Novedades en la presentación de las cuentas anuales 2021

La presentación de las cuentas anuales 2021 es obligatoria para todas las empresas. Es la mejor manera de garantizar su transparencia al proporcionar los datos de la situación financiera, el patrimonio y los resultados fiscales del negocio ante socios, clientes, proveedores, bancos y aseguradoras. 

Este año hay algunas novedades, después de que en julio de 2021 entrara en vigor la Orden JUS/794/2021 por la que se aprobaron los nuevos modelos para su registro y presentación en el Registro Mercantil.   

En este artículo repasamos qué son las cuentas anuales, qué documentos las constituyen, cómo presentarlas y cuáles son las novedades para la presentación de las cuentas anuales 2021.

Qué son las cuentas anuales 

Las cuentas anuales son un documento contable, formado por varios informes o estados financieros que las empresas deben presentar una vez al año en el Registro Mercantil de la provincia donde tengan establecida su sede social. 

No hacerlo puede reportar serias sanciones e incluso el cierre de la hoja registral, según establece el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por lo que todas las empresas que estén obligadas a formular, aprobar y depositar, cada año, las cuentas anuales en el mencionado Registro deben hacerlo siguiendo los plazos establecidos para ello.

Qué deben incluir las cuentas anuales

Las cuentas anuales de una empresa deben incluir los siguientes documentos:

1. El balance de situación:
   • El balance de situación (o balance general) es un documento que indica la buena o mala salud económica de un negocio. Muestra los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa informando así del estado en que se encuentra un negocio y cómo se ha financiado. 
2. La cuenta de pérdidas y ganancias
   • Para obtener este balance, tendrás que calcular la diferencia entre los ingresos obtenidos por la actividad y los gastos que esta ha reportado. En ganancias deberás incluir ventas o prestaciones de servicios, subvenciones, ingresos financieros, entre otros, mientras que en pérdidas o gastos puedes incluir adquisición de aprovisionamiento, gastos de personal, suministros, gastos bancarios, etc. 

Una de las ventajas de tener tu contabilidad automatizada es que podrás obtener este informe en cualquier momento desde la plataforma.

3. La memoria
   • Con este informe, se completa, amplía y comenta el contenido de los otros documentos de las cuentas anuales.

4. El estado de cambios del patrimonio neto
   • El estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN) refleja los movimientos que afectan a dicho patrimonio neto (PN) durante un ejercicio económico, divididos en el estado de ingresos y gastos reconocidos (EIyGR) y el estado total de cambios en el patrimonio neto (ECPN).

5. El estado de flujos de efectivo
   • Este documento informa sobre el origen y la utilización de las corrientes de efectivo y sus equivalentes. Refleja todos los cobros y pagos realizados por la empresa en ese año. 

Según establece el Plan General de Contabilidad 2021, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo no serán obligatorios para las empresas que puedan presentar un balance y memoria abreviados.

En ocasiones, pese a que no forman parte de las cuentas anuales, también se pueden requerir otros informes corporativos (internos) o auditorías (externos) como:

• Informe de gestión
• Informe de auditoría
• Propuesta de distribución de resultados
• Informe de impacto medioambiental

Qué empresas deben presentar las cuentas anuales

Todas las empresas deben presentar sus cuentas anuales cada año (con algunas excepciones que veremos más adelante), incluidos:

• Los fondos de pensiones
• Las Sociedades Anónimas (S.A.)
• Las Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.L.)
• Las Sociedades Comanditarias por acciones y de garantía recíproca

La responsabilidad de elaborar y presentar las cuentas anuales es de los administradores de las empresas. A partir del cierre del ejercicio fiscal, tendrán tres meses para formularlas y presentarlas en junta general para su aprobación. 

Quiénes están exentos de presentar las cuentas anuales

Los empresarios individuales no tienen la obligación de presentar cuentas anuales: los autónomos en Régimen de Estimación Directa Normal deben llevar la contabilidad, pero no están obligados a depositarla en el Registro Mercantil; las sociedades no mercantiles y los autónomos que cotizan en Régimen de Estimación Directa Simplificada y Módulos no tienen la obligación de llevar cuentas anuales.

Cuál es el plazo de presentación de las cuentas anuales 2021

Las empresas tienen tres meses a partir del cierre del ejercicio fiscal, normalmente el 31 de diciembre, para elaborar sus cuentas anuales y deberán reunirse durante los seis primeros meses de cada ejercicio para aprobarlas y resolver sobre la aplicación del resultado. 

Para las empresas cuyo ejercicio coincide con el año natural, el plazo de depósito y presentación de las cuentas anuales 2021 finaliza el 30 de julio de 2022, esto es, 30 días después a la junta general donde debieron ser aprobadas. 

El plazo de formulación, legalización, aprobación y presentación de las cuentas anuales 2021 quedaría, por tanto, así: 

• Formulación de las cuentas anuales por los administradores de la entidad: hasta el 31 de marzo de 2021 (tres meses después del cierre del ejercicio fiscal).
• Legalización de los libros contables: hasta el 30 de abril de 2021 (cuatro meses posteriores al cierre).
• Aprobación de las cuentas anuales por la junta general: hasta el 30 de junio de 2021 (seis meses posteriores al cierre).
• Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil: hasta el 30 de julio de 2021 (un mes desde su aprobación por la asamblea general).

Dónde hay que presentar las cuentas anuales

Las empresas deben presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil de la provincia donde tengan establecida su sede social. Pueden hacerlo en papel, en CD o DVD, o telemáticamente a través de la página web Colegio de Registradores. 

Tipos de cuentas anuales

Según el tamaño de la empresa y de la información que se ofrezca, las cuentas anuales pueden ser:

1. Ordinarias: deben incluir los cinco documentos que mencionamos al principio.
2. Abreviadas: tienen un formato más corto que las ordinarias, como su nombre indica, y no es necesario que incluyan el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.
   • Podrán presentar las cuentas abreviadas las sociedades mercantiles que durante dos ejercicios consecutivos cumplan al menos dos de las siguientes condiciones:
     • El total de las partidas del activo es inferior a los 4.000.000 euros.
     • El importe neto de cifra anual de negocio es inferior a los 8.000.000 euros.
     • El número medio de empleados durante el ejercicio no supera los 50.
   • Por otro lado, podrán presentar la cuenta de pérdidas y ganancias en modalidad abreviada las empresas que cumplan al menos dos de las siguientes condiciones:
     • El total de las partidas del activo es inferior a los 11.400.000 euros.
     • El importe neto de cifra anual de negocio es inferior a los 22.800.000 euros.
     • El número medio de empleados durante el ejercicio es inferior a los 250.
3. Pyme: las pymes pueden usar cualquiera de los dos modelos anteriores o un modelo específico de cuentas anuales para pymes, según el Plan General de Contabilidad para Pymes. La opción que elijan deberá mantenerse al menos tres ejercicios consecutivos.

Según el Real Decreto 1515/2007 por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas, podrán presentar las cuentas anuales para pymes las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan al menos dos de las circunstancias siguientes:

• El total de las partidas del activo no supere los 2.850.000 euros.
• El importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

No podrán aplicar este modelo de cuentas anuales las empresas que:

• Tengan valores admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea.
• Formen parte de un grupo de sociedades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas.
• Su moneda funcional sea distinta del euro.
• Se trate de entidades financieras para las que existan disposiciones específicas en materia contable.

Requisitos de las cuentas anuales 

De acuerdo con el Plan General de Contabilidad 2021, la información incluida en las cuentas anuales debe cumplir con los requisitos de relevancia y fiabilidad.  

Es decir, la información se considerará relevante cuando permita, mediante la evaluación de sucesos pasados, presentes o futuros, analizar la situación de la empresa y tomar decisiones económicas. También si ayuda a confirmar o corregir evaluaciones anteriores. Para ello deberá mostrar los riesgos a los que se enfrenta o podría enfrentarse la empresa. 

Para ser fiable, deberá estar libre de errores y ser neutral: contener todos los datos que pueden influir en la toma de decisiones, sin omitir información significativa. 

El registro y la valoración de los elementos de las cuentas anuales se desarrollarán también, siguiendo lo establecido en el Plan General de Contabilidad 2021, aplicando obligatoriamente los siguientes principios contables:

1. Empresa en funcionamiento. Las cuentas anuales no tendrán como objetivo determinar el valor de la empresa con fines de venderla o traspasarla, ni el importe que resultaría de su liquidación. Por el contrario, debe considerarse que la empresa continuará en un futuro previsible. 

2. Devengo. Los efectos de las transacciones se registrarán cuando ocurran, durante el ejercicio al que se refieran las cuentas anuales, mientras que los gastos y los ingresos que afecten al mismo se contabilizarán con independencia de la fecha de su pago o de su cobro. 

3. Uniformidad. Deberá mantenerse un mismo criterio para transacciones, otros eventos y condiciones que sean similares, mientras que no se alteren los supuestos que motivaron su elección. 

4. Prudencia. A la hora de efectuar estimaciones y valoraciones en condiciones de incertidumbre. Sin que eso implique romper con el principio de fidelidad que deben reflejar las cuentas anuales. 

5. No compensación. Excepto cuando una norma disponga lo contrario, no podrán compensarse las partidas del activo y del pasivo o las de gastos e ingresos. 

6. Importancia relativa. La aplicación de estos principios y criterios contables dependerá de su importancia relativa en términos cuantitativos o cualitativos. En los casos de conflicto entre estos principios, deberá prevalecer aquel o aquellos que contribuyan mejor a la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

Cómo presentar las cuentas anuales 2021

Las cuentas anuales deberán presentarse en el Registro Mercantil de la provincia donde se encuentre situada la sede social de la empresa. Puede presentarse presencialmente, en papel o digitalizada (CD o DVD), y telemáticamente. 

En papel

Para la presentación de las cuentas anuales 2021 en papel, deberás descargarte y cumplimentar los modelos en pdf que encontrarás en la página web del Colegio Oficial de Registradores o en el Ministerio de Justicia.

Junto al documento de las cuentas anuales, hay que entregar una ‘instancia de presentación’, una ‘hoja de datos generales de identificación’, y un ‘certificado de aprobación de las cuentas anuales en junta general’, cuyos formularios también podrás descargarte en las páginas citadas.

En CD o DVD

Para la presentación de las cuentas anuales 2021 en un soporte de CD o DVD también necesitarás el programa informático D2. Hay que tener en cuenta que los formularios que se generen con este programa no son válidos para su presentación en papel ya que son formatos diferentes.

En el soporte elegido deberás incluir: 

• Impreso de presentación. Puedes utilizar la instancia que genera el D2 (sólo es necesaria la 1ª hoja) siempre que no tengas que aplicar retención de IRPF en la factura, en cuyo caso deberás confeccionar la instancia con el programa específico de instancias para poder indicarlo.
• Certificación de huella digital (DIN-A4 con un código de barras que imprime el propio programa). 
• Certificado del acta de la Junta y en su caso anuncios de convocatoria. 
• El resto de documentos (incluida en su caso la auditoría firmada) han de incorporarse forzosamente al CD a través de la opción de “Gestión de documentos” del D2.

Telemáticamente

Si prefieres presentar las cuentas anuales de manera telemática, puedes hacerlo a través de la página web del Colegio de Registradores. 

Para ello, primero habrá que darse de alta en el servicio con tu firma electrónica. Si no tienes firma electrónica, puedes solicitarla en el mismo Colegio de Registradores. 

Después, necesitarás descargar de manera gratuita el programa necesario D2 (para ejercicios iniciados desde el 01-01-2020 y cerrados antes del 01 de diciembre de 2021). Esta versión incluye la hoja COVID obligatoria para cuentas presentadas a partir del 27 de julio de 2021.

Subsanación de errores en las cuentas anuales

Puede ocurrir que, una vez presentadas las cuentas anuales, detectes que hay algún error, como pueden ser sumas no coincidentes de totales y subtotales o espacios en blanco que obligatoriamente deben rellenarse. Si es así, no hay problema porque pueden corregirse. Aunque el proceso será diferente según la modalidad en que se hayan presentado.  

Si la presentaste en papel o en soporte CD o DVD, tendrás que ir a la Oficina del Registro Mercantil con el justificante de la presentación y presentar una solicitud de corrección en la que deberás indicar qué datos son erróneos, así como los nuevos datos, volviendo a entregar para su depósito el formulario de cuentas correcto.

Si fue por internet, solo tendrás que volver a presentar los documentos corregidos.

Recuerda que para modificar las cuentas anuales, deberás contar con la aprobación de la junta general de la empresa.

Novedades en las cuentas anuales 2021

Con la entrada en vigor de la Orden JUS/794/2021, se aprobaron modelos nuevos para el registro y presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.   

En esta orden destacan tres novedades respecto al modelo anteriormente vigente. 

La primera de ellas afecta a la instancia de presentación de los modelos de depósito de cuentas de las sociedades que han sometido sus cuentas anuales a auditoría. 

A partir de ahora, esta instancia deberá incluir la fecha de emisión del informe de auditoría, deberán indicar qué tipo de auditoría fue -voluntaria u obligatoria- y el número de ROAC del auditor o sociedad de auditoría que ha emitido el informe, contemplando a su vez la posibilidad de intervención de más de un auditor o entidad auditora.

La segunda novedad se refiere a la información no financiera, que deberá presentarse de manera independiente del orden del día para su aprobación en la junta general de accionistas y como anexo al informe de gestión.

Deberá ponerse a disposición del público de forma gratuita y fácilmente accesible en el sitio web de la sociedad dentro de los seis meses posteriores a la fecha de finalización del año financiero y por un período de cinco años. Esta medida está justificada, según especifica la orden, por “la posibilidad de su posterior utilización para la confección de estudios económicos o estadísticos” ya que “dicha separación facilitará ese tratamiento informático posterior”.

Por último, se introdujo con carácter excepcional y transitorio en el modelo de presentación de las cuentas del ejercicio 2020 la hoja de declaración COVID 19, con el objetivo de analizar la repercusión del estado de alarma por la pandemia COVID en las empresas. Dicha hoja permitirá también este año, 2022, analizar esos efectos en las cuentas anuales de 2021 y valorar las medidas de política económica puestas en marcha. Una información que, indican, “resultará de enorme interés para unidades ministeriales y áreas de investigación de la Administración pública a las que se dé acceso a estos datos”.

La presentación de las cuentas anuales es fundamental para tu negocio. Además de ser  obligatoria (y no hacerlo conlleva importantes sanciones económicas), representa una excelente oportunidad para analizar el estado financiero de tu empresa y tomar decisiones en el futuro. Puedes simplificar muchísimo esta operación con la ayuda de un programa que tenga ya todos los datos contabilizados y organizados.  

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