Con la modificación legislativa que introdujo el Real Decreto Ley 8/2019 de 8 de marzo, el registro horario de la jornada laboral pasó a ser obligatorio para las empresas españolas.
En este artículo abordamos este tema en profundidad, así que cuando termines de leerlo tendrás muy claros aspectos como, por ejemplo, cuál es su finalidad, las diferentes formas de llevarlo a cabo, el régimen sancionador aplicable en caso de incumplimiento o la respuesta a las dudas que se suelen presentar con más frecuencia.
¿Qué es el registro de horario?
El registro de horario es el hecho de dejar constancia de la hora de inicio y de fin de la jornada laboral de cada persona trabajadora, estando la empresa obligada a garantizar que se pueda llevar a cabo en la forma y con los requisitos establecidos.
El documento o soporte que se genera con estos datos se deberá conservar durante cuatro años y mantenerse a disposición de quien trabaje en la empresa, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
En la práctica, cada persona empleada anotará el momento exacto en el que empieza y termina de trabajar de forma que, en cualquier momento, se pueda comprobar el cómputo total de horas que forma su jornada cada día.
¿Por qué es importante el registro horario en la jornada laboral?
Estamos ante una obligación impuesta por la ley, tanto para la empresa como para quienes trabajan en ella.
Es la forma en la que los empleadores pueden demostrar que los miembros de su plantilla trabajan las horas que se les retribuye y por las que se cotiza a la Seguridad Social. Y las personas empleadas dejan constancia así de que cumplen el horario pactado.
De ahí la importancia de esta obligación y el motivo por el que las infracciones que se cometan en este sentido sean sancionables con multas de cuantía considerable.
¿Es obligatorio este registro?
Sí. El registro horario es obligatorio para:
- Todas las empresas que tengan personal asalariado. Y ello con independencia de su mayor o menor tamaño, del sector económico al que pertenezcan o del lugar en el que radiquen.
- Todas las personas que trabajen en ellas (si bien la norma establece ciertas particularidades que veremos más adelante), al margen de su categoría profesional, el número de horas por el que están contratadas, el tipo de contrato que regule su relación, el lugar desde el que prestan sus servicios o si hay flexibilidad horaria.
¿En qué consiste la legislación que regula el registro de la jornada laboral?
Desde el año 2013, era obligatorio llevar el registro horario en los contratos a tiempo parcial, de forma que solo en estos casos en los que la jornada era inferior a ocho horas resultaba obligatorio dejar constancia del momento de entrada y de salida.
Es en 2019 cuando esta obligación se hace extensiva a todas las empresas y trabajadores, sin hacer distinción ni en cuanto al tamaño de la jornada ni en lo referente al tipo de contrato.
Y se lleva a cabo mediante el Real Decreto ley 8/2019 de Medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.
¿Por qué y para qué se estableció dicha normativa?
La finalidad principal de esta norma es evitar que los trabajadores y trabajadoras presten sus servicios a la empresa durante un tiempo superior al previsto en el contrato o realicen horas extraordinarias sin recibir la correspondiente remuneración y sin que se cotice por ellas en la Seguridad Social.
Y, a su vez, facilitar que la Inspección pueda comprobar tales extremos en cualquier momento, y de manera sencilla, al poder disponer de un soporte en el que aparece la información de manera detallada.
De hecho, según su exposición de motivos, se regula esta materia con la finalidad de “garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, de crear un marco de seguridad jurídica tanto para las personas trabajadoras como para las empresas y de posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.”
Sanciones o consecuencias por incumplir esta ley
El incumplimiento de lo establecido en la normativa puede constituir una infracción que llevará aparejada la imposición de la sanción correspondiente.
Las conductas infractoras que más se repiten van desde la ausencia total del registro de jornada hasta que contenga irregularidades o incluso que se haya falseado.
En función de la gravedad de la actuación las sanciones pueden oscilar entre los 60 euros hasta los 187.515.
Es una cuestión en la que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social incide bastante y las aperturas de expedientes sancionadores son muy comunes.
¿Cómo aplicar el registro de horarios en las empresas?
Veamos cómo se traduce todo esto en la práctica:
¿Quién debe registrar la jornada laboral y quién no?
El registro de jornada laboral es obligatorio en todas aquellas empresas que cuenten con personal asalariado, por tanto deben llevarla a cabo todos los trabajadores y trabajadoras.
Ahora bien, la propia normativa establece una serie de particularidades y son las siguientes:
- Relaciones laborales de carácter especial, en cuyo caso habrá que estar a lo contemplado en su normativa específica. Por ejemplo, personal de alta dirección, servicio del hogar familiar, deportistas…
- Personal empleado que cuenta con un régimen específico en materia de registro de jornada, que se regirá por lo dispuesto en él. Por ejemplo, en el transporte por carretera.
- Supuestos expresamente excluidos del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores, que no les será de aplicación el registro de horario obligatorio. Por ejemplo, socios trabajadores de cooperativas o personal incluido en el Régimen de Autónomos.
Formas de hacer el registro horario
Siempre que la información contenida en el registro sea fiable y no manipulable cualquier herramienta o medio que se utilice será válido.
Así, se pueden utilizar plantillas de turnos y horarios de trabajo en los que el personal de la empresa añadirá su hora de entrada y de salida, por ejemplo, o una simple hoja de excel también. Incluso un documento para rellenar a mano cumpliría la función perfectamente.
El inconveniente de este tipo de sistemas es que, además de ser un poco “rudimentarios” (con lo que ello implica), son poco operativos cuando hay personas trabajando en distintos lugares.
Lo mismo ocurre cuando la fórmula utilizada se basa en fichar o pasar una tarjeta, que puede ser ideal para cierto tipo de empresas pero no para aquellas que apuestan por el teletrabajo, por ejemplo.
En el mercado hay programas para hacer horarios que se adaptan mejor a las circunstancias del mercado laboral actual porque se instalan en el ordenador o en el móvil y se puede acceder a ellos desde cualquier sitio y en todo momento.
¿Cómo aplicar el registro horario en ciertos tipos de trabajo?
Comerciales
Los comerciales tienen la particularidad de que tienen que desplazarse a realizar su trabajo, a veces a ciudades o países distintos.
En este sentido, es importante tener claro cuándo empieza la jornada laboral de quienes ocupan estos puestos, es decir, si el tiempo del desplazamiento ya se considera parte de la jornada o no.
Y en función de eso la persona tendrá que registrar tanto el inicio como el fin de su horario. Para ello necesitará disponer del medio adecuado que, en estos casos, suele ser un software o app utilizable desde cualquier lugar.
Teletrabajadores
Trabajar desde casa o desde un coworking está bastante extendido. Ahora bien, también hay que llevar a cabo el control de la jornada como ocurriría si los servicios se prestaran en la sede de la empresa.
Esto supone que, al igual que hemos comentado para el caso de los empleados que se desplazan, la entidad debe poner a disposición de estas personas los medios adecuados para tal fin.
Destacar que los tiempos de descanso también deben de hacerse constar en el registro.
Sector de hostelería
Una de las dudas que se suelen plantear en este tipo de empresas es si el cuadrante de turnos sirve como registro de la jornada. Y la respuesta es no: son dos cosas con objetivos y finalidades distintas.
Por lo tanto, en bares, cafeterías, restaurantes, hoteles y demás establecimientos de este tipo es necesario llevar el control horario de forma expresa.
Consejos para aplicar un control de horarios óptimo en tu empresa
Para que el registro de la jornada no sea un problema ten en cuenta lo siguiente:
- Se trata de una obligación que si no se lleva a cabo en los términos que exige la normativa puede acarrear importantes sanciones, así que lo mejor es tomarlo muy en serio.
- Implementa un sistema que, a la vista de las características de la empresa y de las particularidades de los puestos de trabajo, sea válido, sencillo y cómodo de utilizar para toda la plantilla.
- Antes de optar por herramientas que se basen en datos biométricos, informate a fondo sobre la legalidad vigente en este sentido, porque no se pueden utilizar en todos los casos.
- Investiga las diferentes soluciones que hay en el mercado, pero debes saber que si te decantas por realizar la gestión de horarios con Holded acertarás seguro.
Conclusión
El registro de jornada es un mecanismo con el que erradicar en el ámbito laboral la existencia de horas extraordinarias sin retribuir ni cotizar y, a su vez, con el que la empresa puede tener la certeza de que quienes trabajan en ella cumplen con el horario obligatorio.
Es necesario llevarlo a cabo de la forma en que lo exige la ley y respetando los derechos de los trabajadores y trabajadoras porque, de lo contrario, se puede incurrir en conductas infractoras que llevarán aparejadas las correspondientes sanciones. También será especialmente relevante ahora que se aproxima una futura reducción de la jornada de trabajo, la primera en décadas.
Afortunadamente, en el mercado existe una gran variedad de soluciones que facilitan enormemente la tarea y que en muchos casos están integradas con los programas de nóminas o de recursos humanos.
Preguntas frecuentes
¿Qué empresas están exentas de implementar la ley de control horario?
La normativa no excluye a ninguna clase de empresa de la implementación del registro de horarios, ni hace ninguna discriminación en función de tamaño o sector al que pertenece.
Por tanto, solo aquellas que no cuenten con personal asalariado o que de tenerlo no se regulen por lo establecido en el Estatuto de los Trabajadores estarán exentas de cumplir con la obligación que impone la ley.
¿Llevar el control de horarios con huellas o datos biométricos es legal?
Utilizar los datos biométricos o huellas del personal para realizar el registro de la jornada cumpliendo la legalidad es complejo dado que supone un manejo de información altamente protegida.
La Agencia Estatal de Protección de Datos ha establecido unos requisitos a cumplir para que esta forma de proceder sea legal y que, de manera resumida, son:
– La idoneidad del sistema debe quedar acreditado mediante la correspondiente Evaluación de Impacto de la Protección de Datos (EIPD). También se ha de justificar su aplicación.
– Es necesario el consentimiento de la plantilla prestado de forma libre. Se entiende que se cumple esta condición cuando se han ofrecido otras alternativas menos intrusivas.
– Se requiere que la empresa utilice el mínimo de datos posible y que implemente una serie de garantías para salvaguardar los derechos de los trabajadores.
¿Qué sucedería si un trabajador se niega a registrar su jornada laboral?
Cuando un empleado o empleada no registra su horario, ya sea porque se niega a hacerlo o por olvido o dejadez, está incumpliendo una de sus obligaciones para con la empresa y esta podrá imponer una sanción por ello.
El hecho de que la conducta infractora se considere leve, grave o muy grave determinará la naturaleza y tamaño de la sanción.
¿Cómo se manejan las horas extras con el control de horario?
Si bien la normativa exige que en lo relativo al cómputo de las horas extraordinarias la jornada de cada persona se registre día a día, lo cierto es que con el control horario general que estamos tratando aquí esta obligación quedaría cumplida.
Es decir, el tiempo que según el registro horario el empleado o empleada haya trabajado por encima de la jornada contemplada en su contrato tendrá la naturaleza de horas extraordinarias y como tal deberán ser retribuidas e incluidas en los seguros sociales.
