Autofactura: qué es, para qué sirve, cómo y cuándo emitirla en 2024

¿Qué es una autofactura y cuándo se utiliza?

Una autofactura es un documento que da validez a una operación comercial y que es emitido por el comprador del bien o servicio que se especifique en la operación. Probablemente, estés pensando que hemos cometido un error. Pero no. Al contrario de lo que ocurre con las facturas habituales, no es el vendedor quien la realiza, sino el comprador.  Razón por la que también se le conoce como factura inversa.

Diferencias entre una autofactura y una factura tradicional

En una factura tradicional el vendedor o proveedor emite el documento con el importe por los bienes o servicios que le adquiere otra empresa. 

En el caso de la factura inversa o autofactura es el propio comprador el que emite la factura. Con algún matiz distinto desde un punto de vista formal. Por ejemplo, la numeración. Como sabes, las facturas deben seguir una serie numérica correlativa para llevar un seguimiento temporal de las operaciones de forma fácil. 

Las autofacturas deben seguir una numeración correlativa pero independiente. Del mismo modo que, por ejemplo, ocurre con las facturas rectificativas. En relación con esto, si hay varios proveedores a los que emites autofacturas, cada uno de ellos tendrá su propio número de serie independiente.

Característica	Factura	Autofactura
Emisor	Proveedor	Comprador
IVA	IVA repercutido por el proveedor	IVA repercutido y soportado por el comprador
Control por parte de la Agencia Tributaria	Menor control	Mayor control
Complejidad	Menor complejidad	Mayor complejidad
Riesgo de errores	Menor riesgo	Mayor riesgo
Posibilidad de fraude	Menor posibilidad	Mayor posibilidad
Numeración	Correlativa a la habitual	Nueva serie o numeración aparte

Ahora es probable que te estés preguntando quiénes y para qué se necesitan estos tipos de facturas. 

¿Quiénes pueden autofacturar?

En realidad, la autofactura la puede hacer cualquier empresa o autónomo. Las limitaciones no vienen tanto del quién, sino del porqué. 

Es decir, para poder emitir una autofactura se deben dar una serie de circunstancias en la operación. Si cualquier autónomo o empresa se ve en alguna de ellas podrá emitir una factura inversa.

¿En qué casos se puede emitir una autofactura?

En primer lugar, hay que poner en conocimiento de la Agencia Tributaria y del proveedor la necesidad e intención de autofacturar una operación. 

Una vez obtenido el consentimiento de la Agencia y de la otra parte, las situaciones en las que se puede emitir una autofactura comienzan con operaciones de importación.  

Podría darse el caso de que el vendedor no tenga obligación de emitir factura en España. En tal circunstancia, el comprador puede emitir una factura inversa para justificar contablemente la operación. 

Otra circunstancia se da cuando una empresa termina consumiendo un bien que, inicialmente, estaba siendo adquirido para la venta a terceros. Para registrar internamente esta operación, es necesario realizar una autofactura.

Ventajas y desventajas de la autofacturación

Su principal ventaja es que permite cumplir con las obligaciones fiscales cuando estamos operando con otros proveedores que no tienen obligación de emitir factura en nuestro país. 

Para grandes empresas que facturan a muchos colaboradores también es una gran ventaja, porque reduce considerablemente su carga administrativa. En lugar de emitir cientos de facturas para cientos de autónomos son estos los que autofacturan, descargando a la gran empresa de carga burocrática.

La otra gran ventaja es que evita descuadres en la contabilidad. Se trata de documentos que justifican operaciones que, de otro modo, sería imposible identificar. 

Además, al tener que contar previamente con el consentimiento de la Agencia Tributaria, se evitan fraudes y / o errores en la facturación.

Para quien hace la autofactura también hay ventajas. Por ejemplo, se emite la factura en el momento adecuado, lo que agilizará el cobro de la misma. Como desventaja, es él quien asume una carga administrativa extra. 

Otra desventaja general es que, si no se está familiarizado con el concepto, pueden darse errores durante su elaboración. Como, por ejemplo, no diferenciar la serie numérica. Cuestiones que, en posteriores revisiones con la Agencia Tributaria, exijan la inversión de tiempo para explicar circunstancias en relación con la operación.

Obligaciones fiscales y tributarias que se aplican a las autofacturas

En lo que respecta a la elaboración de la propia factura, los impuestos a aplicar son los mismos que si se tratase de una factura habitual. 

Es decir, si el bien indicado en el concepto, en el país de destino, tiene un IVA del 21%, este será el IVA a aplicar sobre la base imponible. La diferencia está en quién debe liquidar ese IVA frente a la Agencia Tributaria. 

¿Cómo se aplica el IVA en estas facturas?

En una factura común, quien vende un producto o servicio es el responsable de liquidar en la Agencia Tributaria el IVA de la operación, que habrá recibido en la cantidad que abona el comprador. 

En las autofacturas es el comprador el que hace esta acción. El IVA soportado en la operación (el derivado de compras o servicios que necesita para su día a día) lo liquida él mismo, y no el vendedor, que es como suele ser el proceso.

Cómo hacer una autofactura

Hacer una autofactura no es complicado, pues guarda similitudes con cómo hacer facturas normales. Una de las pocas diferencias tiene que ver con la necesidad de solicitar permisos a la Agencia Tributaria y al proveedor en cuestión. El resto de aspectos son similares.

¿Qué datos y elementos debe contener una autofactura?

En realidad, y como decíamos, son los mismos que los de una factura normal, con un par de extras:

• Datos fiscales del vendedor
• Datos fiscales del comprador
• Fecha de la factura
• Bienes o servicios que se comercializan
• Unidades y / o precio del servicio
• Valor antes de impuestos (base imponible)
• impuesto y tipo que aplica en la operación
• Cantidad total tras aplicar a la base imponible el porcentaje del impuesto que corresponda según el punto anterior
• Anotación específica que aclare que el documento se encuadra dentro de una operación de “inversión del sujeto pasivo”.

Paso a paso para emitir una autofactura

1. Contar con el consentimiento por escrito de la otra empresa que participa en la operación. 
2. Exponer y recibir la aprobación para realizar la autofactura por parte de la Agencia Tributaria.
3. Obtener los datos fiscales de la empresa vendedora.
4. Incluir estos en nuestro documento de facturación, junto a los nuestros como compradores del bien o servicio.
5. Numerar el documento en una serie independiente a la de nuestra facturación habitual. Es decir, si nuestra última factura es 065/2024, la autofactura no puede ser 066/2024. Tendrá que abrirse una nueva serie. 
6. Incluir concepto y su valor antes de impuestos.
7. Especificar el tipo impositivo e impuesto que aplique según la operación y tipo de bien o servicio comercializado.
8. Sumar la cantidad total.
9. Especificar en un apartado de comentarios o texto libre que se trata de una operación con inversión del sujeto pasivo.
10. En este caso, anotar la operación tanto en el registro de IVA repercutido como IVA soportado.

¿Cómo automatizar el proceso de facturación con herramientas online?

Automatizar los procesos de facturación con herramientas online es la forma más útil de reducir el riesgo de errores y ahorrar tiempo para otras tareas de mayor valor para tu negocio. 

Con herramientas de facturación online como Holded puedes crear plantillas que te permiten generar documentos de facturación en segundos. También puedes predefinir productos y servicios para que, al ser incluidos en la factura, se autocalculen importes totales e impuestos asociados, en función del número de unidades incluidas. 

Con el apartado de clientes, únicamente tienes que seleccionar a quién quieres emitir la factura y rellenar el número de unidades y servicio. De este modo, generarás fácilmente un documento de facturación que, automáticamente, incluirá todos los datos necesarios para que tenga validez. Dentro del proceso de automatización, se incluye también el autocálculo de los impuestos correspondientes y la anotación contable en los libros de registro. 

Además, es posible enviar la factura desde la misma plataforma al cliente. Lo que también genera importantes ahorros de tiempo, al no tener que descargar la factura, abrir el correo electrónico, redactar el correo, adjuntar la factura y enviarla. Con un programa de facturación como Holded ahorramos todos estos pasos, facilitando un proceso contable seguro, eficiente y mucho más ágil. 

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