¿Existe algún niño que no sienta fascinación por la leyenda de David contra Goliat? Será por eso que existe tanto adulto emprendedor que se ve capaz de ser un David que ataque con éxito al Goliat de la creación de su propia empresa. El problema es que, con el gigante delante, hace falta tener una buena honda para lanzarle piedras. Y esa honda es, a día de hoy, el software necesario para arrancar una empresa: correo, chat, calendario, flujo de trabajo, CRM, hojas de cálculo…
¿Qué necesidades básicas deberías tener cubiertas desde el principio de tu emprendimiento? Y, sobre todo, ¿qué programas, apps y servicios es necesario tener a mano para salir victorioso como en aquella leyenda de nuestra infancia? A continuación puedes hacerte una idea con esta lista de seis necesidades de toda nueva empresa y sus respectivas soluciones ideales en forma de software.
Ofimática
Un procesador de textos para los documentos escritos, un editor para las hojas de cálculo, un gestor para el correo electrónico, un calendario compartido para cumplir con los timings… Existen todo un conjunto de necesidades primarias que absolutamente todas las empresas comparten, y no siempre es necesario recurrir a programas costosos, complejos e hipersofisticados.
A veces lo mejor es recurrir a opciones como Google Apps: un conjunto de aplicaciones gratuitas, sencillas e intuitivas que, además de funcionar tanto online como offline, incentivan y facilitan el trabajo compartido en equipo. No se puede pedir más.
Comunicación interna
Un error común es pensar que los miembros de tu equipo van a conseguir comunicarse de forma fluida a través de interminables cadenas de mail o respetando un calendario de reuniones periódicas. Pero la forma más fluida de comunicación dentro de todo equipo siempre será un servicio de mensajería que proporcione un espacio de chat en el que el equipo pueda mantener conversaciones vivas, rápidas y efectivas.
A ese respecto, ¿para qué usar chats de uso común (y preeminentemente social) que pueden dar pie a la fuga de atención y a la procrastinación? Mejor apostar por apps del tipo de Slack, que ofrecen grandes ventajas en lo que concierne a la gestión de equipos, la planificación de proyectos y el intercambio de archivos.
Si no estás en redes sociales, no existes. Esa es la única verdad incontestable del siglo XXI. Y, por lo tanto, desde un buen principio es necesario decidir qué redes sociales pueden ayudarte a la hora de hacer crecer tu empresa: Facebook para aumentar la visibilidad, Twitter para participar en diálogos vivos, Instagram para construir tu imaginario, LinkedIn para potenciar el negocio…
Pero también tendrás que plantearte si otras redes como YouTube, Tumblr o Reddit pueden aportar un valor añadido a tu aventura empresarial. Sea como sea, elijas las que elijas, necesitas poder gestionarlas todas desde un único punto, y ese punto debería ser un servicio como Hootsuite o Buffer desde el que tener una panorámica social lo más completa posible.
Comunicación externa
No te fíes de las redes sociales porque, si algo nos enseñó MySpace, es que estas redes son algo que viene y va. Hoy puede ser una herramienta ideal para hacer llegar tu mensaje a todos tus clientes potenciales y mañana, sin embargo, si todos los usuarios deciden abandonarla y mudarse a la red social de al lado, todo tu trabajo habrá sido en vano y tendrás que empezar otra vez desde cero.
El único canal de comunicación que vas a tener siempre abierto una vez hayas establecido un primer contacto es el correo electrónico. Convence a tus usuarios para enviarles una newsletter periódica… Y gestiona esa newsletter con un servicio del tipo de Mailchimp, que por algo es el favorito de los nuevos emprendedores.
Planificación
Los flujos de trabajo y los procesos milimetrados son necesarios tanto para empresas unipersonales como para equipos superpoblados. Todo el mundo ha de tener claro en cada momento cuál es su trabajo, qué tareas ha de llevar a cabo, en qué orden ha de hacerlo y cómo esa tareas se engarzan en un flow general.
A este respecto, puedes confiar en que cada miembro del equipo sabrá optimizar su flujo de trabajo y buscar la mejor manera de entrelazarse con el trabajo de los demás. Pero eso rara vez ocurre, por lo que lo mejor es tener a buen recaudo alguna aplicación o software que ayude a clarificar estos procesos. Las opciones aquí son infinitas: Trello, Asana, Ora… Hay una ideal para cada equipo.
Gestión de empresa
Que todo lo mencionado más arriba no te sobrepase. Es natural que tantas necesidades para crear una empresa y tantos softwares diferentes tengan como resultado una ligera sensación de ingobernabilidad, de que todo se puede descontrolar en menos de lo que un emprendedor tarda en prepararse el primer café de la mañana.
Por suerte, cada vez está más extendido el concepto de software de gestión de empresa, que viene a ser una especie de centro neurálgico desde el que cubrir todas esas necesidades. Pongamos por ejemplo Holded, que integra soluciones tan diversas como la facturación, el CRM, la contabilidad, los proyectos o el calendario. Así lo tienes todo mucho más a mano y te puedes ir a hacer tu primer café de la mañana sin miedo a que todo se salga de madre.
