Un albarán de entrega es un documento utilizado en el comercio que acredita la entrega de una mercancía a un destinatario. Suele incluir información como la descripción de los productos entregados, la cantidad, el precio y otros detalles relevantes.
El albarán de entrega suele ser firmado por ambas partes (el vendedor y el comprador) para confirmar que la entrega se ha realizado de manera correcta.
¿Qué es un albarán de entrega?
Antes de nada, una pequeña explicación necesaria antes de seguir: albarán y nota de entrega son exactamente lo mismo. Nos estamos refiriendo fundamentalmente a un documento de carácter mercantil que dos partes interesadas utilizan para acreditar la prestación de un servicio o la entrega (por una parte) y recepción (por el otro) de un producto.
Dicho de otra forma: la nota de entrega se encarga de dejar constancia de una transacción, pero no de su pago. El documento que deberemos generar para formalizar ese pacto y su correspondiente pago es, obviamente, la factura. (Y, con esta explicación, ya deberías poder responder la pregunta que abre este artículo.)
De esta forma, el albarán de entrega es un documento que siempre deberá ser generado y enviado por el emisor junto a la carga que corresponda. En el caso de un servicio, no habrá carga, pero igualmente se generará la nota. El receptor, por su parte, se limitará a firmar el documento para mostrar su conformidad con la transacción y aceptar que ha recibido la mercancía.
Que ambas partes cumplan con sus obligaciones es necesario por dos motivos principales. Por un lado, cuando el emisor genera el albarán está incluyendo unas condiciones de la mercancía o servicio que se han de cumplir a rajatabla. Por otro lado, cuando el receptor firma los albaranes de entrega está dando al emisor la potestad de generar la factura pertinente, ya que su firma indica que todo está correcto y que ya solo falta proceder al pago.
Modelo tipo de albarán de entrega
¿Te ha quedado claro el concepto de albarán de entrega, pero lo que tú te estás preguntando es más bien cómo es este tipo de documento? No te preocupes, que desde Holded te explicamos cómo se hacen y qué deben contener. Memoriza, entonces, que toda nota de entrega ha de incluir:
- Número del documento.
- Fecha de la transacción.
- Datos del emisor, incluyendo nombre y apellidos o razón social, dirección postal y CIF o NIF.
- Datos del receptor o destinatario.
- Descripción de los bienes o servicio.
- Firma del receptor.
¿Cómo trasladar toda esta información a un documento? Puedes hacerlo usando las herramientas de un buen ERP, claro. O puedes optar también por la vía tradicional y recurrir a un editor de textos o a una base de datos. En este último caso, el resultado final visual y funcional del albarán de entrega dependerá de tu habilidad a la hora de customizar el documento en sí, añadiendo colores que demarquen claramente cada uno de los conceptos.
Un posible modelo que puedes coger como guía sería el que te mostramos a continuación:
ALBARÁN DE ENTREGA
Número de albarán: [insertar número de albarán]
Fecha de entrega: [insertar fecha de entrega]
Datos del remitente:
- Nombre: [insertar nombre del remitente]
- Dirección: [insertar dirección del remitente]
- Teléfono: [insertar número de teléfono del remitente]
Datos del destinatario:
- Nombre: [insertar nombre del destinatario]
- Dirección: [insertar dirección del destinatario]
- Teléfono: [insertar número de teléfono del destinatario]
Detalle del envío:
- [insertar descripción del producto o productos entregados]
- [insertar cantidad de producto o productos entregados]
- [insertar precio unitario del producto o productos entregados]
- [insertar importe total de la entrega]
Observaciones: [insertar cualquier observación relevante sobre la entrega, como detalles sobre el estado de los productos entregados o cualquier otro comentario importante]
Firma del destinatario: ____________________________
De todas formas, hoy en día, en plena era digital, lo mejor es apoyarte en los avances que ofrece el mundo online. Sin ir más lejos, con el programa de facturación de Holded podrás gestionar y controlar todo lo relativo a tus albaranes, facturas y otros documentos contables, además de muchos otros aspectos y áreas de tu negocio. Simplicidad, agilidad y comodidad para tus procesos que te permiten optimizar dos recursos clave: tiempo y dinero.
Tipos de Albarán o notas de entrega
Volviendo a poner el foco en las notas de entrega, a estas alturas del texto también conviene que hagamos una matización importante. Existen dos tipos de albarán diferentes y, en según qué casos, te convendrá más utilizar uno u otro. Estos son:
- El albarán sin valorar. En él constará toda la información relativa a la mercancía excepto cualquier aspecto económico. Es decir, no incluye ningún dato como son el precio, descuentos, promociones, impuestos…
- El albarán valorado. En él sí constará el precio de la mercancía, aparte del del contenido mínimo que tiene que aparecer en cualquier nota de entrega.
De hecho, los albaranes sin valorar se deben acompañar siempre de la factura de la operación. Por ley es en estos documentos deben recogerse los detalles económicos de cualquier transacción.
Ahora bien, ¿cuándo utilizar cada una de estas notas de entrega? Depende. Por ejemplo, si realizas la facturación en periodos de tiempo diferentes a cuando recibes la mercancía, se suele utilizar el valorado. A su vez, un albarán no valorado te puede interesar cuando el receptor es un tercero ajeno al comprador o al vendedor y no quieres que conozca el valor de la operación.
Preguntas frecuentes sobre albaranes y notas de entrega
A pesar de todas estas explicaciones, aún hay muchos usuarios que hacen consultas muy concretas. Por eso, además del artículo, exponemos esta sección con preguntas frecuentes que realizan muchas personas en Internet.
¿Cuál es la diferencia entre un albarán y una factura proforma?
Ni los albaranes ni las facturas proforma tienen validez fiscal. Por un lado, la factura proforma es un borrador útil para poder realizar el pago de un producto o servicio. Por otro, el albarán funciona como documento acreditativo de entrega de una mercancía.
Sin embargo, la diferencia entre ambos es el aspecto económico. En la factura proforma sí se incluye siempre el valor de la operación, mientras que en la nota de entrega no tiene por qué, aunque ninguno de los dos documentos sea válido legalmente.
¿Es obligatorio emitir un albarán?
No. La nota de entrega o albarán es un documento mercantil sin ninguna validez fiscal. Esta es precisamente, una de las principales diferencias en un albarán y una factura.
No obstante, sí es posible que te lo pidan como garantía en una operación comercial, aunque no podrán hacerlo acogiéndose a ninguna normativa legal. Además, no tendrás por qué incluir ningún aspecto económico, si no lo deseas.
¿Quién debe firmar el albarán o nota de entrega?
Primero, se hace un albarán original y las copias que desee el vendedor (quien seguramente se quedará alguna). Eso sí, una copia se enviará al comprador. Ambas partes deberían guardar el albarán por si tuviesen que hacer reclamaciones.
El receptor de la mercancía será quien firme el albarán como prueba de que lo ha recibido. La copia de ese albarán firmado se la quedará el transportista o mensajero, mientras que la original se la quedará el receptor, que no tiene por qué ser siempre la misma persona que el comprador directo.
Llegados a este punto, ¿te has dado cuenta de que ya no solo puedes responder qué fue antes, el albarán de entrega o la factura, sino que además puedes generar una nota totalmente correcta? Al final resultó que no era tan difícil.
