiempo, no hay ningún tipo de problema a la hora de regularizarla, teniendo en cuenta los matices que hemos explicado en este artículo.
¿Cómo se manejan las deducciones de gastos de las facturas atrasadas?
En la ley el criterio general establece que, si la imputación extemporánea de los gastos supone igual o mayor tributación que la que hubiese correspondido según el criterio de devengo, dichos gastos se integran en la base imponible del período impositivo en el que están contabilizados.
O sea, si nos encontramos con facturas de gastos que pertenecen a ejercicios anteriores, podemos contabilizarlas en el ejercicio actual siempre que esto no origine una tributación inferior a la que hubiera correspondido en caso de imputarlo en la fecha correcta.
Para comprobar esto, habría que verificar que, tras la imputación del gasto atrasado en el ejercicio actual, no se origina una tributación inferior a la que hubiera resultado tras imputar el gasto en el ejercicio al que correspondería realmente la factura.
En caso de que la contabilización posterior a la fecha real de la factura causara menor tributación habría que modificar el impuesto ya presentado al que fuera imputable la factura si queremos beneficiarnos de su deducción.
Preguntas frecuentes
¿Cómo afectan las facturas atrasadas a los informes financieros?
No contabilizar una factura atrasada puede tener múltiples consecuencias negativas. La falta de contabilización de facturas puede dar lugar a indicadores financieros distorsionados. Esto afectará tanto la precisión de los informes financieros como al cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales.
¿Qué ocurre si no se contabiliza una factura atrasada?
Si no se contabiliza una factura esta no se declara. Por eso hacienda puede considerar que se está ocultando un ingreso para no tributar por él. Siendo así, y es la Agencia Tributaria la que lo descubre, el organismo podría imponer el pago de lo adeudado e incrementarlo con una sanción del 50% de la cantidad no satisfecha.
Por el contrario, si no se contabiliza una factura recibida, el empresario no podrá beneficiarse de la deducción de sus impuestos y estará pagando más de lo debido.
¿Cómo prevenir el retraso de facturas?
Para prevenir que esto suceda algunas prácticas recomendables pueden ser:
– Revisar regularmente las cuentas: mantener un control regular y sistemático de las cuentas por pagar y por cobrar ayuda a identificar facturas atrasadas a tiempo.
– Establecer políticas internas claras para el manejo y registro de facturas, incluyendo plazos específicos para su contabilización.
– Usar un software contable como Holded que facilite la gestión y el seguimiento de facturas puede ayudar a minimizar errores y retrasos en la contabilización.
