La tecnología ha cambiado en cuestión de pocas décadas muchas profesiones. También la contabilidad. Cada día son menos las empresas que siguen insertando manualmente los datos de las facturas en sus hojas de Excel.
En los años 80 y 90 las gestorías estaban llenas de archivadores con apuntes y cuentas hechas a mano, pero hoy la digitalización ha dado una vuelta de 360 grados a esa visión que casi se nos antoja polvorienta y en blanco y negro. Todo ese papel se ha convertido en facturas digitales de las cuales la contabilidad automática permite extraer los datos que contienen de forma automatizada.
La crisis del coronavirus fue el empujón que necesitaban muchos negocios para unirse a este tipo de sistemas. En este artículo te contamos qué es la contabilidad automática y cómo aplicarla a tu negocio.
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Empieza gratis hoy¿Qué es la contabilidad automática?
La contabilidad automática es el proceso de extraer los datos de las facturas en formato digital para realizar el asiento contable de manera automática. El software lee y extrae los datos de la factura entregada por el cliente, los mecaniza en el programa y automáticamente los envía a contabilidad.
De esta manera se ahorra tiempo y se previenen errores humanos. Hacer uso de esta tecnología redunda en una mayor calidad y consistencia de los datos con los que se trabaja. Los resultados son más fiables y la elaboración de los informes contables, más ágil.
¿Cómo funciona la contabilidad automática?
El funcionamiento de la contabilidad automática es sencillo. La contabilización de facturas es un trabajo mecánico que consiste únicamente en comprobar las facturas e introducir los datos en el programa, en el caso de la contabilidad automática un programa hace esta tarea por nosotros.
No se trata solo de la digitalización de facturas, sino de extraer e interpretar los datos que aparecen en los documentos y realizar los asientos contables de forma automatizada.
Ventajas de la contabilidad automática
El principal beneficio de este tipo de contabilidad es que reduce los errores. También ayuda al medio ambiente, al reducir el uso de papel, aumenta la eficacia en la empresa y ahorra tiempo y costes.
Reducción de errores
Cuando la contabilidad se hace de forma manual, hay muchas más posibilidades de omitir o duplicar datos. Algunos errores de contabilidad se pueden convertir en graves consecuencias, por ejemplo, en la declaración de la renta.
La gestión manual de las facturas en contabilidad puede generar también errores en los pagos a proveedores (datos incorrectos en la información bancaria, en el monto de la factura o en el porcentaje de IVA y pagos duplicados).
Ahorro de papel
Cuando los clientes nos envían las facturas en formato digital, el programa detecta los datos de manera automática y las envía al área de gestión contable. Esto no solo es mejor para el medio ambiente, sino que evita el paso de recopilar los datos manualmente para incluirlos en un Excel.
Mayor eficacia
Se estima que la contabilidad manual puede consumir hasta el 70% del tiempo de un profesional contable. Tener automatizadas las facturas y su contabilidad permite a nuestra asesoría trabajar de forma más operativa, al ahorrar algunos pasos al proceso de contabilidad.
El tiempo que se ahorra en estos procesos mecánicos lo puede dedicar a tareas más complejas. El mundo contable tradicional de las hojas de cálculo no solo es mucho más complejo y lento, sino que mantiene a los equipos financieros atascados en procesos manuales repetitivos en lugar de pensar estratégicamente en el futuro de una empresa.
Ahorro de tiempo y costes
Al no pasar tanto tiempo con el papeleo y los trabajos administrativos, los asesores podrán concentrarse en tareas cualitativas y en mejorar la personalización del servicio. Así, ahorrar tiempo en gestionar facturas implica a su vez un ahorro de costes.
¿Qué consideraciones se deben tomar para implementar la contabilidad automática?
La automatización de la contabilidad es un paso hacia el futuro, pero, para hacerla de manera exitosa, hay que tener en cuenta algunos aspectos, principalmente la seguridad y el riesgo de filtración de datos.
Los contables han de situar la seguridad en lo más alto de su lista de prioridades debido a las graves violaciones que pueden suceder en internet. Por eso hemos de contar con robustos sistemas de privacidad y antivirus, tanto si almacenamos los datos en la nube como si lo hacemos en nuestro ordenador.
Nuestros esfuerzos no han de limitarse solo al hardware informático, también habrá que tener en cuenta los dispositivos móviles y las tecnologías gestionadas por proveedores, como los servicios en la nube.
La automatización conlleva también riesgos como el coste inicial de implantación y la falta de flexibilidad que sí aporta el trabajo humano.
¿Cómo implementar la contabilidad automática en tu empresa?
Existe en el mercado una gran variedad de herramientas software para llevar a cabo la contabilidad automática. Estos son algunos de los criterios para elegir bien:
- Valora las necesidades de tu negocio. Redacta un listado con aquellas tareas contables que realiza tu empresa y las funciones imprescindibles que debería contener tu software.
- Compara funcionalidades y precios. Una vez tengas claro qué necesitas, compara lo que te ofrecen las principales herramientas software de contabilidad.
- Analiza los servicios extras. Cada vez más empresas ofrecen paquetes y servicios extras que pueden ser de tu interés, como asesoramiento, formación, soporte técnico o software complementario. Tendrás que valorar si necesitas estos servicios y analizar su coste.
- Comprueba su simplicidad y funcionalidad. Hazte a la herramienta. Es imprescindible que antes de elegir compruebes su funcionamiento. La mayoría de las empresas ofrecen productos de prueba para que puedas conocerlos mejor y decidirte. Prueba varios para comprobar que la herramienta es fácil de utilizar, intuitiva y que dispone de todo lo que necesitas. Acuérdate de incluir el programa de contabilidad de Holded, uno de los más completos del mercado.
- Escoge una herramienta que pueda crecer contigo. El software que elijas debe estar adaptado a tus necesidades, sin embargo, tus necesidades pueden cambiar a medida que vayas creciendo, por lo que la herramienta software que selecciones también debería poder hacerlo.
En una era de disrupción, la tecnología está liberando a los equipos financieros para que se centren en tareas más complejas. El contador del futuro va camino a parecerse a ser una mezcla entre un científico de los datos y un experto en negocios.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el costo promedio de automatizar la contabilidad de una empresa?
El costo varía según el proveedor y las características del software. Algunos proveedores ofrecen planes de precios mensuales, mientras que otros ofrecen planes anuales. El costo promedio oscila entre 10 y 100 euros mensuales, aunque también existen software gratuitos para aquellas empresas cuyas necesidades son muy básicas.
¿Todas las empresas son aptas para utilizar la contabilidad automática?
Sea grande o pequeña, toda empresa necesita cerrar sus libros contables. La contabilidad automática no es un concepto pensado solo para grandes empresas, las ventajas que ofrece sirven a autónomos, pequeñas o grandes empresas.
¿La automatización de la contabilidad sustituirá a los contadores?
Si bien, actualmente existen sistemas contables que nos permiten procesar datos y automatizar gran parte de las tareas de un contador, estos sistemas son una herramienta para estos profesionales y no necesariamente sus sustitutos.
Al adoptar este tipo de tecnologías, los contadores pueden expandir sus habilidades y ofrecer más servicios a sus clientes. Estos servicios pueden incluir análisis de datos, predicción y asesoramiento estratégico, lo que aumenta el valor agregado que pueden aportar a las organizaciones.
