Hay tres siglas que se han convertido en la moneda de cambio más común en el lenguaje de todo almacén: SKU. Y es que, al fin y al cabo, este término resulta fundamental a la hora de optimizar la gestión del stock. ¿Quién no quiere eso mismo para su propia empresa?
Así que, sepas o no qué es exactamente un SKU, en este artículo vamos a explicarte todo sobre estas tres siglas. Que no son mágicas, pero casi.
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¿Qué es un código SKU?
A lo mejor sí que sabes qué significan exactamente las siglas de SKU: Stock Keeping Unit. Es decir, unidad de mantenimiento de existencias.
No obstante, hay que reconocer que, en este caso concreto, saber a qué se refieren las siglas no aclara demasiado el entuerto. Así que entremos a explicar el concepto con mayor claridad.
Un SKU es, básicamente, el código que identifica a un producto concreto que está a la venta (lo que suele conocerse como “la unidad de venta más pequeña”). Este código está formado por un conjunto de caracteres que es único y que se identifica de forma exclusiva con el producto al que representa.
Aclaremos esta definición con un pequeño ejemplo. Una compañía de calzado, por ejemplo, identificará un par de zapatos de un modelo determinado en un tallaje concreto con un SKU único. Y es que, pese a referirse a dos zapatos, esta es su “unidad de venta más pequeña” (porque no se vende un zapato por separado). Vamos, que el SKU se referirá al par y no a cada zapato por separado.
Bien, sigamos. El código SKU es alfanumérico, lo que significa que se compone por letras y números. Cada empresa decide su formación. Hay quien opta por un generador automático de códigos que se asocian de forma aleatoria a los productos del inventario. Sin embargo, lo más común es que se siga algún tipo de sistema a través del propio Stock Keeping Unit, de forma que proporciona información relevante del producto en cuestión.
Volvamos al ejemplo anterior. Pongamos que los zapatos a los que nos referíamos son un modelo llamado Ibiza, que son de color marrón y que son de la talla 41. El SKU, en este caso, podría generarse de forma automática, aunque tiene más sentido seguir un sistema en el que el código final sea algo parecido a ZAP-IBI-MAR-41. O alguna variación igualmente reconocible.
¿Para qué sirven los SKU?
Este sistema de clasificación al generar el código SKU permite que cada producto del inventario tenga un número diferente a partir de pequeñas variaciones. Por ejemplo, siguiendo la técnica de organización anteriormente mencionada, podríamos tener también ZAP-IBI-MAR-38, ZAP-IBI-MAR-39, ZAP-IBI-MAR-40… y así hasta completar toda la numeración posible del tallaje de los zapatos Ibiza de color marrón. Bien ordenado.
De esta forma, el inventario de un almacén estará identificado de forma precisa y detallada, lo que facilita una mejor trazabilidad de cada uno de los productos. Así sabremos dónde está cada unidad en todo momento (y dónde ha estado) por mucho que, obviamente, diferentes unidades compartan un mismo SKU. La idea es que todas las unidades de un mismo producto estén juntas en el mismo lugar y que este lugar sea fácilmente trazable y localizable gracias al Stock Keeping Unit.
De una forma u otra, hay que pensar en el código SKU como en una especie de DNI de cada producto (y no de cada unidad) generado por la propia empresa. Lo interesante aquí es que cada negocio puede establecer el sistema que más le convenga para adaptarse a sus necesidades más imperiosas.
Y es que la combinación de letras y números puede (y debería) establecerse en base a las características que cada vendedor establezca partiendo de las necesidades de sus compradores y de los objetivos de su propia compañía. Una empresa de muebles, por ejemplo, puede considerar necesario introducir las medidas en el SKU, mientras que un productor de calzado como el que hemos visto acabará priorizando el tallaje y el color de sus zapatos.
Eso sí, es aconsejable que el código alfanumérico resultante sea lo más depurado posible y que no se alargue innecesariamente. Porque, de lo contrario, podemos acabar con unos códigos SKU larguísimos totalmente ingobernables que nos dificultarían el manejo del inventario en vez de ayudarnos a optimizar nuestro almacén.
¿Cuál es la importancia de los códigos SKU?
Estos permiten a los minoristas y las empresas llevar un seguimiento preciso de las ventas y el inventario de cada uno de sus productos. Con los códigos SKU, es posible conocer información como el precio, el tamaño, el color y otros detalles relevantes de cada producto. Los minoristas pueden utilizar esta información para realizar un seguimiento del inventario, gestionar el reabastecimiento de productos y planificar campañas de marketing y ventas.
Además, los códigos SKU también son importantes para los clientes, ya que pueden utilizarlos para identificar un producto específico y realizar compras en línea o en tiendas físicas de manera más eficiente y precisa.
Beneficios de usar códigos SKU
Los principales beneficios del uso del código SKU se desprenden de la definición y el uso que ya hemos determinado en los párrafos anteriores. Pero, ojo, porque si estas siglas se han convertido en piedra filosofal de muchos almacenes, es precisamente porque sus ventajas son múltiples y variadas. Los principales beneficios del SKU son los siguientes:
- Primero, lo más obvio: un buen sistema de SKU te permitirá saber en todo momento si tienes disponibilidad de un producto en concreto dentro de tu almacén. Y sin tener que ir a las estanterías a cerciorarte de ello.
- Esta velocidad a la hora de tratar con el producto en stock se traduce directamente en una mejor experiencia del usuario final. O lo que es lo mismo: un servicio de atención al cliente mucho más competente.
- La trazabilidad es una de las grandes obsesiones en la gestión de todo inventario. Mediante este código SKU se puede hacer un seguimiento de los productos y aglutinarlo todo en informes (incluso en tiempo real) de una forma que no podría ser más sencilla.
- La utilización de los códigos SKU también mejoran las estrategias predictivas de una compañía y sirven para analizar las tendencias. Unos informes más detallados y una trazabilidad impecable nos ayudarán a saber qué productos tienen más salida, cuándo se venden más y cuándo se prevé un nuevo pico de ventas, entre otras cosas.
- La probabilidad de error se reduce con estos códigos SKU. Si buscas un zapato en la talla 41, será mucho más difícil que lo confundas con el mismo modelo en la talla 40.
- También mejoran la logística y facilitan un sistema de envíos más económico, eficiente y sostenible, ya que los movimientos de productos están más controlados.
- Una aplicación eficiente de estos códigos puede ayudar a reducir la contratación de personal y también a ahorrar costes (lo que a su vez implica un aumento del margen de beneficio).
- En lo tocante al comercio electrónico, el uso de SKU hará más fácil mostrar sugerencias de compra a los consumidores. Este código permite agrupar los productos según rasgos comunes, un aspecto que las tiendas aprovechan para analizar los gustos y necesidades de los clientes. Seguro que esto te suena: “¿Estás viendo estos zapatos marrones pero no te acaban de convencer? No te preocupes, aquí te enseñamos otros zapatos marrones que también tenemos en stock. ¿Y qué te parece este cinturón a juego?”.
Cómo diseñar y crear un SKU
Como hemos dicho, aunque cada empresa diseña libremente sus propios códigos SKU, es aconsejable atenerse a ciertas recomendaciones. Para empezar, debes tener en cuenta el tipo de productos que vendes y sus características esenciales.
Luego tienes que preguntarte para qué vas a usar la referencia. Sus usos son múltiples: seguimiento del inventario, localización en el almacén, facilitar los cambios y devoluciones, gestión de inventario, organizar las variantes de un mismo producto…
Con esta información en la mano ya casi estarás preparado para diseñar tus propias referencias. Lo siguiente a tener en cuenta es el formato del código SKU, que sigue las siguientes reglas:
- Longitud. Cuanto más corto sean tus códigos, mejor. Habitualmente suelen ocupar entre cuatro y ocho caracteres y nunca deberían sobrepasar los 16 dígitos.
- Caracteres. El código es alfanumérico, lo que significa que se pueden utilizar letras o números indistintamente y con diferentes combinaciones. Ahora bien, para evitar problemas es aconsejable prescindir de caracteres especiales (como # & *), símbolos y espacios, así como una fuente que cause confusión entre los números 0 y 1 y las letras O e I. Sin embargo, sí que se suelen incluir guiones y guiones bajos para separar grupos de caracteres que representan detalles del producto (en nuestro ejemplo de los zapatos, el modelo, el color y la talla) o el lugar donde se guarda en el almacén.
- Comprensible y simple. La referencia debería ser fácilmente comprensible y tener sentido para todo el equipo. Es decir, que los empleados tienen que entender de un vistazo la información que arroja el código SKU.
- Único y sin duplicados. Los códigos tienen que ser únicos para cada “unidad de venta más pequeña”. Esto significa que dos variantes de un producto no pueden tener el mismo SKU si queremos realizar un seguimiento efectivo y generar informes de ventas precisos.
Cómo implementar los códigos SKU en los ecommerce
Los códigos SKU se pueden utilizar en diferentes áreas de un negocio en relación a los productos. En lo que se refiere a las tiendas online, generalmente se añaden a:
- Página web.
- Base de datos.
- Catálogo online.
- Cajas de los productos.
- Órdenes de compra.
- Etiquetas de los productos.
- Etiquetas de envío.
Si integras las referencias en el ERP de tu empresa, podrás automatizar todos los procesos para que el código SKU del producto se añada a cada paso del proceso sin tener que hacer nada. De esta forma, la trazabilidad es instantánea y tendrás siempre el control del inventario sin necesidad de hacer grandes esfuerzos. Asimismo, dispondrás de más margen de maniobra para evitar quedarse sin stock de los productos más demandados. Todo esto se traduce en una mejor productividad, menos gastos y más beneficios. Son todo ventajas.
¿Qué ventajas tiene utilizar los códigos SKU para el comercio electrónico?
Raro es el negocio que hoy en día no tiene tienda online. Los SKU se convierten en un gran aliado en las ventas a través de internet, ya que aportan varios beneficios exclusivos para los ecommerce. En concreto, invertir en un buen sistema de códigos SKU nos permitirá aprovechar las siguientes ventajas:
- Seguimiento del inventario cruzando datos de venta en comercio físico y online.
- Mayor flexibilidad de disponibilidad de productos entre el punto de venta físico y online.
- Optimización de la gestión del catálogo digital.
- Menor probabilidad de que se produzca rotura de stock.
- Acceso a análisis y estadísticas de consumo.
- Mayor eficacia en la organización.
- Mayor satisfacción del cliente.
Cómo usar los códigos SKU en retail
Se dice que cada maestrillo tiene su librillo, y ese dicho está muy presente en los códigos SKU. Básicamente, la única regla general que se aplica a estas referencias es que deberían ser sencillas, legibles y únicas para cada “unidad de venta más pequeña”.
No obstante, hoy en día el mercado de ventas al por menor se enfrenta a un fenómeno conocido como SKU proliferation, es decir, un crecimiento desmesurado de SKU. Esto ocurre porque en la actualidad los clientes demandan una oferta de productos muy variada y quieren las cosas para ayer. Como consecuencia, el número de referencias almacenadas se dispara y se puede desatar el caos. Por suerte, este escollo puede superarse fácilmente con la ayuda de un buen software de gestión de inventario y de almacenes, como el que ofrece Holded.
¿En qué se diferencian los códigos SKU, el UPC y el EAN?
De la misma forma en la que el uso del SKU se ha popularizado en los inventarios de productos del mundo entero, también hay que reconocer que existen otras siglas que son igual de habituales. UPC, EAN, IAN, ISBN… ¿Te suenan? Porque raro sería que no te hubieras topado con ellas en algún momento u otro de tu vida laboral.
Para empezar, piensa que la diferencia entre el Stock Keeping Unit y el resto de casos es que el primero es un código alfanumérico y el resto son códigos de barras. Pero, para saber diferenciar los tres códigos, ¿qué mejor que ver sus características uno a uno?
SKU
El SKU es un código de referencia. Podríamos resumir todo lo dicho al respecto hasta este momento en la siguiente lista:
- Es un código alfanumérico de longitud variable (pese a que se recomienda que su extensión esté acotada entre ocho y 12 caracteres).
- Cada empresa define los parámetros del SKU en base a las características intrínsecas de los productos de su inventario, sus objetivos empresariales y las necesidades de sus consumidores.
- La información que suele reflejarse en este código muestra características del producto que interesan a la empresa en concreto. Ya lo hemos explicado: color, modelo, talla, etc.
- Es un código único de uso estrictamente interno.
EAN o IAN
En contraposición, tenemos el EAN (European Article Number), también conocido como EAN-13 o IAN (International Article Number). Sus características principales son las siguientes:
- Es un código numérico (sin letras) de 13 dígitos.
- Su origen es europeo.
- Siempre va acompañado de un código de barras susceptible de ser escaneado.
- No depende de la voluntad de cada empresa, sino que está regulado por estándares internacionales que establecen la configuración de los códigos de barras. Específicamente, están regulados desde la organización mundial GS1.
- Su estructura se divide en cuatro partes.
- La información reflejada en el código sirve para identificar a los fabricantes, comerciantes, origen de producción… Es decir, que no está tan relacionado con las características del producto en concreto.
- Es un código de barras de uso externo. Tiene que acompañar al producto en toda la cadena de suministro, incluso una vez se encuentra fuera del almacén de la empresa que lo produce y lo vende.
UPC
En estrecha relación con el EAN, y por lo tanto en contraposición al SKU, es necesario contemplar también el UPC (Universal Product Code). De hecho, estos dos códigos comparten muchas de sus características, aunque hay algunas que en el caso del UPC son imprescindibles:
- Es un código numérico de 12 dígitos.
- Su origen se encuentra en los Estados Unidos.
- También lleva un código de barras.
- Representa información tanto del producto como del fabricante.
- Es de uso universal.
Así que ya sabes: es necesario que tengas bajo control el EAN y el UPV, pero es mucho más importante que establezcas un sistema de códigos SKU que se adecúe a las características de tu empresa. ¡Todo sea por optimizar la gestión de tu inventario!
Preguntas frecuentes
¿Cuántos códigos SKU puede tener un producto?
Como hemos visto, el código SKU es una referencia interna que crea una empresa a efectos de organización y trazabilidad de los productos. Generalmente, la composición del código hace referencia a los principales detalles o características del artículo colocados por orden de importancia según el criterio de la empresa. Estos detalles pueden ser rango de precios, géneros, tallas, marcas, color… pero también la posición del producto en el almacén.
En este último caso, el código SKU serviría para localizar el artículo en el almacén o en la tienda. En este sentido, un mismo producto podría tener varios códigos SKU asociados a su posición en función del lugar que ocupe dentro de la empresa.
Es decir, que un producto podría tener uno o más códigos SKU, aunque no suele ser
lo más habitual. La razón es simple: si una empresa pone un código SKU a un producto es para tenerlo localizado más fácilmente y conocer el stock actualizado en tiempo real. Si ponemos dos referencias a un mismo artículo, podríamos generar cierta confusión. Aunque la solución pasa por utilizar un software de gestión de inventario para facilitar la organización y automatizar los resultados. Y eso nos lleva directamente a la siguiente pregunta.
¿Cómo se pueden gestionar los códigos SKU de una empresa?
Aunque todavía hay empresas que gestionan los códigos SKU en hojas de Excel, lo más recomendable es recurrir a un programa de gestión de inventario con herramientas específicas. En este sentido, Holded no solo te simplificará la vida, sino que además automatiza la evolución de tu inventario en tiempo real y controla tus ciclos de venta. Asimismo, cuenta con funciones para personalizar el registro de productos con todo tipo de detalles (incluyendo su SKU) para una gestión ágil y simplificada.
De esta forma, podrás tener un control absoluto sobre tus existencias, obtener una trazabilidad completa, establecer avisos cuando el stock se esté agotando e incluso obtener todo tipo de informes con métricas detalladas, entre otras muchas ventajas. ¿Y sabes qué es lo mejor? Que puedes a empezar a usar Holded gratis y sin límites durante 14 días.
